5. Kết cấu đề tài
2.2.3.2 Quy trỡnh hạch toỏn
Tại phũng kế toỏn cụng ty tiến hành theo dừi TSCĐ theo từng loại, từng đối tượng TSCĐ. Mỗi loại tài sản cú số hiệu riờng. TSCĐ của doanh nghiệp được sử dụng và bảo quản ở nhiều bộ phận khỏc nhau của doanh nghiệp. Bởi vậy, kế toỏn chi tiết TSCĐ của cụng ty được phản ỏnh và kiểm tra tỡnh hỡnh tăng giảm, hao mũn trờn phạm vi toàn doanh nghiệp
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ hạch toỏn chi tiết TSCĐ
Chứng từ
tăng,giảm TSCĐ Thẻ TSCĐ
Sổ TSCĐ Bảng tổng hợp TSCĐ
Bỏo cỏo tài chớnh
Phần mềm kế toỏn mỏy (phõn hệ TSCĐ)
* Kế toỏn chi tiết tăng TSCĐ
Bước1: Cỏc phũng ban cú nhu cầu sử dụng TSCĐ, phụ trỏch của bộ phận cần sử dụng TSCĐ viết giấy đề nghị được cấp TSCĐ chuyển lờn phũng kinh tế kỹ thuật để phõn tớch tỡnh hỡnh Cụng ty, tỡnh hỡnh thị trường và đưa ra phương ỏn đầu tư TSCĐ một cỏch hợp lý ;Giỏm đốc cụng ty sẽ viết giấy đề nghi HĐQT duyệt và đưa ra quyết định liờn quan đến tăng TSCĐ hoặc trực tiếp ra quyết định.
Bước 2: - Đối với TSCĐ tăng do đầu tư Xõy dựng cơ bản hoàn thành: + Khi cụng trỡnh xõy dựng cơ bản hoàn thành, Cụng ty thực hiện nghiệm thu cụng trỡnh. Cỏc chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh xõy dựng cơ bản được tập hợp vào Bảng tổng hợp chi phớ, sau đú Cụng ty lập biờn bản bàn giao TSCĐ. Sau khi TSCĐ được bàn giao cụng ty thực hiện thanh lý hợp đồng giao khoỏn cụng trỡnh XDCB.
+ Trong trường hợp TSCĐ được cấp trờn (Tổng cụng ty) cấp Cụng ty sẽ lập ra 1 Hội đồng để đỏnh giỏ TSCĐ và lập biờn bản đỏnh giỏ TSCĐ. Sau đú cụng ty lập biờn bản bàn giao TSCĐ cho cỏc đơn vị trực thuộc.
- Đối với TSCĐ tăng do mua ngoài
+ Sau khi được phờ duyệt cho mua, Cụng ty chọn nhà cung cấp và làm hợp đồng kinh tế. Căn cứ vào cỏc chứng từ liờn quan như Húa đơn GTGT, phiếu chi.. Hội đồng giao nhận tiến hành lập biờn bản giao nhận.
- Phũng kế toỏn phải sao lại cỏc chứng từ liờn quan cho mỗi đối tượng ghi TSCĐ thành bộ hồ sơ TSCĐ riờng. Bao gồm:
•Hồ sơ kỹ thuật: Bao gồm cỏc tài liệu kỹ thuật liờn quan đến TSCĐ được lập, lưu trữ và quản lý tại phũng kỹ thuật kế hoạch
• Hồ sơ kế toỏn: Bao gồm cỏc chứng từ liờn quan đến TSCĐ được lập, lưu trữ và quản lý tại phũng Kế toỏn của cụng ty như: Quyết định đầu tư được
duyệt; Biờn bản nghiệm thu kỹ thuật; Hợp đồng kinh tế; Biờn bản nghiệm thu kỹ thuật, Húa đơn GTGT; Biờn bản giao nhận TSCĐ…
Bước 3: Căn cứ vào hồ sơ TSCĐ Kế toỏn lập “thẻ TSCĐ”, “Phiếu kế toỏn tổng hợp và nhập số liệu vào danh mục tăng TSCĐ và cỏc danh mục khỏc liờn quan đến nghiệp vụ phỏt sinh trờn phần mềm kế toỏn mỏy. Phần mềm kế toỏn tự đụng kết chuyển vào sổ chi tiết, Sổ tổng hợp.
Bước 4: Kế toỏn bảo quản và lưu trữ chứng từ theo quy định.
Vớ dụ 1: Tăng TSCĐ do đầu tư Xõy dựng cơ bản hoàn thành bàn giao.
Để đảm bảo tiến độ thi cụng cho Xưởng tuyển quặng Mangan ở Xưởng Bắc Hà, Cụng ty CP Mangan viết giấy đề nghị lờn HĐQT cụng ty cho phộp xõy dựng thờm nhà ở cụng nhõn, nhà Xưởng sản xuất và Nhà ăn & Bếp, được HĐQT duyệt.Trong thỏng 10 cụng ty đưa vào sử dụng cụng trỡnh: Nhà ở CN 7 gian, Nhà ăn & Bếp, Nhà xưởng
Biểu 2.1:
CễNG TY CỔ PHẦN KHOÁNG SẢN MANGAN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIấT NAM
SỐ 19 TTR/CTMG Độc lập - Tự do - Hạnh phỳc
Phỳ Lộc, ngày 07 thỏng 11 năm 2008
TỜ TRèNH
V/v Đề nghị cho chỉ định thầu thiết kế bản vẽ thi cụng và lập dự toỏn Cụng trỡnh: nhà xưởng sản xuất - Nhà ăn & Bếp - Nhà ở cụng nhõn 7 gian
Dự ỏn: Xưởng tuyển quặng Mangan mỏ Băc Sơn - Thạch Hà
Kớnh gửi: Hội đồng Quản trị Cụng ty Cổ phần Mangan
- Căn cứ vào Nghị định số 16/2005/NP-CP ngày 07/ 02/2005 của chớnh phủ về quản lý dự ỏn, đầu tư xõy dựng cụng trỡnh;
- Căn cứ vào Nghị định số 209/2004/NĐ- CP ngày 16/12/2004 của chớnh phủ về quản lý chất lượng cụng trỡnh xõy dựng
- Căn cứ thụng tư số 08/ 2005/ TT- BXD ngày 06/05/2005 của Bộ trưởng Bộ xõy dựng hướng dẫn một số nội dung về lập thẩm định và phờ duyệt dự ỏn đầu tư xõy dựng cụng trỡnh
- Căn cứ vào dự ỏn đầu tư xõy dựng Xưởng tuyển quặng Mangan mỏ Bắc Sơn - Thạch Hà đó được hội đồng Quản Trị thụng qua
Để đảm bảo tiến độ thi cụng, cụng trỡnh Xưởng tuyển Quặng Mangan tại Mỏ Xó Bắc Sơn - Thạch Hà - Tỉnh Hà Tĩnh đỳng theo kế hoạch đó được Hội đồng Quản trị thụng qua. Cụng ty Cổ phần khoỏng sản Mangan kớnh đờ nghị Hội đồng Quản trị Cụng ty, chỉ định thầu hạng mục cụng trỡnh trờn và giao cho Cụng ty Cổ phần xõy dưng Số 3 Hà Tĩnh. Địa chỉ: số 75 đườngHà Huy Tập - TP Hà Tĩnh - Tỉnh Hà Tĩnh. Vậy Cụng ty Cổ phần Mangan kớnh trỡnh Hội đồng Quản trị phờ duyệt.
Giỏm Đốc
Biểu 2.2
CễNG TY CP KHOÁNG SẢN MANGAN CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
SỐ 15/QĐ –CT/HĐQT Độc lập –Tự do –Hạnh phỳc
Hà Tĩnh, ngày 15 thỏng 11 năm 2008
QUYẾT ĐỊNH
Về việc chỉ định nhà thầu thiết kế bản vẽ thi cụng và lập dự toỏn Cụng trỡnh; Nhà xưởng sản xuất – nhà ăn & Bếp – Nhà ở CN 7 gian
CễNG TY CỔ PHẦN KHOÁNG SẢN MANGAN
- Căn cứ vào luật Xõy dựng ngày 26/11/2003 - Căn cứ luật đấu thầu ngày 29/11/2005
- Căn cứ nghị định số 16/2005/ NĐ- CP ngày 07/ 02/2005 của chớnh phủ về quản lý dự ỏn đầu tư xõy dựng cụng trỡnh; Nghị định số 112/2006/NĐ-CP ngày 29/09/2006 của chớnh phủ về sửa đổi bổ sung một số điều của nghị định số 16/2005/NĐ-CP.
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1: Chỉ định nhà thầu thiết kế bản vẽ thi cụng và lập dự toỏn cụng trỡnh xõy mới Nhà xưởng sản xuất – Nhà ăn & bếp – Nhà ở CN 7 gian, tại xó Bắc Sơn- Thạch Hà - Hà Tĩnh với cỏc nội dung sau:
- Nhà thầu được chỉ định thầu: Cụng ty Cổ phần Xõy dựng Số 3 Hà Tĩnh - Địa chỉ: số 75 đường Hà Huy Tập – TP Hà Tĩnh – Tỉnh Hà Tĩnh
- Giỏ chỉ định thầu (tạm tớnh):897.787.000 đồng -Thời gian chỉ định thực hiện hợp đồng: 10 thỏng.
Điều 2: Giao Giỏm đốc Cụng ty Cổ phần khoỏng sản Mangan và nhà thầu được chỉ định thầu hoàn chỉnh cỏc thủ tục theo quy định để tiến hành ký kết hợp đồng, tổ chức thực hiện cụng tỏc khảo sỏt thiết kế, lập dự toỏn đảm bảo chất lượng và tiến độ.
Biểu 2.3 CỘNG HềA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập -Tự do -Hạnh phỳc
HỢP ĐỒNG GIAO KHOÁN
Cụng trỡnh: Nhà xưởng sản xuất - Nhà ăn & Bếp - Nhà ở cụng nhõn 7 gian
-Căn cứ vào quyết định số 15/QĐ -CT/ HĐQT ngày 15 thỏng 05 năm 1993 của Giỏm đốc cụng ty CP khoỏng sản Mangan về ban hành quy chế tài chớnh nội bộ.
-Căn cứ vào quyết định số 15/QĐ -CT/ HĐQT ngày 15 thỏng 11 năm 2008 của Giỏm đốc cụng ty.
Hụm nay, ngày 20/11 / 2008 tại Cụng ty Cổ phần khoỏng sản Mangan Chủ đầu tư (Bờn A): Cụng ty Cổ phần khoỏng sản Mangan
Đại diện ụng: Nguyễn Đỡnh Lõn Chức vụ Giỏm đốc Bờn nhận thầu (Bờn B):Cụng ty Cổ phần Xõy dựng Số 3 Hà Tĩnh Đại diện ụng: Phạm Văn Cỏch Chức vụ Giỏm đốc
Hai bờn thống nhất ký kết hợp đồng giao thầu thi cụng cụng trỡnh: nhà xưởng sản xuất - Nhà ăn & Bếp - Nhà ở cụng nhõn 7 gian với cỏc điều khoản sau:
Điều 1: Chủ đầu tư cụng trỡnh: Cụng ty Cổ phần khoỏng sản Mangan
Điều 2: Đơn vị nhõn khoỏn:Cụng ty CP Xõy dựng Số 3 Hà Tĩnh cú trỏch nhiệm thi cụng cụng trỡnh nhà xưởng sản xuất - Nhà ăn & Bếp - Nhà ở cụng nhõn 7 gian.
Điều 3: Tiến độ thi cụng cụng trỡnh: Cụng trỡnh phải được hoàn thành trước ngày 01/10/2009
Điều 4: Trỏch nhiệm của cỏc bờn:
Trỏch nhiệm của bờn chủ đầu tư: Bờn giao khoỏn cú trỏch nhiệm cho bờn nhận khoỏn cỏc tài liệu thiết kế cỏc chỉ dẫn về kĩ thuật, tiờu chuẩn ỏp dụng ghi trong hợp đồng, trỏch thực hiện chế độ kiểm tra, giỏm sỏt cụng trỡnh.
Trỏch nhiệm của bờn nhận khoỏn:Thi cụng cụng trỡnh đỳng theo cỏc yờu cầu kĩ thuật, đỳng như thiết kế đỳng cỏc biện phỏp tổ chức thi cụng và an toàn lao động.
Hợp đồng cú giỏ trị ngay 20/11/2009
Bờn Chủ đầu tư Nhà thầu xõy dựng Biểu 2.4:
Đơn vị: Cụng ty CP Khoỏng sản Mangan Cộng hũa xó hội chủ nghĩa Việt Nam Địa chỉ: Phỳ Lộc-Can Lộc -Hà Tĩnh Độc lập -Tự do -Hạnh phỳc
BIấN BẢN NGHIỆM THU VÀ BÀN GIAO TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Cụng trỡnh: Xớ nghiệp sản xuất Mangan mỏ Bắc Sơn
Hạng mục: Nhà ở cụng nhõn, Nhà ăn, bếp & và nhà xưởng sản xuất Số: 00610 Nợ: 211
Cú: 2412 I.Thành phần nghiệm thu:
a) Đại diện chủ đầu tư: Cụng ty Cổ phần Khoỏng sản Mangan
1) ễng: Nguyễn Đỡnh Lõn Chức vụ: P.CT HĐQT, GĐ Trưởng ban 2) ễng: Bựi Văn Minh Chức vụ: UV HĐQT Phú ban 3) ễng: Nguyễn Đức Dũng Chức vụ: Kế toỏn trưởng Ban viờn 4) ễng: Trần Anh Tuấn Chức vụ: Xưởng trưởng Ban viờn
b) Đại diện nhà thầu thi cụng: Cụng Ty Cổ phần Xõy dựng số 3 Hà Tĩnh 1) ễng: Phạm Văn Cỏch Chức vụ Giỏm đốc
2) ễng: Nguyễn Minh Hải Chức vụ: Phũng KHKT 3) ễng: Hoàng Văn Vừ Chức vụ: Kế toỏn trưởng
- Căn cứ vào hợp đồng xõy dựng cụng trỡnh số 05/HĐ- XD ngày 10/11/2008 giữa cụng ty Cổ phần Khoỏng sản Mangan và Cụng ty Cổ phần XD số 3 Hà Tĩnh
- Hồ sơ thiết kế bản vẽ thi cụng được thẩm định phờ duyệt và những thay đổi thiết kế bổ sung được bờn A chấp nhận
- Hồ sơ hoàn thành cỏc hạng mục cụng trỡnh
b) Về chất lượng cụng trỡnh xõy dựng
Thi cụng đạt cỏc yờu cầu của hồ sơ thiết kế và bổ sung đỳng quy định, quy phạm, đạt yờu cầu kỷ thuật, một số sai sút nằm trong phạm vi cho phộp
c) Về khối lượng
Thi cụng theo khối lượng thiết kế và một số khối lượng bổ sung được bờn A chấp nhận
Xỏc nhận về việc giao nhận tài sản cố định như sau:
ĐẠI DIỆN BấN A ĐẠI DIỆN NHÀ THẦU TCXD Giỏm Đốc Giỏm Đốc
Nguyễn Đỡnh Lõn Phạm Văn Cỏch
Căn cứ vào biờn bản nghiệm thu và bàn giao TSCĐ (Biểu 2.4) kế toỏn nhập số liệu vào danh mục tăng TSCĐ và cỏc danh mục khỏc như danh mục bộ phận sử dụng, danh mục nhúm TSCĐ.. phần mềm kế toỏn mỏy tự động kết chuyển vào thẻ TSCĐ (Biểu 2.5)
Số TT Tờn, ký hiệu quy cỏch Số hiệu TSCĐ Nước Sản xuất (XD) Năm Sản xuất Năm đưa vào sử dụng Tớnh nguyờn giỏ Giỏ xõy dựng CP,VC lắp đặt NG TSCĐ 1 Nhà ở cụng nhõn 7 gian 439X5 Việt Nam 2009 2009 266.792.099 266.792.099
2 Nhà ăn & bếp 440X5 Việt Nam 2009 2009 180.121.661 180.121.661
3 Nhà xưởng SX 441X5 Việt Nam 2009 2009 447.723.512 447.723.512
Khi Cụng ty quyết toỏn với đơn vị thi cụng, căn cứ vào chứng từ thanh toỏn, kế toỏn nhập số liệu trờn húa đơn vào phõn hệ: húa đơn mua hàng, chi tiền mặt.. chương trỡnh kế toỏn mỏy tự động nhập số liệu và định khoản vào
Biểu 2.5:
TỔNG CễNG TY KHOÁNG SẢN VÀ THƯƠNG MẠI HÀ TĨNH Mẫu S23-DN
CễNG TY CỔ PHẦN KHOÁNG SẢN MANGAN (Ban hành theoQĐ 15/2006/QĐ Bộ trưởng BTC)
THẺ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH Số 439X5
- Căn cứ vào biờn bản giao nhận TSCĐ số: 00610 ngày 01/10/2009
- Tờn, ký hiệu, mó quy cỏch (cấp hạng) TSCĐ: Nhà ở CN 7 gian XPS số hiệu TSCĐ 438X5
- Bộ phận quản lý sử dụng: 003X5. Năm đưa vào sử dụng 2009 - Đỡnh chỉ TSCĐ ngày: / / /
- Lý do đỡnh chỉ:
Sct Nguyờn giỏ TSCĐ Giỏ trị hao mũn
Ngày Diễn giải Nguyờn giỏ Năm Giỏ trị HM Cộng dồn
00610 01/10/2009 Xõy dựng mới 266.792.099 2009 11.116.338 11.116.338 DỤNG CỤ PHỤ TÙNG KẩM THEO Số TT Tờn, quy cỏch dụng cụ, phụ tựng
Đơn vị tớnh Số lượng Giỏ trị
A B C 1 2
Ghi giảm TSCĐ số: ngày / / Lý do giảm:
Ngày 01 thỏng 10 năm 2009
Biểu 2.6 PHIẾU KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Ngày 01 thỏng 10 năm 2009 Số phiếu: 338
Nội dung Tài khoản Vụ việc P/sinh nợ P/ sinh cú Chi phớ XD cụng trỡnh nhà ở CN; nhà ăn,bếp; nhà xưởng 2412 867.771.818 Chi phớ cụng trỡnh nhà CN; Nhà ăn,bếp; nhà xưởng 1332 86.777.182 Chi phớ phải trả cụng trỡnh nhà CN; Nhà ăn,bếp; nhà xưởng 3311 954.549.000 Q/toỏn cụng trỡnh nhà ở CN 7 gian 2111 266.792.099 Q/toỏn cụng trỡnh nhà ăn và bếp 2111 180.121.661 Q/toỏn cụng trỡnh nhà xưởng sản xuất 2111 447.723.512 Q/toỏn cụng trỡnh nhà xưởng sản xuất 2412 894.637.272 Cộng 1.849.186.272 1.849.186.272
Bằng chữ: Một tỷ, tỏm trăm bốn mươi chớn triệu, một trăm tỏm mươi
sỏu nghỡn, hai trăm bảy mươi hai đồng chẵn
Kế toỏn trưởng Ngày …thỏng… năm (ký, họ tờn) Người lập biểu
Vớ dụ 2: Tăng TSCĐ do mua ngoài
Ngày 05 thỏng 11 năm 2009, Cụng ty mua một mỏy xỳc đào SH200, phục vụ cho nhu cầu khai thỏc quặng tại xưởng 30/04, với giỏ mua chưa thuế 269.690.000 đồng, chi phớ chạy thử 650.000 đồng. Cụng ty đó thanh toỏn hết số tiền trờn bằng chuyển khoản. Thời gian sử dụng được xỏc định là 48 thỏng.
Biểu 2.7
DN TƯ NHÂN HOÀNH SƠN HểA ĐƠN GTGT Mẫu số 01GTGT -3LL
Liờn 3: (Giao khỏch hàng) Số 68248 Ngày 05 thỏng 11 năm 2009
Đơn vị bỏn hàng: Doanh nghiệp tư nhõn Hoành Sơn
Địa chỉ: Đức Trung - Đức Thọ - Hà Tĩnh Mó số TK: 3000033050 Họ tờn người mua hàng: Cụng ty CP khoỏng sản Mangan.
Địa chỉ: Phỳ lộc -Can lộc- Hà tĩnh
Hỡnh thức thanh toỏn: CK Mó số thuế: 3000 376 142
STT Tờn hàng, dịch vụ ĐVT SL Đơn giỏ Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Mỏy xỳc đào SH200 01 269.690.000 269.690.000
Cộng tiền hàng 269.690.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT
26.969.000
Tổng cộng tiền thanh toỏn 296.659.000
Số tiền bằng chữ: (Hai trăm chớn sỏu triệu, sỏu trăm năm mươi chớn ngàn đụng chẵn)
Biểu 2.8
Đơn vị: Cụng ty CP Khoỏng sản Mangan Mẫu số 01-TSCĐ (Ban hành theo QĐ Địa chỉ: Phỳ Lộc-Can Lộc -Hà Tĩnh số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006
của Bộ trưởng BTC)
BIấN BẢN GIAO NHẬN TSCĐ
Ngày 05/11/2009
Số: 00613
- Căn cứ quyết định số 17 ngày 10 thỏng 10 năm 2009của Giỏm đốc Cụng ty Cổ phần khoỏng sản Mangan về việc bàn giao TSCĐ.
- Căn cứ vào húa đơn số 68248 của Doanh nghiệp tư nhõn Hoành Sơn bàn giao.
1) Ban giao nhận TSCĐ gồm:
- ễng: Nguyễn Đỡnh Lõn Chức vụ: Giỏm đốc Đại diện bờn nhận - ễng: Nguyễn Đức Dũng Chức vụ: Kế toỏn trưởng Đại diện bờn nhận - ễng Phan Xuõn Trung Chức vụ: Xưởng trưởng Đại diện bờn nhận - ễng Nguyễn văn Giỏp Chức vụ: Kế hoạch vật tư Đại diện bờn nhận - ễng Phan Hoành Sơn Chức vụ: Giỏm đốc Đại diện bờn giao
Địa điểm giao nhận TSCĐ: Doanh nghiệp tư nhõn Hoành Sơn - Trung Lễ - Đức Thọ - Hà Tĩnh.
2) Xỏc nhận việc giao nhận như sau:
Giỏm đốc Kế toỏn trưởng Người nhận Người giao
Stt Tờn,ký hiệu, qui cỏch Số hiệu TSCĐ Nước SX Năm