Người tổ chức cuộc họp chuẩn bị một cuộc họp như thế nào?
Bạn nên lập cho mình bản liệt kê chi tiết những việc cần làm khi tổ chức một cuộc họp để sử dụng cho đến khi bạn đã quen và không còn cần tới nó nữa.
- Mục đích của cuộc họp là gì? (Purpose)
Việc đầu tiên khi bạn tổ chức cuộc họp là xem xét kỹ mục đích của buổi họp để quyết định có nên triệu tập một cuộc họp hay không. Nếu câu trả lời là “Có”, thì mục đích của cuộc họp cũng là cơ sở để bạn trả lời câu hỏi “Ai sẽ tham dự?”.
- Ai sẽ tham dự (Who-participants)
Khi xác định ai sẽ tham dự cuộc họp, bạn nên cân nhắc:
• Những người có đủ kiến thức liên quan đến các nội dung trình bày trong cuộc họp để có những đóng góp hữu hiệu.
• Những người có thẩm quyền ra quyết định (Ban giám đốc, trưởng phòng,…).
• Những người có trách nhiệm thực hiện các công việc do cuộc họp đề ra (Ví dụ: nhân viên phòng kinh doanh sẽ phải chịu trách nhiệm thu thập số liệu về sản phẩm bị trả lại từ khách hàng).
• Những người sẽ bị ảnh hưởng bởi các quyết định của buổi họp này (giảm mức chiết khấu cho nhà phân phối, công nhân sẽ tăng ca để đáp ứng kịp đơn hàng cho khách hàng,…).
- Nên tổ chức cuộc họp khi nào và ở đâu? (When and Where)
Nên nhớ danh sách những người dự họp là xuất phát điểm rất tốt để bạn có thể quyết định cuộc họp sẽ phải tiến hành khi nào, bao lâu, ở đâu ( Ví dụ: công ty giấy Pulppy tổ chức hội nghị khách hàng (là những nhà phân phối độc quyền của công ty) tại khu vực đồng bằng Sông Cửu Long, công ty tiến hành cuộc họp tại Cần Thơ trong vòng một ngày).
- Thông báo mời họp như thế nào? (How to send invitations)
Việc thông báo mời họp có thể dưới hình thức gặp mặt trực tiếp, điện thoại, gởi thư hoặc gởi mail.
• Mời họp trực tiếp bằng cách gặp mặt từng thành viên nêu rõ thông tin cuộc họp. Cách này thường được sử dụng trong cùng một bộ phận, các thành viên gặp mặt nhau thường xuyên và số lượng các thành viên của tổ chức đó là nhỏ.
• Mời họp bằng điện thoại: Cách này rất nhanh chóng nhưng tốn chi phí. Thường áp dụng khi
các thành viên dự họp ở xa, mời họp khẩn cấp.
• Mời họp bằng cách gởi thư. Thường áp dụng với các đối tác bên ngoài hoặc các bộ phận khác. Những người được mời thường là đối tác quan trọng, thành viên quan trọng hoặc nhân vật quan trọng của tổ chức. Gởi thư mời họp thường mất thời gian dài và khả năng nhận phản hồi là rất thấp.
• Mời họp bằng cách gởi mail: Cách này được áp dụng rộng rãi hiện nay, khi công nghệ thông
tin phát triển, vừa nhanh chóng, vừa tiết kiệm chi phí.
Nội dung thông báo: Lý do mời họp, nội dung chính cuộc họp, thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp. Nên gặp trước/liên hệ trước với từng người dự họp để biết được họ có thể tham dự cuộc họp dự kiến được hay không.
Để đảm bảo những người được mời có thể tham gia đầy đủ, bạn cũng nên cân nhắc thời điểm họp sao cho thuận tiện nhất với mọi người, ngoại trừ trường hợp khẩn cấp thì bạn nên thông báo trước tối thiểu là một ngày đối với những cuộc họp bình thường, một tuần đối với những cuộc họp quan trọng. Cuộc họp càng có nhiều người tham dự (chẳng hạn như các cuộc họp định kỳ của công ty) thì việc thống nhất ngày giờ càng khó khăn hơn. Vì vậy, bạn nên lên lịch và thông báo càng sớm càng tốt.
Ngoài ra, người tổ chức cần gửi những người tham dự:
• Danh sách những người được mời tham dự cuộc họp.
• Các tài liệu có liên quan đến vấn đề sẽ được thảo luận.
• Chương trình cuộc họp
Chương trình cuộc họp là bản mô tả trình tự những nội dung chính sẽ được thảo luận đồng thời cung cấp một số thông tin cần thiết giúp cho việc tổ chức cuộc họp.
Vì thế, chương trình cuộc họp:
• Cho biết những vấn đề sẽ được thảo luận.
• Cho người chủ tọa cái nhìn tổng thể để điều khiển cuộc họp. Một chương trình họp thường có các thông tin sau đây:
• Chủ đề chính của cuộc họp.
• Nội dung chính.
• Thời gian bắt đầu, kết thúc.
• Địa điểm.
• Thời gian nghỉ giải lao (nếu có).
• Thành phần tham dự.
• Tên người chủ tọa.
• Tên người điều khiển chương trình (nếu có).
• Tên các chủ đề sẽ trình bày và người trình bày.
• Thời gian dự kiến cho mỗi nội dung.
• Tính chất của mỗi phần (ra quyết định, thông báo, lấy ý kiến...) và cách thức triển khai (thảo luận chung, phát ý tưởng, cá nhân trình bày ...).
• Tên người ghi biên bản.
• Các hướng dẫn về việc chuẩn bị trước cuộc họp.
- Các nội dung trong cuộc họp được triển khai như thế nào? (How to buid the framework)
Việc hình dung ra cách thức triển khai các nội dung cuộc họp sẽ giúp bạn:
• ước lượng được thời gian cho từng nội dung,
• dự trù những tình huống có thể xảy ra,
• chuẩn bị những những tài liệu hay công cụ hỗ trợ cần thiết,
• tìm ra cách thức phù hợp để đạt mục tiêu đặt ra cho cuộc họp.
CHƯƠNG TRÌNH HỌP HÀNG THÁNG
PHÒNG BÁN HÀNG
Tháng 12/2010
Chủ đề chính: Báo cáo tiến độ công việc tháng 11/2010 và các chương trình khuyến mãi trong dịp Tết Nguyên Đán.
Thời gian: 13:30 – 17:00 giờ ngày 03 tháng 12 năm 2010
Địa điểm: Phòng họp A1 – văn phòng công ty.
Chủ toạ: Vũ Quang Hưng – giám đốc bán hàng.
Ghi biên bản: Nguyễn Thanh Xuân.
Thành phần: Bình, Kim, Lan, Lâm, Hưng, Nguyên, Trí, Xuân.
Mục Nội dung Thời gian Người trình bày
1 Thông qua nội dung cuộc họp 5 phút Hưng
2 Những vấn đề phát sinh trong quá
trình thực hiện công việc được giao trong cuộc họp trước
30 p Các trưởng nhóm
bán hàng
3 Báo cáo kết quả bán hàng tháng
11/2010
60 p Các trưởng nhóm
bán hàng
4 Kết quả phát triển khách hàng mới 30p Các trưởng nhóm
bán hàng
5 Thông báo chương trình khuyến mại
Tết
45p Nguyên
6 Cập nhật kế hoạch tài trợ cuộc thi “Khéo tay ngày Tết” tại công viên Đầm Sen
15p Lan
7 Những vấn đề khác 15P Hưng
8 Tóm tắt 5p Hưng
Ghi chú: Các trưởng nhóm bán hàng chuẩn bị danh sách nhà phân phối trong khu vực mình quản lý để đăng ký chỗ cho tiệc cuối năm
- Bố trí phòng họp
Để người tham dự tập trung hơn, phải tránh bố trí phòng họp ở những nơi:
• Quá nóng hay quá lạnh.
• Quá ồn ào.
• Quá chật chội.
• Quá bất tiện (về thời gian, địa điểm,…).
• Quá tối hay quá sáng.
• Điện thoại di động reo liên tục, do đó người tổ chức/người điều khiển cần yêu cầu các thành viên tắt hay để chế độ rung.
• Bị quấy rối bởi người khác. Để hạn chế bị quấy rối, bạn cần treo bảng “ĐANG HỌP” dán
ngoài phòng họp. BỐ TRÍ CHỖ NGỒI
Sau đây là 3 cách bố trí thường gặp
1 3 5 6 7 4 2 Chủ tọa Người quan trọng tiếp theo Người quan trọng tiếp theo CÁCH 1
Cách sắp xếp 1 sẽ làm cho những người ngồi ở vị trí số 1 và 7 cảm thấy khó giao tiếp bằng mắt với người chủ tọa và họ có thể cảm thấy ngần ngại không dám đóng góp ý kiến của mình mặc dù họ rất muốn.
Đây là điều phản tác dụng vì mục đích triệu tập mọi người đến cuộc họp là nhằm thu thập những ý kiến đóng góp hữu ích của tất cả mọi người. Dù bất kể ý định của người tổ chức là gì thì đây cũng là một kiểu tổ chức chuyên quyền. Kiểu bố trí này không tạo điều kiện cho người dự họp có thể làm việc với nhau như một nhóm.
Cách bố trí 2 giống cách bố trí “diễn giả-thính giả”, tức sẽ có ai đó ngồi hoặc đứng phía trước tuyên bố hoặc thuyết trình cho những người khác. Cách bố trí này khiến mọi người dễ trở thành những người nghe thụ động thay vì những người tham dự, mặc dù những người tham dự có thể đặt câu hỏi. Cách bố trí này phù hợp cho buổi diễn thuyết hơn là hội họp.
CÁCH 2 1 3 5 6 10 4 2 CÁCH 3 9 8 7 11 12
Cách 3 là cách bố trí chỗ ngồi lý tưởng cho một cuộc họp trong đó không có một chút ẩn ý nào về địa vị. Mọi người ngồi ở đâu cũng được, kể cả người chủ tọa. Kiểu bố trí này được thiết kế để tránh những bất hòa về địa vị.
Khi tổ chức các cuộc họp nhóm, đây là cách bố trí hợp lý. Đơn giản hơn thì chỉ cần xếp ghế thành vòng tròn (không cần có bàn)
Vậy cách sắp xếp bàn ghế nào là tốt nhất cho một cuộc họp? Câu trả lời là không có cách nào là hoàn hảo cho mọi trường hợp. Tùy mục tiêu cuộc họp, tùy phong cách lãnh đạo mà người tổ chức sẽ bố trí chỗ ngồi cho phù hợp.