Sẽ có một vài cuộc họp vô bổ khiến bạn cảm thấy thất vọng
Sau đây là những từ ngữ để diễn tả những thất vọng đó:
• Phải thảo luận những chuyện lặt vặt.
• Phải tham dự những cuộc họp mà chẳng có vấn đề gì quan trọng để thảo luận .
• Phải tốn nhiều thời gian với các cuộc họp không mấy liên quan đến công việc của bạn.
Ví dụ: Ánh Dương là một công ty xây dựng tư nhân. Hàng tháng ban quản lý tổ chức các cuộc họp để xem xét các hoạt động và ngân sách. Trước cuộc họp vài ngày, những người tham dự sẽ nhận được những tài liệu có liên quan, thông thường là 2 văn bản. Một văn bản tổng kết các hoạt động của các dự án khác nhau, văn bản kia tổng kết doanh thu, chi phí và so sánh chúng với ngân sách. Cuộc họp chỉ tập trung vào những sai biệt lớn trong thực tế so với kế hoạch, chỉ tiêu và ngân sách, chẳng hạn như:
Dự án không đạt các chỉ tiêu đề ra
• Doanh thu bị giảm nhiều
• Chi phí vượt trội
Cuộc họp sẽ thảo luận những vấn đề này và cố gắng xác định xem:
• Những sai biệt có thực sự lớn không?
• Hậu quả sẽ là gì nếu không khắc phục những sai biệt này?
• Cần phải làm gì để khắc phục những sai biệt?
• Ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các biện pháp khắc phục những sai biệt?
Có hai vấn đề thường xảy ra đối với các cuộc họp là:
- Tiêu tốn các nguồn lực - chủ yếu là thời gian của những nhân vật chủ chốt. Mà thời gian là tiền bạc vì thế cuộc họp không hiệu quả sẽ làm phát sinh chi phí.
- Việc tổ chức có thể kém hiệu quả sẽ gây lãng phí các nguồn lực như nhân lực, vật lực, tài lực. Cuộc họp không hiệu quả do những nguyên nhân sau:
• Người dự họp không được thông báo trước. Bỗng nhiên một ngày nào đó bạn bị một đồng
nghiệp vỗ vai và nói “Này, sếp gọi vào họp đấy!” và chúng ta không hề biết trước là sẽ mất cả buổi chiều cho cuộc họp đột xuất này. Cảm giác của bạn thế nào? Chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy bực mình vì sự đường đột này.
• Cuộc họp không có chương trình làm việc cụ thể. Cuộc họp sẽ bắt đầu bằng một tuyên bố đại loại như: “Sở dĩ tôi triệu tập quí vị ở đây để giải quyết vấn đề XYZ”.
• Không đúng người, đúng việc. Bạn ngồi vào họp và nửa chừng chợt nhận ra công việc của mình chẳng hề liên quan đến điều đang thảo luận.
• Cuộc họp không có ai điều khiển. Những cuộc họp như thế này thường xảy ra gây ra những
tranh cãi liên miên và không dẫn tới kết quả gì.
• Các áp lực ngầm về quan hệ khiến cho các thành viên không đưa ra các chính kiến của mình và kết quả là buổi họp chỉ đi đến những quyết định mang nặng tính thỏa hiệp.
• Cuộc họp không có ý kiến đóng góp nào có giá trị. Bởi vì những người tham dự mãi đọc các tài liệu mà đáng lẽ họ phải đọc trước khi tham dự cuộc họp.
Bạn có thể khắc phục các tình trạng trên bằng việc chuẩn bị chu đáo cho cuộc họp.