Định dạng cơ sở dữ liệu liên quan mật thiết đến hình thức vào số liệu trong cơ sở dữ liệu đó, tuy nhiên có 2 dạng định dạng chính:
- Cơ sở dữ liệu dưới dạng bảng tính như trong Excel hoặc Lotus: đây là dạng thông dụng và rất hay được các nhà nghiên cứu ứng dụng để quản lý thông tin. Tuy nhiên, một trong những hạn chế của định dạng cơ sở dữ liệu này đó là ta phải thực hiện việc truy nhập dữ liệu một cách thủ công và vì thế mất nhiều thời gian cũng như khả năng để xảy ra nhầm lẫn khá cao hay nói cách khác là nguy cơ tiềm ẩn của sai số phi thống kê cao.
Bảng tính Excel cũng như các chương trình quản lý cơ sở dữ liệu khác (MS Access) đều thích hợp cho việc vào số liệu từ các phiếu điều tra và cũng cho phép kết chuyển số liệu sang các phần mềm xử lý khác trong đó có SPSS hay Stata.
Một số lợi thế của bảng tính Excel là chương trình này sẵn có trong tất cả các máy tính điện tử, đòi hỏi những hiểu biết tối thiểu, có thể tính toán trực tiếp ngay tại bảng tính.
Nhưng bên cạnh đó cũng tồn tại những bất lợi trong việc sử dụng bảng tính Excel, đó là: (1) hạn chế các lệnh trong những tính toán phức tạp (đòi hỏi phải vào các câu lệnh thường xuyên bằng tay); (2) Không thích hợp trong việc tạo ra hàng loạt các báo cáo cho một mẫu.
- Cơ sở dữ liệu được định dạng lật hay nói cách khác mỗi một hoặc một vài thông tin được thiết kế thành 1 trang, như vậy, phải sử dụng nhiều trang khác nhau như một quyển sách. Đối với định dạng kiểu này chúng la có thề sử dụng một vài chương trình để nhập thông tin với máy Scanner, như vậy dữ liệu trong phiếu điều tra phải được thể hiện theo đúng quy định nhất định để máy có thể đọc được. Với hình thức cơ sở dữ liệu như vậy rất phù hợp cho trường hợp cuộc điều tra lớn, người ta có thể xây dựng riêng 1 công cụ để đi điều tra và phần mềm riêng cho việc nhập cũng như xử lý dữ liệu (Hình 2.2).