2.3.2.1. Trình độ tổ chức quản lý của đội ngũ cán bộ lãnh đạo
Đội ngũ cán bộ lãnh đạo trong Công ty gồm: Thành viên Hội đồng quản trị, tổng giám đốc, các phó tổng giám đốc, kế toán trưởng, các trưởng phó phòng và các giám đốc xí nghiệp. Trong những năm qua, thực hiện chủ trương cổ phần hóa của Tỉnh đưa ra, Công ty đã và đang thực hiện cổ phần hóa các đơn vị thành viên và tiến tới cổ phần hóa toàn Công ty. Để có thể đảm trách nhiều công việc 1 lúc vừa là cán bộ quản lý tại Công ty, vừa là người đại diện phần vốn góp của nhà nước tại các công ty con, Công ty đã có chủ trương đào tạo, bồi dưỡng nhiều cán bộ chủ chốt để có thể hoàn thành tốt công việc của mình. Tuy nhiên do số lượng các công ty con nhiều trong lúc số lượng cán bộ quản lý thì có hạn nên có nhiều bất cập trong công tác quản lý kiêm nhiệm này. Nếu hoàn thành tốt công việc tại các công ty con thì công việc chính tại Công ty sẽ bị trể nãi nên hiệu quả cũng ảnh hưởng theo. Nên chăng Công ty cần có chính sách tuyển dụng mới những người có năng lực đảm trách công việc của người đại diện phần góp của nhà nước tại các công ty con để có thể có những quyết định đúng đắn kịp thời giúp các công ty con hoạt động hiệu quả hơn và số cán bộ quản lý tại Công ty cũng có thời gian chuyên tâm cho công việc tại Công ty hầu đem lại hiệu quả công việc cao hơn.
2.3.2.2. Cơ chế quản lý và quy chế khoán nội bộ của Công ty
Hoạt động theo mô hình Công ty mẹ- Công ty con, Công ty Xây Lắp Thừa Thiên Huế là người quản lý và đầu tư vốn cho công ty con, định hướng hoạt động
cho công ty con. Riêng với các xí nghiệp trực thuộc, Công ty là người điều hành trực tiếp mọi hoạt động thông qua quy chế nội bộ của Công ty. Nguyên tắc hoạt động của Công ty là mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty phải tuân thủ theo các quy định về phân cấp, phân nhiệm cho từng đơn vị trực thuộc và các phòng quản lý chức năng dưới sự điều hành chung của Tổng giám đốc theo chế độ chính sách của Nhà nước, Điều lệ của Công ty, quy chế nội bộ, nội quy và thỏa ước lao động tập thể. Hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây lắp nên Công ty đã ban hành nguyên tắc hoạt động cho khối xây lắp gồm các trình tự sau:
+ Giai đoạn tiếp cận công trình
+ Giai đoạn lập hồ sơ đấu thầu hoặc chỉ định thầu
+ Giai đoạn ký kết hợp đồng kinh tế về giao nhận thầu xây lắp + Giai đoạn thực hiện hợp đồng
+ Giai đoạn kết thúc hợp đồng + Giai đoạn bảo hành công trình.
Theo đó, từng giai đoạn được công cụ thể và rõ ràng cho từng phòng ban và các đơn vị trực thuộc để các đơn vị có thể phối hợp hoạt động nhịp nhàng với Công ty nhằm đem đến kết quả nhanh nhất và hiệu quả nhất.
Bên cạnh đó Công ty cũng đưa ra quy định phân cấp hạch toán và cơ chế khoán cho từng loại công trình cụ thể nhằm tạo chủ động cho các đơn vị trong quá trình hoạt động.
Sau khi nhận được công trình dựa vào kế hoạch vay đã được duyệt, Công ty sẽ ứng vốn cho xí nghiệp nhưng không vượt quá 80% giá trị hợp đồng xây lắp trước thuế.
Dựa vào cơ chế quản lý và quy chế khoán của Công ty, các đơn vị trực thuộc được chủ động trong hoạt động của mình. Công ty cũng giao quyền chủ động cho giám đốc xí nghiệp được quyền quyết định mọi hoạt động trong phạm vi quy chế nội bộ đã ban hành và chịu trách nhiệm trực tiếp trên nguyên tắc lời hưởng, lỗ chịu.
Bảng 2.18. Tỷ lệ trích nộp cho Công ty phân theo loại công trình
STT Tên công trình
Tỷ lệ hạch toán tại
Công ty 1 Công trình Khách sạn, Trụ sở, Nhà văn hóa, Bệnh
viện, công trình Di tích và các Công trình có yêu cầu về tính bảo tồn Văn hóa
5,0
2 Công trình trường học, tường rào và sân đường nội bộ, chợ và các công trình thể thao, các trung tâm y tế
5,5 3 Nhà xưởng sản xuất, nhà kho, móng máy, móng thiết bị 6,0
4 Đài nước 5,0
5 Công trình đường giao thông:
- Đường giao thông các loại
- Thảm nhựa 7,05,5
6 Các công trình trên tuyến giao thông ( cầu nhỏ, cống qua đường), trạm bơm, đê, đập bằng bê tông và các công trình trên tuyến ( cống, cửa, van..)
6,0
7 Kênh mương và đê đập bằng đất, công trình san đắp nền không có mua đất
7,0
8 San đắp nền có mua đất 8,0
9 Kè đá 7,5
10 Thoát nước, vĩa hè, lề đường 6,5
11 Đúc ép cọc xử lý móng 5,0
12 Các loại công trình chỉ nhận thầu phần nhân công 3,0
Nguồn: Ban quản lý công ty
Quy chế khoán nội bộ và cơ chế quản lý của Công ty tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trực thuộc. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện cũng bộc lộ nhiều điểm chưa hoàn hảo, chồng chéo. Chẳng hạn khi tiếp cận công trình, theo nguyên tắc Công ty và đơn vị cùng phối hợp thực hiện. Tuy nhiên, do số người có thể đảm đương công việc này ở Công ty quá ít trong lúc các công trình cần tiếp cận quá nhiều nên Công ty đã để các đơn vị trực thuộc tự tiếp cận dẫn đến chồng chéo, chi phí tiếp thị tăng cao.
Theo quy chế nội bộ, phần lãi ròng của đơn vị trực thuộc sau khi phân phối cho quỹ dự phòng tài chính và quỹ phát triển sản xuất theo Nghị định 199/2004/NĐ- CP ngày 03/12/2004 của Chính phủ, số còn lại chủ yếu do Công ty quản lý nên các
đơn vị trực thuộc chỉ hạch toán lãi rất ít mặc dù thực tế số lãi cao hơn rất nhiều. Bên cạnh đó, khi đơn vị trực thuộc kinh doanh thua lỗ việc xử lý vẫn chưa nghiêm minh nên không khó hiểu khi hiệu quả của các xí nghiệp xây lắp trực thuộc Công ty không cao.
Tóm lại, quy chế khoán nội bộ của Công ty ban hành tạo hành lang pháp lý cho các đơn vị hoạt động có hiệu quả. Tuy nhiên do quá trình thực thi không có người kiểm tra và xử phạt không nghiêm minh nên hiệu quả đem lại không như mong muốn. Thông tin giữa các phòng ban trong Công ty và giữa Công ty với các đơn vị trực thuộc còn rất chậm, không có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận nên công việc được tiến hành không suôn sẽ và thuận lợi.
2.3.2.3. Hệ thống thông tin quản trị
Thông tin trong quản trị là những tin tức mới được thu nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích trong việc ra quyết định về sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Nhờ có thông tin mà công tác quản lý, điều hành của doanh nghiệp diễn ra nhanh, chính xác và hiệu quả.
Hoạt động theo mô hình “Công ty mẹ - Công ty con”, hệ thống thông tin của Công ty được tổ chức theo các hình thức sau:
Đối với thông tin chung: Thông tin từ tổng giám đốc Công ty được chuyển đến các xí nghiệp trực thuộc để thực hiện và đến các đội sản xuất thi công, đồng thời cũng được đưa đến các phòng ban trong Công ty để theo dõi. Trong quá trình thực hiện sẽ được phản hồi theo chiều ngược lại.
Chẳng hạn, khi tiếp cận được công trình và đã được chủ đầu tư chấp nhận, Công ty sẽ ký hợp đồng trực tiếp với chủ đầu tư sau đó giao cho các xí nghiệp qua hợp đồng giao khoán nội bộ. Hợp đồng giao khoán này sẽ được lưu tại xí nghiệp và các phòng ban Công ty như phòng quản lý thi công và phòng kế toán. Trong quá trình thi công, mỗi công trình sẽ được một cán bộ kỹ thuật của xí nghiệp trực tiếp điều hành và một cán bộ kỹ thuật tại phòng quản lý thi công của Công ty theo dõi để trực tiếp báo cáo cho tổng giám đốc Công ty.
Thông tin kế toán: Bộ máy kế toán Công ty và xí nghiệp trực thuộc hoạt động theo mô hình hạch toán phụ thuộc. Các xí nghiệp sẽ trích nộp theo tỷ lệ phần trăm giá trị trước thuế các công trình cho Công ty để duy trì sự hoạt động của bộ máy quản lý Công ty.
Với mô hình hoạt động trên, các thông tin trong Công ty đã được cập nhật tương đối đầy đủ. Những thông tin quan trọng đều được báo cáo thường xuyên cho tổng giám đốc và hội đồng quản trị.
Tuy nhiên, hệ thống tổ chức thông tin của Công ty còn bộc lộ một số hạn chế: + Do Công ty có nhiều xí nghiệp trực thuộc nên bộ máy kế toán tại Công ty không thể kiểm soát hết được các hoạt động tài chính của bộ máy kế toán tại xí nghiệp. Bắt đầu từ năm 2003 phòng Kiểm toán nội bộ được thành lập tại Công ty nhằm giúp tổng giám đốc có những thông tin chính xác về việc tuân thủ nguyên tắc, quy định pháp lý của nhà nước cũng như tình hình quản lý tài chính tại các đơn vị trực thuộc. Tuy nhiên do không có những chế tài nghiêm khắc nên thông tin giữa phòng Kiểm toán nội bộ và bộ phận kế toán tại các đơn vị trực thuộc cũng như kế toán tại Công ty còn rời rạc, những sai sót do phòng kiểm toán phát hiện chưa được bộ phận kế toán sửa chữa triệt để nên kết quả không như mong đợi.
+ Do số lượng nhân viên của phòng Kế hoạch tiếp thị của Công ty quá ít trong khi số lượng công việc của phòng nhiều. Vì thế để đáp ứng yêu cầu công việc, Công ty đã giao cho một số xí nghiệp thành viên tự làm công tác tiếp thị, tìm kiếm khách hàng. Tình hình trên dẫn đến Công ty không nắm bắt thông tin kịp thời, đầy đủ về kết quả tiếp thị mà các đơn vị thành viên thực hiện. Vì thế, các quyết định liên quan đến việc giao nhiệm vụ cho các đơn vị thành viên của Công ty không kịp thời, chính xác.
2.3.2.4. Nguồn lực của công ty
Con người là nhân tố quan trọng quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp. Công ty Xây Lắp Thừa Thiên Huế có nguồn nhân lực dồi dào và lớn mạnh không ngừng qua các năm. Với bộ máy quản lý, lãnh đạo của Công ty có nhiều kinh nghiệm và lực lượng công nhân kỹ thuật lành nghề là lợi thế quan trọng giúp công ty hoàn thành nhiều công trình với chất lượng cao.
Ngoài lực lượng công nhân kĩ thuật có trình độ tay nghề cao, Công ty còn sử dụng một lượng lớn lao động hợp đồng ngắn hạn để thực hiện các công việc giản đơn, thời vụ. Như đã phân tích ở phần trên, ưu điểm chính của việc sử dụng lực lượng lao động này là giảm bớt được các chi phí liên quan đến bảo hiểm, khen thưởng và phúc lợi. Tuy nhiên, phương án này cũng thể hiện những mặt hạn chế nhất định. Đó là không chủ động được nguồn lao động do phần lớn lao động hợp đồng là lao động nông thôn nên vào những lúc mùa vụ sản xuất trong nông nghiệp lên cao, các lao động này đều trở về quê để làm ruộng bỏ lại công việc dở dang trên công trường. Đây chính là nguyên nhân làm cho các công trình bị kéo dài thời gian thi công. Trong tương lai, khi luật xây dựng ban hành, điều khoản thời hạn hoàn thành công trình được đưa vào như là một điều kiện bắt buộc thì cách sử dụng lao động như trên sẽ là một thách thức lớn đối với Công ty.
Bên cạnh nhân lực, vốn là nguồn lực quan trọng làm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh. Công ty Xây Lắp Thừa Thiên Huế có nguồn vốn dồi dào nên đã hỗ trợ các đơn vị trực thuộc rất nhiều trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nếu các doanh nghiệp khác hiện nay phải vay vốn khá lớn tại các tổ chức tín dụng thì ngược lại Công ty có vốn để cho các đơn vị trực thuộc vay với lãi suất tương đương lãi suất của ngân hàng. Ngoài ra, các đơn vị thi công xây lắp đạt tiêu chuẩn theo quy định trong quy chế nội bộ sẽ được Công ty giao vốn lưu động để hoạt động sản xuất kinh doanh với lãi suất bảo toàn vốn 0.4%/tháng. Mức vốn được giao căn cứ vào doanh thu của năm trước liền kề với năm kế hoạch và được điều chỉnh theo từng năm tùy thuộc vào kết quả kinh doanh của đơn vị, cụ thể:
Doanh thu năm trước năm KH VLĐ được giao trong năm kế hoạch
Dưới 8 tỷ dồng 100.000.000 đ Từ 8 tỷ đồng - 12 tỷ đồng 200.000.000 đ Từ 12 tỷ đồng – 16 tỷ đồng 300.000.000 đ Từ 16 tỷ đồng – 20 tỷ đồng 400.000.000 đ Từ 20 tỷ đồng – 25 tỷ đồng 500.000.000 đ Trên 25 tỷ đồng 600.000.000 đ
Chính nhờ có nguồn vốn dồi dào mà Công ty được lợi thế hơn các doanh nghiệp xây dựng khác trong Tỉnh khi nhận xây dựng nhiều công trình thuộc nguồn vốn ngân sách nhưng chưa có kế hoạch vốn.Tuy nhiên cũng chính vì điều này mà Công ty gặp rất nhiều khó khăn khi công trình đã bàn giao đưa vào sử dụng nhiều năm nhưng khách hàng vẫn không trả hết nợ và do Công ty ứng vốn trước để thi công mà nhiều công trình mặc dù đã hoàn thành nhưng vẫn chưa làm xong thủ tục cấp giấy phép ban đầu.
CHƯƠNG III
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY XÂY LẮP THỪA THIÊN HUẾ 3.1. CĂN CỨ ĐỂ XÂY DỰNG ĐỊNH HƯỚNG, GIẢI PHÁP
Để có cơ sở đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty Xây lắp Thừa Thiên Huế trong thời gian tới, đề tài dựa vào các căn cứ chủ yếu sau:
3.1.1. Quan điểm đề xuất giải pháp
Hiệu quả kinh doanh là mục tiêu sống còn của các doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiện nay. Là công ty hoạt động đa ngành trong lĩnh vực xây dựng vì thế nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty phải xuất phát từ quan điểm: chất lượng,
tiến độ, hiệu quả, an toàn và phát triển bền vững. Chất lượng ở đây có nghĩa là
nâng cao chất lượng các công trình xây dựng, chất lượng của các bản vẽ thiết kế, chất lượng của các sản phẩm xây dựng...Nâng cao chất lượng sản phẩm của Công ty trước hết nhằm bảo vệ lợi ích của khách hàng, người sử dụng trực tiếp sản phẩm của Công ty; sau nữa nâng cao chất lượng nhằm bảo vệ và phát triển thương hiệu của Công ty, một trong những yếu tố quyết định đến sự tồn tại và phát triển của Công ty trong điều kiện cạnh tranh khốc liệt trên thị trường xây dựng hiện nay.
Tiến độ tức là đảm bảo tiến độ thi công của các công trình, tiến độ thực hiện các dự án...theo đúng cam kết trong hợp đồng. Đặc điểm của các sản phẩm trong ngành xây dựng là thời gian thi công thường kéo dài. Sự kéo dài thời gian thi công không chỉ làm cho doanh nghiệp gánh chịu nhiều rủi ro do chịu ảnh hưởng sự biến động của thị trường giá cả các yếu tố đầu vào, của khí hậu thời tiết gây thất thoát vật tư, nhân lực mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của các chủ đầu tư. Vì thế đảm bảo tiến độ thi công công trình là yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả hoạt động kinh doanh của cả nhà đầu tư và các đơn vị thi công.
Hiệu quả ở đây là nâng cao hiệu quả sử dụng các yếu tố sản xuất như nguồn nhân lực, tiền vốn, máy móc thiết bị và vật tư. Nâng cao hiệu quả sử dụng các yếu tố sản xuất sẽ giúp doanh nghiệp giảm giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận. Giảm giá thành sản phẩm cũng là yếu tố quan trọng giúp Công ty nâng cao khả năng cạnh