Nguyên vật liệu là một yếu tố cơ bản trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, giá trị của vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá trị sản phẩm.
Chi phí nguyên vật liệu ở công ty là các chi phí về nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu sử dụng trực tiếp cho việc sản xuất sản phẩm.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất sản phẩm ở công ty bao gồm giá trị thực tế của vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm đó là: thịt lợn, ruột lợn, ruột cừu, muối, gia vị tổng hợp, chất phụ gia, bornsenf…
Nhìn chung tất cả các loại sản phẩm của công ty đều được làm từ nguyên liệu chính là thịt lợn, ngoài ra tùy vào mỗi nhóm sản phẩm khác nhau còn bao gồm những gia vị và những vật liệu phụ khác. Có thể ví dụ một số loại sản phẩm sau:
- Xúc xích vườn bia được làm từ các nguyên liệu sau: + Thịt lợn mảnh siêu nạc
+ Gia vị Bock Wurst + Ruột cừu muối + Túi PA/PE 18x34 + Đề can sản phẩm …
Trong các nguyên vật liệu trên thì nguyên liệu từ thịt lợn sẽ do lò mổ của công ty trực tiếp cung cấp còn các nguyên liệu phụ khác được nhập khẩu từ Đức hoặc do bên ngoài cung cấp.
Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp công ty sử dụng tài khoản 621 chi tiết thành hai tài khoản cấp 2:
- TK 6211: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho chế biến thực phẩm. - TK 6212: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho lò mổ.
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ tổ chức kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Vật liệu mua về nhập kho phải được kiểm nhận, viết phiếu nhập kho căn cứ vào hóa đơn hay hợp đồng mua bán. Đối với việc thu mua lợn hơi của các chủ trang trại hay của người dân không có hóa đơn thì phải có giấy biên nhận. Giá của nguyên vật liệu nhập kho tính theo giá mua cộng chi phí thu mua. Giá xuất kho nguyên vật liệu được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ. Cuối tháng kế toán hàng tồn kho kiểm kê xác định số lượng và giá trị nguyên vật liệu nhập- xuất- tồn để tính ra giá xuất kho theo công thức:
Đơn giá bình quân
NVL xuất dùng = Trị giá thực tế NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Chứng từ:
Phiếu xuất kho Hóa đơn GTGT Phiếu chi Số liệu chuyển từ các phân hệ khác Phân hệ kế toán chi phí NVLTT Chuyển số liệu sang các phân hệ khác Báo cáo Chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết TK 621 Sổ cái TK 621 Các sổ kiên quan khác
Nguyên vật liệu trước khi xuất kho đều phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hao vật tư đối với từng loại sản phẩm. Tức là phòng kinh doanh sẽ lập kế hoạch về khối lượng sản xuất trong tháng, định mức tiêu hao cho mỗi đơn vị sản phẩm để giao xuống cho nhà máy.
Phụ trách sản xuất dưới nhà máy sẽ căn cứ vào đó lập phiếu đề nghị lĩnh vật tư. Kế toán nhà máy căn cứ vào số lượng ghi trên phiếu tiến hành xuất kho theo yêu cầu, đồng thời lập phiếu xuất kho chuyển lên cho phòng kế toán vào cuối mỗi tuần. Phòng kế toán sẽ tập hợp các phiếu xuất kho này lại, nhập số liệu vào máy theo mã vụ việc, tên vật tư, số lượng… cột giá trị sẽ để trống.
Hàng ngày, thủ kho chuyển các phiếu xuất kho lên cho Kế toán vật tư. kế toán nhập số liệu từ Phiếu xuất kho vào máy như sau:
1. Từ màn hình giao diện gốc. Chọn Vật tư hàng hóa\ Sơ đồ\ Xuất kho 2. Từ màn hình xuất kho di chuyển chuột chọn nút “Mới”
3. Cập nhật thông tin trong phiếu xuất kho:
- Loại phiếu xuất: 4- Xuất cho sản xuất (9- nếu xuất khác) - Mã khách: NV105
Đối với phiếu xuất là mã nhà cung cấp: Nhập mã nhà cung cấp hoặc tên tắt của nhà cung cấp thì danh sách của mã nhà cung cấp sẽ hiện lên và dùng phím F5 hoặc con trỏ để chọn mã. Chương trình sẽ tự động điền tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng vào các ô nếu trong danh mục nhà cung cấp đã khai báo đầy đủ các trường hợp liên quan. Đưa con trỏ đến mã cần chọn và
nhấn ENTER. Nếu là khách hàng mới chưa có trong danh sách mã nhà cung cấp thì nhấn F4 để tạo mã mới
- Địa chỉ: TT PX giết mổ (Chương trình mặc định địa chỉ của mã khách trong danh mục nhà cung cấp.
- Người giao hàng: Không bắt buộc
- Diễn giải: Xuất kho lợn hơi cho lò giết mổ - Số đh: Không bắt buộc
- Số phiếu xuất: 081210LH (Chương trình tự động đánh số hoặc tự gõ) - Ngày lập phiếu xuất: 16/12/2008
- Ngày hạch toán: 16/12/2008
- Tỷ giá: 1(Nếu theo dõi ngoại tệ thì phải chọn ngoại tệ và tỷ giá)
- Mã hàng: LH01 (gõ tắt nhấn ENTER hiện ra một bảng danh mục hàng hóa vật tư, đưa con trỏ đến mã cần chọn và ấn ENTER, nếu tạo mới thì nhấn F4 để thêm một mã hàng mới)
- Tên hàng: Lợn hơi (Chương trình tự động điền khi đã nhập mã hàng) - Mã kho: LOM02 (Gõ tên kho xuất hàng)
- Vụ việc: LOM02 (Vào tên vụ việc liên quan đến việc bán hàng chẳng hạn Số hợp đồng,… nếu chưa có thì nhấn F4 để thêm mã vụ việc)
- Số lượng: 1 867,00 (Nhập theo số lượng trên phiếu xuất)
- Đơn giá: 50 451,51 (Máy tự tính theo công thức đã cài đặt sẵn) - Thành tiền: 94 192 969 (Máy tự tính theo công thức đã cài đặt sẵn) - Giá tiền: Khi cập nhật chỉ quan tâm đến số lượng
- TK Nợ: 152 (Chương trình mặc định TK hàng hóa khai báo trong danh mục hàng hóa)
- TK Có: 621 (Chương trình sẽ tự động cập nhật khi ta chọn mã hạch toán hoặc nếu không thì phải tự gõ vào)
- Trạng thái: 1- Ghi (Chứng từ thực sự đã phát sinh và số liệu nhập vào được chuyển sang các báo cáo liên quan)
4. Đưa con trỏ nhấn vào nút “Lưu”
Khi đó, “Phiếu xuất kho” trên máy đã có đủ cả số lượng, đơn giá và thành tiền. Có thể xem phiếu hoặc in ra.
Đến cuối tháng, khi tiến hành tập hợp chi phí tính giá thành kế toán sẽ thao tác để máy tự động tính ra giá trung bình của nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp đã trình bày ở trên. Đơn giá này sẽ tự động chuyển vào cột đơn giá ở các phiếu xuất kho và tính ra tổng ở cột thành tiền.
Do khối lượng sản phẩm sản xuất đều được lên kế hoạch sản xuất từ trước nên các nguyên vật liệu đều được nhập mua đảm bảo nhu cầu sản xuất, vì vậy thường không có trường hợp mua về xuất ngay cho sản xuất. Trường hợp có xảy ra nghiệp vụ đó thì đều tính là xuất từ kho và làm thủ tục như xuất kho. Nếu trong quá trình sản xuất có sự sai lệch thừa hoặc thiếu nguyên vật liệu so với định mức, các phân xưởng sẽ xin bổ sung thêm hoặc nhập lại kho số còn thừa. Kế toán nhà máy sẽ lập phiếu xuất kho hoặc phiếu nhập kho bổ sung cho đúng thực tế rồi gửi lên cho phòng kế toán. Cuối tháng, phòng kế toán sẽ tập hợp toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để tiến hành phân bổ cho từng sản phẩm. Tiêu thức phân bổ được công ty sử dụng là phân bổ theo định mức tiêu hao vật tư. Công thức phân bổ như sau:
Chi phí NVL
phân bổ cho = Tổng chi phí NVL đã xuất dùng Tổng chi phí NVL theo định mức
Dựa vào bảng tổng hợp nguyên vật liệu xuất dùng để xác định tổng chi phí nguyên vật liệu đã xuất dùng của từng loại. Sau đó phòng kế toán sẽ lập bảng quyết toán tiêu hao nguyên vật liệu.
Trích bảng tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất, bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu trong kỳ và bảng quyết toán tiêu hao nguyên vật liệu: