II. Một số kiến nghị đối với công ty cổ phần ở Việt Nam trong quá trình thực hiện trả cổ tức bằng cổ phiếu
3. Xây dựng quy trình thống nhất trong quá trình thực hiện trả cổ tức bằng cổ phiếu
Mục tiêu chính của các công ty là luôn có được những nguồn vốn đầu tư dồi dào, sử dụng nguồn vốn đó có hiệu quả, mang lại lợi nhuận cho công ty và thu nhập cho các cổ đông. Trả cổ tức bằng cổ phiếu là một trong những phương thức huy động vốn hiệu quả, còn được gọi là phương thức phân phối lợi nhuận, hiện đang được các doanh nghiệp sử dụng ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, để tiến hành hiệu quả công tác này, các nhà quản trị công ty phải căn cứ vào đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính công ty và trên cơ sở xác định nhu cầu của việc trả cổ tức bằng cổ phiếu cho cổ đông của công ty. Từ đó, Hội đồng quản trị công ty đề xuất chủ trương và xin ý kiến của Đại hội đồng cổ đông về phương án trả cổ tức bao gồm các nội dung: mục đích của việc trả cổ tức bằng cổ phiếu, giá trị cổ tức dự tính cho các cổ đông, số cổ phiếu phát hành mới được dùng để trả cổ tức và tỷ lệ cổ phiếu mới/ cổ phiếu hiện có, giá trị cổ phiếu dùng để trả cổ tức, giá phát hành,….
Mỗi công ty khác nhau có những đặc điểm riêng, hoạt động trong những lĩnh vực kinh doanh và chịu tác động bởi những nhân tố khác nhau. Trong từng hoàn cảnh, điều kiện kinh doanh cụ thể, các công ty có chiến lược và quan điểm kinh doanh riêng của mình. Vì vậy, trong mỗi thời điểm nhất định, chính sách cổ tức của công ty lại được xây dựng theo những cách thức và phương án khác nhau sao cho phù hợp nhất. Để công tác trả cổ tức bằng cổ phiếu mang lại lợi ích cao nhất cho doanh nghiệp và các cổ đông, các công ty cổ phần cần thiết phải xây dựng cho mình một quy trình và lộ trình thực hiện hệ thống, bài bản, rõ ràng trên cơ sở nguồn lực hiện có của doanh nghiệp và tuân thủ các quy định của pháp
luật. Quy trình trả cổ tức bằng cổ phiếu có thể được thực hiện chung theo các bước sau, và có thể thay đổi một số khâu tùy thuộc vào mỗi doanh nghiệp và hoàn cảnh cụ thể:
Bước 1: Quyết định phân phối lợi nhuận
• Sau khi kết thúc năm tài chính, doanh nghiệp thuê và yêu cầu đơn vị kiểm toán độc lập, được đưa ra trong Nghị quyết họp Đại hội đồng cổ đông thường niên đầu năm, tiến hành kiểm toán Báo cáo tài chính công ty;
• Doanh nghiệp tổ chức tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông quyết định thực hiện trích lập các quỹ và phân phối lợi nhuận cho cổ đông theo các hình thức khác nhau nhằm đảm bảo một phần thu nhập của cổ đông, đồng thời quảng bá hình ảnh của công ty trên thị trường;
• Quyết định sơ bộ về phân phối lợi nhuận của công ty cho cổ đông thường được các nhà quản trị đưa ra dựa trên kết quả kinh doanh thể hiện trong Báo cáo tài chính tổng kết năm tài chính của doanh nghiệp, đồng thời được sửa đổi, bổ sung sau khi nhận được Báo cáo kiểm toán Báo cáo tài chính từ đơn vị kiểm toán độc lập.
Bước 2: Lập kế hoạch tổng thể thực hiện phân phối lợi nhuận
• Thiết lập đội ngũ nhân sự trong công tác tiến hành phân phối lợi nhuận trong công ty;
• Thuê công ty chứng khoán tư vấn hỗ trợ công tác phân phối lợi nhuận trong công ty, đồng thời thực hiện dịch vụ uỷ thác quản lý cổ đông cho doanh nghiệp;
• Đưa ra lộ trình cụ thể thực hiện công tác phân phối lợi nhuận, trong đó đơn vị tư vấn thực hiện và doanh nghiệp hỗ trợ.
Bước 3: Phân tích, đánh giá thực trạng doanh nghiệp
• Phân tích thực trạng sản xuất kinh doanh, từ môi trường nội bộ đến ngoại vi doanh nghiệp, đồng thời phân tích thực trạng tài chính công ty;
• Phân tích, đánh giá tính khả thi của dự án tái đầu tư, mở rộng sản xuất kinh doanh trong tương lai của doanh nghiệp;
Bước 4: Đưa ra một số phương án phân phối lợi nhuận trong công ty
• Phân tích, đánh giá các khía cạnh lợi ích của doanh nghiệp và cổ đông đối với từng phương án phân phối lợi nhuận;
• Việc đánh giá hiệu quả các phương án phân phối lợi nhuận phải dựa trên cơ sở thực trang sản xuất kinh doanh và tài chính công ty, các nhân tố ảnh hưởng đến quyết định và giá trị gia tăng mà mỗi phương án sẽ mang lại cho doanh nghiệp và cổ đông.
Bước 5: Quyết định thực hiện chi trả cổ tức bằng cổ phiếu
• Lựa chọn phương án phân phối lợi nhuận tối ưu nhất với sự hỗ trợ của đơn vị tư vấn: phân phối lợi nhuận thông qua tiến hành trả cổ tức bằng cổ phiếu;
• Đại hội đồng cổ đông thông qua phương án trả cổ tức bằng cổ phiếu cho cổ đông.
Bước 6: Gửi thông báo quyết định chi trả cổ tức bằng cổ phiếu
• Thông báo cho cổ đông
• Thông báo cho công ty chứng khoán Nội dung báo cáo bao gồm:
Hình thức chi trả cổ tức: trả cổ tức bằng cổ phiếu;
Tỷ lệ cổ tức chi trả;
Ngày chốt danh sách cổ đông;
Ngày thanh toán cổ tức;
Phương án xử lý cổ phiếu lẻ (nếu có).
Bước 7: Công ty chứng khoán thực hiện các nghiệp vụ liên quan
• Thông báo cho Trung tâm thanh toán bù trừ, lưu ký chứng khoán;
• Công bố thông tin trên các phương tiện thông tin đại chúng (báo, đài hoặc trang web điện tử) việc chi trả cổ tức của doanh nghiệp;
• Trong vòng 03 - 05 ngày kể từ ngày chốt danh sách cổ đông, công ty chứng khoán có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
Lập danh sách cổ đông tại ngày chốt danh sách cổ đông gửi cho doanh nghiệp;
Lập Bảng phân bổ cổ phiếu trả cổ tức theo thông báo chi trả cổ tức của doanh nghiệp;
Thông báo thời gian nộp và nhận lại Sổ cổ đông cho các cổ đông có tên trong danh sách.
Bước 8: Doanh nghiệp xác nhận Bảng phân bổ cổ phiếu trả cổ tức
Trong vòng 03 ngày làm việc, doanh nghiệp phê duyệt Bảng phân bổ cổ phiếu trả cổ tức và gửi cho công ty chứng khoán.
Bước 9: Thực hiện chi trả cổ tức cho cổ đông
• Trả cổ tức cho thành viên chưa lưu ký
Đến ngày thanh toán trả cổ tức, công ty chứng khoán căn cứ trên Bảng phân bổ cổ phiếu trả cổ tức đã xác nhận để chi trả cổ tức cho cổ đông.
Đến ngày thanh toán cổ tức, công ty chứng khoán căn cứ trên Bảng phân bổ cổ tức bằng cổ phiếu sẽ ghi tăng cổ phiếu cho các cổ đông trong Sổ theo dõi cổ đông;
Các cổ đông có tên tại thời điểm chốt danh sách cổ đông liên hệ với công ty chứng khoán để ghi tăng số cổ phiếu.
• Trả cổ tức cho thành viên lưu ký
Trung tâm thanh toán bù trừ, lưu ký chứng khoán ghi nhận việc sở hữu cổ tức bằng cổ phiếu của thành viên lưu ký trên tài khoản lưu ký quyền và cấp giấy xác nhận lưu ký chứng khoán cho công ty chứng khoán để xin niêm yết;
Gửi báo cáo chi tiết và tổng hợp về việc trả cổ tức bằng cổ phiếu theo từng cổ đông đến thành viên lưu ký. Thành viên ghi có trên tài khoản lưu ký quyền;
Vào ngày giao dịch chứng khoán, Trung tâm thanh toán bù trừ, lưu ký chứng khoán gửi phiếu nhận cổ phiếu cho công ty chứng khoán, hạch toán nhận cổ tức vào tài khoản chứng khoán lưu ký thành viên, chuyển tiền thanh toán phần lẻ vào tài khoản của thành viên lưu ký tại ngân hàng chỉ định.
KẾT LUẬN
Vấn đề lợi nhuận và phân phối lợi nhuận trong các doanh nghiệp luôn là một trong những vấn đề rất nhạy cảm trong quản lý tài chính của các doanh nghiệp vì nó động chạm trực tiếp đến lợi ích của các chủ thể tham gia phân chia kết quả hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Đặc biệt là trong hoàn cảnh hiện nay, khi thị trường chứng khoán ở Việt Nam đang diễn ra rất sôi động, hình thức chia cổ tức bằng cổ phiếu đang được các công ty cổ phần sử dụng ngày càng phổ biến thì vấn đề việc phân chia lợi nhuận càng trở nên khó khăn đối với các doanh nghiệp.
Hiện nay, những vấn đề cụ thể liên quan đến chia cổ tức bằng cổ phiếu vẫn chưa có hướng dẫn, định hướng một cách bài bản, hệ thống và chưa thực sự đầy đủ. Hoạt động phân phối lợi nhuận theo hình thức trên chủ yếu còn phụ thuộc nhiều vào các quy định cụ thể trong Điều lệ công ty, thậm chí các doanh nghiệp này chưa hình thành một chính sách phân chia lợi nhuận rõ ràng.
Trong khuân khổ Khóa luận tốt nghiệp, em đã đi vào nghiên cứu khái quát về hình thức chia cổ tức bằng cổ phiếu, đồng thời nghiên cứu, phân tích và đánh giá các khía cạnh pháp lý liên quan đến cổ tức cổ phiếu mà công ty cổ phần ở Việt Nam cần quan tâm, từ đó đưa ra một số gợi ý giúp các doanh nghiệp tiến hành hiệu quả hơn hoạt động phân phối lợi nhuận.
Trong quá trình hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp không thể tránh khỏi thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo phụ trách để em có thể hoàn thành tốt Khóa luận tốt nghiệp của mình.
Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo PGS.TS. Phạm Duy Nghĩa và các thầy cô giáo bộ môn đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình hoàn thành tốt Khóa luận tốt nghiệp.
Hà Nội, ngày 25/5/2010 Sinh viên thực hiện Hoàng Văn Thắng