II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quá trình lập kế hoạc hở Công ty CPĐTPT đô
1. Xâydựng và thực hiện quy chế làm việc nhằm xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm
các bộ phân trong quá trình lập kế hoạch
Bất kỳ một tổ chức nào trước khi đi vào hoạt động cũng phải thực hiện quy chế này, nhưng không phải tổ chức nào cũng thành công.
Công ty phải phân công các nhiệm vụ một cách cụ thể rõ ràng. Giao cho phòng kinh tế kế hoạch là nơi tiếp nhận thông tin khai thác thông tin và tiến hành xử lý. Đồng thời Tổng giám đốc hoặc các phó phải thường xuyên kiểm tra, xử lý kịp thời các sai lệch.
Mỗi nhân viên trong phòng kinh tế kế hoạch cũng nên phân chia trách nhiệm và công việc một cách cụ thể, tránh trường hợp nhiều khi sai sót thì trách nhiệm không biết thuôc về ai. Trưởng phòng KTKH là người phụ trách chung, trực tiếp phụ trách công tác kinh tế theo chức năng nhiệm vụ của phòng, bao quát đánh giá toàn bộ công việc , xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh trên cơ sở tông hợp các thông tin và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Công ty về tất cả các công việc thuôc chức năng nhiệm vụ của phòng.
Phó phòng có trách nhiệm nắm chắc các con số về các nguồn lực của Công ty ở các thời điểm khác nhau dựa trên sự phối hợp chặt chẽ với các phòng ban khác trong Công ty. Phó phòng chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và lãnh đạo cấp Công ty về công việc được phân công, phụ trách công tác kế hoạch hợp đồng, báo cáo kết quả thực hiện trước trưởng phòng.
Các nhân viên trong phòng sẽ là những người trực tiếp theo dõi, tổng hợp số liệu về khách hàng, về thị trường để hộ trợ cho trưởng phòng trong việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh.
Phòng được chia ra lam 2 bộ phận: bộ phận KH- hợp đồng - bộ phận kinh tế. Với việc chia nhỏ thế này giúp cho phòng phân định được các công việc, không bị chồng chéo. Thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 7: Cơ cấu tổ chức phòng kế hoạch
Sau mỗi chu kỳ sản xuất kinh doanh , phòng tiến hành phân tích đánh giá lại chất lượng phần công việc của mỗi người để có các hình thức xử lý cũng như khen thưởng kịp thời, làm động lực cho mọi người trong công việc sắp tới.
Trưởng phòng
Phó phòng
Ngoài ra chức năng của phòng kế hoạch ra Công y nên sử dụng các cán bộ khac có năng lực thu thập thông tin thị trường, có khả năng giao tiếp, kết hợp với những cán bộ có kinh nghiệm với lực lượng cán bộ trẻ năng động và nhanh nhẹn trong phán đoán. Vận dụng các phương pháp phân tích để ra các quyết định chính xác, kịp thời giúp Tổng giám đốc xác định kế hoạch sản xuất kinh doanh tối ưu nhất (kế hoạch 5 năm).