3. Đối tƣợng nghiên cứu:
2.2.3.5Tổ chức thực hiện chương trình tour:
Sau khi đã bán và ký đƣợc hợp đồng với khách hàng trung tâm xây dựng chƣơng trình cụ thể thực hiện. Đây là khâu cuối cùng xác định thành công của chƣơng trình hay không.
Quá trình thực hiện chƣơng trình. * Phòng điều hành:
Nhận đăng ký của khách từ phòng thị trƣờng chuyển sang, nhận các thông tin của đoàn khách nhƣ: Số lƣợng khách, cơ cấu đoàn khách, tên trƣởng đoàn, quốc tịch, ngành nghề, lịch trình và thời gian thực hiện. Các dịch vụ vui chơi giải trí, các tuyến điểm tham quan, mức giá dịch vụ lƣu trú ăn uống, hƣớng dẫn viên, phƣơng tiện vận chuyển và các dịch vụ bổ sung khác.
Lên kế hoạch phục vụ khách: Điều phối hƣớng dẫn viên, điều phối phƣơng tiện vận chuyển, số lƣợng phƣơng tiện cần dùng. Liên hệ với các nhà cung cấp để đặt phòng, đặt suất ăn. Liên hệ tuyến điểm tham quan du lịch, lên kế hoạch chi tiêu rồi chuyển sang phòng kế toán.
Bùi Hoàng Thanh-QT1001P 59
* Phòng kế toán: Dựa vào bảng chi tiêu để từ đó lên kế hoạch ứng tiền cho hƣớng dẫn viên. Thực hiện thanh quyết toán sau khi kết thúc chƣơng trình.
* Hƣớng dẫn viên:
Nhận đăng ký của khách từ phòng điều hành, nhận thƣ xác nhận của nhà cung cấp hoặc xác nhận lại bằng điện thoại. Chuẩn bị tƣ trang hành lý phục vụ cho chuyến đi. Chuẩn bị nƣớc uống, mũ, khăn và liên hệ phƣơng tiện vận chuyển để thống nhất địa điểm đón đoàn, nhận tiền tạm ứng từ phòng kế toán.
Tổ chức thực hiện: Đón đoàn, hƣớng dẫn khách ra phƣơng tiện, sử dụng các dịch vụ ăn uông lƣu trú, giới thiệu các dịch vụ bổ sung và các dịch vụ ngoài chƣơng trình. Tổ chức tham quan giới thiệu các tuyến điểm cho khách.
Kết thúc chƣơng trình tổ chức tiễn đoàn, xin ý kiến nhận xét của khách. Báo cáo kết quả chuyến đi cho phòng điều hành, thanh toán với phòng kế toán.
Để thực hiện đƣợc một chƣơng trình tốt nhất, hài lòng khách nhất các nhân viên trung tâm đặc biệt là các hƣớng dẫn viên luôn nhiệt tình đáp ứng các yêu cầu của khách nếu có thể. Phục vụ với chất lƣợng cao nhất và có thái độ tôn trọng khách hàng tạo sự tin tƣởng của khách với Trung tâm.