IV. Đặc điểm của mặt hàng thuỷ tinh và gốm xây dựng, tình hình
6.Những biện pháp tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của Viglacera
6.1. Nghiên cứu thị tr−ờng, tìm hiểu đối tác
Tổng công ty tiến hành khai thác thông tin và tìm kiếm khách hàng d−ới nhiều hình thức khác nhau nh−ng chủ yếu là các hình thức sau:
*Thông qua hội chợ th−ơng mại quốc tế
Việc tìm kiếm thông tin thị tr−ờng qua các hội chợ th−ơng mại quốc tế cũng là một hình thức khá phổ biến của Viglacerạ Tổng công ty đã tổ chức tham gia đ−ợc các hội chợ th−ơng mại quốc tế lớn nh− hội chợ Cevisama tại Tây Ban Nha vào năm 2000 và 2002, hội chợ TIGER of asia năm 2001 và Coverings vào năm 2002 tại Hoa Kỳ, và các hội chợ tại các n−ớc khác nh−: CHLB Đức, Nhật, Hàn Quốc, Iraq, Nga, Trung Quốc, Lào…. Thông qua hội trợ triển lãm tiếp xúc giao dịch với khách hàng, tìm hiểu giới thiệu sản phẩm, th−ờng xuyên bám sát khách hàng, chủ động giới thiệu và chào hàng các sản phẩm mớị Tổ chức
STT Mặt hàng Đơn vị tính Giá trị
1 Kính xây dựng USD/m2 4,1
2 Sứ vệ sinh USD/SP 35
3 Gạch ốp lát cermic USD/m2 5,1
4 Gạch ốp lát granite USD/m2 10,78
5 Vật liệu chịu lửa USD/tấn 365
6 Gạch xây dựng qui tiêu chuẩn USD/m2 0,125
7 Ngói lợp các loại USD/m2 4,62
8 Gạch lát đất sét nung USD/m2 4,8
quảng cáo các sản phẩm tại hội chợ để tìm kiếm khách hàng bằng hình thức phát Cataloge để giới thiệu sản phẩm. Theo báo cáo th−ờng niên của phòng kinh doanh, gần 30% tổng số hợp đồng xuất khẩu đ−ợc ký kết hàng năm với khoảng 40% tổng giá trị kim ngạch xuất khẩu đ−ợc thực hiện thông qua các hội chợ triển lãm trong và ngoài n−ớc.
*Thông qua các chuyến công tác khảo sát thị tr−ờng
Từ năm 1995 đến nay Tổng công ty đã cử hàng trăm đoàn đi công tác tới trên 20 n−ớc trên thế giới nhằm khảo sát thị tr−ờng
* Thông qua các nguồn thông tin từ các th−ơng vụ Việt Nam tại n−ớc ngoài, các Đại sứ quán n−ớc ngoài tại Việt Nam, các trung tâm xúc tiến th−ơng mại của các n−ớc, các cơ quan xúc tiến th−ơng mại của Việt Nam hoặc thông qua Bộ th−ơng mại, phòng th−ơng mại và công nghiệp Việt Nam
Hàng năm, Bộ th−ơng mại, Bộ kế hoạch đầu t− cũng nh− các tổ chức kinh tế khác th−ờng tổ chức các cuộc hội thảo nhằm nghiên cứu, đánh gía nhu cầu thị tr−ờng trên thế giới, giới thiệu những doanh nghiệp Việt Nam với n−ớc ngoài, phân tích tình hình diễn biến thị tr−ờng…Đây cũng đ−ợc coi là cơ hội cho các doanh nghiệp tìm kiếm và mở rộng thị tr−ờng.
* Thông qua các trang Web th−ơng mại điện tử trên Internet
Đây cũng là một ph−ơng pháp tìm kiếm và mở rộng thị tr−ờng mà Tổng công ty th−ờng sử dụng và khai thác trong những năm gần đâỵ Ưu điểm của ph−ơng pháp này chi phí thấp, có thể trực tiếp trao đổi với khách hàng về các điều mua bán nh− chất l−ợng, giá cả ….
* Thông qua việc quảng cáo giới thiệu sản phẩm trên WEB của Tổng công ty
Tổng công ty đã thực hiện quảng cáo, đ−a thông tin về các sản phẩm, dịch vụ của Tổng công ty lên trên mạng, chủ yếu tập trung vào các trang, th− mục mua bán vật liệu xây dựng. Mặc dù hiện nay Tổng công ty đã có trang Web. Nh−ng theo phản ánh của khách hàng n−ớc ngoài thì việc truy cập vào trang Web của Viglacera rất khó khăn và mất nhiều thời gian, do đó hiệu quả ch−a caọ Hiện nay, Tổng công ty đã có trang Web riêng của mình tại địa chỉ www. Viglacerạcom.vn.
*Thông qua các loại ấn phẩm trong và ngoài n−ớc
Qua các ấn phẩm nh− tạp chí, chuyên đề đ−ợc xuất bản trong và ngoài n−ớc, Tổng công ty có thể tìm kiếm đ−ợc những khách hàng đang có nhu cầu với mặt hàng mà Tổng công ty đang kinh doanh. Trên cơ sở đó, Tổng công ty tiến hành những hoạt động giao dịch nhằm ký kết hợp đồng với khách hàng
Bên cạnh đó Tổng công ty còn sử dụng kết hợp với một số ph−ơng pháp tìm kiếm và mở rộng thị tr−ờng khác nhằm bảo đảm mục tiêu đề rạ
Từ các hình thức đó Tổng công ty tiến hành lựa chọn đối tác để đàm phán và thực hiện hợp đồng.
6.2. Thiết lập mạng l−ới kênh phân phối
Bên cạnh việc nghiên cứu thị tr−ờng thì Tổng công ty còn tiến hành xây dựng hệ thống đại lý văn phòng đại diện tại n−ớc ngoàị Tổng công ty tìm kiếm khách hàng có tiềm năng tại các thị tr−ờng để tổ chức mạng l−ới đại lý bán hàng. Tiến hành hợp tác bán hàng d−ới nhiều hình thức nh− ký biên bản thoả thuận, hợp đồng đại lý bán hàng, môi giới ăn hoa hồng. Cụ thể, Viglacera đang triển khai lập văn phòng liên lạc, đại diện, đại lý tại các thị tr−ờng Hoa Kỳ, thiết lập đại diện và cử cán bộ sang th−ờng trực ở Iraq, thành lập đại diện tại Rumani và một số n−ớc Đông Âu, đại lý tiêu thụ tại Bruneỵ Trong thời gian tới Viglacera sẽ tiếp tục, th−ờng xuyên liên lạc với các đối tác này chào hàng và trao đổi các thông tin về hàng hoá, triển khai xuất khẩu những lô hàng thử nghiệm đầu qua các đối tác nàỵ
Hiện nay, Viglacera đang tiến hành đàm phán thảo luận với một số đối tác và đối tác đã gửi cam kết về khả năng tiêu thụ các sản phẩm nh− sau:
Hãng Alglass Co là hãng của Hoa Kỳ có 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kinh doanh đã gửi th− xác nhận có khả năng tiêu thụ 10.565 kiện kính trắng và 3.590 kiện kính màụ
Hãng Onehunga glass là hãng kinh doanh kính tại New Dilan và úc gửi th− xác nhận khả năng tiêu thụ 3.600 tấn kính tráng/1 tháng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tập đoàn UPI Singapo: Viglacera đang đàm phán thoả thuận hợp tác d−ới hình thức đại lý tiêu thụ các sản phẩm gạch ceramic, granite với số l−ợng
mỗi loại khoảng 50.000m2/1 năm thông qua hệ thống bán hàng của UPI tại các n−ớc trên thế giớị
Công ty ASEUTRDE – Rumani, Viglacera đang đàm phán với hãng này d−ới hình thức đại lý tiêu thụ các sản phẩm gạch ốp lát, sứ vệ sinh của Tổng công tỵ Hãng ASEU Trade hiện đang đề nghị Tổng công ty gửi một vài Container hàng sang bán thăm dò thị tr−ờng d−ới hình thức trả chậm sau bán hàng.
6.3. Hình thức xuất khẩu (ph−ơng thức giao dịch xuất khẩu)
Việc phân chia hình thức xuất khẩu chỉ mang tính t−ơng đối, bởi lẽ tr−ớc đây ch−a hình thành Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu thì mọi hoạt động liên quan đến xuất khẩu do phòng kinh doanh và xuất nhập khẩu Tổng công ty kết hợp với các đơn vị thành viên và một vài phòng ban khác của Tổng công ty thực hiện. Nh−ng từ khi thành lập Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu thì việc tổ chức xuất khẩu đã thay đổị Công ty này đ−ợc giao cho nhiệm vụ kinh doanh và xuất nhập khẩu cho Tổng công tỵ Năm 1999 khi Công ty đã đi vào hoạt động ổn định và làm ăn có hiệu quả. Công ty này đã thực hiện xuất khẩu uỷ thác cho một số đơn vị trong Tổng công ty về một số loại sản phẩm. Bên cạnh đó, Công ty còn thực hiện xuất khẩu các sản phẩm ngoài ngành. Riêng chỉ có Công ty gốm xây dựng Hữu H−ng là uỷ thác toàn bộ cho Công ty kinh doanh xuất nhập khẩụ Một số các đơn vị còn lại thực hiện xuất khẩu trực tiếp và có kết hợp với Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu để đàm phán, ký kết thực hiện hợp đồng....
Bảng 13: Cơ cấu hình thức xuất khẩu của các đơn vị thành viên trong Tổng công ty
Đơn vị: %
TT Hình thức xuất khẩu 1999 2000 2001 2002
1 Trực tiếp 90,75 71,77 67,64 66,88
2 Uỷ thác 9,25 28,23 32,36 33,12
Tổng 100 100 100 100
Nguồn: Báo cáo xuất nhập khẩu của Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu Viglacera
Hình 5: Biểu đồ cơ cấu hình thức xuất khẩu của các đơn vị thành viên trong Tổng công ty
0 20 40 60 80 100 1999 2000 2001 2002 Uỷ thác Trực tiếp Nguồn : Từ bảng 13
Cho đến nay, các đơn vị trong Tổng công ty đều đã ý thức đ−ợc tầm quan trọng của hoạt động xuất khẩu và tiến hành thực hiện xuất khẩu các sản phẩm cuả mình ra thị tr−ờng n−ớc ngoài nhằm giải quyết những khó khăn tại thị tr−ờng nội địạ Đồng thời tận dụng các cơ hội mà thị tr−ờng thế giới mang lạị
Do có sự thay đôỉ trong hình thức xuất khẩu đối với các đơn vị thành viên, điều này góp phần cải thiện đ−ợc kim ngạch xuất khẩu của Viglacera trong thời gian vừa quạ Việc giao cho một đơn vi chuyên trách với đội ngũ ng−ời lao động có chuyên môn nghiệp vụ đồng thời tận dụng đ−ợc lợi thế về quy mô đã giúp cho kim ngạch xuất khẩu của Viglacera tăng lên đáng kể.
Tuy còn non trẻ nh−ng sự ra đời của Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu đã đánh dấu b−ớc phát triển của Công ty trong công tác đối ngoại, mở rộng thị tr−ờng và tổ chức xuất khẩụ Mặc dù hình thức xuất khẩu có sự thay đổi đối với một số đơn vị thành viên trong Tổng công ty Viglacerạ Nh−ng đối với toàn Tổng công ty thì hình thức xuất khẩu vẫn là hình thức xuất khẩu trực tiếp ( xem bảng13). Năm 1999 là năm đầu tiên công ty kinh doanh xuất nhập khẩu đi vào hoạt động. Do vẫn còn gặp phải những khó khăn về nhân lực, vốn, vật chất...cho nên Công ty mới chỉ cùng các đơn vị thành viên trong Tổng công ty tìm hiểu
khách hàng, đàm phán ký kết hợp đồng còn việc uỷ thác xuất khẩu cho các đơn vị khác còn ở mức thấp so với khả năng của Công ty
6.4. Đàm phán, ký kết hợp đồng
Bên cạnh khâu nghiên cứu thị tr−ờng, tìm hiểu đối tác thì khâu đàm phán và thực hiện hợp đồng là khâu rất quan trọng trong nội dung hợp đồng xuất khẩu của Viglacerạ Viglacera tiến hành đàm phán d−ới nhiều hình thức.Với những đối tác có quan hệ làm ăn thân thiết có thể tin t−ởng lẫn nhau th−ờng tiến hành d−ới hình thức th− tín, điện thoạị Nh−ng có những đối tác thì trực tiếp đàm phán, ký kết hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu
Sau quá trình giao dịch chào hàng, một vài yêu cầu mua hàng có khả năng đáp ứng sẽ đ−ợc hai bên triển khai đàm phán và thoả thuận các điều khoản của hợp đồng ngoaị th−ơng. Nội dung chính của hợp đồng (bằng tiếng Anh) và bao gồm các điều khoản chính thức nh− sau:
1. Mô tả đối t−ợng của hợp đồng
2. Quy cách chất l−ợng áp dụng của hàng hoá 3. Thời gian giao hàng.
4. Địa điểm giao hàng 5. Điều kiện đóng gói hàng
6. Điều kiện phạt thực hiện hợp đồng 7. Điều kiện trọng tài
Sau khi kết thúc đàm phán và hợp đồng ngoại th−ơng đã đ−ợc soạn thảo kết quả phải đ−ợc lập thành văn bản, đính kèm với bản thảo hợp đồng ngoại th−ơng. Tr−ờng hợp kết quả và nội dung đ−ợc lãnh đạo chấp nhận, việc đàm phán sẽ kết thúc và hợp đồng sẽ đ−ợc hai bên ký qua Fax hoặc ký bản gốc để làm căn cứ cho việc thực hiện hợp đồng của hai bên.
6.5. Tổ chức thực hiện hợp đồng
Khâu tổ chức thực hiện hợp đồng là khâu rất quan trọng trong nội dung của hoạt động xuất khẩụ Đây là quá trình nhằm xem xét quá trình thực hiện nghĩa vụ ràng buộc của hai bên trong hợp đồng ngoại th−ơng.
Nh− ở phần lý luận đã nêu khâu thực hiện hợp đồng bao gồm 10 b−ớc nh−ng ở đây ta chỉ phân tích các b−ớc sau:
* Tạo nguồn hàng xuất khẩu (chuẩn bị hàng xuất khẩu) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trong hoạt động xuất khẩu thì bảo đảm nguồn hàng xuất khẩu là yếu tố đầu tiên ảnh h−ởng đến hiệu quả kinh doanh sau nàỵ Chuẩn bị hàng hoá ảnh h−ởng trực tiếp đến chất l−ợng hàng hoá xuất khẩu, tiến độ giao hàng, đến việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu, đến uy tín và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
Nghiên cứu nguồn hàng xuất khẩu
Đây là việc quan trọng đầu tiên trong viêc tạo nguồn hàng xuất khẩụ Đối với Viglacera thì nguồn hàng là các đơn vị sản xuất trực thuộc vì vậy rất dồi dào, không bị chèn ép gía ở khâu nàỵ Nh−ng việc nghiên cứu nguồn hàng không chỉ đơn thuần là nghiên cứu số l−ợng hàng hóa, mà còn chủng loại, mẫu mã, chất l−ợng là rất quan trọng. Cũng phải xác định giá cả trong n−ớc so với giá cả quốc tế, chi phí vận chuyển bảo quản.
Tổ chức thu gom hàng xuất khẩu
Dựa vào các đơn đặt hàng của khách hàng, các đơn vị xuất khẩu sẽ căn cứ vào khả năng cung ứng hàng của mình từ đó mới quyết định việc chấp nhận đơn đặt hàng. Riêng đối với Công ty kinh doanh và xuất khẩu trực tiếp mua hàng của các đơn vị sản xuất thông qua hợp đồng mua bán. Hoặc ký hợp đồng uỷ thác xuất khẩu cho các đơn vị thành viên trong Tổng công ty Viglacerạ
Bảo quản và xuất kho
Hàng hoá sẽ đ−ợc cất tại kho của đơn vị sản xuất thành viên hoặc tại kho của Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu Viglacerạ
Xuất kho: khi đến hạn giao hàng xuất khẩu, Công ty kinh doanh xuất nhập khẩu và các đơn vị thành viên của Viglacera tiến hành các công việc để xuất kho hàng hoá. Việc xuất kho giao hàng đòi hỏi phải đúng với thủ tục qui định phải đầy đủ các giấy tờ hợp lệ, các hoá đơn theo yêu cầụ Tr−ớc khi giao hàng các đơn vị tiến hành các công việc:
- Đối chiếu lệnh xuất kho với hàng thực có trong khọ
- Xác định địa điểm giao hàng.
- Khi giao hàng Viglacera yêu cầu ng−ời xuất kho và ng−ời mua phải ký vào phiếu xuất kho hay giao hàng để xác nhận.
* Nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu
Sau khi chuẩn bị hàng hoá đầy đủ. Các đơn vị tiến hành vận chuyển hàng hoá ra cảng và tiến hành bốc dỡ xuống cảng để hải quan kiểm định. Nhìn chung các đơn vị th−ờng sử dụng điều kiện cơ sở giao hàng FOB nên chỉ chịu trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá v−ợt qua lan can tàu tại cảng bốc qui định.
Hoàn thành các thủ tục theo qui định. Sau đó tổ chức khai báo và giám định Hải quan.
Giao hàng lên tàu và lấy vận đơn đ−ờng biển.
* Nghiệp vụ thanh toán
Trong thanh toán, các đơn vị của Viglacera th−ờng áp dụng hình thức thanh toán bằng L/C. Đây là hình thức phổ biến trong kinh doanh xuất khẩu đảm bảo nghĩa vụ thanh toán của ng−ời mua trong qúa trình thực hiện hợp đồng.
6.6. Đánh giá hiệu quả xuất khẩu của Viglacera
Trong các phần tr−ớc đã tập trung phân tích hoạt động xuất khẩu của Tổng công ty trên các ph−ơng diện nh− kim ngạch mặt hàng, thị tr−ờng… thì ở đây để đánh giá các chỉ tiêu hiệu quả do hoạt động xuất khẩu đem lạị
Dựa trên các số liệu thống kê của phòng kế toán của Tổng công ty cung cấp. Ta có bảng số liệu sau:
Bảng 14: Các chỉ tiêu hiệu quả xuất khẩu của Viglacera
Chỉ tiêu 1999 2000 2001 2002
Doanh thu XK(USD) 1672972 2293972 3487132 5681890
Chi phí xuất khẩu(USD) 1605638 2195971 3317981 5392621
Lợi nhuận xuất khẩu(USD) 67334 98001 169151 289269
Tỷ suất ngoại tệ(lần) 1,042 1,045 1,051 1,054
Tỷ suất lợi nhuận doanh thu(%) 4,025 4,272 4,851 5,091
Tỷ suất lợi nhuận chi phí(%) 4,194 4,463 5,098 5,364
* Về lợi nhuận xuất khẩu
Lợi nhuận xuất khẩu = Doanh thu xuất khẩu – Chi phí xuất khẩu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Qua bảng số liệu trên ta thấy lợi nhuận xuất khẩu của Tổng công ty liên tục tăng qua các năm. Năm 1999 thu đ−ợc 67334 USD đến năm 2002 đã thu đựợc 289269 USD lợi nhuận và gấp 4 lần so với năm 1999. Tốc độ tăng của lợi nhuận xuất khẩu lớn hơn tốc độ tăng lợi nhuận sản xuất kinh doanh nói chung. Điều này càng chứng minh đ−ợc tầm quan trọng của việc thúc đẩy xuất khẩu đối với Tổng công ty ViglacerạNăm 1998, lợi nhuận xuất khẩu mới chỉ đạt ở mức 11038 USD. Trong năm 1999 đặc biệt trong giai đoạn đầu năm do ký kết đ−ợc