II/ Phân tích và đánh giá công tác tuyển chọn lao động của công ty cổ phần xây dựng 559 giai đoạn 2007 đến nay.
1. Kết quả tuyển chọn cán bộ quản lý của công ty trong giai đoạn 2007 đến nay
3.1 Xét duyệt hồ sơ
Đây là bước đầu tiên của quy trình tuyển chọn cán bộ của công ty. Đây là bước mà cán bộ tuyển dụng loại bỏ những hồ sơ không hợp lệ với vị trí và công việc cần tuyển. Tại bước này,chưa có sự tiếp xúc ban đầu của các ứng viên với nhà tuyển
Xét duyệt hồ sơ
Phỏng vấn
Khám sức khỏe
Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp
Thử việc
ứng viên thông qua hồ sơ dự tuyển như: ảnh chân dung, quá trình học tập, ngành đào tạo chuyên môn, sơ yếu lý lịch của bản thân, những văn bằng chứng chỉ các nhân đạt được cùng với các kinh nghiệm của bản thân ứng viên. Các vị trí cũng như các công việc cần tuyển có những quy định riêng về trình độ, sức khỏe cũng như kinh nghiệm. Nếu hồ sơ nào không đạt nhũng điều kiện trên sẽ bị loại ngay từ bước xét duyệt hồ sơ này. Do đây là quy trình tuyển chọn cán bộ quản lý cho công ty nên hồ sơ yêu cầu phải có trình độ từ cao đẳng trở lên, thành thạo word, excel, ..ngoài ra với vị trí làm nhân viên kế toán thì phải sử dụng thành thạo các phần mềm phục vụ cho việc tính toán như phần mềm kế toán thuế, … Đối với các vị trí như trưởng phòng của các phòng ban phải có trình độ từ đại học trở lên, có ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đang tuyển và có đầy đủ các bằng cấp liên quan như: tin học văn phòng, tiếng anh,.. Ưu tiên cho các ứng viên có trình độ cao đúng ngành mà công ty đang tuyển, thâm niên công tác lâu năm, sử dụng thành thạo tiếng anh,..
Tuy nhiên, trên thực tế hầu như các hồ sơ tham gia dự tuyển của công ty cổ phần xây dựng 559 trong những năm gần đây thì số hồ sơ bị loại ngay từ bước xét duyệt hồ sơ trong quy trình tuyển chọn cán bộ quản lý chỉ là 1 trường hợp năm 2007, 1 trường hợp năm 2008 và 2 trường hợp năm 2009. Đây là một điều dễ hiểu bởi khi tuyển vào các vị trí quản lý của công ty các ứng viên thường tìm hiểu rất kĩ các điều kiện để nộp hồ sơ xin việc và thường rất cẩn trọng trong vấn đề nộp hồ sơ nên việc sai sót và bị loại trong vấn đề nộp hồ sơ thường rất khó xảy ra.
3.2 Phỏng vấn
Khi các ứng viên qua vòng xét duyệt hồ sơ, họ sẽ vào vòng tiếp theo là vòng phỏng vấn. Đây là vòng rất quan trọng đối với các ứng viên và đối với cả quy trình tuyển chọn. Tại vòng này, người tuyển dụng và các ứng viên sẽ tiếp xúc với nhau lần đầu tiên. Người phỏng vấn sẽ dựa vào kết quả của cuộc phỏng vấn là cơ sở chính để quyết định xem ứng viên đó có thể trúng tuyển vào vị trí cần tuyển hay không. Tại công ty cổ phần xây dựng 559 quy trình phỏng vấn được tiến hành tại phòng tổ chức hành chính của công ty. Cuộc phỏng vấn sẽ diễn ra theo đúng thời gian mà công ty đã lên lịch sẵn theo đúng thông báo với ứng viên.
Thành phần cuộc phỏng vấn gồm: đại diện phòng ban có nhu cần tuyển dụng, thành viên phòng tổ chức hành chính và có thể là đại diện của ban giám đốc.
Cuộc phòng vấn của công ty gồm 6 bước cơ bản sau: Bước 1: Màn chào hỏi ban đầu
Bước 2: Gioi thiệu về công ty cho các ứng viên
Bước 3: Đưa ra các câu hỏi phỏng vấn đối với các ứng viên
Bước 4: Trao đổi với các ứng viên về các thắc mắc cũng như các câu hỏi của ứng viên đối với hội đồng tuyển chọn
Bước 5: Ghi chép lại tất cả các thông tin về phỏng vấn với ứng viên Bước 6: Kết thúc cuộc phỏng vấn
Bước 1:Màn chào hỏi ban đầu
Cả 6 bước trên được phòng tổ chức hành chính của công ty xây dựng rất rõ ràng. Màn chào hỏi ban đầu là bước 1 của cuộc phỏng vấn. Tại bước này, cán bộ tuyển dụng sẽ giới thiệu về tên tuổi, chức danh của cán bộ trong hội đồng tuyển dụng đối với các ứng viên. Ứng viên cũng được tự mình giới thiệu sơ qua về bản thân mình đối với hội đồng tuyển dụng những thứ mà trong hồ sơ dự tuyển chưa nêu hoặc nêu chưa đầy đủ. Trong phần này, ứng viên sẽ tự giới thiệu về bản thân mình một cách đầy đủ nhất với hội đồng tuyển và họ luôn mong muốn tạo được ấn tượng tốt đẹp từ những phút giây tiếp xúc đầu tiên này. Bước 1 diễn ra tương đối nhanh chóng và thường đây là bước không thể thiếu trong một quy trình nhưng lại ảnh hưởng không đáng kể đến kết quả của cuộc phỏng vấn. Sau bước này hội đồng tuyển dụng chỉ có thể đưa ra những nhận xét rất sơ bộ và tương đối chủ quan về ứng viên.
Bước 2: Gioi thiệu về công ty và công việc
Sau khi nhanh chóng đi qua bước 1, hội đồng tuyển dụng chuyển qua bước 2 giới thiệu sơ qua cho ứng viên về công ty, cũng như tính chất của công việc và vị trí cần tuyển. Hội đồng tuyển dụng mà người trực tiếp làm công việc này là nhân viên thuộc phòng tổ chức hành chính sẽ giới thiệu cho ứng viên hiểu thêm về công ty cổ phần xây dựng 559 là công ty như thế nào, mục tiêu của công ty là tối đa hóa lợi nhuận, đem lai công ăn việc làm cho cán bộ công nhân viên cau công ty, đồng thời cho ứng viên biết về hướng phát triển của công ty trong thời gian tới là mở rộng thị phần và thị trường của mình trên tất cả các lĩnh vực mà công ty tham gia. Tùy từng vị trí mà công ty sẽ giới thiệu về vị trí cũng như tính chất công việc cho ứng viên. Như nếu vị trí cần tuyển là một nhân viên kế toán thuộc phòng kế toán tài chính thì hội đồng tuyển dụng sẽ giới thiệu công việc mà ứng viên phải làm khi trúng tuyển vào công ty như: hạch toán các nghiệp vụ phát sinh, làm báo cáo tài chính cho công ty, kê khai thuế cho công ty, xem xét việc cung cấp vốn cho công trường mà công ty đang thi công Mục đích của bước này là quảng cáo về công ty cho các ứng viên, làm cho
viên không cảm thấy bỡ ngỡ khi hiểu thêm về công việc mình phải thực hiện, tránh tình trạng thất vọng sau này khi các ứng viên vào làm việc tại công ty mà công việc không theo những gì ứng viên đã nghĩ và kì vọng đem lại những hậu quả đáng tiếc không đáng có.
Bước 3: Đưa ra các câu hỏi phỏng vấn đối với các ứng viên
Đây là bước quan trọng của cuộc phỏng vấn, nó ảnh hưởng rất lớn đến kết quả của cuộc phỏng vấn nói chung, kết quả của quá trình tuyển dụng nói riêng. Tại bước này, hội đồng tuyển chọn sẽ đưa ra cho các ứng viên những câu hỏi liên quan đến kiến thức chuyên ngành cần thiết phụ vụ cho công việc mà vị trí cần tuyển đòi hỏi. Công ty Cổ phần xây dựng 559 áp dung hình thức phỏng vấn hỗn hợp vừa theo mẫu vừa kết hợp với việc trả lời các câu hỏi theo cách trả lời của ứng viên. Những câu hỏi chung mà hội đồng tuyển dụng thường hay đưa ra là:
Tại sao anh ( chị) lại thi tuyển vào vị trí này?
Điều gì khiến anh ( chị) lại mong muốn vào làm công ty chúng tôi?
Mức lương mà anh chị muốn khi vào làm việc tại công ty là bao nhiêu?
Các quyền lợi và những chính sách anh ( chị ) nghĩ là mính sẽ được hưởng khi vào làm việc tại công ty là gì?
Phòng tổ chức hành chính sẽ dựa và đặc điểm riêng của từng vị trí cũng như đặc điểm riêng của các phòng ban có nhu cầu tuyển dụng mà đưa ra các câu hỏi phỏng vấn phù hợp. Hội đồng tuyển dụng sẽ dựa vào độ chính xác trong câu trả lời, phản ứng nhanh nhẹn khi trả lời cùng thái độ và phong thái trả lời của các ứng viên để làm căn cứ để đánh giá và đưa ra kết quả cuối cùng của cuộc phỏng vấn. Bước này chiếm nhiều thời gian nhất của cuộc phỏng vấn tuyển chọn sơ bộ tại công ty cổ phần xây dựng 559.
Bước 4: Trao đổi với các ứng viên về các thắc mắc cũng như câu hỏi của ứng viên đối với hội đồng tuyển chọn
Khi kết thúc bước 3, hội đồng tuyển chọn của công ty sẽ thoải mái trao đổi với các ứng viên về các thắc mắc liên quan đến công ty, công việc của ứng viên cũng như trả lời các câu hỏi cảu ứng viên. Theo như các cán bộ thuộc phòng tổ chức hành chính của công ty cổ phần xây dựng 559, thì những câu hỏi chủ yếu mà các ứng viên đưa ra cho hội đồng tuyển chọn thường xoay quanh vấn đề lương thưởng và phụ cấp của công ty. Đây cũng là một điều dễ hiểu bởi vấn đề lương thưởng luôn là một trong những vấn đề quan tâm hàng đầu đối với hầu hết người lao động tại Việt Nam nói chung và những người lao động tham gia ứng tuyển vào công ty nói riêng. Hội đồng
tuyển chọn phải có trách nhiệm trả lời một cách rõ ràng những câu hỏi của ứng viên, tránh tình trạng ứng viên không hài lòng với câu trả lời của hội đồng tuyển dụng hoặc câu hỏi của ứng viên không nhận được câu hỏi của cán bộ tuyển chọn một cách thấp nhất.
Bước 5 Kết thúc cuộc phỏng vấn
Khi các ứng viên đã đưa ra các thắc mắc và các câu hỏi đối với hội đồng tuyển chọn và được trả lời. Cuộc trao đổi kết thúc,cán bộ hội đồng sẽ kết thúc cuộc phỏng vấn với ứng viên. Nhân viên phòng tổ chức hành chính sẽ thông báo cho ứng viên rằng đã kết thúc buổi phỏng vấn và ứng viên có thể ra về và hội đồng tuyển chọn sẽ thông báo kết quả của cuộc phỏng vấn đến ứng viên trong thời gian nhanh nhất.Luôn tỏ thái độ mong muốn gặp lại ứng viên với tư cách là đồng nghiệp của mình là phương châm hành động chức tổ chcán bộ tuyển chọn của công ty cổ phần xây dựng 559. Ưng viên sẽ được bắt tay toàn thể hội đông tuyển dụng trước khi rời khỏi phòng phỏng vấn để nhường chỗ cho ứng viên khác tiếp tục cuộc phỏng vấn. Tại công ty Cổ phần xây dựng 559 hình thức phỏng vấn mà công ty áp dụng là hình thức phỏng vấn hội đồng tức là cả hội đồng sẽ phỏng vấn từng ứng viên một. Trước khi chia tay ứng viên, hội đồng tuyển chọn của công ty sẽ cho ứng viên biết thời gian và địa điểm để tiến hành bước tiếp theo của quy trình tuyển chọn cán bộ quản lý: khám sức khỏe.
Bước 6 Ghi chép lại hết các thông tin về cuộc phỏng vấn đối với các ứng viên.
Đây là phần không thể thiếu trong cuộc phỏng vấn bởi khi không có những ghi chép này của các cán bộ tuyển chọn thì sẽ không có cơ sở đưa ra để là căn cứ cho việc sẽ xem ứng viên nào xứng đáng nhất với vị trí cần tuyển. Việc ghi chép sẽ do bản thân các thành viên của hội đồng tuyển dụng trực tiếp thực hiện và tổng hợp. Những thành viên hội đồng tuyển dụng sẽ theo những tiêu chí của bản thân và tiêu chí chung của công ty để cho điểm và ghi nhận xét đối với từng ứng viên. Những tiêu chí chung của công ty sẽ bao gồm những tiêu chí sau: thái độ của ứng viên khi trả lời phỏng vấn, độ nhanh nhạy khi trả lời các câu hỏi, phản ứng của ứng viên trước các câu hỏi bất ngờ của hội đồng tuyển dụng,…Sau khi hoàn thành xong bước này, hội đồng tuyển chọn sẽ tiếp tục cuộc phỏng vấn với những ứng viên khác của công ty. Đây là bước cuối cùng trong phần phỏng vấn tuyển chọn sơ bộ của công ty.