Khi có nhu cầu cần nhập thêm mẫu tin mới trong Data Form, thực hiện các bƣớc sau: Bước 1. Di chuyển đến vị trí mẫu tin nằm sau mẫu tin cần chèn > New,
Bước 2. Nhập vào các vùng tin trống > bấm phím Tab để chuyển sang vùng tin khác, Bước 3. Nhấn nút Close để đón hộp thoại và tr về cơ s dữ liệu.
1
2
3 4
Hình 9.7 – Mô tả thao tác chèn mẫu tin mới bằng Data Form 9.2.4.3. Xóa mẫu tin
Khi có nhu cầu cần xóa mẫu tin trong Data Form, thực hiện các bƣớc sau:
Bước 1. Di chuyển đến vị trí mẫu tin nằm sau mẫu tin cần xóa,
Bước 2. Chọn Delete. Xuất hiện hộp thông báo, nhắc nh trước khi xóa,
Bước 3. Nhấn nút Close để kết thúc việc xóa v đón hộp thoại.
Hình 9.8 – Mô tả thao tác xóa vùng tin bằng Data Form
Khi xóa mẫu tin bằng lệnh Data Form thì không thể phục hồi được bằng lệnh Undo.
1 2 3 1 2 3
9.3. QUẢN LÝ TR N CƠ SỞ DỮ LIỆU
9.3.1. Tạo cơ sở dữ liệu
Để quản lý một vùng cơ sở dữ liệu ta có thể xứ lý trực tiếp từ vùng số liệu đã có. Tuy nhiên nhằm tránh ảnh hƣởng đến mức độ chính xác và đặc tính riêng của số liệu đã có ta nên sao chép dữ liệu từ bảng tính gốc ra một vùng trống trong cùng Sheet hoặc sang một Sheet khác, gồm:
Dòng đầu: chứa tên các vùng tin (tiêu đề cột).
Các dòng kế tiếp: chứa các mẫu tin cần sử dụng.
Không được tạo các vùng tin trống trong cơ sở dữ liệu, vì khi đó phần mềm Excel sẽ hiểu là cơ sở dữ liệu chỉ có đến vùng tin trống.
9.3.2. H ệu c ỉ cơ sở dữ liệu
Khi cần cũng có thể quản lý các thao tác trực tiếp từ vùng cơ sở dữ liệu.
9.3.2.1. C è mẫu t
Bước 1. Chọn mẫu tin nằm ên dưới mẫu tin mới cần chèn,
Bước 2. Bấm phải vào mẫu tin vừa chọn > Insert,
Bước 3. Chọn Shift cells Down > OK.
Hình 9.9 – Mô tả thao tác chèn mẫu tin mới bằng chức ă I sert
Mẫu tin được chọn sẽ tự động chuyển xuống dưới và chèn các dòng trống vào bên trên mẫu tin này.
9.3.2.2. C è vù t
1
2
Bước 2. Bấm phải vào vùng tin vừa chọn > Insert,
Bước 3. Chọn Shift cells right > OK.
Hình 9.10 – Mô tả thao tác chèn vùng tin mới bằng chức ă I sert
Vùng tin được chọn sẽ tự động chuyển sang bên phải và chèn vùng tin trống vào bên trái vùng tin vừa chọn. Nếu muốn thêm cả dòng hoặc cả cột có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + +
9.3.2.3. Xóa mẫu t
Bước 1. Chọn mẫu tin cần xóa,
Bước 2. Bấm phải vào mẫu tin vừa chọn > Delete,
Bước 3. Chọn Shift cells up > OK.
1
2 2
Hình 9.11 – Mô tả thao tác xóa mẫu tin bằng chức ă De ete
Các mẫu tin vừa chọn sẽ bị xóa và chuyển những mẫu tin phía dưới lên, việc xóa các mẫu tin tương đương với việc xóa các ô trên cùng một dòng.
Xóa vù t
Bước 1. Chọn vùng tin cần xóa,
Bước 2. Bấm phải vào vùng tin vừa chọn > Delete, Bước 3. Chọn Shift cells left > OK.
1
3 2
Hình 9.12 – Mô tả thao tác xóa vùng tin bằng chức ă De ete
Vùng tin vừa chọn sẽ bị xóa và các vùng tin bên phải được chuyển qua.
9.3.2.4. C ỉ sửa mẫu t
Ta có thể chỉnh sửa dữ liệu trực tiếp trên bảng tính hoặc trên các khung dữ liệu trong hộp thoại của lệnh Data Form (ngoại trừ các vùng tin dạng công thức).
9.3.2.5. D c uyể vù t , mẫu t
Thực hiện tƣơng tự nhƣ lệnh di chuyển và chèn dữ liệu trong bảng tính.
9.3.3. Sắp xếp cơ sở dữ liệu
Sort (sắp xếp) và Filter (lọc) là những tính năng xử lý thao tác dữ liệu trong một bảng tính và đƣợc thiết lập dựa trên các tiêu chuẩn khác nhau.
9.3.3.1. Sắp xếp trên một cột
Để thực hiện công việc sắp xếp theo chiều tăng hay giảm dần trên một cột, ta sẽ thực hiện dựa vào chức năng Sort trên Ribbon.
Bước 1. Chọn vào ô trong vùng tin cần sắp xếp,
Bước 2. Chọn menu Data > tại công cụ Sort&Filter chọn:
Chọn nút Sort Ascending (A-Z): sắp xếp dữ liệu tăng dần.
Chọn nút Sort Descending (Z-A): sắp xếp dữ liệu giảm dần.
1
3
Hình 9.13 – Mô tả thao tác sắp xếp dữ liệu trên một cột
Khi đó vùng cơ sở dữ liệu sẽ đƣợc sắp xếp tăn hay giảm dần tùy theo chức năng đƣợc chọn.
9.3.3.2. Sắp xếp nhiều ơ một cột
Bước 1. Chọn menu Data > tại công cụ Sort&Filter > chọn nút Sort,
Bước 2. Dòng Sort by > chọn cột cần sắp xếp chính,
Bước 3. Chọn Add Level sẽ xuất hiện thêm dòng Then by,
Bước 4. Dòng Then by > chọn cột sắp xếp phụ.
Order: chọn tính năng cụ thể cần sắp xếp.
Delete Level: xóa dòng Then by.
Chọn OK. 1 3 2 2 3 4
9.4. TRÍCH LỌC CƠ SỞ DỮ LIỆU
Trong quá trình nhập và xử lý số liệu tại doanh nghiệp, nếu với số lƣợng chứng từ phát sinh quá lớn, ngƣời quản lý sẽ gặp khó khăn trong trong việc theo dõi và kết xuất.
Do đó , trƣờng hợp này ngƣời quản lý cần sử dụng các công cụ hỗ trợ đã đƣợc tích hợp sẵn trong phần mềm, nếu xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu đúng phƣơng pháp sẽ giúp việc truy xuất danh sách dữ liệu một cách chính xác (nếu thỏa mãn các tiêu chuẩn đã đƣợc yêu cầu), đó chính là phƣơng pháp tính năng của thao tác Trích lọc dữ liệu.
Để trích lọc dữ liệu, ta có thể thực hiện theo hai phƣơng pháp:
Trích lọc tự động (Filter).
Trích lọc nâng cao (Advance Filter).
9.4.1. P ƣơ p áp tríc ọc tự ộng (Filter)
Phƣơng pháp này giúp chúng ta tìm dữ liệu nhanh và hiệu quả, để sử dụng bộ lọc này ta thực hiện nhƣ sau:
Bước 1. Chọn cột thuộc vùn cơ s dữ liệu cần trích lọc,
Bước 2. Chọn menu Data trên Ribbon tại công cụ Sort&Filter > Filter hoặc bấm [Ctrl + Shift + L],
Bước 3. Dấu mũi tên (Combo Box): chọn dữ liệu cần lọc.
Hình 9.15 – Mô tả thao tác trích lọc Filter 9.4.1.1. Dữ liệu trích lọc kiểu chuỗi (Text)
Nếu dữ liệu lọc thuộc kiểu chuỗi, sẽ thực hiện các bƣớc sau:
Bước 1. Chọn v o mũi tên Combo Box,
Bước 2. Chọn tiêu chuẩn cần lọc cho dữ liệu > OK.
2
1 3
Hình 9.16 – Mô tả lọc dữ liệu t eo ều kiện kiểu chuỗi
Các dòng không thỏa điều kiện sẽ bị ẩn, dòng thỏa tiêu chuẩn lọc sẽ xuất hiện với tên dòng đƣợc chuyển sang màu xanh.
Trên cột cần trích lọc sẽ chỉ xuất hiện các thông tin thỏa mãn tiêu chuẩn lọc và biểu tƣợng mũi
Combo Box sẽ chuyển sang biểu tƣợng Filter.
Hình 9.17 – Mô tả dữ liệu chuỗi sau khi lọc 9.4.1.2. Dữ liệu trích lọc kiểu số (Number)
Nếu thực hiện thao tác trích lọc trên cột dữ liệu kiểu số, ta có thể qui định thêm điều kiện lọc nhƣ sau:
Bước 1. Chọn mũi tên Combo box trên cột dữ liệu số,
1
Bước 3. Chọn điều kiện lọc.
Hình 9.18 – Mô tả lọc dữ liệu t eo ều kiện kiểu số 9.4.1.3. Xuất hiện lại các dòng dữ liệu ẩn
Sau khi trích lọc danh sách dữ liệu thỏa điều kiện, nếu muốn hiện ra lại vùng cơ sở dữ liệu ban đầu, sẽ thực hiện các bƣớc sau:
Bước 1. Chọn biểu tượng Filter,
Bước 2. Chọn mục Select All hoặc chọn Clear Filter From…
Hình 9.19 – Mô tả thao tác hiện lại dòng dữ liệu ẩn
1
2
3
1
9.4.1.4. Hủy bỏ thao tác Filter
Bước 1. Chọn menu Data > tại công cụ Sort&Filter,
Bước 2. Chọn công cụ Filter hoặc bấm[Ctrl + Shift + L].
9.4.2. P ƣơ p áp tríc ọc nâng cao (Advanced Filter)
Để thực hiện thao tác trích lọc dữ liệu bằng phƣơng pháp Advanced Filter ta cần thực hiện đầy đủ các thao tác sau:
Xác định vùng cơ sở dữ liệu.
Thiết lập vùng tiêu chuẩn.
Xác định vùng xuất dữ liệu.
Thực hiện thao tác trích lọc.
9.4.2.1. Xác ị vù cơ sở dữ liệu
Trƣớc khi thực hiện trích lọc, ngƣời quản lý dữ liệu cần xác định đƣợc vùng dữ liệu chứa thông tin có khả năng xuất ra sau khi thực hiện thao tác trích lọc.
Hình 9.20 – Mô tả vù cơ sở dữ liệu
Trong trƣờng hợp này vùng cơ sở dữ liệu đƣợc xác định là khối A2:H9.
Vùng cơ sở dữ liệu này có thể được đặt tên để thuận lợi hơn trong việc quản lý.
1
9.4.2.2. Thiết lập vùng ều kiện
Trong một cơ sở dữ liệu ngƣời quản lý sẽ quản lý cùng lúc rất nhiều các mẫu tin trong khoảng thời gian dài (kỳ hoặc quý) do đó sẽ chứa rất nhiều các mẫu có liên quan.
Vậy khi kiểm tra các mẫu tin cần quan tâm theo một tiêu chuẩn nào đó ngƣời quản lý cần phải qui định các tiêu chuẩn điều kiện nhằm giảm bớt lƣợng mẫu tin mà họ không quan tâm tại thời điểm hiện tai, thao tác thiết lập vùng tiêu chuẩn nhƣ sau:
Bước 1. Chọn các tiêu đề cột chứa dữ liệu có liên quan đến tiêu chuẩn điều kiện cần thiết
lập.
Bước 2. Sao chép các tiêu đề cột vừa chọn đến nơi ất kỳ (thuộc Sheet hiện hành hoặc Sheet khác).
Bước 3. Thực hiện việc qui định các điều kiện ên dưới tiêu đề vừa sao chép.
Bước 4. Khi thiết lập tiêu chuẩn điều kiện, ta có thể thực hiện trên nhiều phươn pháp khác nhau:
Tiêu chuẩn điều kiện đơn:
- Ngƣời quản lý cần xem thông tin về việc nhập xuất mặt hàng có tên Coffee. Khi đó vùng tiêu chuẩn sẽ đƣợc thiết lập nhƣ sau:
Hình 9.21 – Mô tả tiêu chuẩ ều kiệ ơ c o ểu chuỗi
- Ngƣời quản lý cần xem thông tin các lần nhập xuất hành có thành tiền từ 10,000,000 trở lên. Khi đó vùng tiêu chuẩn sẽ đƣợc thiết lập nhƣ sau:
Hình 9.22 – Mô tả tiêu chuẩ ều kiện cho kiểu số
Tiêu chuẩn điều kiện liên kết:
- Ngƣời quản lý cần xem thông tin hàng hóa trong nữa đầu tháng 1/2010. Khi đó vùng tiêu chuẩn sẽ đƣợc thiết lập nhƣ sau:
- Ngƣời quản lý cần xem thông tin hàng nhập và xuất thuộc loại Đặc biệt hoặc Trung bình. Khi đó vùng tiêu chuẩn sẽ đƣợc thiết lập nhƣ sau:
Hình 9.24 – Mô tả tiêu chuẩ ều kiện Hội
Nếu tiêu chuẩn điều kiện là điều kiện “And”: các điều kiện sẽ được đặt trên cùng dòng. Nếu tiêu chuẩn điều kiện là điều kiện “Or”: các điều kiện sẽ được đặt khác dòng.
Tiêu chuẩn điều kiện liên kết hỗn hợp:
- Ngƣời quản lý cần kiểm tra thông tin về mặt hàng Trà loại đặc biệt hoặc Coffee loại thương hạng. Khi đó vùng tiêu chuẩn sẽ đƣợc thiết lập nhƣ sau:
Hình 9.25 – Mô tả tiêu chuẩ ều kiện liên kết hỗn hợp
Tiêu chuẩn điều kiện không tƣờng minh: sử dụng cho các dữ liệu thuộc kiểu chuỗi và trong điều kiện có sử dụng các ký tự đại diện (dấu “?”: đại diện cho 1 ký tự, dấu “*”: đại diện cho một nhóm ký tự bất kỳ).
- Ngƣời quản lý cần kiểm tra thông tin của các mặt hàng có xuất sứ từ Lào Cai (biết ký tự thứ 4 của Mã là L: Lào Cai, T: Buôn Mê Thuộc). Khi đó vùng tiêu chuẩn sẽ đƣợc thiết lập nhƣ sau:
Hình 9.26 – Mô tả tiêu chuẩ ều kiệ ô tƣờng minh 9.4.2.3. Xác ịnh vùng xuất dữ liệu
Sau khi thực hiện xong thao tác thiết lập vùng tiêu chuẩn cho điều kiện trích lọc, công việc tiếp theo là xác định vùng xuất dữ liệu cần trích lọc, nghĩa là ta phải xác định xem dữ liệu mới sau khi trích lọc sẽ đƣợc đặt ở vị trí nào tiện lợi cho việc quản lý và dễ kiểm soát, sẽ thực hiện thao tác sau:
Chọn các tiêu đề của vùng tin cần xuất dữ liệu.
Sao chép đến vị trí mới cần xuất ra dữ liệu.
Ta có thể xuất dữ liệu trích lọc được ra vị trí mới ở trong cùng Sheet hiện tại hoặc sang Sheet
khác.
Để chọn và sao chép các tiêu đề của các vùng tin không liền nhau, ta phải kết hợp thao tác click
mouse và bấm thêm phím Ctrl.
9.4.2.4. Thực hiện thao tác rút trích
Đây là thao tác cuối cùng trong quá trình trích lọc với sự hỗ trợ bởi chức năng Sort&Filter, sẽ thực hiện các bƣớc nhƣ sau:
Bước 1. Chọn ô thuộc vùn cơ s dữ liệu cần trích lọc,
Bước 2. Chọn Data > tại công cụ Sort&Filter > Advanced,
Bước 3. Quy định yêu cầu trích lọc tại hộp thoại Advanced Filter.
Hình 9.27 – Mô tả hộp thoại Advanced Filter Các t à p ầ tro ộp t oạ Adva ced F ter
Action
- Filter the list, in place: thực hiện thao tác trích lọc tại vị trí dữ liệu hiện tại. Khi trích lọc các mẫu tin thỏa điều kiện sẽ xuất hiện tại vùng cơ sở dữ liệu, còn các mẫu tin không tìm thấy sẽ bị che dấu đi (tƣơng tự phƣơng pháp trích lọc Filter).
- Copy to another location: thực hiện thao tác trích lọc ra một vùng xuất khác. Khi trích lọc các mẫu tin thỏa điều kiện sẽ xuất hiện tại vùng xuất mới.
List Range: chọn khối ô chứa vùng cơ sở dữ liệu.
Criteria Range: chọn khối ô chứa vùng điều kiện.
1
2
Copy to: chọn địa chỉ ô của vùng kết xuất (chỉ cần địa chỉ của ô đầu và chỉ có hiệu lực khi chọn mục Copy to another location).
Unique Record Only: nếu vùng cơ sở dữ liệu có nhiều mẫu tin giống nhau mà cùng thỏa tiêu chuẩn thì chỉ hiển thị duy nhất một mẫu tin.
Hình 9.28 – Mô tả dữ liệu trích lọc Advanced Filter Ví dụ
Để kiểm tra số lần nhập xuất cho hàng hóa loại đặc biệt, ta sẽ thực hiện thao tác trích lọc dữ liệu nhƣ sau:
Hình 9.29 – Ví dụ chức ă tríc ọc Advanced Filter
Xác định vùng cơ sở dữ liệu (List range): A2:H9.
Thiết lập vùng tiêu chuẩn (Criteria range): J3:J4.
Xác định vùng xuất dữ liệu (Copy to): A11:E11.
- Tại hộp thoại Advanced Filter > Filter the list, in place (không sử dụng chức năng Copy to)
- Kết quả xuất ra nhƣ sau:
Hình 9.30 – Mô tả kết quả trích lọc Filter the list, in-place
- Tại hộp thoại Advanced Filter > Copy to another location
- Kết quả xuất ra nhƣ sau:
Hình 9.31 – Kết quả trích lọc Copy to another location 9.4.2.5. Giải pháp xử lý tình huống
Anh Minh Long là ngƣời quản lý về nhập xuất kho, trong kỳ tháng 10.2010 với thông tin dữ liệu đầu vào nhƣ sau:
Hình 9.32 – Xử lý tính huống cho thao tác trích lọc
Cuối kỳ, ngƣời quản lý cần kiểm tra các thông tin có liên quan đến việc quản lý hàng tại công ty, theo các yêu cầu sau:
1. Xuất ra danh sách chi tiết nhập xuất cho hàng hóa loại đặc biệt. 2. Xuất ra danh sách chi tiết nhập xuất có số lƣợng trên 50.
3. Xuất ra danh sách chi tiết hàng nhập hoặc hàng là Tea.
BÀI 10.ỨNG DỤNG HÀM TRONG VIỆC QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU
Trong quá trình quản lý cơ sở dữ liệu, ta có thể sử dụng thêm các hàm ứng dụng vào công thức nhằm giải quyết các bài toán nhằm thống kê số liệu dựa trên các chứng từ đã có.
10.1. NHÓM HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE)
Đối với nhóm hàm về cơ sở dữ liệu, ta có thể sử dụng cùng kiểu công thức cũng nhƣ các đối số bên trong cũng giống nhau và đƣợc ứng dụng cho mọi hàm.
Cú p áp tổ quát
= Tên hàm(vùng cơ sở dữ liệu, cột thứ N cần tính, vùng điều kiện)
Các ố số bê tro
Vùng cơ sở dữ liệu: vùng chứa cơ sở dữ liệu gồm dòng tiêu đề và các mẫu tin.
Cột thứ N cần tính: có thể chọn vào đị chỉ ô chứa tiêu đề cột cần tính (tên vùng tin) hay số thứ tự của vùng tin tính từ trái sang phải mà ta muốn hàm tác động.
Vùng điều kiện: vùng chứa tiêu chuẩn điều kiện cần thực hiện.
Với cơ sở dữ liệu đã nhập của anh Minh Long ở phần trên (Hình 9.4.2-13), anh có thể áp dụng