II. Một số biện pháp hoàn thiện công tác sử dụng, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị ở công ty Tây Hồ
4. Biện pháp thứ tư: Sử dụng các phần mềm và máy móc, thiết bị cho công tác kế hoạch
công tác kế hoạch
Cơ sở lý luận
Ngày nay khoa học công nghệ ngày càng phát triển mạnh mẽ, trên thế giới có rất nhiều thành tựu khoa học kỹ thuật được tạo ra. Thực tế cho thấy máy móc dùng cho văn phòng đặc biệt là máy vi tính đã sử dụng rộng rãi và làm cho công việc của các nhà quản trị thuận lợi hơn rất nhiều. Trong xu thế hội nhập hiện nay thì việc sử dụng máy móc, thiết bị và ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý là một xu thế tất yếu.
Cơ sở thực tiễn
Công ty Tây Hồ hầu hết các phòng ban đều có máy vi tính và máy in, cả công ty chung một máy phô tô và máy fax. Tuy nhiên máy vi tính mới chỉ được dùng để soạn thảo các văn bản chứng từ, các kế hoạch và báo cáo chứ chưa ứng dụng các phần mềm quản lý. Do công việc quản lý máy móc, thiết bị và lập kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa chúng đều được làm thủ công nên nhiều khi nó thiếu sự chính xác và khách quan, người làm kế hoạch sẽ vất vả hơn và các thông tin quản lý tới các đơn vị ở xa thời gian cập nhật sẽ chậm. Hiệu quả quản lý giảm. Công ty đang định hướng sản phẩm của mình ra nước ngoài vì thế việc ứng cụng công nghệ thông tin vào quản lý là đòi hỏi tất yếu.
Nội dung biện pháp
- Sử dụng phần mềm thống kê, công ty nên tiến hành mua các phần mềm thống kê, tính toán từ các công ty phần mềm hoặc đặt họ thiết kế một phần mềm phù hợp với công ty, với cách làm của công ty. Phần mềm này phải đảm
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel(: 0918.775.368
bảo tính chính xác, cập nhật và tiện dụng, phù hợp với khả năng của công ty, tận dụng được những máy móc, thiết bị văn phòng hiện có ở công ty.
- Công ty nên thiết kế một mạng máy tính nội bộ để các cán bộ quản lý có thể tiếp cận được với các phòng ban, nhân viên cấp dưới nhanh hơn, điều hành công việc hiệu quả hơn. Mọi thông tin được thông báo kịp thời tới các thành viên trong công ty.
- Đối với các đội các xí nghiệp ở xa công ty có thể sử dụng mạng internet để có thể truyền tin, cũng như khai thác thông tin được nhiều hơn, không chỉ có thể theo dõi được tình hình công ty mà còn có thể theo dõi tình hình các công ty bạn, cũng như có thể tiếp nhận được các ý kiến phản hồi từ khách hàng thuận tiện hơn. Qua internet có thể tiếp cận được những máy móc, thiết bị xây lắp mới, tham khảo giá các loại máy móc, thiết bị được dễ dàng hơn, thuận lợi cho việc lập kế hoạch đầu tư đổi mới của doanh nghiệp.
Điều kiện thực hiện
- Các máy vi tính của công ty cần được nâng cấp hơn để có thể cài đặt các phần mềm cũng như nối mạng nội bộ và internet.
- Các bộ công nhân viên công ty cần được phổ biến kiến thức sử dụng các phần mềm và khai thác thông tin trên internet. Các cán bộ quản lý cần học được cách quản lý bằng thư điện tử, và nâng cao ý thức trách nhiệm, sử dụng mạng internet vào công việc chứ không để giải trí.
Hiệu quả của biên pháp dự kiến đạt được
- Nhờ có hệ thống phần mềm thống kê và phần mềm quản lý, công việc quản lý sẽ hiệu quả hơn, các bản kế hoạch sẽ có chất lượng hơn.
- Thông qua mạng nội bộ, và mạng internet người làm kế hoạch có thể giám sát việc thực hiện kế hoạch của các đội các xí nghiệp. Nắm được các thông tin về tình trạng máy móc, thiết bị kịp thời.
- Thông qua mạng internet thì các thông tin sẽ được công khai, chính xác hơn, các công nhân cấp dưới có thể phản ánh trực tiếp ý kiến của mình lên cấp trên cao hơn.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel(: 0918.775.368
- Công nghệ thông tin không chỉ có tác dụng riêng cho việc lập kế hoạch sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, thiết bị mà nó còn mang lại lợi ích lớn hơn