HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG
2.2 Các giai đoạn phát triển của 1 hệ thống thông tin quản lý 1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu
2.2.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu
Một dự án phát triển hệ thống thông tin không tự động tiến hành ngay sau khi có bản yêu cầu bởi loại dự án này không chỉ đòi hỏi đầu tư tiền bạc, thời gian và cả nguồn nhân lực. Do đó quyết định về vấn đề này phải được thực hiện sau một cuộc phân tích cho phép xác định cơ hội và khả năng thực thi. Sự phân tích này được gọi là đánh giá hay thẩm định yêu cầu, đôi khi nó được đặt tên là nghiên cứu khả thi và cơ hội
Đánh giá yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ước đoán độ lớn của dự án và những thay đổi có thể,đánh giá tác động của những thay đổi đó, đánh giá tính khả thi của dự án và đưa ra những gợi ý cho những người chịu trách nhiệm ra quyết định. Giai đoạn này phải được tiến hành trong thời gian tương đối ngắn( trung bình chiếm 4-5% tổng thời gian dành cho dự án.). Đây là một nhiệm vụ phức tạp vì nó đòi hỏi phân tích viên phải nhìn nhận nhanh và với sự nhạy bén cao, từ đó đề xuất những nguyên nhân có thể nhất và đề xuất các giải pháp, xác định độ lớn về chi phí và thời gian để đi đến giải pháp mới, đánh
giá tầm quan trọng của những biến đổi, dự báo được những ảnh hưởng của chúng.
Các giai đoạn đánh giá yêu cầu
Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu
Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu là việc làm quen với hệ thống đang xét, xác định thông tin phải thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thập. Số lượng và sự đa dạng của nguồn thông tin phụ thuộc vào kích thước và độ phức tạp của hệ thống nghiên cứu.
Trong một dự án với quy mô lớn có nhiều người tham gia vào thẩm định yêu cầu thì cần phải xác định nhiệm vụ cho từng người và xác định phương tiện kết hợp giữa các nhiệm vụ.
Làm rõ yêu cầu
Làm rõ yêu cầu có mục đích làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu của người yêu cầu. Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu thông qua những cuộc gặp gỡ tiếp xúc với người yêu cầu .
Khung cảnh hệ thống được xem như là cái nguồn và cái đích của thông tin, cũng như các bộ phận, các chức năng và các cá nhân tham gia vào xử lý dữ liệu. Nếu phân tích viên xácđịnh nó quá hẹp thì sẽ có nguy cơ là một số thành phần quan trọng của hệ thống sẽ bị bỏ qua không tính đến. Kết quả hệ thống có thể không đáp ứng được nhu cầu của tổ chức.
Đầu tiên phân tích viên phải tận dụng những cuộc gặp gỡ cũng như tham vấn từ các tài liệu khác nhau có trong tổ chức để thu thập thông tin về hệ thống và môi trường xác thực của nó.Những cuộc trao đổi cũng cho phép thu thập cái nhìn của các nhân tố khác nhau về vấn đề nguồn gốc của yêu cầu. Công việc này được thực hiện không chỉ với người đặt yêu cầu mà cả các bộ
phận thuộc khung cảnh hệ thống. Sau đó phải tổng hợp thông tin với những vấn đề đã được xác định và những nguyên nhân có thể nhất
Phỏng đoán, quan sát,nghiên cứu tài liệu và sử dụng phiếu điều tra là những công cụ được tin dùng. Chúng vẫn được dùng trong suốt quá trình phát triển dự án nhưng đặc biệt trong giao đoạn đánh giá
Đánh giá tính khả thi của dự án
Đánh giá khả năng thực thi của dự án là tìm xem có yếu tố nào ngăn cản nhà phân tích thực hiện cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất hay không? Những vấn đề chính của khả năng thực thi :khả thi về tổ chức , khả thi về tài chính,khả thi về thời hạn và khả thi về kĩ thuật.
•Khả thi về tổ chức
Đánh giá tính khả thi về tổ chức nó đòi hỏi phải có sự kết hợp hài hòa giữa giải pháp dự kiến và môi trường tổ chức
•Khả thi kỹ thuật
Tính khả thi kỹ thuật được đánh giá bằng cách so sánh công nghệ hiện có hoặc có thể mua sắm được với yêu cầu kỹ thuật của hệ thống đề xuất.
•Khả thi về tài chính
Khả thi về tài chính là xác định xem lợi ích hữu hình chờ đợi có lớn hơn tổng các chi phí bỏ ra hay không?
Đánh giá khả thi rất quan trọng. Đòi hỏi phân tích viên có sự hiểu biết vấn đề, có năng lực thiết kế nhanh các yếu tố của giải pháp và đánh giá chi phí của các giải pháp đó
•Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu
Báo cáo giúp nhà quản lý quyết định cho phép dự án tiếp tục hay dừng lại? Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sửa và đầy đủ về tình hình và khuyến nghị những hành động tiếp theo