Người ghi biên bản chịu trách nhiệm ghi lại những ý kiến, những quyết định hay những hành động đã được thông qua trong cuộc họp.
Nên ghi biên bản cuộc họp như thế nào?
Nhiều biên bản cuộc họp ghi chép cả trình tự cuộc họp, chi tiết những phát biểu của những người tham dự. Điều này khiến việc ghi biên bản trở thành một công việc nặng nhọc, căng thẳng và chán nản. Hơn nữa, cách ghi chép dày đặc sẽ không giúp xác định một cách nhanh chóng những công việc cần phải được thực hiện vốn là kết quả mà mọi người mong đợi từ cuộc họp. Vì vậy, biên bản chỉ cần ghi những chi tiết sau:
• Những người tham dự cuộc họp.
• Các nội dung đã được thảo luận.
• Những quyết định đã được đưa ra.
• Những công việc phải thực hiện: phải làm gì (What), khi nào (When) và ai sẽ làm (Who). Để ghi biên bản được chính xác, thư ký cần tham khảo chương trình hay nội dung chính của cuộc họp đã được thông báo trước. Dưới đây là một biên bản cuộc họp điển hình:
BIÊN BẢN HỌP HÀNG THÁNG
PHÒNG BÁN HÀNG
Tháng 12/2010
Chủ đề chính: Báo cáo tiến độ công việc tháng 11/2010 và các chương trình khuyến mãi trong dịp Tết Nguyên Đán.
Thời gian: 13:30 – 17:00 giờ ngày 03 tháng 12 năm 2010.
Địa điểm: Phòng họp A1 – văn phòng công ty.
Chủ toạ: Vũ Quang Hưng – giám đốc bán hàng.
Ghi biên bản: Nguyễn Thanh Xuân.
Thành phần: Bình, Lan, Lâm, Hưng, Nguyên, Trí, Xuân.
Vắng mặt: Kim (đi công tác).
Mục Nội dung Thời gian
thực hiện
Người trình bày
Tiến độ/ghi chú
1 Thông qua nội dung cuộc họp Hưng
2 Những vấn đề phát sinh:
- Công ty Bạn nội trợ khuyến mại khách hàng 15% cho sản phẩm dầu gội Sạch
Ngưng quà tặng cho dầu gội Elma tập trung cho dầu gội Vic Xin thêm 15.000 quà gấu bông cho dầu gội Vic
Tuần 1 Tuần 1
Bình Bình
3 Báo cáo kết quả bán hàng tháng
11/2010
Tổng hợp và chuyển báo cáo
của nhóm cho GĐ bán hàng Ngày 7/12 Lâm
4 Chương trình khuyến mại Tết
... Tuần 3+ 4 Cả nhóm
... … … …
Nếu biên bản ghi dài dòng và không rõ ràng, mọi người sẽ rất ít đọc lại để xác nhận và thông qua để cùng cam kết thực hiện. Nên áp dụng một mẫu ghi biên bản có cấu trúc rõ ràng và phù hợp với tính chất công việc của nhóm sẽ giúp tránh khỏi tình trạng nêu trên.
Người ghi biên bản nên nhớ:
• Biên bản cuộc họp là công cụ tối cần thiết để giúp theo dõi việc thực hiện công việc do cuộc họp đề xuất.
• Phải ghi lại những nội dung chính xác, khách quan.
• Không chen vào biên bản các chính kiến, quan điểm của thư ký nếu các chính kiến, quan điểm đó không được thông qua cuộc họp. Trường hợp ý kiến của thư ký được thông qua thì thư k ý vẫn phải ghi vào.
• Ghi rõ thời gian, địa điểm, nội dung của cuộc họp sau.
• Nên đọc lại toàn bộ biên bản cuộc họp cho mọi người cùng nghe trước khi kết thúc cuộc họp
(nếu có yêu cầu).
• Phải gửi bản sao biên bản cuộc họp cho các thành viên dự họp và những người liên quan trong thời gian sớm nhất.
Để cuộc họp được nhanh chóng và thu thập được nhiều thông tin hữu ích, những người điều khiển cuộc họp nên sử dụng các kỹ thuật hỗ trợ cho cuộc họp.