2.2. Tình hình hoạt động xuất khẩu hàng nông sản của Hapro trong những năm
2.2.2. Qui trình tiến hành nghiệp vụ xuất khẩu nông sản tại Tổng công ty
a/ Hỏi hàng
Khi khách thông tin cho phòng Khu vực thị trường (KVTT) về nhu cầu hàng hóa họ cần (qua Email, Fax , Tel hay đàm phán trực tiếp...), phịng KVTT chuyển thơng tin cho phòng Nghiệp vụ xuất khẩu (NVXK).
Phòng NVXK sẽ nghiên cứu yêu cầu của khách và tìm nguồn hàng, sau đó trả lời thơng tin cơ bản cho Phịng KVTT theo biểu mẫu đã quy định.
b/ Tìm nhà cung ứng
- Căn cứ theo yêu cầu của khách phịng NVXK tìm nhà cung ứng theo tiêu chí: Uy tín, chất lượng, giá cả, thời gian giao hàng, số lượng...
- Kiểm tra và chọn nhà cung ứng.
- Phịng NVXK cung cấp thơng tin đầy đủ về số lượng, chất lượng hàng hố... cho khách thơng qua phịng KVTT kèm theo bảng chào giá.
Hình 2.4: Qui trình nghiệp vụ xuất khẩu nơng sản tại Tổng công ty
( Nguồn: Phòng Xuất nhập khẩu 4 )
d/ Phòng KVTT Phòng Khu vực Thị trường (KVTT) Phòng Nghiệp vụ Xuất khẩu (NVXK) Làm mẫu và chào hàng Phòng KVTT ký Hợp đồng ngoại Phòng NVXK ký Hợp đồng nội và Triển khai Hợp đồng Xuất hàng và hoàn thành thủ tục
- Kiểm tra thông tin nếu đáp ứng sẽ chào cho khách.
e/ Phía khách hàng
- Nếu khách chấp nhận mẫu và giá cả thì phịng KVTT sẽ ký hợp đồng (HĐ) ngoại và báo cho phòng NVXK biết.
g/ Phòng NVXK
- Căn cứ vào HĐ ngoại đã ký phòng nghiệp vụ sẽ làm phương án kinh doanh trình lãnh đạo duyệt, căn cứ vào phương án kinh doanh phòng nghiệp vụ tiến hành thảo HĐ nội. HĐ nội phải phải phù hợp với HĐ ngoại về tên hàng, giá cả, thời gian giao hàng, tiêu chuẩn chất lượng...
h/ Thực hiện HĐ
- Căn cứ vào HĐ đã ký phòng nghiệp vụ cử người theo dõi và đôn đốc việc thực hiện HĐ của nhà cung ứng ,kiểm tra kiểm soát nhắc nhở nhà cung ứng thực hiện nghiêm chỉnh các điều khoản đã ký trong HĐ. Mỗi lô hàng thành phẩm được cán bộ nghiệp vụ theo dõi thể hiện qua bảng theo dõi được quy định sau.
i/ Giao nhận hàng hóa
* Trường hợp có cơ quan thứ ba
- Tới thời điểm giao hàng Phòng nghiệp vụ báo cho phòng KVTT để phòng KVTT báo cho cơ quan chức năng giám định, hun trùng... nếu đạt yêu cầu về chất lượng và số lượng thì đưa container đến đóng hàng.
- Khi xếp hàng cán bộ nhân viên kiểm tra vỏ container và ghi số cont số chì và cùng cán bộ cơ quan thứ ba giám sát xếp hàng.
- Công tác kiểm tra vẫn đầy đủ như trên nhưng người ra quyết định cuối cùng là phòng nghiệp vụ.
k/ Các thủ tục sau khi giao hàng :
- Phòng nghiệp vụ báo chi tiết giao hàng cho KVTT ( Theo biểu mẫu ) để hoàn thành bộ chứng từ.
- Lấy mẫu giao hàng lưu tại phòng nghiệp vụ.
- Đề nghị nhà cung ứng viết hóa đơn.
- Làm bản thanh lý HĐ.
- Làm thủ tục thanh toán.
l/ Đánh giá nhà cung ứng :
- Căn cứ vào quá trình thực hiện HĐ cần rút ra những ưu điểm và nhược điểm, nếu hàng bị trục trặc cần nhóm họp rút kinh nghiệm, tìm nguyên nhân, biện pháp khắc phục tránh lập lại lô hàng khác .
- Nếu nguyên nhân do nhà cung ứng thì cần xem xét lại khả năng cung ứng của cơ sở .
- Nếu nguyên nhân tại phòng nghiệp vụ thì cần nghiêm túc kiểm điểm và quy trách nhiệm vai trò của cá nhân.
- Sau thương vụ sẽ đánh giá nhà cung ứng mặt mạnh, yếu để có hướng hợp tác kinh doanh làm ăn.
m/ Lưu hồ sơ giấy tờ
- Lưu tại phòng Kế tốn tài chính: HĐ nội, HĐ ngoại, thanh lý HĐ, hố đơn tài chính, phương án kinh doanh, đề nghị thanh toán, phiếu đăng ký tiền mặt.
- Tại phòng nghiệp vụ: HĐ nội, HĐ ngoại, phương án kinh doanh, chứng từ giao hàng, hố đơn tài chính, thanh lý HĐ, đánh giá nhà cung ứng và giấy tờ khác có liên quan .