Hình thức giao tiếp với cấp trên thường bao gồm việc nhận nhiệm vụ, lập kế hoạch – viết báo cáo, đóng góp ý kiến, đề nghị với cấp trên. Dưới đây là một số kỹ năng cần được tham khảo khi giao tiếp với thượng cấp trong các quá trình kể trên.
4.2.1.1. Nhận nhiệm vụ
Khi cấp trên giao việc, bạn cần tỏ thái độ sẵn sàng đón nhận nhiệm vụ. Tránh tỏ thái độ hay dùng lời nói chứng tỏ bạn không muốn nhận việc như: “Tôi không thể làm được”, “Xin sếp giao nhiệm vụ đó cho người khác”. Cấp trên luôn tín nhiệm đối với những nhân viên có thái độ tích cực đối với chỉ thị, mệnh lệnh. Chính vì thế bạn nên hăng hái nhận nhiệm vụ với nét mặt tươi vui và tinh thần sảng khoái. Bạn có thể nói “Trước đây tôi chưa từng làm việc đó bao giờ, nhưng hãy để tôi thử” hoặc “Tôi sớm đã muốn làm công việc đó để rèn luyện bản thân, rất cảm ơn ông”.
Để thực thi nhiệm vụ được tốt, bạn cần nghe hết và cặn kẽ mệnh lệnh, nếu có gì chưa rõ, bạn cần đặt câu hỏi để tránh việc thực hiện sẽ gặp sai sót vì thông tin nhận được không rõ ràng. Điều quan trọng là bạn cần hoàn thành tốt nhiệm vụ cấp trên giao phó.
Tuy nhiên, có thể bạn sẽ gặp trường hợp cấp trên giao cho bạn nhiều nhiệm vụ trong khi bạn đang bận thực hiện công việc hiện tại, lúc ấy bạn cần làm gì? Từ chối hay tiếp tục nhận nhiệm vụ mới?
Nếu bạn tiếp tục nhận chỉ thị mới (vì cả nể, vì muốn làm hài lòng cấp trên), liệu rằng công việc chính của bạn có được hoàn thành tốt? Vậy bạn nên nói gì?
Chúng ta nên biết ước lượng thời gian, năng lực và khối lượng công việc của mình cần hoàn thành để từ đó quyết định có nên nhận thêm công việc khác hay không. Hãy biết cách từ chối nếu bạn không thể đảm đương công việc mới. Đừng vì lo lắng cấp trên sẽ không hài lòng do bạn không đảm nhận nhiệm vụ khác. Nhận quá nhiều việc trong khi việc cũ chưa hoàn thành sẽ làm cho bạn không biết thứ tự công việc nào nên làm trước, nên làm sao, bạn khó hoạch định được thời gian biểu cho mình và chắc chắn hiệu quả công việc cũ lẫn mới sẽ không cao, thậm chí là tệ hơn.
Bạn nên từ chối một cách có nghệ thuật để cấp trên có thể hài lòng và công việc chính của bạn không bị ảnh hưởng. Bạn có thể cho cấp trên một sự xem xét hoặc cân nhắc trước khi giao việc: “Liệu việc ông giao có quan trọng hơn việc tôi đang làm không? Nếu có, hãy cho tôi thời gian để tôi hoàn thành nó trước, sau đó tôi sẽ tiếp tục việc đang làm” hoặc “Công việc tôi đang làm rất quan trọng, hãy để tôi hoàn thành nó trước, sau đó tôi sẽ thực hiện việc này”.
Nên nhớ, việc từ chối nhận nhiệm vụ sẽ khiến bạn mất điểm trong mắt của thượng cấp, nhưng trước khi nhận việc, bạn cần suy xét kỹ lưỡng liệu công việc mới có ảnh hưởng đến nhiệm vụ bạn đang đảm đương hay không để có cách đón nhận hay từ chối nhiệm vụ một cách hợp lý.
Tuy nhiên, không phải mọi nhận xét, chỉ thị hay quyết định của cấp trên lúc nào cũng đúng. Nếu biết cấp trên sai, bạn vẫn tuân theo điều đó có nghĩa là bạn đã làm cho bản thân và cả tổ chức đi xuống. Chính vì thế, bạn cần thẳng thắn đưa ra ý kiến hoặc phản bác ý kiến của cấp trên nếu ông/bà ta sai với một thái độ tôn trọng thượng cấp của mình.
- Thẳng thắn đưa ý kiến, đề nghị: Việc đưa ra ý kiến, đề nghị độc đáo chứng tỏ năng lực của bạn. Không phải ai cũng có khả năng này. Nếu ý kiến của bạn tốt, sếp có thể suy xét và chấp nhận.
- Phản bác ý kiến của cấp trên: Bạn cảm thấy vấn đề sếp đưa ra không ổn. Bạn muốn có ý kiến cải
thiện hoặc đề nghị có những giải pháp khác. Bạn sẽ nói gì? Không dùng lời nói, cử chỉ tổn hại đến lòng tự tôn của cấp trên như: “Thưa ông, quan điểm của ông lạc hậu quá, không phù hợp với thời đại ngày nay”. Bên cạnh đó, lời lẽ đóng góp phải dịu dàng, mềm dẻo: “Ý kiến của ông tôi cho là rất hay, liệu ý kiến sau đây của tôi có đáng được xem xét không?”
Sẽ là sai lầm nếu bạn tỏ ra giỏi hơn cấp trên, luôn chứng minh cấp trên của bạn sai dù sự thật là như thế. Nhà quản lý của bạn cũng vậy. Hãy góp ý nhẹ nhàng với một thái độ trân trọng, nếu cấp trên lắng nghe ý kiến của bạn, sau đó dần dần áp dụng kiến nghị của bạn, lúc đó bạn đã thành công.
4.2.1.2. Lập kế hoạch, viết báocáo
Sau khi nhận nhiệm vụ, bạn sẽ bắt tay vào việc lập kế hoạch và triển khai kế hoạch. Bạn được yêu cầu gởi kế hoạch hoặc báo cáo như kế hoạch triển khai lực lượng bán hàng, kế hoạch triển khai chương trình hội nghị khách hàng,… Báo cáo kết quả doanh số đạt được trong tháng qua hoặc báo cáo những thay đổi của thị trường,... Các kế hoạch, báo cáo được gởi đi cần bảo đảm tính trung thực, không phóng đại. Cấp trên của bạn sẽ phát hiện nếu bạn giả dối.
Bạn có thể gởi các kế hoạch, các báo cáo bằng bản in, bằng thư điện tử hoặc trực tiếp. Khi gởi đi bằng văn bản bạn cần tham khảo kỹ năng viết ở phần 1.3.2 đã được đề cập ở chương 1. Nếu phải trình bày trực tiếp bạn có thể tham khảo kỹ năng thuyết trình ở chương 2.