Người tham dự cuộc họp là những người đại diện cho số đông tham gia cuộc họp (có thể là những người có chức vụ như Ban lãnh đạo, trưởng phó phòng/bộ phận/nhóm,…). Người tham dự nên dành chút thời gian chuẩn bị vì cuộc họp được triệu tập nhằm có được những ý kiến đóng góp của họ.
- Chuẩn bị trước khi vào họp:
• Ghi lại thời gian và địa điểm cuộc họp và đánh dấu vào lịch làm việc của bạn.
• Thu xếp để họp đúng giờ.
• Đọc tài liệu. Nếu bạn không hiểu hết tài liệu thì hãy nhờ ai đó giải thích, đừng chờ đến khi vào họp để tìm câu trả lời.
• Những ý kiến đóng góp cho cuộc họp (Nên viết ý chính ra tờ giấy nhỏ).
- Trong cuộc họp: Người tham dự cần lắng nghe và đóng góp ý kiến.
• Lắng nghe người khác một cách tích cực. Người ta phân loại khả năng nghe thành 4 cấp bậc:
Phớt lờ: không nghe gì hết.
Giả vờ nghe: gật gù, thật ra đang suy nghĩ về việc khác.
Nghe chọn lọc: chỉ nghe những thông tin nào đó, phớt lờ một số thông tin khác.
Nghe tích cực: tập trung hoàn toàn vào những gì đang trình bày để thấy được những gì người nói đang nghĩ, cảm nhận được những gì họ đang cảm nhận (thực tế ít có loại người này. Theo Stephen Covey, người ta ít khi nghe để hiểu mà thường với mục đích để trả lời hoặc là chuẩn bị nói tiếp).
• Đóng góp ý kiến: Tại sao phải đóng góp ý kiến và phát biểu ý kiến khi nào? Có bốn lý do bạn phải phát biểu ý kiến:
Là người chịu trách nhiệm giới thiệu hay đề xuất một trong những nội dung cuộc họp.
Thảo luận, giải thích và bảo vệ quan điểm của bạn.
Đặt câu hỏi.
Trả lời câu hỏi của người khác. Đóng góp ý kiến khi nào?
Khi cuộc thảo luận bắt đầu.
Lắng nghe những gì người khác nói.
Chỉ quay lại vấn đề khi bạn có những lý lẽ hợp lý. Nhưng làm thế nào để có thể đưa ra một ý kiến có chất lượng?
Sau đây là những yếu tố làm nên một ý kiến có chất lượng. Chúng ta có thể chia thành 3 nhóm: [1] yếu tố về cấu trúc, [2] yếu tố về nội dung và [3] yếu tố về cách trình bày:
Phần đầu Nêu tóm tắt ý chính, lý do trình bày
Phần giữa Giải thích chi tiết các ý tưởng
Phần cuối Tổng kết các ý
CÁC YẾU TỐ VỀ CẤU TRÚC
Ba phần này kết hợp với nhau tạo thành ý kiến chặt chẽ
Phù hợp Tập trung vào chủ đề
Khách quan Hỗ trợ ý tưởng bằng thông tin, tình huống, con số, dữ kiện,…
CÁC YẾU TỐ VỀ NỘI DUNG
Ngắn gọn Ngắn gọn, tránh lạc đề
Phong thái Điềm tĩnh, hợp lý, nhã nhặn nhưng quả quyết
giúp người nghe dễ chấp nhận ý kiến của bạn
Ngôn ngữ Sử dụng ngôn ngữ đơn giản và dễ hiểu, thẳng thắn
giúp thông điệp dễ tiếp thu
Giọng nói Nói rõ và đủ to để mọi người đều nghe tạo sự tin tưởng ở người nghe
Phương tiện hỗ trợ Sử dụng bảng biểu, biểu đồ, hình ảnh
CÁC YẾU TỐ VỀ CÁCH TRÌNH BÀY
Ngôn ngữ cử chỉ Tiếp xúc bằng mắt với những người tham dự - tránh những cử chỉ, điệu bộ gây mất tập trung