Công ty do đó cần có sự chỉ đạo hớng dẫn kịp thời của phòng quản lý đại lý nói riêng cũng nh ban lãnh đạo Công ty nói chung.
Ngoài ra, Công ty nên chú trọng đặc biệt đến việc thuyết phục khách hàng có ý định hủy hợp đồng. Nên chăng cử cán bộ có năng lực đến tận nhà hoặc công sở để thuyết phục hoặc có thể gọi điện, gửi th thuyết phục khách hàng.
4. Công ty cần làm tốt công tác dịch vụ sau bán hàng với chủ hợpđồng đồng
Một đặc điểm của sản phẩm BHNT là sản phẩm có thời hạn dài do vậy khi tham gia BHNT khách hàng rất dễ có cảm giác nhàm chán “ bị bỏ rơi “, gây cho khách hàng một cảm giác nh bị mắc nợ khi hàng tháng, hàng quý...đại lý đến thu phí bảo hiểm mà không nhìn thấy quyền lợi mình đợc hởng, điều này rất dễ dẫn đến khách hàng hủy hợp đồng. Mặt khác do sự cạnh tranh có nhiều Công ty đã thực hiện rất tốt những dịch vụ thăm hỏi, tặng quà ...đối với khách hàng trong quá trình thực hiện hợp đồng. Điều này làm cho khách hàng tham gia mua sản phẩm BHNT của BVNT Hà Nội bị giao động về chất lợng dịch vụ.
Chính vì vậy Công ty cần có chế độ, chính sách khuyến khích chung đối với khách hàng trong quá trình tham gia bảo hiểm để khách hàng hào hứng, phấn khởi duy trì hiệu lực hợp đồng, đăc biệt đối với những sản phẩm bảo hiểm có thời hạn dài và có STBH lớn.
Qua một năm tiến hành các dịch vụ nh :
+ Thăm hỏi : Khi khách hàng bị ốm đau, rủi ro, tai nạn hoặc gia đình có công việc hiếu hỉ.
+ Phúng viếng chia buồn khi khách hàng tử vong.
+ Tặng quà nhân dịp lễ tết hoặc những ngày có ý nghĩa với khách hàng : Tặng lịch năm mới, tặng thiếp mừng sinh nhật, thiếp chúc mừng 8/3 ( khách hàng nữ ), quà kỷ niệm.
+ Hiện nay Công ty đang thực hiện triển khai thí điểm khuyến mại thẻ giảm giá, thẻ khám bệnh miễn phí và các hình thức tặng quà khuyến mại khác.
Tuy mới đợc triển khai không lâu Công ty đã tạo đợc một mối quan hệ tốt giữa Công ty và khách hàng. Từ những món quà nhỏ khách hàng có thể nhận thấy sự quan tâm của Công ty từ đó tạo mối quan hệ giữa khách hàng và Công ty “ Công ty BHNT nh là ngời bạn đồng hành thân thiết “. Mặt khác Công ty cũng có thể tuyên truyền quảng cáo sản phẩm bảo hiểm thông qua những món quà này dới hình thức in biểu tợng đặc trng về Công ty, về sản phẩm...Hơn nữa, đối với từng nhóm khách hàng, đặc điểm của từng cơ quan, từng ngành nghề mà Công ty có hoạt động ngoại giao khác nhau. VD nh : Công ty nên cử cán bộ đại diện xuống chúc mừng và tặng quà cho các thầy cô giáo trong ngành giáo dục nhân ngày 20/11; chúc mừng và tặng quà cho các bác sỹ, những ngời làm trong ngành y nhân ngày thầy thuốc Việt Nam 27/2... hoặc nhân ngày lễ kỷ niệm của các ngành khác ở từng cơ quan mà Công ty có quan hệ. Những hoạt động thăm hỏi này góp phần không nhỏ vào việc tạo dựng và củng cố uy tín của Công ty trên thị trờng.
Tuy nhiên do mới đợc triển khai nên còn những hạn chế. Chính vì điều này Công ty vẫn tiếp tục đổi mới và hoàn thiện công tác dịch vụ sau bán hàng với chủ hợp đồng.
- Công ty cần xây dựng trơng trình và các kế hoạch bồi dỡng kiến thức phục vụ khách hàng cho tất cả các cán bộ khai thác và đa vào trơng trình quản lý cấp I nhằm nâng cao chất lợng phục vụ khách hàng. Đồng thời cải tiến phơng pháp giảng dậy, đặt ra các tình huống thực tế và giải quyết các tình huống thực tế và giải quyết theo các chiều hớng khác nhau, cải tiến nội dung, cập nhập liên tục các thông tin về tình hình kinh doanh, tình hình kinh tế – xã hội, các sự kiện quan trọng và bổ sung thêm các kiến thức cho đại lý khai thác trên mọi lĩnh vực của cuộc sống.
Mục đích cuối cùng nhằm nâng cao kiến thức cho đại lý giúp đại lý dễ dàng hơn trong việc tiếp xúc với nhiều khách hàng khác nhau. Thờng xuyên tổ chức các cuộc báo cáo nói chuyện chuyên đề về sinh hoạt đại lý nhằm tìm cách tháo gỡ các khó khăn vớng mắc trong thực tế khai thác của đại lý.
- Công ty nên thành lập một phòng chuyên làm công tác phục vụ khách hàng để đảm bảo chất lợng phục vụ đợc tốt. Đảm bảo giải đáp những thắc mắc đợc chính xác, kịp thời, giải quyết những quyền lợi nhanh chóng làm hài lòng khách hàng.
- Tiếp tục tăng cờng làm các vật phẩm, ấn phẩm, tuyên truyền quản cáo để giúp đỡ cán bộ khai thác nâng cao chất lợng phục vụ khách hàng theo hứng tăng quy mô, số lợng các sản phẩm, ấn phẩm, đổi mới hình thức đẹp hơn, có sức thu hút khách hàng nhằm mở rộng thị trờng và tạo sự liên kết gắn bó giữa khách hàng với Công ty. Bên cạnh đó phải đẩy mạnh công tác phân phối các vật phẩm, ấn phẩm này một cách nhanh nhất, đáp ứng kịp thời công việc khai thác của đại lý.