III. Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết:
3.34.Giải phỏp hoàn thiện quy trỡnh kiểm toỏn chu trỡnh tiền lương và nhõn viờn do cụng ty kiểm toỏn HVAC thực hiện
Phần 3: ĐÁNH GIÁ CHUNG:CHƯƠNG
3.34.Giải phỏp hoàn thiện quy trỡnh kiểm toỏn chu trỡnh tiền lương và nhõn viờn do cụng ty kiểm toỏn HVAC thực hiện
Sau thời gian thực tập tại HVAC, được nghiờn cứu, tỡm hiểu về quy trỡnh kiểm toỏn chu trỡnh tiền lương và nhõn viờn, xem xột những tồn tại như trờn thỡ sau đõy em xin đưa ra một số giải phỏp để hoàn thiện quy trỡnh kiểm toỏn chu trỡnh tiền lương và nhõn viờn tại cụng ty HVAC
Thứ nhất là, Tăng cường đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ của khỏch hàng
Hệ thống kiểm soỏt nội bộ cú vai trũ quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Nghiờn cứu hệ thống kiểm soỏt nội bộ của khỏch hàngnàg và đỏnh giỏ rủi ro kiểm soỏt là một phần hết sức quan trọng mà kiểm toỏn viờn phải
thực hiện trong một cuộc kiểm toỏn. Điều này được quy định trong nhúm chuẩn mực đối với cụng việc tại chỗ tại điều thứ 2 trong mười chuẩn mực kiểm toỏn được chấp nhận rộng rói (GASS): “ Kiểm toỏn viờn phải cú một sự hiểu biết đầy đủ về hệ thống kiểm soỏt nội bộ để lập kế hoạch kiểm toỏn và để xỏc định thời gian, bản chất, phạm vi của cuộc kiểm toỏn sẽ được thực hiờn hiện”. Và điều này cũng được quy định tại chuẩn mực kiểm toỏn Việt Nam số 400, đỏnh giỏ rủi ro và kiểm soỏt nội bộ: “Kiểm toỏn viờn phải cú đủ hiểu biết về hệ thống kế toỏn và kiểm soỏt nội bộ của khỏch hàngang để lập kế hoạch kiểm toỏn và xõy dựng cỏch tiếp cận kiểm toỏn cú hiệu quả”
Tuy nhiờn viờc việc xem xột và đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ cũn mang tớnh chất mặc định và cỏc kiểm toỏn viờn chưa sử dụng nhiều thủ tục phõn tớch để đỏnh giỏ. Chớnh vỡ vậy cần mở rộng số lượng và chất lượng của cỏc thủ tục phõn tớch để cú thể đỏnh giỏ một cỏch xỏc đỏng và đày đầy đủ nhất đối với hệ thống kiểm soỏt nội bộ cuả đơn vị khỏch hàng. Để thu thập được sự hiểu biết của khỏch hàng về cỏc thủ tục kiểm toỏn thỡ cụng ty cần đưa ra cỏc phương phỏp và kĩ thuật thu thập bằng chứng và cỏch thức ỏp dụng trong từng trường hợp để cú kết quả tốt nhất. Và sau đõy là một số phương phỏp hiệu quả nhất như:
Sử dụng bảng tường thuật miờu tả:
Được ỏp dụng đụớ đối với những đơn vị nhỏ,quy mụ và phạm vi hoạt động nhỏ, cú hệ thống kiểm soỏt nội bộ đơn giản. Yờu cầu đối với bảng tường thuật miờu tả là đơn giản, dễ hiểu, rừ ràng nhưng cũng khỏi quỏt được những thụng tin cơ bản về hệ thống kiểm soỏt nội bộ của khỏch hanghàng.
Quan sỏt, phỏng vấn, cỏc bảng cõu hỏi:
Được ỏp dụng đối với những cụng ty cú quy mụ vừa, hệ thống kiểm soỏt nội bộ phức tạp hơn. Kiểm toỏn viờn sử dụng kết hợp khộo lộo giữa
bảng tường thuật miờu tả và cỏc kĩ thuật quan sỏt, phỏng vấn, và cỏc bảng cõu hỏi.
Yờu cầu về thỏi độ, phong cỏch phỏng vấn vừa phải nhó nhặn, lịch sự vừ phải cứng rắn, khộo lộo để cú thể vừa thu thập được những thụng tin cần thiết và cũng giữ được mối quan hệ tốt đối với Cụng ty khỏch hàng.
Việc sử dụng bảng cõu hỏi cũng hỗ trợ rất nhiều đối với quỏ trỡnh đỏnh giỏ hệ thống kiểm soỏt nội bộ. Cụng ty cú thể lập được hệ thống bảng cõu hỏi để giỳp tiết kiệm thời gian nhưng cũng mang lại những thụng tin hữu ớch cho kiểm toỏn viờn. Bản cõu hỏi cú thể là cõu hỏi đúng hay cõu hỏi mở, phụ thuộc vào nội dung mà kiểm toỏn viờn muốn thu thõpthập. Và thụng thường kiểm toỏn viờn sử dụng kết hợp cả hai dạng cõu hỏi này.
Sử dụng hệ thống lưu đồ:
Được ỏp dụng trong trường hợp quy mụ của đơn vị được kiểm toỏn là rất lớn, hệ thống kiểm soỏt nội bộ cũng cú quy mụ lớn và tớnh chất rất phức tạp.
Sử dụng hệ thống lưu đồ tương đối mất thời gian nhưng lại mang lại hiệu quả cao. Phương phỏp này chỉ ỏp dụng đối với những kiểm toỏn viờn cú kinh nghiệm rất lõu năm, hay cỏc kiểm toỏn viờn cao cấp.
Yờu cầu khi sử dụng hệ thống lưu đồ là cỏc kớ hiệu sử dụng trong lưu đồ phải đảm bảo cho người đọc lưu đồ dễ hiểu, cú thể nhận thấy được về hệ thống kiểm soỏt nội bộ của đơn vị.
Thứ hai là, hoàn thiện cỏch xỏc định mức trọng yếu đối với chu trỡnh tiền lương và nhõn viờn
Trong giai đoạn lập kộ kế hoạch kiểm toỏn thỡ kiểm toỏn viờn phải đỏnh giỏ mức độ trọng yếu để ước tớnh mức độ sai sút cú thể chấp nhận được, xỏc định phạm vi của cuộc kiểm toỏn và đỏnh giỏ ảnh hưởng của Bỏo cỏo tài chớnh để từ đú xỏc định thời gian, bản chất và phạm vi thực hiện cỏc thử nghiệm kiểm toỏn.
Sau khi kiểm toỏn viờn cú đó cú ước lượng ban đầu về tớnh trọng yếu thỡ tiến tới việc phõn bổ mức trọng yếu cho cỏc khoản mục cú liờn quan.
Tại HVAC thỡ đối với việc phõn bổ mức trọng yếu cho cỏc khoản mục thường theo một tỉ lệ % nhất đinhđịnh, thụng thường 10% trờn chỉ tiờu lợi nhuận trước thuế và khụng cú sự phõn biệt giữa cỏc khoản mục, trong đú cú cả chu trỡnh tiền lương và nhõn viờn.
Cụng ty cú thể tiến hành phõn bổ mức trọng yếu dựa trờn cỏc cơ sở như sau: Bản chất của cỏc khoản mục, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soỏt được đỏnh giỏ sơ bộ đối với cỏc khoản mục, kinh nghiệm kiểm toỏn cỏc kiểm toỏn viờn và chi phớ kiểm toỏn đối với từng khoản mục.
Đối với chu trỡnh tiền lương và nhõn viờn thỡ kiểm toỏn viờn cú thể đỏnh giỏ như sau:
Khoản mục tiền lương là một khoản mục cú rủi ro tiềm tang khụng cao bởi vỡ liờn quan tới lợi ớch của từng cỏ nhõn trong đơn vị. Nhưng khoản mục này lại cú rủi ro kiểm soỏt tương đối cao, rủi ro phỏt hiện thỡ lại thấp nờn rủi ro kiểm toỏn ở mức độ trung bỡnh. Sau đú, KTV căn cứ vào quy mụ của đơn vị được kiểm toỏn để cú thể xỏc định mức độ trọng yếu cho khoản mục này.
Cũng cú thể căn cứ vào chi phớ kiểm toỏn tức là nếu chi phớ kiểm toỏn đối với khoản mục này là lớn thỡ kiểm toỏn viờn cú thể phõn bổ mức trọng yếu lớn hơn cho khoản mục này nhằm đảm bảo tớnh kinh tế của cuộc kiểm toỏn.
Tuy nhiờn trong thực tế thỡ lại rất khú dự đoỏn về khả năng xảy ra sai sút cũng như chi phớ kiểm toỏn cho từng khoản mục nờn cụng việc này thường mang tớnh chủ quan và dựa vào sự xột đoỏn của cỏc kiểm toỏn viờn. Do đú cụng ty nờn phõn cụng những kiểm toỏn viờn cú nhiều kinh nghiệm và năng lực để thực hiện cụng việc này.
Nếu sử dụng phương phỏp này thỡ sẽ trỏnh được sự cứng nhắc và khuụn mẫu trong việc phõn bổ theo một tỉ lệ nhất định. Căn cứ vào từng
điều kiện cụ thể của từng khỏch hàngang để đưa ra mức phõn bổ hợp lớ cho khoản mục tiền lương.
Thứ ba là, ỏp dụng cỏc thủ tục phõn tớch trong kiểm toỏn chu trỡnh tiền lương và nhõn viờn.
Cỏc thủ tục phõn tớch là cụng cụ hiệu quả giỳp cho cỏc kiểm toỏn viờn cú thể thu thập những bằng chứng kiểm toỏn xỏc thực và tin cậy nhất. Để ỏp dụng thủ tục phõn tớch nhằm mang lại hiệu quả tối ưu thỡ kiểm toỏn viờn cần thực hiện những phương phỏp khỏc nhau một cỏch đồng thời.
Cụng ty nờn sử dụng đồng thời cỏc phương phỏp sau:
Khi thực hiờn hiện cỏc thủ tục phõn tớch, ngoài việc thực hiện phõn tớch ngang thỡ kiểm toỏn viờn cũn sử dụng phõn tớch dọc. Phõn tớch ngang là so sỏnh cỏc số liệu về chi phớ lương và số lượng nhõn viờn qua cỏc kỡ. Cũn phõn tớch dọc là so sỏnh cỏc chỉ tiờu tài chớnh liờn quan đến chi phớ tiền lương và số lượng nhõn viờn. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mặt khỏc, kiểm toỏn viờn cú thể sử dụng cỏc thụng tin, chỉ số tiờu chuẩn của ngành hay số liệu của cỏc cụng ty khỏc làm cơ sở để so sỏnh với số liệu của đơn vị được kiểm toỏn để xem xột tớnh hợp lớ hay xem cú những biến động bất thường cú thể xảy ra khụng.
Ngoài ra, kiểm toỏn viờn cũng cần xem xột về cỏc số liệu chỉ tiờu của ngành, xu hướng biến động cũng như những điều kiện kinh tế xó hội ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị.
Ngoài ra cỏc kiểm toỏn viờn cú thể sử dụng một mụ hỡnh phõn tớch tức là cú thể sử dụng nhiều biến trong một mụ hỡnh. Chẳng hạn như chi phớ lương bỡnh quõn sẽ phụ thuộc vào tổng sản phẩm sản xuất, tổng số giờ( ngày) cụng, đơn giỏ tiền cụng. Đụi khi sẽ cú những biến cố định và ta sẽ loại bỏ những biến đú trong mụ hỡnh. Vớ dụ như nếu đơn vị quy định là đơn giỏ tiền cụng là một số cố định thỡ ta sẽ loại bỏ nú ra khỏi hàm phõn tớch. Hay cú mối quan hệ dặc đặc biệt giữa cỏc yếu tố khỏc như là nếu làm
them thờm ngoài giũ giờ thỡ đơn giỏ tiền cụng phụ thuộc vào thời gian lao động( thũi gian làm thờm) thỡ cũng cần phải đưa vào để phõn tớch.
Ngoài ra Cụng ty cũn cú thể sử dụng cỏc tỉ suất quan trọng khỏc như là:
Chi phớ nhõn cụng so với tổng chi phớ
Chi phớ nhõn cụng so với tổng doanh thu
Việc phối hợp và thực hiện đồng bộ cỏc thủ tục kiểm toỏn như trờn sẽ giỳp cho kiểm toỏn viờn khụng bỏ sút những biến động bất thường hay khoanh vựng được những sai phạm cú thể xảy ra. Bờn cạnh đú, việc thực hiện tốt cỏc thủ tục phõn tớch sẽ cung cấp cho kiểm toỏn viờn cỏc thụng tin cú ớch, cỏc bằng chứng kiểm toỏn, giỳp tiết kiệm được thời gian và chi phớ của cuộc kiểm toỏn. Khụng những thế, việc kiểm toỏn viờn thu thập và sử dụng tài liệu về điều kiện kinh tế xó hội, số liệu của ngành cũng như điều kiện sản xuất kinh doanh để cú những giải thớch đỳng đắn và sẽ là cơ sở cho kiểm toỏn viờn đưa ra cỏc ý kiến của mỡnh.
Cỏc thủ tục kiểm toỏn thường được vận dụng trong bất kỡ cuộc kiểm toỏn nào. Việc ỏp dụng số lượng thủ tục kiểm toỏn cũn phụ thuộc vào cỏc yếu tố như:
Mức độ trọng yếu của cỏc khoản mục trong chu trỡnh
Độ tin cậy và tớnh chớnh xỏc của cỏc dữ liệu hay biến số tài chớnh.
Nguồn gốc thụng tin ( thụng tin ở bờn ngoài thường cú độ tin cậy cao hơn là những thụng tin do chớnh đơn vị khỏch hàng cung cấp)
Những thụng tin từ cuộc kiểm toỏn kỡ trước cũng sẽ giỳp cho kiểm toỏn viờn cú thể so sỏnh và phõn tớch.
Thứ tư là, Hoàn thiện kĩ thuật chọn mẫu
Chọn mẫu kiểm toỏn là một thủ tục quan trọng, khụng thể thiếu trong bất kỡ cuộc kiểm toỏn nào. Số lượng nghiệp vụ và tài liệu kế toỏn thỡ xuyờn suốt cả một thời kỡ, do đú khụng thể kiểm soỏt hết tất cả những nghiệp vụ đó xảy ra và tất yếu thỡ kiểm toỏn viờn sử dụng phương phỏp
chọn mẫu. Nhưng vấn đề quan trọng là kĩ thuật chọn mẫu phải được thực hiện như thế nào để mẫu được chọn cú tớnh đại diện cao. Đế cú được điều đú thỡ phụ thuộc vào cỏch thức chọn mẫu và số lượng mẫu cần chọn.
Cụng ty cú thể căn của cứ vào quy mụ của khỏch hàng để cú thể đưa ra cỏch thức và số lượng mẫu chọn thớch hợp:
Đối với những khỏch hàng quy mụ lớn, doanh thu cao, kiểm toỏn viờn sẽ ưu tiờn chọn mẫu theo phương phỏp phi ngẫu nhiờn tức là chỉ chọn những mẫu cú số tiền lớn. Tuy nhiờn đõy là cỏch thức cú thể bỏ qua những sai phạm nhỏ mang tớnh hệ thống hay cú số lượng lớn. Do đú để trỏnh việc bỏ sút những sai phạm và mang hiệu quả cao trong chọn mẫu thỡ kiểm toỏn viờn nờn kết hợp giữa phương phỏp chọn mẫu phi ngẫu nhiờn và chọn mẫu ngẫu nhiờn để nõng cao hiờu hiệu quả cho thủ tục kiểm tra chi tiết.
Riờng đối với những khỏch hàng cú quy mụ nhỏ, số lượng nghiệp ớt thỡ kiểm toỏn viờn cú thể kiểm tra toàn bộ mẫu, việc này tuy sẽ tốn rất nhiều thời gian thực hiện những ngược lại mang hiệu quả cao và độ tin cậy, cũng như kiểm toỏn viờn cú thể thu thập số lượng bằng chứng kiểm toỏn lớn hơn và đưa ra ý kiến xỏc đỏng hơn.
Thứ năm là, sử dụng và lưu trữ giấy tờ làm việc
Như đó núi, thụng thường thỡ kiểm toỏn viờn chỉ lưư lại trờn giấy tờ những con số mà khụng ghi lại những cơ sở cho sự phỏn đoỏn hay đưa ra những số liệu ấy. Điều này sẽ gõy khú khăn rất lớn cho người đọc khi muốn sử dụng lại số liệu, chẳng hạn như là phục vụ cho cuộc kiểm toỏn năm tiếp theo. Để khắc phục vấn đề này thỡ theo em, kiểm toỏn viờn nhất thiết phải đưa ra những lớ do cơ sở, những luận điểm và căn cứ của mỡnh khi cú những con số hay sự xột đoỏn như thế. Điều nay sẽ mang lại hiệu quả:
Những cuộc kiểm toỏn tiếp theo về khỏch hàng này sẽ dễ dàng xem xột lại và cú những nhận định hợp lớ cũng như những căn cứ xỏc đỏng
Đối với những kiểm toỏn viờn mới hay trợ lớ kiểm toỏn viờn thỡ cỏch làm này sẽ giỳp họ cú thờm những kinh nghiệm, hiờu sõu hơn về cỏch thức thực hiện kiểm toỏn.