M 1: Tổng mức luân chuyển VLĐ kỳ so sánh (kỳ kế hoạch).
3.3.5.2. Các biện pháp chủ yếu quản lý khoản phải thu
Để quản lý khoản phải thu từ khách hàng, doanh nghiệp cấn chú ý một số biện pháp sau:
* Xác định chính sách bán chịu (chính sách tín dụng thương mại) với khách hàng.
Nợ phải thu từ khách hàng của doanh nghiệp chủ yếu phụ thuộc vào khối lượng và hàng hóa, dịch vụ bán chịu cho khách hàng và thời hạn bán chịu. Vì vậy, để quản lý khoản phải thu trước hết cần xem xét, đánh giá các yếu tố chủ yếu ảnh hưởng đến chính sách bán chịu của doanh nghiệp như:
- Mục tiêu mở rộng thị trường tiêu thụ, tăng doanh thu và tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
- Tính chất thời vụ trong sản xuất và tiêu thụ của một số sản phẩm.
- Tình trạng cạnh tranh: Cần xem xét tình hình bán chịu của các đối thủ cạnh trạnh để có đối sách bán chịu thích hợp và có lợi.
- Tình trạng tài chính của doanh nghiệp: không thể mở rộng việc bán chịu cho khách hàng khi doanh nghiệp đã có nợ phải thu ở mức cao và có sự thiếu hụt lớn vốn bằng tiền trong cân đối thu chi bằng tiền.
* Phân tích khách hàng, xác định đối tượng bán chịu.
Công việc chính yếu trong việc hình thành chính sách tín dụng thương mại cần xác định là bán chịu cho ai. Do vậy, để thẩm định độ rủi ro cần có sự phân tích đánh
giá khả năng trả nợ và uy tín của khách hàng, nhất là với những khách hàng tiềm năng. Trên cơ sở đó quyết định hình thức hợp đồng (thực hiện trên tài khoản mua bán chịu, lệnh phiếu, hối phiếu thương mại, tín dụng thu không hủy ngang hay bán có điều kiện.
* Xác định điều kiện thanh toán.
Doanh nghiệp phải quyết định thời hạn bán chịu (thời hạn thanh toán) và tỷ lệ chiết khấu thanh toán.
- Thời hạn thanh toán: Là độ dài thời gian kể từ ngày người bán giao hàng cho người mua đến ngày người mua trả tiền. Thời hạn thanh toán dài hay ngắn tùy thuộc vào tính chất lâu bền hay mau hỏng của sản phẩm. Tài khoản của khách hàng, uy tín của khách hàng với doanh nghiệp và đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chiết khấu thanh toán: Là phần giảm trừ một số tiền nhất định cho người mua khi người mua trả tiền trước thời hạn thanh toán đã thỏa thuận. Chiết khấu thanh toán được xác định bằng một tỷ lệ phần trăm tính theo doanh số mua hàng ghi trên hóa đơn. Việc tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toán sẽ thúc đẩy khách hàng thanh toán sớm trước hạn và thu hồi nợ nhưng sẽ làm giảm số tiền thực thu. Vì vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc khi xác định tỷ lệ chiết khấu.
Thiết lập một hạn mức tín dụng hợp lý. Quản lý nợ phải thu nhằm tối đa hóa lợi nhuận. Vì vậy rất nên chấp nhận đơn xin cấp tín dụng của những khách hàng nếu có cơ hội trở thành khách hàng thường xuyên và đáng tin cậy của doanh nghiệp. Trong trường hợp khách hàng có uy tín thấp hoặc đáng nghi ngờ, doanh nghiệp cần ấn định một hạn mức tín dụng hạn chế để tránh rủi ro.
* Thường xuyên kiểm soát nợ phải thu:
Mở sổ theo dõi chi tiết nợ phải thu và tình hình thanh toán với khách hàng. Thường xuyên kiểm soát để nắm vững tình hình nợ phải thu và tình hình thu hồi nợ. Cần thường xuyên xem xét đánh giá tình hính nợ phải thu, dự đoán nợ phải thu từ khách hàng theo công thức:
Trong đó: Npt: Nợ phải thu dự kiến trog kỳ (năm)
Sd: Doanh thu bán hàng tính theo giá thanh toán bình quân một ngày trong năm.
Kpt: Kỳ thu tiền bình quân trong năm.
Để tránh tình trạng mở rộng việc bán chịu quá mức, cần xác định giới hạn bán chịu qua hệ số nợ phải thu. Công thức xác định như sau:
Thường xuyên theo dõi và phân tích cơ cấu nợ phải thu theo thời gian. Xác định trọng tâm quản lý nợ phải thu để có biện pháp quản lý chặt chẽ.
* Áp dụng các biện pháp thích hợp thu hồi nợ và bảo toàn vốn.
Chuẩn bị sẵn sàng các chứng từ cần thiết đối với các khoản nợ sắp đến kỳ hạn thanh toán. Thực hiện kịp thời các thủ tục thanh toán. Nhắc nhở, đôn đốc khách hàng thanh toán các khoản nợ đến hạn.
Thực hiện các biện pháp kịp thời thu hồi các khoản nợ đến hạn.
Chủ động áp dụng các biện pháp tích cực và thích hợp thu hồi các khoản nợ quá hạn. Cần xác định rõ nguyên nhân dẫn đến nợ quá hạn để có biện pháp thu hồi thích hợp. Có thể chia nợ quá hạn thành các giai đoạn để có biện pháp thu hồi phù hợp.
Trích lập dự phòng phải thu khó đòi để chủ động bảo toàn vốn lưu động.