Khi muốn truy cập đến các nhóm lệnh trên thanh Ribbon nhƣ Home, Insert, Pa e Layout… ta nhấn phím Alt một lần (không cần nhấn và giữ phím Alt). Khi đó, các ký tự đại diện của nhóm lệnh sẽ hiển thị, bạn chỉ cần nhấn phím tƣơng ứng với ký tự đại diện của nhóm lệnh cần truy cập. Ngoài ra bạn cũng có thể dùng những phím mũi tên () trên bàn phím để chuyển đổi qua lại giữa các nhóm lệnh trên thanh Ribbon.
Khi muốn trở lại vùng làm việc trên bảng tính, ta nhấn phím Alt một lần hoặc nhấn phím Esc.
4.8.2. Danh sách tổ hợp phím tắt ê qua ến các thao tác soạn thảo
Tổ hợp phím tắt Ý nghĩa
Enter Ghi dữ liệu vào ô, di chuyển con trỏ soạn thảo xuống dƣới
Esc Bỏ qua dữ liệu đang thay đổi
F4 hay Ctrl + Y Lặp lại thao tác vừa làm
Alt + Enter Bắt đầu dòng mới trong một ô (xuống dòng trong một ô) Backspace Xóa ký tự bên trái hoặc vùng chọn
Ctrl + Delete Xóa tất cả các chữ trong một dòng
Các phím mũi tên Di chuyển lên hoặc xuống một ô, qua trái hoặc phải một ô
Home Di chuyển về đầu hàng
Ctrl + D Chép dữ liệu từ ô trên xuống ô dƣới Ctrl + R Chép dữ liệu từ ô bên trái sang phải
Shift + Enter Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển lên trên ô hiện hành Tab Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển qua phải ô hiện hành Shift + Tab Ghi dữ liệu vào ô và di chuyển qua trái ô hiện hành
= Bắt đầu công thức
F2 Đƣa con trỏ soạn thảo vào ô để thực hiện chỉnh sửa dữ liệu Ctrl + F3 Đặt tên vùng chọn
F3 Dán một tên đã đặt vào công thức
F9 Cập nhật tính toán các Sheet trong Sổ bảng tính đang mở Shift + F9 Cập nhật tính toán trong Sheet hiện hành
Alt + = Chèn công thức AutoSum
Ctrl + ; Nhập ngày tháng hiện hành vào ô/vùng đang chọn Ctrl + Shift + : Nhập thời gian hiện hành vào ô/vùng đang chọn Ctrl + K Chèn một siêu liên kết (hyperlink)
Ctrl + Shift + ” Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành Ctrl + ‟ Chép giá trị của ô phía trên vào vị trí con trỏ của ô hiện hành Ctrl + A Hiển thị Formula Palette sau khi nhấp một tên hàm vào công thức Ctrl + Shift + A Chèn cặp ( ) và các đối số của hàm sau khi nhập tên hàm vào công
thức
4.8.3. Danh sách tổ hợp phím tắt ê qua ế ịnh dạng
Tổ hợp phím tắt Ý nghĩa
Ctrl + 1 (số 1) Hiển thị hộp thoại định dạng Cell Ctrl + Shift + ~ Định dạng số kiểu General
Ctrl + Shift + $ Định dạng số kiểu Currency với 2 chữ số thập phân
Ctrl + Shift + ^ Định dạng số kiểu Exponential với 2 chữ số phần thập phân Ctrl + Shift + # Định dạng kiểu Date cho ngày tháng năm
Ctrl + Shift + ? Định dạng kiểu Number với 2 chữ số phần thập phân Ctrl + Shift + & Thêm đƣờng viền ngoài
Ctrl + Shift + - Bỏ đƣờng viền Ctrl + B Bật/tắt chế độ in đậm/không in đậm Ctrl + I Bật/tắt chế độ in nghiêng/không in nghiêng Ctrl + U Bật/tắt chế độ gạch dƣới Ctrl + 5 Bật/tắt chế độ gạch giữa/không gạch giữa Ctrl + 9 Ẩn dòng Ctrl + Shift + ( Hiển thị dòng ẩn
BÀI 5. THIẾT LẬP CÔNG THỨC VÀ VAI TRÒ CÁC ĐỐI TƢỢNG
5.1. PHƢƠNG PHÁP THIẾT LẬP CÔNG THỨC
Trong thực tế khi thực hiện công tác quản lý nếu đối tƣợng đƣợc quản lý có khối lƣợng lớn (dòng/ cột) khi đó công việc quản lý sẽ trở nên khó khăn và mất nhiều thời gian hơn nếu ta thực hiện theo phƣơng pháp quản lý truyền thống, quản lý bằng tay trên giấy.
Sẽ đơn giản hơn nếu đƣợc ứng dụng và quản lý bằng phần mềm Excel trên máy tính, khi đó vấn đề đặt ra là chúng ta sẽ quản lý thế nào để đạt đƣợc tính khả thi về thời gian và hiệu quả về mức độ tổng quát.
Và “công thức” sẽ giúp chúng ta thực hiện tốt các yêu cầu đặt ra thông qua menu Formulas
Hình 5.1 – Thanh Formulas
5.1.1. Công thức là gì
Công thức là công cụ có tính tiện dụng cao, “công thức” có chức năng thực hiện và xử lý các thao tác tính toán nhằm giúp giải quyết các tình huống phát sinh liên quan trong thực tế tại doanh nghiệp, với hiệu quả đạt đƣợc nhƣ sau:
Thời gian và tốc độ xử lý
Tính đồng bộ
Tính tự động
Đối với Excel 2010, công thức có thể chứa đến 8,192 ký tự và đƣợc kết hợp với bất kỳ các toán tử nào bên trong.
5.1.2. Lập công thức ƣ t ế nào
Công thức trong Excel điều có dạng cú pháp tổng quát nhƣ sau:
Cú pháp
= Biểu thức tính toán
(1) (2)
Ý ĩa
Excel sẽ thực hiện công việc tính toán dựa vào các đối tƣợng bên trong biểu thức.
Tro ó
(1) là thành phần bắt buộc phải có trong mọi công thức.
(2) là sự kết hợp giữa các toán tử, trị số, địa chỉ tham chiếu và các hàm (sẽ tùy thuộc vào từng yêu cầu và từng tình huống cụ thể).
Ví dụ
Hình 5.2 – Minh họa công thức
Để tính đƣợc số Ngày về cho các chuyến du lịch, ngƣời sử dụng cần thực hiện các thao tác sau:
Bước 1. Lập công thức cho ô Ngày về,
= ô Ngày xuất phát (E3) + ô Số ngày đi (F3)
Bước 2. Sao chép công thức đến chuyến cuối cùng trong bảng tính.
5.2. CÁC ĐỐI TƢỢNG BÊN TRONG
Toá tử tí toá Toán
tử Xử lý Minh họa Kết xuất
+ Cộng =10+4 14
- Trừ =30-10 20
* Nhân =2*2 4
/ Chia =15/3 5
^ Lũy thừa =2^3 8
& Nối chuỗi =”Hoa” & “Sen” HoaSen
Toá tử so sá Toán
tử Xử lý Minh họa Kết xuất
= Bằng =B5=C6 (Nếu B5=20, C6=20) Xuất ra kết quả TRUE > Lớn hơn =B5>C6 (Nếu B5=10, C6=20) Xuất ra kết quả FALSE < Nhỏ hơn =B5<C6 (Nếu B5=10, C6=20) Xuất ra kết quả TRUE >= Lớn hơn hoặc bằng =B5>=C6 (Nếu B5=30, C6=20) Xuất ra kết quả FALSE <= Nhỏ hơn hoặc bằng =B5<=C6 (Nếu B5=30, C6=20) Xuất ra kết quả TRUE
(Nếu B5=30, C6=20) TRUE , Dấu cách các
tham chiếu
=Sum(B5,C6)
(Nếu B5=30, C6=20) Xuất ra kết quả là 50 : Tham chiếu
mảng
=Sum(B5:D5)
(Nếu B5=3,C5=2, D5=3) Xuất ra kết quả là 10 Khoảng trắng Trả về các ô giao giữa 2 vùng =B1:B3 A2:C2 (Nếu B1=10,B2=2,B3=5 và A2=4,C2=6) Trả về giá trị của ô B2 là 2
Độ ƣu t ê của các toá tử
Mức độ ƣu tiên là tập hợp các quy tắc để khi các toán tử tham gia vào công thức tính toán phải tuân theo đúng với chế độ ƣu tiên đó
Toán tử Minh họa Cấp ộ
: (hai chấm) (1 khoảng
trắng) , (dấu phẩy) Toán tử tham chiếu 1
– Số âm (ví dụ –1) 2
% Phần trăm 3
^ Lũy thừa 4
* và / Nhân và chia 5
+ và – Cộng và trừ 6
& Nối chuỗi 7
= <><= >= <> So sánh 8
Lưu ý: Tuy nhiên cũng có trường hợp thay đổi mức độ ưu tiên bằng cách sử dụng cặp dấu ngoặc đơn cho các toán tử
5.3. CÁC THAO TÁC SỬ DỤNG
5.3.1. Sao chép công thức
Sau khi thực hiện xong các thao tác tính toán cho công thức nhằm giảm thời gian thực hiện và tạo tính an toàn chính xác cho công thức, ta cần thực hiện thao tác sao chép công thức đó cho tất cả các dòng (chứng từ, báo cáo, danh sách dữ liệu…) còn lại trong dữ liệu.
Cách 1
Di chuyển chuột đến góc phải phía dƣới ô chứa công thức cần sao chép, khi xuất hiện dấu cộng. Kéo rê chuột xuống các ô cần nhận công thức sao chép
Hình 5.3 – Minh họa sao chép công thức Cách 2
Chọn khối ô chứa công thức cần sao chép, bấm tổ hợp phím [Ctrl + D]
Hình 5.4 – Minh họa sao chép công thức
5.3.2. T ay ổi chế ộ tính toán
Là chế độ cập nhật dữ liệu sau khi lập xong công thức tính toán (tự động hay thủ công), thực hiện các thao tác sau:
Bước 1. Chọn menu File > Option,
Hình 5.5 – Menu Excel Option
Automatic: chế độ tính toán cập nhật tự động
Hình 5.6 – Minh họa chế ộ tính toán Automatic
Sau khi sao chép công thức giá trị của các công thức sẽ được cập nhật tự động
Manual: chế độ tính toán cập nhật thủ công
Sau khi sao chép công thức giá trị của các công thức vẫn giữ nguyên giá trị trên Để cập nhật giá trị mới
- Chọn vào biểu tượng Calculate Now trên thanh Formulas
- Hoặc bấm Ctrl + S để lưu dữ liệu
Hình 5.8 – Công cụ Calculate now
5.3.3. Tham chiếu dữ liệu
Khi đã thực hiện thao tác nhập liệu, lập công thức và tính ra đƣợc các giá trị theo yêu cầu, tình huống đặt ra là nếu chúng ta muốn nhận lại giá trị đó vào một địa chỉ ô khác hoặc không phải sửa chữa lại công thức khi giá trị tính toán có thay đổi thì sẽ thực hiện thao tác nhƣ thế nào?
Cách 1
Thực hiện lại các thao tác nhƣ đã làm trƣớc đó (không khả thi nếu đó là thao tác phức tạp hoặc thực hiện quá nhiều lần)
Cách 2
Thực hiện các phƣơng pháp tham chiếu dữ liệu.
Vậy “t am c ếu” là gì và hiểu về “t am c ếu” nhƣ thế nào? Tham chiếu là thao tác cập nhật các dữ liệu đã tồn tại trƣớc đó vào vị trí khác trong cùng Sheet, sang Sheet khác hoặc sang tập tin khác.
5.3.3.1. Tham chiếu dữ liệu tại ịa chỉ ô trong cùng Sheet hiện hành Cú pháp
= Tên địa chỉ ô
Thao tác
Tại ô cần tham chiếu dữ liệu, nhập vào dấu bằng ( = ) và chọn vào địa chỉ ô chứa giá trị cần tham chiếu.
Ví dụ
= A2
Tham chiếu đến dữ liệu có trong ô A2
5.3.3.2. Tham chiếu dữ liệu từ Sheet khác Cú pháp Cú pháp
Tại ô cần cập nhật dữ liệu, nhập vào dấu bằng ( = ), chọn vào Sheet chứa giá trị cần tham chiếu và chọn địa chỉ ô chứa giá trị cần tham chiếu.
Ví dụ
=Sheet2!A2
Sheet hiện hành là Sheet 1, tham chiếu đến ô A2 trong Sheet2.
5.3.3.3. Tham chiếu dữ liệu từ tập tin Excel khác Cú pháp Cú pháp
= [Tên tập tin]<Tên Sheet chứa dữ liệu cần tham chiếu>!<tên địa chỉ ô cần tham chiếu>
Thao tác
Mở 2 tập tin (tập tin chứa dữ liệu cần tham chiếu và tập tin nhận giá trị tham chiếu).
Tại ô cần nhận giá trị tham chiếu, nhập vào dấu bằng ( = ), chọn sang tập tin chứa dữ liệu cần tham chiếu, chọn vào Sheet chứa giá trị cần tham chiếu và chọn địa chỉ ô chứa giá trị cần tham chiếu.
Ví dụ
=[BTGT.xls]BT1!$B$4
Tham chiếu đến giá trị tại ô B4 trong Sheet tên BT1 và trong tập tin BTGT.xls.
5.3.4. Địa chỉ ô tính toán
Khi lập công thức, tùy theo trƣờng hợp ta có thể sử dụng từng loại địa chỉ sao cho phù hợp và khả thi trong việc tính toán, có 3 loại địa chỉ ô:
Địa c ỉ tƣơ ố
Vị trí dòng và cột tham chiếu sẽ thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác.
Địa c ỉ tuyệt ố
Vị trí dòng và cột tham chiếu sẽ không thay đổi khi chúng ta sao chép hoặc di dời công thức đến vị trí khác.
Địa c ỉ ô ỗ ợp
Là sự phối hợp tham chiếu giữa địa chỉ tƣơng đối và địa chỉ tuyệt đối. Trong trƣờng hợp này ta có thể thay đổi chỉ cố định dòng hoặc cột sao cho phù hợp với yêu cầu
Dấu $ trước thứ tự cột là cố định cột và trước thứ tự dòng là cố định dòng. Nhấn phím F4 nhiều lần để (tuyệt đối) cố định/ bỏ cố định dòng hoặc cột.
Hình 5.9 – Mô tả quy trình cố ịnh ịa chỉ ô
5.3.5. Chuyể ổi công thức thành giá trị
Sau khi thực hiện việc thiết lập công thức, nếu ngƣời sử dụng cần chuyển đổi nội dung bên trong công thức đó thành giá trị cần xuất thì khi đó sẽ thực hiện thao tác sau:
Bước 1. Chọn nội dung công thức cần chuyển
Bước 2. Chọn Home > Copy (hoặc nhấn [Ctrl + C])
Bước 3. Di chuyển đến ô cần nhận giá trị
Bước 4. Chọn menu Home, cho mũi tên ên dưới công cụ Paste và chọn Value (V) hoặc
bấm phải vào ô nhận giá trị, chọn Value (V)
5.3.6. Các lỗ t ô t ƣờng (Formulas errors)
Trong quá trình lập công thức sẽ có nhiều trƣờng hợp phát sinh lỗi và khi đó phần mềm sẽ xuất hiện các thông báo lỗi giúp ngƣời sử dụng phát hiện, chỉnh sửa kịp thời và chính xác.
Xuất ệ Mô tả
#DIV/0! Trong công thức có chứa phép chia cho 0 (zero) hoặc chia ô rỗng
#NAME? Do đánh sai tên hàm hay tham chiếu hoặc đánh thiếu dấu nháy #N/A Công thức tham chiếu đến ô mà có dùng hàm NA để kiểm tra
sự tồn tại của dữ liệu hoặc hàm không có kết quả
#NULL! Hàm sử dụng dữ liệu giao nhau của 2 vùng mà 2 vùng này không có phần chung nên phần giao rỗng
#NUM! Vấn đề đối với giá trị, ví dụ nhƣ dùng nhầm số âm trong khi đúng phải là số dƣơng
#REF! Tham chiếu bị lỗi, thƣờng là do ô tham chiếu trong hàm bị xóa #VALUE! Công thức tính toán có chứa kiểu dữ liệu không đúng.
5.4. TỔNG QUAN VỀ HÀM
Excel giúp ngƣời sử dụng có thể đƣa ra các giải pháp xử lý chính xác, mạnh mẽ và tiết kiệm thời gian hơn.
Một trong các công cụ và tính năng hỗ trợ đó chính là các hàm được dùng trong Excel.
5.4.1. Thế nào là hàm
Hàm là những chƣơng trình do Excel thiết kế sẵn nhằm thực hiện các yêu cầu tính toán chuyên biệt.
Mỗi hàm có một cú pháp riêng, khi sử dụng trong công thức chỉ việc ghi tên hàm kèm theo các đối số bên trong ngoặc tròn, nếu có từ hai đối số trở lên phải cách nhau dấu phẩy.
Excel có khoảng 300 hàm và có thể đƣợc chia thành 10 nhóm (Category).
Nhóm hàm (Category) Mô tả
1 Statistical Nhóm hàm Thống kê
2 Date & Time Nhóm hàm về Ngày giờ
3 Text Nhóm hàm Xử l ý chuỗi
4 Logic Nhóm hàm Luận lý
5 Lookup & Reference Nhóm hàm Dò tìm 6 Math & Trig Hàm Toán và Lƣợng giác
7 Information Nhóm hàm Xử lý thông tin
8 Financial Nhóm hàm Tài chính
9 Database Nhóm hàm Cơ sở dữ liệu
10 Engineering Hàm dùng trong kỹ thuật
Khi gọi thi hành một hàm, hàm sẽ trả về một kết quả là: giá trị số, một giá trị kiểu ngày, giờ, giá trị chuỗi, giá trị dạng luận lý (logical value): TRUE, FALSE (đúng, sai) hoặc một thông báo lỗi tùy theo hàm thuộc nhóm nào hoặc có lỗi cú pháp nào không?
5.4.2. Thiết lập công thức có ứng dụng hàm
Công thức có ứng dụng các hàm bên trong Excel điều có dạng cú pháp tổng quát nhƣ sau:
Cú pháp
= Tên hàm(Đối số 1, đối số 2,…, đối số N)
Ý ĩa
Excel sẽ thực hiện công việc tính toán dựa vào tên hàm bên trong biểu thức.
Tro ó
Dấu ( = ): thành phần bắt buộc phải có trong mọi công thức.
Tên hàm: tên hàm đƣợc sử dụng tùy thuộc vào từng tình huống xử lý cụ thể và phải thực hiện dung theo các quy ƣớc của Excel.
Đối số: mỗi hàm có các đối số tƣơng ứng, có thể là các trị số, chuỗi, địa chỉ, tên ô, vùng, biểu thức hoặc các hàm lồng bên trong.
- Một hàm có thể có hoặc không có đối số. Giữa các đối số phải được phân cách bởi dấu phẩy (,) hoặc chấm phẩy (;) tùy theo khai báo trong Start\ Settings\ Control Panel\ Regional Settings.
- Trong một hàm có thể chứa tối đa 30 đối số, nhưng không được vượt quá 1024 ký tự. - Các đối số là hằng chuỗi phải được đặt trong cặp dấu nháy kép “ ”.
- Đối số của hàm có thể được chỉ định bởi một hằng (số, chuỗi…), địa chỉ ô hoặc vùng hoặc một biểu thức.
- Trong một hàm có thể xếp lồng (Nest) một hoặc nhiều hàm khác vào bên trong.
5.5. XÂY DỰNG VÀ ỨNG DỤNG HÀM
Để xây dựng công thức và ứng dụng các hàm bên trong, ta có các phƣơng pháp thực hiện sau:
Nhập từ bàn phím.
Sử dụng công cụ AutoSum.
Sử dụng chức năng Function Library.
5.5.1. N ập từ bà p ím
Khi nhập công thức từ bàn phím, có thể nhập trực tiếp tại địa chỉ ô cần lập công thức hoặc nhập trên thanh công cụ Formula.
Hình 5.11 – Nhập công thức hàm trên thành Formula