HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG
2.2.2.1Các giai đoạn phân tích chi tiết
Lập kế hoạch phân tích chi tiết
•Thành lập đội ngũ
Kết cấu của đội ngũ phân tích phụ thuộc vào nhiều yếu tố: quy mô,kích cỡ của hệ thống, cách thức quản lý dự án trong tổ chức,sự sẵn sàng và kinh nghiệm của các thành viên tham gia.
•Lựa chọn phương pháp và công cụ
Phân tích chi tiết bao gồm các công việc chủ yếu là thu thập thông tin, chỉnh đốn thông tin, xây dựng nên các mô hình của hệ thống nghiên cứu, chuẩn bị tài liệu về những mô hình đó và sử dụng các mô hình và tài liệu này để đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp
Công cụ thu thập thông tin chính:
Phỏng vấn
Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là 2 công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT. Phỏng vấn cho phép thu thập được những thông tin khác với mô tả trong tài liệu ,thu được những thông tin cơ bản,khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều.
Phỏng vấn được thực hiện theo các bước : * Chuẩn bị phỏng vấn
Phiếu điều tra
Khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng va trên 1 phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra.Yêu cầu câu hỏi trong phiếu điều tra rõ ràng,cùng hiểu như nhau.
Quan sát
Khi phân tích viên muốn nhìn thấy cái gì không có trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn. Quan sát cũng gặp một số khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giống ngày bình thường
Nghiên cứu tài liệu của tổ chức
Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức. Các văn bản phải nghiên cứu bao gồm
* Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hay 1 nhóm công tác
* Các mẫu phiếu sử dụng trong hoạt động của tổ chức * Các loại báo cáo , bảng biểu do HTTT hiện có sinh ra
•Xác định thời gian
Phân tích viên hay người chịu trách nhiệm trong dự án phải đảm bảo xác định đúng thời gian cần thiết cho mỗi công việc phải thực hiện và tuân thủ thời gian đã ấn định
Nghiên cứu môi trưòng của hệ thống hiện tại
Một HTTT chịu ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố bên ngoài và ngược lại nó ảnh hưởng tới những nhân tố đó.Tập hợp những nhân tố đó được gợi là các ràng buộc của hệ thống. Khi phân tích thì phân tích viên phải có những hiểu biết sâu sắc về môi trường hệ thống nghiên cứu. Bao gồm:
•Môi trường ngoài
•Môi trường vật lý
•Môi trường kỹ thuật
Nghiên cứu hệ thống hiện tại
•Thu thập thông tin về hệ thống đang tồn tại
Bao gồm: mô tả các bộ phận, hoạt động cuả HTTT và các vấn đề có liên quan
Hệ thống: * Hoạt động chung của hệ thống * Dữ liệu vào
* Thông tin ra * Xử lý
* Cơ sở dữ liệu
Vấn đề của hệ thống: Phân tích viên phải ghi nhận mọi vấn đề đã được xác định và các nguyên nhân có thể bất kì ở lúc phỏng vấn hay trong khi nghiên cứu các tài liệu và trong các buổi quan sát (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
•Xây dựng mô hình vật lý ngoài
Phân tích viên phải xây dựng mô hình vật lý ngoài dựa vào nhưng dữ liệu mô tả dã thu thập được về hệ thống như những người sử dụng nhìn thấy. Mô hình này tạo thành tư liệu về hệ thống như nó đang tồn tại. Trong quá trình thực hiện việc mô hình hóa và mỗi khi mô hình được hợp thức hóa thì phân tích viên phải hoàn chỉnh tài liệu hệ thống qua các phích tài liệu vấn đề.
•Xây dựng mô hình logic
Nó được xây dựng từ mô hình vật lý ngoài và từ các dữ liệu thu thập được từ trước. Sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển dữ liệu là những tài liệu hệ thống.Khi cần thiết thì sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD) sẽ hoàn chỉnh hơn
Mô hình logic cũng sẽ được dùng khi đưa ra chuẩn đoán cho hệ thống thực tại và xác định mục tiêu, các nhu cầu của hệ thống mới
Nó bao gồm 3 nhiệm vụ liên quan: đưa ra chuẩn đoán ,xác định các mục tiêu của hệ thống mới, xác định các yếu tố của giải pháp
•Đưa ra chẩn đoán
Do nguyên nhân của vấn đề là hốn hợp các phân tích viên hệ thống không bắt buộc phải sửa chữa bằng những phương tiện chuyên môn hệ thống những vấn đề mà nguyên nhân không nằm trong lĩnh vực chuyên môn của mình. Họ luôn luôn phải ý thức và nhận định rõ về HTTT của mình sẽ hoạt động như thế nào trong tương lai.
Việc đưa ra chẩn đoán là một hoạt động phức tạp đòi hỏi một cách tiếp cận chặt chẽ .Phân tích viên phải sử dụng mọi công cụ cần thiết để thực hiện nhiệm vụ này một cách có hiệu quả.Phích tài liệu vấn đề la một trong những công cụ đó, nhưng nó chưa đầy đủ.
•Xác định mục tiêu của hệ thống mới
Khi mà các vấn đề của hệ thống cùng với các nguyên nhân của nó đã được xác định rõ thì phân tích viên và người sử dụng chính xác định mục tiêu của hệ thống mới hay hệ thống đã được sửa chữa. Những mục tiêu này có 2 mục đích: hướng dẫn cho việc thiết kế hệ thống mới và đánh giá hệ thống mới khi nó được cài đặt. Việc xác định mục tiêu này phải được dẫn dắt từ kết quả của những phân tích trước đây.
Phân tích viên phải xem xét kĩ khi xác định giá trị cần đạt được bởi không phải bất cứ mục tiêu nào đặt ra hệ thống thông tin mới cũng có thể đáp ứng.
•Xác định các yếu tố của giải pháp
Các mục tiêu của hệ thống mới gắn chặt với các vấn đề của hệ thống còn các yếu tố của giải pháp lại gắn chặt với nguyên nhân của các vấn đề. Nếu thời gian trả lời của hệ thống quá lâu vì năng lực của máy tính thì yếu tố giải pháp trước nhất là phải nâng cao năng lực đó.
Đánh giá tính khả thi
Trong giai đoạn đánh giá khả thi đội ngũ phân tích đã thực hiện sơ bộ việc đánh giá mức khả thi của dự án và ở giai đoạn này khi lượng thông tin về hệ thống và môi trường của nó được cung cấp thêm thì đánh giá tính khả thi sẽ đầy đủ hơn nhiều. Tuy nhiên những thông tin thu thập được cho tới thời điểm này vẫn chưa đủ để đánh giá được đầy đủ nhất về tính khả thi đó.
Đối với mỗi yếu tố trong giải pháp phân tích viên phải xác định loại công nghệ cần có để thực thi giải pháp.Sau đó phải đánh giá khối lượng nguồn nhân lực cũng như các nhiệm vụ và thời gian cần có để thiết kế, thực hiện và cài đặt cho giải pháp.Cuối cùng ta phải xác định những ảnh hưởng có thể có của giải pháp lên tổ chức.
Việc đánh giá tính khả thi của giải pháp được thực hiện bằng việc so sánh những thông tin đó với những ràng buộc về tổ chức, kỹ thuật, tài chính và thời hạn đã được xác định trước đây.
Sửa đổi các đề xuất của dự
Phần cuối của giai đoạn đánh giá khả thi nhóm phân tích đã phác họa một đề xuất của dự án và đã được những người sử dụng chấp nhận .Với những thông tin mới được cung cấp thêm và việc đánh giá lại tính khả thi vừa rồi ,chúng ta cần xem xét và sửa đổi lại đề xuất của dự án.
Chuẩn bị và trình bày báo cáo
Báo cáo phân tích chi tiết là một tài liệu rất quan trọng bởi nó phục vụ ra quyết định có nên tiếp tục đề án hay không ?