Việc tổ chức sổ kế toán thích hợp sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc hệ thống hóa và xủ lý thông tin ban đầu. Bởi vậy, tổ chức hệ thống sổ sách hợp lý càng có vai trò thích hợp để cung cấp kịp thời thông tin cho việc lập báo cáo.
Để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình Công ty Cổ phần Việt Chào đang áp dụng hình thức kế toán là: “Hình thức nhật ký chung”. Đây là hình thức ghi sổ thích hợp với mọi loại hình, quy mô kinh doanh thuận lợi trong công tác tài chính – kế toán tại công ty. Vì thế, việc áp dụng hình thức này đã mang lại cho công ty những kết qủa khả quan, biểu hiện những ưu điểm trong công tác kế toán áp dụng trên máy vi tính.
Với trình tự này, ta có thể giải thích như sau:
- Căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, kế toán ghi vào sổ Nhật ký chung theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản.
- Trường hợp các hoạt động kinh tế - tài chính cần quản lý riêng diễn ra nhiều lần, căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán lập định khoản và ghi vào sổ Nhật ký đặc biệt.
- Đối với chứng từ gốc, liên quan đến hoạt động kinh tế - tài chính cần quản lý chi tiết, cụ thể hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc kế toán ghi sổ kế toán chi tiết.
- Căn cứ vào số liệu trên sổ Nhật ký chung và sổ Nhật ký chuyên dùng, kế toán ghi sổ cái các tài khoản liên quan.
- Cuối tháng, căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán chi tiết lập bảng chi tiết số phát sinh và căn cứ vào số liệu trên sổ cái các tài khoản lập bảng cân đối số phát sinh.
- Căn cứ vào số liệu trên bảng cân đối số phát sinh, bảng tổng hợp chi tiết, cuối tháng lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ 1-3. Trình tự kế toán theo hình thức Nhật ký Chung. Chứng từ kế toán Chứng từ kế toán Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký chung
Sổ Nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết SỔ CÁI SỔ CÁI Bảng tổng hợp chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng CĐPS Bảng CĐPS
Báo cáo tài chình Báo cáo tài chình
Chú thích:
Ghi hàng ngày : Đối chiếu : Ghi cuối tháng :