II I Thủ tục nộp Hồ sơ
3.2.2. Phân tích thực trạng quá trình tuyển chọn 1 Hoạt động tuyển chọn
3.2.2.1. Hoạt động tuyển chọn
Vòng 1
Vòng 2
Trúng tuyển
Bước 1: Tiếp đón ban đầu và lọc hồ sơ
Phòng tổ chức lao động sẽ phụ trách việc tiếp đón ban đầu và lọc hồ sơ của những ứng viên. Trước hết khi các ứng viên nộp hồ sơ vào Công ty, nhân viên phòng tổ chức lao động sẽ kiểm tra hồ sơ theo những tiêu chuẩn chung rồi lọc ra những hồ sơ không đạt yêu cầu.
Mẫu số 03: Yêu cầu một hồ sơ dự tuyển
Hồ sơ dự tuyển vào Công ty bao gồm:
- Đơn xin làm việc (theo mẫu quy định của Công ty).
- Sơ yếu lý lịch có xác nhận của chính quyền địa phương nơi đăng ký hộ khẩu thường trú. Nếu là đang làm việc ở cơ quan khác xin chuyển đến thì phải có bản sao công chứng sơ yếu lý lịch, có xác nhận của cơ quan đang quản lý.
- Bản sao công chứng các văn bằng, chứng chỉ phù hợp đã được đào tạo. - Bản sao công chứng học lực (bảng điểm).
- Chứng minh nhân dân (bản phôtô).
- 02 ảnh 04x06 (01 ảnh dán vào đơn xin việc, 01 ảnh dán vào giấy khám sức khoẻ).
- Giấy chứng nhận sức khoẻ (Trạm y tế Công ty hoặc bệnh viện huyện trở lên) - Trường hợp đã có thời gian làm thử việc, thì phải có nhận xét của phòng ban của Công ty.
Tiếp đón ban đầu và lọc hồ sơ
Phỏng vấn
Thi viết
Thử việc và ký hợp đồng
Như vậy trước hết những hồ sơ nào không đầy đủ các loại giấy tờ như kể trên sẽ bị loại bỏ, đây là một yêu cầu chung của hầu hết các Công ty. Tuy nhiên sự trung thực của các văn bằng, chứng chỉ, giấy khám sức khoẻ thì chưa được làm rõ.
Tiếp theo là nhân viên phòng tổ chức lao động sẽ căn cứ theo bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc để có cơ sở lọc các ứng cử viên tiếp theo.
Cụ thể tiêu chuẩn đối với người xin việc vào vị trí lao động gián tiếp tại phòng chuyên môn nghiệp vụ tại Công ty là:
Mẫu số 04: Tiêu chuẩn tuyển dụng đối với vị trí lao động gián tiếp
- Có bằng tốt nghiệp từ trung cấp chính quy trở lên đúng chức danh cần tuyển. - Đủ sức khoẻ để làm việc (theo kết luận của trạm y tế Công ty hoặc cơ sở y tế từ cấp huyện trở lên).
- Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ A trở lên. - Có chứng chỉ tin học phù hợp: trình A trở lên. Và tổng công ty có ưu tiên một số ứng viên sau:
- Con em cán bộ công nhân viên trong Công ty.
- Các sinh viên tốt nghiệp xuất sắc và người có bằng thạc sĩ, tiến sĩ.
Thông qua bước này cán bộ tuyển dụng có thể biết được các thông tin của ứng cử viên như :
+ Các thông tin chung về cá nhân. + Quá trình đào tạo học tập. + Các chứng chỉ đào tạo đã có.
+ Thời gian tích luỹ kinh nghiệm nếu có…
Nhưng có thể nhận thấy những tiêu chuẩn này không quá cao đối với một lao động gián tiếp. Tuy nhiên như đã phân tích ở trên lao động gián tiếp được tuyển dụng đa phần từ người quen trong Công ty vì vậy mà ở đây chưa nhắc tới yêu cầu về kinh nghiệm (một tiêu chuẩn rất cần thiết cho một công ty lớn).
Nhưng có thể căn cứ trên những thông tin trên mà cán bộ tuyển dụng sẽ có cái nhìn bao quát về ứng cử viên và có đánh giá phần nào. Tuy nhiên các thông tin này chưa phải là tuyệt đối, cán bộ tuyển dụng cần thẩm tra lại các thông tin ở những vòng tiếp theo.
▪ Đối với tuyển dụng công nhân gián tiếp, sau khi xem xét về các loại chứng chỉ bằng cấp của người ứng cử viên, ứng cử viên sẽ được tham gia một bài phỏng vấn. Thay vì chỉ có bài phỏng vấn trực tiếp của hội đồng phỏng vấn hay của người lãnh đạo trực tiếp thì tại Công ty cổ phần công trình đường sắt, bước này được thực hiện thông qua phiếu phỏng vấn và sự phỏng vấn trực tiếp của chị Nguyễn Thị Ngọc Hà, nhân viên phòng tổ chức lao động.
Phiếu phỏng vấn của công ty
Họ và tên:... Sinh ngày:...tháng...năm... Nghề đào tạo:... Trường:... Quê quán:... Người giới thiệu đến Công ty :... Đến tham gia tuyển dụng vào làm việc tại Công ty cổ phần công trình Đường Sắt
Nội dung :
3. Mục đích xin vào làm việc tại Công ty:... 4. Khả năng bản thân:... (nêu một số kết quả nổi bật…)
5. Bạn biết gì về Công ty:... 6. Bạn chấp nhận cơ chế tuyển dụng của Công ty chúng tôi không?
TT Nội dung chấp nhận,
không chấp nhận 1 Làm việc tại Công ty ít nhất 25 năm: Nếu làm ít hơn sẽ phải
bồi thường: (số năm làm thiếu)*HSL đang hưởng* lương tối thiểu
2 Nếu chấm dứt HĐLĐ trước 25 năm thì phải bồi thường tiền kèm cặp là 02 năm: 02 năm* lương bình quân của 6 tháng
lương thực hưởng liền kề trước khi nghỉ việc 3 Bồi thường tiền đào tạo nếu được đi cử đi đào tạo 4 Tự nguyện đóng góp 2.000.000 đồng. Công ty không trả lãi.
Công ty chỉ trả lại khi: nghỉ hưu, chuyển lên làm việc tại Tổng Công ty , bộ giao thông
7. Nguyện vọng của người xin làm việc:
- Vị trí công việc...đơn vị... - Thời gian thử việc... Thời hạn hợp đồng... - Mức lương đề nghị... - Nguyện vọng khác... 6. Chúng tôi sẽ liên lạc cho bạn bằng gì?... 7. ý kiến nhận xét và đề nghị Tổng giám đốc của phòng TCLĐ:
PHÒNG TỔ CHỨC LAO ĐỘNG Hà nội, ngày tháng năm 2009 Có thể thấy phiếu phỏng vấn này chưa thể tìm hiểu được trình độ chuyên môn của các ứng viên, chưa phân chia tìm hiểu được năng lực đối với lao động trực tiếp và lao động gián tiếp. Câu hỏi đơn giản chỉ là “khả năng bản thân của bạn là gì”. Ty nhiên phiếu phỏng vấn đã nhắc tới quyền lợi và nguyện vọng người xin việc, mức lương cũng như nguyện vọng khác. Như vậy đã khắc phục được nhược điểm trong thông báo tuyển mộ.
Đối với những câu hỏi trực tiếp của cán bộ tuyển dụng thì không được thiết lập từ trước mà đơn thuần là nếu người phỏng vấn muốn biết thêm thông tin gì ngoài phiếu phỏng vấn thì hỏi thêm mà thôi như vậy là chưa được.
Nhận xét:
- Ưu điểm:
+ Bài phỏng vấn đã được tiêu chuẩn hoá tức được thiết kế cố định sẵn, ứng cử viên chỉ cần điền các thông tin còn thiếu vào. Cách này giúp nhà tuyển dụng có thể so sánh được các ứng viên khác nhau dựa vào một tiêu chuẩn chung.
+ Tiết kiệm thời gian cho nhà tuyển dụng từ đó tiết kiệm phần nào chi phí.
- Hạn chế:
+ Thực chất đây là buổi trả lời theo phiếu hỏi, thông tin bị hạn chế nhiều.
+ Cuộc nói chuyện trực tiếp không được chuẩn bị kỹ mà theo ý muốn chủ quan của cán bộ tuyển dụng(cần thêm thông tin gì thì có câu hỏi). Thời gian dành cho nói chuyện trực tiếp giữa cán bộ tuyển dụng và ứng cử viên thường từ 5 đến 10 phút, như vậy thời gian này không đủ để cán bộ phỏng vấn tìm hiểu thông tin người ứng viên, thời gian chủ yếu là dành cho ứng cử viên hoàn thành phiếu phỏng vấn.
+ Cán bộ tuyển dụng không có các kiến thức chuyên môn nghiệp vụ tương ứng với các ứng viên bởi người phỏng vấn chỉ là một người trong phòng tổ chức lao động dù các ứng viên ở chuyên ngành gì đi nữa.
▪ Đối với tuyển dụng công nhân trực tiếp ngoài phiếu phỏng vấn trên, ứng cử viên phải trả lời một số câu hỏi về chuyên môn nghiệp vụ tương ứng với ngành nghề cần tuyển do người lãnh đạo trực tiếp đưa ra.
Như vậy so với cuộc phỏng vấn đối với lao động gián tiếp thì lao động trực tiếp đã có buổi phỏng vấn chất lượng hơn, lý do cũng xuất phát từ yêu cầu và nội dung công việc. Nếu công nhân trực tiếp không đủ trình độ tay nghề thì không thể có năng suất cao cũng như chất lượng sản phẩm tốt, nó ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận của doanh nghiệp, hơn nữa đó là những công việc có thể lượng hóa, sự đánh giá dễ dàng hơn, vì vậy sự hoàn thành công việc tốt phải được bảo đảm, theo đó năng lực chuyên môn của người lao động cũng cần được bảo đảm hơn.
Bước 3: Thi viết
Quy trình thi tuyển của Công ty gồm: Thành lập hội đồng thi tuyển của Công ty; soạn đề thi, chấm thi; thông báo kết quả thi.
▪ Hội đồng thi tuyển gồm có:
- Tổng giám đốc hoặc phó tổng giám đốc Công ty được uỷ quyền: làm chủ tịch hội đồng.
- Trưởng phòng tổ chức lao động của Công ty: Uỷ viên thường trực.
- Đại diện phòng, ban chuyên môn nghiệp vụ chuyên ngành của Công ty: Uỷ viên.
- Giám đốc chi nhánh: Uỷ viên (nếu tổ chức thi tuyển tại chi nhánh). ▪ Nội dung thi tuyển:
Đối với lao động gián tiếp sẽ có bài thi viết 120 phút về tìm hiểu an toàn lao động tại địa điểm thi trong Công ty, riêng đối với công nhân trực tiếp thì đưa về đơn vị thi. Đề thi do anh Nguyễn Hồng Sơn, phó phòng tổ chức lao động ra đề.
Ví dụ về một câu hỏi trong đề thi như sau:
“Có hai công nhân xí ngiệp X tranh luận với nhau với chủ đề là phạm vi an toàn trên không của đường sắt.
- Công nhân A nói: Phạm vi giới hạn bắt đầu an toàn trên không của đường sắt là 8,5m kể từ nền đường trở lên theo phương thẳng đứng.
- Công nhân Bố trí nhân lực nói là 8m tính từ mặt trên của tà vẹt theo phương thẳng đứng.
Theo đồng chí 2 công nhân trên tranh luận có đúng không ?tại sao?”
Sau đó là một bài thi về kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin và bài thi ngoại ngữ. Bài thi ứng dụng công nghệ thông tin sẽ do người phụ trách trực tiếp tại phòng
ban tiếp nhận ứng viên kiểm tra, đó đơn giản chỉ là một bài thực hành excel hay một bài word. Bài thi ngoại ngữ sẽ được thiết kế sẵn và lặp lại trong các lần tuyển dụng, đó là một bài thi trắc nghiệm tiếng anh.
Nhận xét:
Ưu điểm:
- Đã có bài thi về ngoại ngữ và ứng dụng công nghệ thông tin: Đây là những công cụ rất quan trọng đối với một nhân viên làm văn phòng.
- Nội dung thi về ngoại ngữ và ứng dụng thông tin đã đáp ứng được yêu cầu cơ bản đối với công việc.
Đối với lao động trực tiếp sản xuất thì thay vì bài thi ứng dụng công nghệ thông tin và bài thi ngoại ngữ, ứng viên sẽ được làm bài thi viết chuyên môn nghiệp vụ do người lãnh đạo trực tiếp ra đề và kiểm tra đồng thời là bài sát hạch tay nghề( bài thi thực hành).
Ưu điểm của bài thi này là có thể kiểm tra được trình độ chuyên môn phù hợp với ngành nghề cần tuyển.
Hạn chế:
- Công ty thành lập hội đồng thi tuyển mà chưa thành lập hội đồng tuyển dụng ngay từ đầu.
- Nội dung thi quá đơn giản, không thể biết được trình độ thực sự của ứng cử viên đối với chức danh ngành nghề cần tuyển, chỉ đảm bảo được sự hoàn thành công việc ở mức độ cơ bản chứ chưa đáp ứng được yêu cầu chuyên môn.
- Vì nội dung thi như vậy nên người ra đề cũng không cần có chuyên môn nghiệp vụ tương ứng với từng ứng viên.
- Có thể kết luận Công ty tuyển dụng nhân lực gián tiếp là dựa vào bằng cấp chứng chỉ và sự giới thiệu của người quen là chính.
Bước 4: Thử việc và ký hợp đồng
▪ Sau khi người lao động thi tuyển đạt yêu cầu và ký cam kết thực hiện quy chế, quy định của Công ty có liên quan đến người lao động, thì tuỳ theo yêu cầu nhiệm vụ SXKD để Công ty ký HĐLĐ theo quy định của pháp luật lao động:
- HĐLĐ theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng - HĐLĐ xác định thời hạn từ đủ 12 tháng đến 36 tháng
- HĐLĐ không định thời hạn ▪ Thời gian thử việc:
- Thời gian thử việc được ghi trong HĐLĐ và được tính trong thời hạn của hợp đồng lao động, mức lương trả trong thời gian thử việc tối thiểu là 70% mức lương cấp bậc của công việc hợp đồng và áp dụng: Thời gian thử việc không quá 60 ngày đối với công việc có chức danh nghề cần trình độ chuyên môn, kỹ thuật từ cao đẳng trở lên. Đối với người có bằng đại học chính quy, xếp loại giỏi thì vẫn qua thời gian thử việc nhưng được hưởng 100% lương bậc một của bảng lương viên chức chuyên môn, nghiệp vụ, chức danh chuyên viên kỹ sư. Thời gian thử việc không quá 30 ngày đối với chức danh nghề cần trình độ trung cấp, công nhân kỹ thuật, nhân viên nghiệp vụ.
- Hết thời gian thử việc hoặc HĐLĐ xác định thời hạn hết hiệu lực trưởng các phòng ban nghiêp vụ có trách nhiệm nhận xét năng lực, chuyên môn, tinh thần thái độ làm việc …của người lao động và tham mưu đề xuất có tiếp tucj ký HĐLĐ hay chấm dứt HĐLĐ, gửi phòng tổ chức lao động để phòng tổ chức lao động trình Tổng giám đốc quyết định.