Kỹ thuật này được áp dụng khi hình thức phát ý tưởng tự do không có tác dụng hay gây mâu thuẫn giữa các phe đối lập nhau. Thực ra, đây cũng là một hình thức phát ý tưởng nhưng theo một khuôn mẫu định sẵn.
Ví dụ: thảo luận về thuận lợi/khó khăn, điểm mạnh/điểm yếu, cơ hội/nguy cơ, chi phí/hiệu quả của một vấn đề
Bước 1: Chuẩn bị
- Công cụ: bảng trắng hoặc giấy khổ lớn (Ao), phấn hay viết lông dầu. - Nêu rõ vấn đề cần lấy ý kiến hay giải quyết.
Bước 2: Thực hiện
- Chia bảng hoặc giấy ra làm hai theo chiều dọc. Một bên ghi “thuận lợi”, một bên ghi “khó khăn”. Ví dụ thuận lợi và khó khăn của việc trả lương qua thẻ ATM.
- Khuyến khích các thành viên suy nghĩ, phát biểu ý kiến. - Gợi ý các thành viên phát biểu theo khuôn mẫu đã định. - Ghi vấn đề đang cân nhắc lên bảng so sánh.
TÓM TẮT
Tất cả các cuộc họp tại nơi làm việc đều nhằm vào mục đích trao đổi thông tin hoặc kiểm soát công việc.
- Họp hành rất hữu ích, thế nhưng họp hành cũng có mặt trái của nó. Tất cả các cuộc họp đều
chiếm dụng thời gian làm việc và những cuộc họp được tổ chức kém làm tiêu tốn thời gian vô ích.
- Một cuộc họp sẽ đạt hiệu quả cao nếu:
• Được tổ chức tốt.
• Được điều khiển tốt.
Khó khăn Thuận lợi
• Những người tham gia xử lý hợp lý.
- Khâu chuẩn bị tổ chức cuộc họp khá quan trọng, bao gồm:
• Sắp xếp thời gian phù hợp.
• Phân phát trước chương trình họp và các tài liệu có liên quan.
• Bảo đảm nơi tổ chức họp phù hợp và bố trí chỗ ngồi hợp lý.
- Người tổ chức và người tham dự có trách nhiệm chung là làm cho cuộc họp diễn ra suôn sẻ. - Người chủ tọa đóng vai trò điều khiển và kiểm soát cuộc họp để đạt được các mục đích đã đề
ra. Trong một số trường hợp, đặc biệt là khi muốn loại bỏ ảnh hưởng của cấp bậc trong việc đóng góp ý kiến, việc điều khiển chương trình được tách khỏi vai trò của người chủ tọa. Người chủ tọa phải đảm bảo:
• Cuộc họp diễn ra theo đúng thủ tục.
• Cuộc họp đề cập đầy đủ các chủ đề trong chương trình trong khoảng thời gian đã ấn định.
• Mọi người có cơ hội trình bày những ý kiến hữu ích, không để những người phát biểu dông dài lấn át người khác.
• Các ý kiến thảo luận hướng vào trọng tâm của cuộc họp.
• Cuộc họp tập trung giải quyết các vấn đề và đi đến các quyết định một cách hiệu quả.
• Các quyết định đạt được bằng những hình thức như đã thỏa thuận (bỏ phiếu, nhất trí chung....) và được hiểu thấu đáo.
- Người tham dự cần:
• Đọc trước tài liệu.
• Yêu cầu được giải thích những điều có liên quan đến cuộc họp mà họ chưa rõ.
• Chuẩn bị trước câu hỏi và ý kiến phát biểu.
• Lắng nghe và tích cực phát biểu ý kiến có chất lượng cho cuộc họp.
- Các công cụ phát ý tưởng và dùng bảng so sánh là những công cụ hữu ích giúp cho người chủ tọa huy động tối đa sự đóng góp ý kiến và giải quyết những bất đồng ý kiến trong các cuộc họp.
- Người viết biên bản ghi lại ý kiến, quyết định và hành động đã thông qua trong cuộc họp một cách chính xác và khách quan.
- Chương trình họp quyết định tiến trình cuộc họp. Một chương trình họp tốt đảm bảo tính tập trung về nội dung và hợp lý về mặt thời gian.
CHƯƠNG 4. KỸ NĂNG GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ
Khi gia nhập vào tổ chức, bạn sẽ phải giao tiếp với mọi người trong cơ quan. Mỗi người một tính, một phong cách, một sở thích khác nhau. Sống hòa nhập với tập thể và được lòng mọi người là một điều đáng quý, nó góp phần đáng kể vào thành công trong sự nghiệp của bạn. Chương này trình bày ngắn gọn một số rào cản có thể bạn sẽ gặp phải khi giao tiếp, từ đó bạn có thể vạch ra những kế hoạch hạn chế chúng. Bên cạnh đó, một số kỹ năng giao tiếp với cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới cũng được đề cập với mong muốn giúp bạn tránh được những lỗi giao tiếp hằng ngày tại nơi làm việc và hình thành những nguyên tắc giao tiếp cho bản thân làm sao được mọi người trong công sở yêu mến.