II. Một số biện pháp hoàn thiện công tác sử dụng, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị ở công ty Tây Hồ
2. Biện pháp thứ hai: Mô hình hoá công tác lập kế hoạch
Cơ sở lý luận
Trong hoạt động quản trị, mỗi doanh nghiệp có nhiều phòng ban và nhiều cán bộ quản trị, mỗi cán bộ quản trị có thể kiêm nhiều chức năng nhiệm vụ khác nhau nên đòi hỏi mỗi công việc phải được mô hình, sơ đồ hoá để các thành viên tham gia thấy rõ được chức năng nhiệm vụ, trách nhiệm của mình trong quá trình thực hiện công việc.
Cơ sở thực tiễn
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel(: 0918.775.368
Trong công tác kế hoạch hoá của công ty Tây Hồ mới chỉ có mỗi phòng kế hoạch - kỹ thuật kiêm nghiệm hầu hết các công việc của quá trình làm kế hoạch. Các phòng ban khác hầu như không tham gia vào quá trình đó. Nhất là các tổ đội sản xuất và công nhân trực tiếp sản xuất hoàn toàn không có vai trò trong quá trình này, họ chỉ là người thực hiện những chỉ thị của cấp trên, vì thế kế hoạch đặt ra chất lượng không cao, nhiều khi không đảm bảo tính sát thực và khả thi. Vì thế công ty nên sửa đổi mô hình làm kế hoạch.
Nội dung biện pháp
Công ty có thể chuyển đổi quy trình làm kế hoạch theo mô hình sau
Sơ đồ 4: Quy trình lập kế hoạch
Phê duyệt
Phòng kế hoạch - kỹ thuật
Ban giám đốc
Đội trưởng đội kỹ thuật
Tổ trưởng tổ kỹ thuật
Công nhân trực tiếp vận hành Đội thi công cơ
giới và xưởng cơ khí lắp máy Phòng tài chính kế toán Phòng tổ chức hành chính Phòng thiết kế dự án đấu thầu Cán bộ lái xe và quản lý thiết bị ở đội thi công cơ giới
Bản kế hoạch chính thức Trình
Báo cáo để xây dựng kế hoạch Phân chia kế hoạch
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel(: 0918.775.368
Theo sơ đồ này thì phòng kế hoạch - kỹ thuật ngoài những chức năng đã đề cập là:
- Lập kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ - Duyệt kinh phí sửa chữa
- Quản lý hồ sơ thiết bị
- Báo cáo năng lực, hiệu quả sử dụng theo quý thiết bị
- Xem xét nhu cầu, năng lực các đơn vị thành viên từ đó trình giám đốc ra quyết định điều động.
thì sẽ là trung tâm tổng hợp các dự thảo kế hoạch, báo cáo từ cấp dưới đưa lên, kết hợp các thông tin từ các phòng tài chính kế toán, phòng thiết kế dự án và đấu thầu, phòng tổ chức hành chính để xây dựng kế hoạch và trình ban giám đốc.
Sau khi bản kế hoạch được phê duyệt phòng tiến hành phân chia kế hoạch cho các cấp dựa vào năng lực và tình hình thực tế của từng đội, xí nghiệp.
Hàng năm phòng kế hoạch - kỹ thuật cùng với đội thi công cơ giới lập kế hoạch cho các đội xây dựng thuê máy để thi công, tính toán, buộc các cán bộ quản lý, vận hành máy ở các đội xí nghiệp nâng cao hệ số sử dụng, công suất và thời gian làm việc để tránh hiện tượng lỗ tại đội thi công cơ giới.
Theo sơ đồ này tất cả các cấp quản lý kỹ thuật đều tham gia vào việc lập kế hoạch cũng như có sự phối hợp của các phòng ban liên quan khác trong việc lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch. Hay nói khác là công ty sử dụng phương pháp làm kế hoạch hai chiều, thông tin từ dưới lên kết hợp với từ trên xuống.
Điều kiện thực hiện
- Các phòng ban chủ động tập hợp những số liệu liên quan tới việc sử dụng, bảo dưỡng và sửa chữa máy móc, thiết bị trước khi làm kế hoạch.
- Trong các báo cáo gửi tới phòng kế hoạch - kỹ thuật của các phòng ban phải nêu rõ người chịu trách nhiệm giải trình các vấn đề mà cấp trên không rõ.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel(: 0918.775.368