3. Đối tƣợng nghiên cứu:
2.1.1.4Cơ cấu tổ chức của Công ty
Là công ty cổ phần nên cơ cấu tổ chức hoạt động của công ty cũng giống nhƣ mọi công ty cổ phần khác. Hội đồng quản trị là cấp cao nhất trực tiếp quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty.
Sơ đồ 1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty.
ĐẠI HỘI ĐÔNG CỔ ĐÔNG
Bùi Hoàng Thanh-QT1001P 31
Hội đồng quản trị : 5 ngƣời ( chủ tịch , phó chủ tịch và 3 thành viên) Ban giám đốc : 2 ngƣời ( giám đốc và phó giám đốc )
Ban kiểm soát :3 ngƣời(trƣởng ban và 2 trợ lý)
Văn phòng công ty gồm : + Phòng tổ chức hành chính + Phòng tài chính kế toán + Phòng kế hoạch tổng hợp
- Các chi nhánh trực thuộc :
+ Khách sạn Hồng Bàng số 64 Điện Biên Phủ, Hồng Bàng , Hải Phòng + Khách sạn Phong Lan số 107 Điện Biên Phủ, Hồng Bàng, Hải Phòng + Khách sạn Hoà Bình số 104 Lƣơng Khánh Thiện , Ngô Quyền, Hải Phòng + Trung tâm hƣớng dẫn du lịch : 40 Trần Quang Khải, Hồng Bàng, Hải Phòng.
+ Trung tâm đào tạo và hƣớng dẫn du lịch : 104 Lƣơng Khánh Thiện, Hồng Bàng,Hải Phòng. BAN GIÁM ĐỐC Ks Ks Phong Lan Ks Trung tâm HDDL Trung tâm dịch vụ tổng hợp Ninh Minh P. Tài chính- Kế tóan P.Tổ chức -Hành chính P.Thị trường P.Kế hoạch -Tổng hợp
Bùi Hoàng Thanh-QT1001P 32
+ Chi nhánh Hải Dƣơng : 216 Điện Biên Phủ, thành phố Hải Dƣơng, tỉnh Hải Dƣơng.
+ Chi nhánh tại Hà Nội: số 37 ngõ 1A , Nguyễn Tri Phƣơng ,Hà Nội.
+ Chi nhánh Quảng Ninh : 18 đƣờng Xuân Diệu, phƣờng trần phú, thị xã Móng Cái ,Quảng Ninh.
+ Chi nhánh Lạng Sơn : tổ 4, khối 3, đƣờng Lý Thƣờng Kiệt, Lạng Sơn. + Chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh: phƣờng 12, quận 5, thành phố HCM
- Tổng số cán bộ , công nhân viên toàn công ty là 85 ngƣời
- Lƣơng bình quân : 1,5 triệu /1 ngƣời
Nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận:
- Đại hội đồng cổ đông : Là cơ quan có quyền lực cao nhất ,bầu ra Hội đồng
quản trị và Ban kiểm soát.
- Hội đồng quản trị : Là bộ phận quyết định chiến lƣợc và chính sách kinh
doanh của công ty. Bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm giám đốc công ty.
- Giám đốc : Là ngƣời điều hành công việc, trực tiếp quản lý các bộ phận
phòng ban. Nhận và xử lý các báo cáo do các phòng ban gửi lên. Chịu trách nhiệm trƣớc Hội đồng quản trị về kết quả kinh doanh.
- Ban kiểm soát: Chịu trách nhiệm kiểm tra tình hình hoạt động chung của
công ty và báo cáo lại với Đại hội đồng cổ đông. - Phòng tổ chức hành chính :
+ Là phòng chuyên trách quản lý cán bộ, công nhân viên trong công ty, là đầu mối triển khai các kế hoạch lao động, tiền lƣơng, thực hiện công tác quản lý lao động thông qua các chế độ khen thƣởng, đề bạt, nâng bậc lƣơng, tuyển dụng, khen thƣởng, kỷ luật đối với các thành viên trong công ty.
+ Là phòng chịu trách nhiệm chung về các hoạt động thông tin, văn bản, thƣ từ, vận chuyển, hƣớng dẫn…
Bùi Hoàng Thanh-QT1001P 33
+ Tổ chức thực hiện các công việc tài chính kế toán của công ty nhƣ : theo dõi, ghi chép chi tiêu của công ty theo đúng hệ thống tài khoản và chế độ kế toán của nhà nƣớc , theo dõi và phản ánh tình hình sử dụng vốn, tài sản của công ty.
+ Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ kịp thời phản ánh những thay đổi để lãnh đạo có biện pháp xử lý kịp thời. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phòng kế hoạch tổng hợp :
Lập kế hoạch hoạt động kinh doanh cho Công ty. Tổng hợp tình hình của
công ty theo định kỳ,đề suất chủ trƣơng ,biện pháp thực hiện kế hoạch.
- Phòng thị trƣờng:
+ Tổ chức và tiến hành nghiên cứu thị trƣờng du lịch trong nƣớc và quốc tế, tiến hành các hoạt động tuyên truyền quảng cáo thu hút các nguồn khách du lịch đến với công ty.
+Phối hợp với phòng điều hành tiến hành xây dựng các chƣơng trình du lịch từ nội dung tới mức giá phù hợp với nhu cầu của khách, chủ động đƣa ra những ý tƣởng mới về sản phẩm của công ty.
+ Ký hợp đồng với các hãng, các công ty du lịch nƣớc ngoài, các tổ chức cá nhân trong và ngoài nƣớc để khai thác nguồn khách quốc tế vào Việt Nam, khách nƣớc ngoài tại Việt Nam và khách du lịch Việt Nam.
+ Duy trì các mối quan hệ của công ty với nguồn khách, đề xuất các phƣơng án mở các chi nhánh đại diện của công ty.
+ Đảm bảo hoạt động thông tin giữa công ty với các nguồn khách. Thông báo cho các bên, các bộ phận có liên quan trong công ty về kế hoạch các nguồn khách, nội dung các hợp đồng cần thiết cho việc phục vụ khách.
Các phòng ban quản lý và chức năng trên chịu sự quản lý trực tiếp của Ban
giám đốc gồm giám đốc và phó giám đốc, trong đó phó giám đốc là ngƣời giúp việc cho giám đốc. Các phòng ban này lại có sự tác động qua lại lẫn nhau, có trách nhiệm thông tin, hợp tác và giám sát lẫn nhau. Ngoài ra công ty còn có một hệ
Bùi Hoàng Thanh-QT1001P 34
thống khách sạn, chi nhánh và trung tâm trực thuộc. Các đơn vị trực thuộc này cũng đƣợc đặt dƣới sự quản lý trực tiếp của ban giám đốc.
Chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc :
- Các khách sạn : Chức năng chủ yếu là kinh doanh các dịch vụ lƣu trú, làm tốt các nhiệm vụ đƣợc giao và đóng góp vào doanh thu của toàn công ty.
- Các chi nhánh : chức năng chủ yếu là ngƣời đại diện cho công ty tại các địa phƣơng, thay mặt công ty tìm hiểu thị trƣờng, giao dịch, ký kết các hợp đồng, tổ chức quảng cáo và đƣa tin về công ty.
- Trung tâm dịch vụ tổng hợp : Trung tâm này hoạt động kinh doanh các loại
hình dịch vụ nhƣ : cho thuê xe, làm thủ tục xuất nhập cảnh,đại lý vé máy bay...
- Trung tâm hƣớng dẫn du lịch: Chức năng chủ yếu là kinh doanh du lịch quốc tế và nội địa và các dịch vụ có liên quan đến du lịch.
2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm hƣớng dẫn du lịch :
2.1.2.1Quá trình hình thành :
Trung tâm hƣớng dẫn du lịch là một trong các đơn vị trực thuộc của Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ Hải Phòng. Trung tâm đƣợc giao nhiệm vụ kinh doanh lữ hành. Trung tâm nằm trên số 40 – Trần Quang Khải – Thành phố Hải Phòng.
Do nhu cầu du lịch của thành phố ngày càng tăng đòi hỏi Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ Hải Phòng chính thức thành lập Trung tâm Hƣớng dẫn Du lịch trên cơ sở phòng du lịch của công ty. Ngày 01 tháng 01 năm 2001 Trung tâm Hƣớng dẫn Du lịch ra đời là một đơn vị kinh doanh hạch toán độc lập trực thuộc Công ty có con dấu riêng, tài khoản và cơ cấu nhân sự riêng.
Hiện nay Trung tâm Hƣớng dẫn du lịch đƣợc coi là đại diện chính thức của Công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ Hải Phòng trên lĩnh vực kinh doanh lữ hành . Vì vậy Trung tâm có đủ quyền hạn và chức năng của một đơn vị kinh doanh lữ hành nội địa và quốc tế.
Bùi Hoàng Thanh-QT1001P 35
2.1.2.2 Cơ cấu bộ máy tổ chức của trung tâm:
Trung tâm đƣợc thiết lập mới vì thế cơ cấu nhân sự cũng hoàn toàn mới.
Trung tâm hiện có cơ cấu bao gồm 13 ngƣời trong đó có: Ban giám đốc gồm giám đốc, phó giám đốc phụ trách chung, kế toán, bộ phận quốc tế, bộ phận nội địa và một đội ngũ hƣớng dẫn viên.
Sơ đồ 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức và cơ cấu của trung tâm
Chú thích : Đƣờng trực tuyến ; Đƣờng chức năng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của trung tâm:
Chức năng:
- Nghiên cứu thị trƣờng du lịch, tuyên truyền quảng bá du lịch trong và ngoài
nƣớc. Xây dựng các chƣơng trình du lịch, tổ chức thực hiện các chƣơng trình du lịch cho ngƣời nƣớc ngoài đi tham quan, du lịch tại Việt Nam cũng nhƣ ngƣời Việt Nam đi du lịch nƣớc ngoài và trong nƣớc.
- Trực tiếp giao dịch, ký kết với các hãng du lịch trong và ngoài nƣớc.
- Kinh doanh các dịch vụ khác: vận chuyển, xuất nhập cảnh, đặt phòng khách
sạn, mua vé máy bay… Nhiệm vụ:
- Căn cứ vào chính sách của Nhà nƣớc, kế hoạch của Tổng cục Du lịch để
thực hiện kế hoạch ngắn hạn và dài hạn của Trung tâm. Ban giám đốc Bộ phận quốc tế Bộ phận nội địa Bộ phận kế toán Hƣớng dẫn viên
Bùi Hoàng Thanh-QT1001P 36
- Nghiên cứu thị trƣờng, tham gia hội chợ, hội thảo để nắm bắt đƣợc tình hình
du lịch thế giới và tạo mối quan hệ với bạn hàng.
- Ứng dụng khoa học công nghệ vào hoạt động kinh doanh du lịch.
- Nghiên cứu và thực hiện bộ máy kinh doanh cho từng thời kỳ.
- Tổ chức các chƣơng trình du lịch, đảm bảo quyền lợi cho khách hàng.
- Thƣờng xuyên nâng cao trình độ chuyên môn, đạo đức cho ngƣời lao động.
2.1.2.4 Chức năng của từng bộ phận:
- Giám đốc: Chịu trách nhiệm chung hoạt động của toàn Trung tâm, thực hiện giám sát, đôn đốc trực tiếp các bộ phận khác làm việc. Đƣa ra các chiến lƣợc kinh doanh cho toàn Trung tâm.
- Phó giám đốc: Giúp việc cho giám đốc quản lý trực tiếp các bộ phận trong trung tâm, thực hiện báo cáo kết quả kinh doanh cho giám đốc.
- Bộ phận quốc tế: Nhận và tổ chức các tour du lịch nƣớc ngoài. Đây là đại diện trực tiếp của công ty tiếp xúc với khách du lịch, bạn hàng và các nhà cung cấp ở nƣớc ngoài.
Bộ phận này còn phối hợp với phòng thị trƣờng của công ty xây dựng các chƣơng trình du lịch quốc tế, ký kết hợp đồng với các hãng, các công ty du lịch nƣớc ngoài. Ngoài các tour du lịch cũ nhƣ sang Trung Quốc, Thái Lan, Malaysia, Singapo và một số nƣớc châu Á, Trung tâm đã xây dựng thêm các chƣơng trình du lịch các nƣớc châu Âu, Hàn Quốc.
- Bộ phận nội địa: Có trách nhiệm xây dựng ,quảng bá và thực hiện các chƣơng trình du lịch nội địa, nhận ủy thác thực hiện các chƣơng trình du lịch cho khách nƣớc ngoài đã đƣợc doanh nghiệp lữ hành gửi khách gửi vào. Bộ phận này tiếp xúc với khách hàng trong nƣớc, giới thiệu và cung cấp cho khách hàng các chƣơng trình du lịch trong nƣớc, sau đó nhận và ký kết, tổ chức các chƣơng trình du lịch trong nƣớc.Phối hợp với bộ phận thị trƣờng xây dựng các chƣơng trình du lịch.
Bùi Hoàng Thanh-QT1001P 37
- Tại Trung tâm Bộ phận nội địa và bộ phận quốc tế chính là bộ phận điều hành chịu trách nhiệm xây dựng các chƣơng trình nội địa và quốc tế. Điều phối hƣớng dẫn viên cho các tour, điều hành mọi hoạt động diễn ra của một chƣơng trình tour.
+ Là đầu mối triển khai toàn bộ công việc, điều hành các chƣơng trình, cung cấp các dịch vụ du lịch trên cơ sở các kế hoạch và thông báo về khách do phòng thị trƣờng gửi tới.
+ Lập kế hoạch và triển khai toàn bộ công việc liên quan đến việc thực hiện các chƣơng trình du lịch nhƣ: đăng ký chỗ trong khách sạn, đặt vé máy bay… đảm bảo yêu cầu về thời gian và chất lƣợng.
+ Thiết lập và duy trì các mối quan hệ mật thiết với các cơ quan hữu quan: ngoại giao, hải quan; ký hợp đồng với các nhà cung cấp hàng hoá dịch vụ du lịch nhƣ các khách sạn, nhà hàng, vận chuyển; lựa chọn các nhà cung cấp đảm bảo chất lƣợng và uy tín.
+ Theo dõi quá trình thực hiện chƣơng trình du lịch, phối hợp với phòng kế toán thực hiện các hoạt động thanh toán, nhanh chóng xử lý các tình huống bất thƣờng xảy ra.
- Bộ phận kế toán
+ Tổ chức thực hiện các công việc về tài chính kế toán, theo dõi ghi chép chi tiêu của trung tâm. Dự trữ dự trù và ứng trƣớc một khoản tiền cho hƣớng dẫn viên khi thực hiện một chƣơng trình du lịch. Kiểm tra các khoản phải thanh toán với các bên cung ứng sản phẩm dịch vụ, thực hiện thanh quyết toán với hƣớng dẫn viên sau một chƣơng trình tour. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Theo dõi các khoản thu chi trong tháng và lập báo cáo tổng kết theo tháng, quý, năm. Kịp thời phản ánh những thay đổi về tài chính của Trung tâm cho giám đốc kể kịp thời có biện pháp xử lý.
- Đội ngũ hƣớng dẫn viên: Có trách nhiệm chính trong hoạt động hƣớng dẫn du lịch của Trung tâm, thực hiện các chƣơng trình đã đƣợc ký kết. Báo cáo kết quả
Bùi Hoàng Thanh-QT1001P 38
cho Trung tâm khi kết thúc chƣơng trình, thực hiện thanh quyết toán với bộ phận kế toán sau mỗi chƣơng trình.
- Ngoài ra Trung tâm còn có đội ngũ cộng tác viên đông đảo giúp đỡ cho Trung tâm vào thời gian đông khách, đội ngũ cộng tác viên thƣờng làm việc theo mùa vụ tại những điểm du lịch hoặc quảng cáo bán chƣơng trình cho Trung tâm tại địa phƣơng. Đây cũng là một đội ngũ đắc lực ngoài việc giúp đỡ hƣớng dẫn viên trong các lần dẫn khách mà còn viết bài cho Trung tâm.
2.1.3 Đặc điểm kinh doanh của trung tâm:
Trung tâm là đại diện chính thức của công ty Cổ phần Du lịch và Dịch vụ Hải Phòng trên lĩnh vực kinh doanh lữ hành , nên hoạt động kinh doanh chủ yếu của Trung tâm là:
- Kinh doanh lữ hành quốc tế.
- Kinh doanh lữ hành nội địa.
- Kinh doanh các dịch vụ khác: vận chuyển, xuất nhập cảnh, đặt phòng khách
sạn, mua vé máy bay.
Về kinh doanh lữ hành Trung tâm chủ yếu xây dựng các chƣơng trình du lịch, tổ chức thực hiện các chƣơng trình du lịch.
Kinh doanh lữ hành nội địa.
Trung tâm xây dựng chƣơng trình du lịch cho khách nƣớc ngoài đi du lịch Việt Nam hoặc ngƣời Việt Nam đi du lịch trong nƣớc với các chƣơng trình khác nhau phụ thuộc và thời gian, tuyến điểm tham quan và mục địch chuyến đi.
Ví dụ: Tuần Châu-Vịnh Hạ Long-Bãi Cháy (2 ngày 1 đêm) Lễ hội chùa Hƣơng ( 2 ngày 1 đêm ).
Phong Nha - Huế - Ngũ Hành Sơn - Hội An ( 6 ngày 5 đêm ).
Với các tour du lịch nội địa thì thị trƣờng khách chủ yếu của Trung tâm là khách trên địa bàn Hải Phòng, là cán bộ công nhân viên. Còn khách nƣớc ngoài
Bùi Hoàng Thanh-QT1001P 39
tham gia chƣơng trình du lịch nội địa chủ yếu là khách Trung quốc còn các nƣớc Đài Loan, Hàn Quốc chiếm tỷ trọng không đáng kể.
Kinh doanh lữ hành quốc tế.
- Trung tâm xây dựng các chƣơng trình du lịch quốc tế, ký kết hợp đồng với các hãng các công ty nƣớc ngoài. Tổ chức các tour đi nƣớc ngoài cho khách đã đăng ký.
- Các tour du lịch nƣớc ngoài của Trung tâm là đi một số nƣớc Châu Á, Trung Quốc, Thái lan, Malaysia... Ngoài ra trung tâm mở rộng và xây dựng thêm các chƣơng trình du lịch ở một số nƣớc Châu Âu và Hàn Quốc.
- Thời gian của tour phụ thuộc vào độ dài ngắn và tuyến điểm tham quan do yêu cầu của khách.
Ví dụ :Hải Phòng – Nam Ninh - Quảng Châu – Thâm quyến (5 ngày 4 đêm ) Hải Phòng – Bangkok – Chiengmail ( 6 ngày 5 đêm ).
Hải Phòng – Singapore – Malaysia ( 7 ngày 6 đêm ). Kinh doanh các dịch vụ khác.
Ngoài kinh doanh lữ hành quốc tế và nội địa Trung tâm còn kinh doanh các dịch vụ khác nhƣ: vận chuyển, xuất nhập cảnh, đặt phòng khách sạn, mua vé máy bay...
Đây là các lĩnh vực kinh doanh không nằm trong các chƣơng trình du lịch của Trung tâm. Trung tâm nhận làm dịch vụ nhƣ thuê xe hộ, nhận làm visa, hộ chiếu, đặt phòng và mua vé máy bay khi công ty khác hoặc khách hàng yêu cầu. Đối với các loại dịch vụ này Trung tâm chỉ lấy theo giá dịch vụ.