C ước phí trả tới (…nơi đến quy định)
a. Đàm phám bằng thư tín thương mại:
• Ưu điểm:
+ Ít tốn kém.
+ Có thời gian tham khảo trong nội bộ.
+ Cùng một lúc có thể gởi thư từ trao đổi với nhiều người. + Có thể dễ dàng giấu được những nhược điểm của mình.
• Nhược điểm:
+ Mất thời gian.
94
• Trường hợp áp dụng:
+ Khi khách hàng mới quen biết. + Khi khách hàng ở xa.
+ Khi việc kinh doanh không đòi hỏi sự khẩn trương. + Khi hàng hóa không có tính chất phức tạp.
+ Khi giá trị hợp đồng tương đối nhỏ.
• Các loại thư tín thương mại thường được sử dụng trong đàm phán:
- Thư hỏi hàng/ hỏi giá (Inquiry/ Enquiry):
Là thư của người mua gởi đến cho người bán đề nghị người bán cho biết những thông tin cần thiết về hàng hóa đó.
- Thư chào hàng(Offer):
Là thư của người bán gởi cho người mua trong đó thể hiện các điều kiện bán hàng của người bán.
Có nhiều loại thư chào hàng như sau :
* Nếu xét mức độ chủđộng:
- Chào hàng thụđộng (Passive offer): Là thư chào hàng của người bán sau khi
nhận được thư hỏi hàng của người mua.
- Chào hàng chủ động (Active offer): Là thư chào hàng của người bán khi chưa
nhận được thư hỏi hàng của người mua.
* Nếu xét theo mức độ ràng buộc trách nhiệm của người chào hàng:
- Chào hàng tự do (Free offer): Là thư chào hàng trong đó người bán không
ghi thời hạn hiệu lực của thư chào hàng, loại thư này không ràng buộc trách nhiệm của người bán.
- Chào hàng cốđịnh (Firm offer): Là thư chào hàng, trong đó có nêu rõ thời hạn
hiệu lực của thư chào hàng, loại thư này ràng buộc trách nhiệm của người bán.
- Thưđặt hàng/ Đơn đặt hàng (Order):
Là lời đề nghị của người mua gởi cho người bán, trong đó người mua yêu cầu bán cho họ số hàng hóa theo các điều kiện đã ghi trong thư đặt hàng.
- Thư hoàn giá (Counter - Offer):
Hoàn giá là một đề nghị mới do một bên mua (hoặc bên bán) đưa ra sau khi đã nhận
được chào hàng (hoặc đặt hàng) của bên kia nhưng không chấp nhận hoàn toàn chào hàng
95
- Thư chấp nhận (Acceptance):
Là việc một bên đồng ý hoàn toàn với những đề nghị của phía bên kia đưa ra trong thư chào hàng (hoặc đặt hàng).
Điều kiện để một chấp nhận có hiệu lực : + Là chấp nhận hoàn toàn và vô điều kiện.
+ Chấp nhận khi chào hàng (hoặc đặt hàng) còn hiệu lực.
+ Do chính người được chào hàng (hoặc người đặt hàng) chấp nhận. + Được truyền đạt đến tận người chào hàng (hoặc người đặt hàng).
- Xác nhận (Confirmation):
Là việc khẳng định lại những điều hai bên đã thỏa thuận cuối cùng được thể hiện dưới hình thức gọi là văn bản xác nhận mua bán. Văn bản này có chữ ký của hai bên, thường lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản. Văn bản xác nhận có thể được coi như là hợp đồng .
• Các vấn đề cần lưu ý :
Khi sử dụng hình thức đàm phán này, cần chú ý: +Nên sử dụng ngôn ngữ khách hàng quen dùng. +Cân nhắc kỹ lưỡng trước khi gởi thư từ giao dịch.
+Cần tôn trọng những qui chuẩn của thư tín dùng trong thương mại quốc tế. +Nội dung cần ngắn gọn, rõ ràng, đầy đủ, chính xác và lịch sự.
• Cách lựa chọn thư chào hàng hoặc đơn đặt hàng có lợi:
Giá cả là một yếu tố quan trọng trong lúc giao dịch, đàm phán trong ngoại thương, vì vậy doanh nghiệp cần phải chuẩn bị các phương án giá cả để có thể kịp thời đáp ứng yêu cầu về giá cả của phía đối tác đưa ra. Xin giới thiệu cách tính quy dẫn giá có thể áp dụng trong thực tế như sau:
* PHƯƠNG PHÁP “QUI DẪN GIÁ VỀ CÙNG 1 ĐIỀU KIỆN CƠ SỞ GIAO HÀNG”