5. Kết cấu đề tài
2.1.2. Đặc điểm hoạt động và cơ cấu tổ chức bộ mỏy
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ ngành nghề kinh doanh
Cụng ty Cổ phần Xõy Dựng số 3 với sự đa dạng nhiều ngành nghề, cú thể kể ra một số ngành nghề chớnh như: Xõy dựng cụng trỡnh dõn dụng, cụng nghiệp, giao thụng, thuỷ lợi, sản xuất đồ mộc, sản xuất vật liệu xõy dựng ( gạch, ngúi, xi măng..), kinh doanh dịch vụ khỏch sạn…Trong đú chi nhỏnh ở Diễn Chõu chuyờn sản xuất và kinh doanh cỏc sản phẩm gạch ngúi với nhiều chủng loại đa dạng và phong phỳ. Sản phẩm của cụng ty phõn phối rộng khắp thị trường ở trong tỉnh, đặc biệt trong địa bàn huyện Diễn Chõu thỡ sản phẩm chiếm ưu thế tuyệt đối. Mục tiờu chớnh của cụng ty
là cung cấp cỏc sản phẩm gạch ngúi cú chất lượng cao nhằm đỏp ứng nhu cầu xõy dựng của người tiờu dựng trong địa bàn tỉnh.
2.1.2.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất, qui trỡnh cụng nghệ
Cụng ty Cổ phần Xõy Dựng số 3 sản xuất sản phẩm chớnh là cỏc sản phẩm gạch ngúi xõy dựng. Quy trỡnh cụng nghệ sản xuất sản phẩm trải qua nhiều cụng đoạn phức tạp. Mỗi một cụng đoạn cú chức năng nhiệm vụ riờng được kết nối trực tiếp với nhau qua hệ thống cỏc băng tải, xe goũng, xe phà, xe kộo bỏnh lốp… tạo thành một dõy chuyền sản xuất đồng bộ khộp kớn.
Sơ đồ 2.1. Qui trỡnh sản xuất gạch ngúi tại cụng ty
.
( Nguồn: Tài liệu kĩ thuật cụng trỡnh của cụng ty)
2.1.2.3. Đặc điểm tổ chức bộ mỏy quản lớ
Là một doanh nghiệp độc lập, cú tư cỏch phỏp nhõn và cú con dấu riờng. Mụ hỡnh quản lớ của cụng ty theo kiểu trực tiếp từ trờn xuống, từ giỏm đốc cho đến cỏc phũng ban và phõn xưởng sản xuất.
Mỗi phũng ban cú một chức năng riờng và cú quan hệ trực tiếp với nhau, đều dưới sự chỉ đạo của giỏm đốc cụng ty để cụng ty hoạt động cú hiệu quả trong nền kinh tế thị trường.
Sơ đồ 2.2. Sơ đồ bộ mỏy quản lớ của cụng ty
Hoàng Thị Hằng Lớp 48 B4 - Kế toỏn - Đại học Vinh
Đất sột Tạo hỡnh Đỏnh tơi Gạch Ngúi Nhào trộn Phơi khụ Đốt nung Kiểm nghiệm Thành phẩm nhập kho
Chức năng của mỗi bộ phận như sau:
- Giỏm đốc Cụng ty: Là người lónh đạo cao nhất của cụng ty, là người đại diện của cụng ty trước phỏp luật, chịu trỏch nhiệm về mọi hoạt động kinh doanh, về bảo toàn vốn và sử dụng vốn của Cụng ty, cú quyền quyết định bộ mỏy của Cụng ty đảm bảo nhanh gọn và hiệu quả.
- Cỏc Phú giỏm đốc Cụng ty: Tham mưu giỳp việc cho giỏm đốc Cụng ty về cỏc lĩnh vực được phõn cụng. Cú 2 phú giỏm đốc Cụng ty: Phú giỏm đốc phụ trỏch cụng tỏc kinh doanh , Phú giỏm đốc phụ trỏch cụng tỏc quản lý kỹ thuật. Phú giỏm đốc được uỷ quyền xử lớ cụng việc khi giỏm đốc đi vắng.
- Phũng kế hoạch- kĩ thuật: xõy dựng cỏc kế hoạch sản xuất và bỏn hàng, đảm bảo cho chất lượng sản phẩm được đảm bảo, đưa cỏc tiến bộ kĩ thuật cụng nghệ vào ỏp dụng trong khõu sản xuất. Đảm bảo an toàn về lao động, phũng chỏy, chữa chỏy….
- Phũng tài chớnh- kế toỏn: cú nhiệm vụ tổ chức hạch toỏn về cỏc nghiệp vụ kinh tế xảy ra trong cụng ty, xõy dựng cỏc kế hoạch về sử dụng vốn kinh doanh, cung cấp số liệu tài chớnh một cỏch nhanh chúng và trung thực để giỳp cho giỏm đốc đưa
PHể GIÁM ĐỐC PHể GIÁM ĐỐC PHềNG K. HOẠCH – K. THUẬT PHềNG T.CHÍNH – K. TOÁN PHềNG TỔ CHỨC
LAO ĐỘNG – TIỀN LƯƠNG VĂN PHềNG
PHềNG KINH DOANH
CÁC ĐƠN VỊ THÀNH VIấN TRỰC TIẾP SẢN XUẤT KINH DOANH
ra cỏc quyết định kinh tế đỳng đắn, cung cấp số liệu cho cỏc phũng ban khỏc trong việc quản lớ cụng ty.
- Phũng tổ chức lao động- tiền lương: tổ chức tuyển dụng nhõn sự của cụng ty, đào tạo, giải quyết cỏc vấn đề thuộc quyền và nghĩa vụ của lao động. Thực hiện cỏc chế độ về lao động và tiền lương, bảo hiểm xó hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế….
- Văn phũng: là nơi thực hiện cỏc thủ tục hành chớnh của cụng ty, giỳp giỏm đốc đún tiếp khỏch, cú nhiệm vụ bảo vệ an toàn tài sản của cụng ty cũng như cỏc nhõn viờn đang làm việc tại cụng ty, cú kế hoạch phũng ngừa cỏc hiện tượng tiờu cực trong phạm vi nội bộ.
- Phũng kinh doanh: Tham mưu trong cụng tỏc kế hoạch ngắn hạn, dài hạn, dự thảo hợp đồng kinh tế, ỏp dụng về chiến lược, sỏch lược kinh doanh, chớnh sỏch mặt hàng và cỏc chớnh sỏch khỏc như: tiếp thị, quảng cỏo, cỏc hoạt động bỏn hàng, cỏc dịch vụ sau bỏn hàng... Điều tra nghiờn cứu thị trường, xõydựng kế hoạch kinh doanh, đảm bảo nguồn hàng cho cụng việc kinh doanh. Trực tiếp chỉ đạo điều hành kinh doanh tại cỏc đơn vị trực thuộc.
- Cỏc đơn vị thành viờn trực tiếp sản xuất kinh doanh: sản xuất gạch.
2.1.3. Nội dung tổ chức cụng tỏc kế toỏn tại Cụng ty Cổ phần Xõy Dựng số 3Nghệ An Nghệ An
2.1.3.1. Tổ chức bộ mỏy kế toỏn
• . Đặc điểm tổ chức bộ mỏy kế toỏn
Xuất phỏt từ đặc điểm sản xuất kinh doanh, yờu cầu và trỡnh độ quản lý của doanh nghiệp, cụng ty tổ chức bộ mỏy kế toỏn theo mụ hỡnh kế toỏn tập trung. Theo mụ hỡnh này, toàn bộ cụng tỏc kế toỏn từ khõu thu thập số liệu, xử lý số liệu, ghi sổ kế toỏn đến khõu lập cỏc bỏo cỏo kế toỏn đều được tổ chức và thực hiện ở phũng tài chớnh kế toỏn.
Sơ đồ2.3: Tổ chức bộ mỏy kế toỏn của cụng ty
Hoàng Thị Hằng Lớp 48 B4 - Kế toỏn - Đại học Vinh
KT vật tư KT LĐ tiền lương
KT tiờu thụ và cụng
nợ phải thu Thủ quỹ Kế toỏn trưởng
(Nguồn: Phũng tổ chức)
• . Giới thiệu sơ lược cỏc bộ phận kế toỏn trong bộ mỏy kế toỏn
Bộ mỏy kế toỏn được tổ chức theo hỡnh thức tập trung bao gồm cỏc bộ phận sau:
- Kế toỏn trưởng: là người kểm tra, giỏm sỏt, quản lớ việc bảo vệ tài sản của cụng ty. Kế toỏn trưởng chịu trỏch nhiệm chung về hoạt động của phũng; chỉ đạo, hướng dẫn cỏc kế toỏn viờn thực hiện đỳng luật kế toỏn và cỏc cụng văn hướng dẫn của Tổng cụng ty đồng thời cú nhiệm vụ lập bỏo cỏo kế toỏn, tớnh toỏn và phõn phối kết quả sản xuất kinh doanh, phõn tớch thụng tin kinh tế, xõy dựng kế hoạch tài chớnh tổng hợp và tổ chức bảo quản lưu trữ hồ sơ kế toỏn núi chung.
- Kế toỏn vật tư: Tổ chức việc ghi chộp, tổng hợp số liệu về tỡnh hỡnh thu mua, vận chuyển, bảo quản và tỡnh hỡnh nhập, xuất, tồn kho của vật tư hàng hoỏ, kiểm tra tỡnh hỡnh thực hiện kế hoạch về thu mua vật tư hàng hoỏ, tỡnh hỡnh sử dụng vật tư hàng hoỏ cho quỏ trỡnh sản xuất cả về chủng loại, giỏ cả và thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, đỳng chủng loại vật tư cho quỏ trỡnh sản xuất.
- Kế toỏn lao động tiền lương: tớnh toỏn và thanh toỏn kịp thời tiền lương và cỏc khoản liờn quan khỏc cho cỏn bộ cụng nhõn viờn trong toàn cụng ty. Tớnh toỏn phõn bổ hợp lý chớnh xỏc chi phớ tiền lương, tiền cụng và cỏc khoản trớch BHXH, BHYT, KPCĐ cho cỏc đối tượng sử dụng cú liờn quan, nhằm cung cấp thụng tin kịp thời cho việc phõn tớch tỡnh hỡnh sử dụng lao động, tỡnh hỡnh quản lý và chi tiờu quỹ lương cũng như việc lập Bỏo cỏo tài chớnh.
- Kế toỏn tiờu thụ và cụng nợ phải thu: phản ỏnh, kiểm tra việc bỏn hàng của doanh nghiệp về số lượng và chủng loại, chất lượng, giỏ cả và thời hạn thanh toỏn của khỏch hàng. Từ đú đưa ra ý kiến đề xuất với ban lónh đạo của cụng ty về hoạt động bỏn hàng của cụng ty. Tớnh toỏn tổng hợp và phõn bổ chi phớ bỏn hàng, chi phớ quản lớ doanh nghiệp và giỏ vốn hàng xuất kho, cỏc khoản thuế phải nộp cho nhà
nước, doanh thu bỏn hàng, doanh thu thuần và kết quả bỏn hàng. Kế toỏn cần kiểm tra tỡnh hỡnh thực hiện cỏc dự toỏn về chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lớ doanh nghiệp cũng như kế hoạch doanh thu của cụng ty. Đồng thời theo dừi, phản ỏnh, ghi chộp chớnh xỏc, nhanh chúng, đầy đủ, kịp thời cỏc khoản cụng nợ phải thu, tỡnh hỡnh thu hồi cụng nợ cũng như khả năng thu hồi cỏc khoản nợ phải thu của cụng ty. Từ đú đưa ra ý kiến đề xuất, kiến nghị với cụng ty để cụng ty nõng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, hoạt động quản lớ, tiết kiệm chi phớ và nõng cao lợi nhuận của cụng ty.
- Thủ quỹ: là bộ phận chịu trỏch nhiệm vầ quỹ tiền mặt của cụng ty. Là người phản ỏnh đầy đủ, kịp thời tỡnh hỡnh biến động vầ quỹ tiền mặt của cụng ty thụng qua phiếu thu, phiếu chi và tỡnh hỡnh nhập, xuất quỹ.
2.1.3.2. Đặc điểm tổ chức cụng tỏc kế toỏn
• . Một số đặc điểm chung cần giới thiệu
- Cụng ty Cổ phần Xõy Dựng số 3 Nghệ An hiện đang ỏp dụng chế độ kế toỏn ban hành theo Quyết định số 15/2006QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chớnh cựng cỏc văn bản đó được sửa đổi, ban hành.
- Niờn độ kế toỏn của cụng ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thỳc vào ngày 31/12 theo năm dương lịch.
- Đơn vị sử dụng hỡnh thức Nhật kớ chung để ghi sổ. Doanh nghiệp cũn ghi sổ theo phương phỏp thủ cụng, chưa sử dụng phần mềm kế toỏn mỏy.
- Phương phỏp tớnh thuế giỏ trị gia tăng theo phương phỏp khấu trừ.
- Phương phỏp hạch toỏn hàng tồn kho là phương phỏp kờ khai thường xuyờn. - Phương phỏp tớnh giỏ hàng tồn kho là phương phỏp bỡnh quõn cả kỡ dự trữ. - Doanh nghiệp ỏp dụng phương phỏp khấu hao TSCĐ theo phương phỏp đường thẳng.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chộp và lập bỏo cỏo tài chớnh là đồng Việt Nam ( VND).
• Đặc điểm về tổ chức chứng từ
Để thu thập thụng tin đầy đủ, cú độ chớnh xỏc cao về tỡnh hỡnh sản xuất kinh doanh, phục vụ kịp thời cho việc kiểm tra, kiểm soỏt, ra quyết định và làm căn cứ để ghi sổ kế toỏn, cần thiết phải sử dụng chứng từ. Trờn cơ sở hệ thống chứng từ bắt
buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn mà nhà nước ban hành, Cụng ty xỏc định những chứng từ cần thiết mà Cụng ty phải sử dụng như sau:
Hệ thống chứng từ tiền tệ bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi, Giấy bỏo nợ, Giấy bỏo cú, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toỏn tiền tạm ứng...
Hệ thống chứng từ TSCĐ bao gồm: Biờn bản giao nhận TSCĐ, Biờn bản thanh lý TSCĐ, Bảng tớnh và phõn bổ khấu hao TSCĐ...
Hệ thống chứng từ tiền lương bao gồm: Bảng chấm cụng, Bảng thanh toỏn tiền lương, Bảng phõn bổ tiền lương.
Hệ thống chứng từ nguyờn vật liệu, cụng cụ dụng cụ bao gồm: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Biờn bản kiểm nghiệm, Biờn bản kiểm kờ vật tư...
Hệ thống chứng từ bỏn hàng và xỏc định kết quả kinh doanh gồm: Phiếu xuất kho, Húa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy bỏo nợ, Giấy bỏo cú, Ủy nhiệm thu, Ủy nhiệm chi...
Ngoài ra cụng ty cũn sử dụng cỏc loại chứng từ khỏc như húa đơn dịch vụ mua ngoài, húa đơn thanh toỏn khỏc...
• Đặc điểm về tổ chức tài khoản kế toỏn.
Trờn cơ sở hệ thống tài khoản kế toỏn do Nhà nước ban hành, căn cứ vào quy mụ và nội dung nghiệp vụ phỏt sinh tại đơn vị mỡnh, kế toỏn cụng ty đó ỏp dụng hệ thống tài khoản kế toỏn doanh nghiệp ban hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chớnh đồng thời xõy dựng danh mục tài khoản cụ thể và chi tiết cỏc tài khoản thành cỏc tiểu khoản theo đối tượng hạch toỏn để đỏp ứng nhu cầu thụng tin và quản lý tài chớnh.
• Đặc điểm về tổ chức sổ kế toỏn
Hệ thống sổ kế toỏn bao gồm:
Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký chung và cỏc Sổ cỏi cỏc tài khoản và Sổ chi tiết cỏc tài khoản.
Về bỏn hàng và xỏc định kết quả kinh doanh, kế toỏn sử dụng những loại sổ kế toỏn như sau:
+ Sổ chi tiết bỏn hàng + Sổ chi tiết giỏ vốn
+ Sổ chi tiết TK 641, TK 642.. + Bảng tổng hợp chi tiết bỏn hàng + Bảng tổng hợp chi tiết giỏ vốn
+ Bảng tổng hợp chi tiết TK 641, TK 642.. * Sổ kế toỏn tổng hợp:
+ Sổ Nhật kớ chung
+ Sổ cỏi TK 511, 632, 641, 642, 515, 635, 711, 811, 821, 911
Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toỏn tiến hành ghi sổ chi tiết. Định kỡ, kế toỏn căn cứ vào đú để ghi sổ tổng hợp.
Sơ đồ 2.4. Quy trỡnh kế toỏn theo hỡnh thức Nhật kớ chung . . Ghi chỳ: Ghi hằng ngày Ghi định kỡ Đối chiếu
• Đặc điểm về tổ chức hệ thống Bỏo cỏo tài chớnh
Hệ thống BCTC của cụng ty được lập theo chuẩn mực và Quyết định 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chớnh về Chế độ Kế toỏn của doanh nghiệp.
Cỏc BCTC gồm:
- Bảng cõn đối kế toỏn. Mẫu số B01-DN - Bỏo cỏo kết quả hoạt động kinh doanh. Mẫu số B02-DN - Bỏo cỏo lưu chuyển tiền tệ. Mẫu số B03-DN - Thuyết minh Bỏo cỏo tài chớnh. Mẫu số B09-DN Ngoài ra, cụng ty cũn sử dụng hệ thống Bỏo cỏo nội bộ, bao gồm:
Nhật kớ chung Chứng từ gốc Sổ cỏi Sổ, thẻ kế toỏn chi tiết Bảng tổng hợp Chi tiết
Bỏo cỏo tài chớnh Sổ quỹ
- Bỏo cỏo về tỡnh hỡnh cỏc khoản phải nộp cho Ngõn sỏch nhà nước - Bỏo cỏo về tiờu thụ hàng hoỏ và xỏc định kết quả kinh doanh - Bỏo cỏo về chi phớ bỏn hàng và chi phớ quản lớ doanh nghiệp - Bảng đối chiếu số dư tiền gửi, tiền vay ngõn hàng
• Đặc điểm về tổ chức kiểm tra cụng tỏc kế toỏn
- Bộ phận kiểm tra: Cụng tỏc kiểm tra kế toỏn tại đơn vị được thực hiện bởi Giỏm đốc, kế toỏn trưởng thực hiện. Giỏm đốc Cụng ty, cỏc trưởng phũng, trưởng bộ phận thường xuyờn kiểm tra, đụn đốc việc ghi chộp, phản ỏnh cỏc nghiệp vụ phỏt sinh. Kế toỏn trưởng kiểm tra tớnh đỳng đắn, đầy đủ của việc phản ỏnh cỏc nghiệp vụ kinh tế đó phỏt sinh và đối chiếu cỏc thụng tin, số liệu trờn cỏc sổ tổng hợp.
Ngoài ra cũn chịu sự kiểm tra của cỏc cơ quan cú thẩm quyền của Nhà nước về tỡnh hỡnh tài chớnh- kế toỏn tại đơn vị mỡnh.
- Mục tiờu kiểm tra: kiểm tra việc thực hiệc cỏc quy định của Nhà nước về Chế độ kế toỏn ban hành, kiểm tra tớnh trung thực, hợp lớ của cỏc bảng khai tài chớnh.
- Phương phỏp kiểm tra: Phương phỏp chủ yếu được ỏp dụng là phương phỏp đối chiếu: đối chiếu số liệu giữa chứng từ và cỏc sổ sỏch, BCTC cú liờn quan; đối chiếu giữa sổ sỏch của phũng kế toỏn trung tõm với sổ sỏch được ghi chộp tại cụng ty… Ngoài ra, cũn cú phương phỏp quan sỏt, tổng hợp, phõn tớch…
- Cơ sở kiểm tra: Căn cứ vào chứng từ gốc, sổ kế toỏn, BCTC và cỏc văn bản hiện hành về chế độ, chớnh sỏch kinh tế - tài chớnh ỏp dụng tại đơn vị.
2.2. Thực trạng kế toỏn bỏn hàng và xỏc định kết quả kinh doanh tại cụng tyCổ phần Xõy Dựng số 3 Nghệ An Cổ phần Xõy Dựng số 3 Nghệ An