1. 6 Sự cần thiết của đánh của đánh giá thực hiện công việc
3.2. Xây dựng bản tiêu chẩn thực hiện công việc
Để đánh giá một cách chính xác khách quan khoa học cần phải xây dựng bản tiêu chuẩn thực hiện công việc cho từng vị trí trong các phòng ban bộ phận.Tiêu chuẩn thực hiện công việc căn cứ vào bản tiêu chuẩn của mình đặt ra thì mới đánh giá công việc chính xác.Khi xây dựng bản tiêu chuẩn cần phải lu ý công khai ngay từ đầu kỳ thực hiện công việc, cần phải có sự thảo luận giữa ng- ời lao động và ngời sử dụng lao động để xây dựng co phù hợp không cao quá hay thấp quá nếu cao quá thì công nhân khó thực hiện hoặc thấp quá thì công nhân hay ỷ nại không cố gắng.
Khi xây dựng bản tiêu chuẩn cần phải hiểu rõ những vấn đề ngời lao động cần đạt đợc và mức độ phản ánh của từng tiêu chí.
Để cụ thể tôi xin đa ra bản tiêu chuẩn thực hiện công việc của nhân viên đào tạo trong văn phòng, sở dĩ tôi chọn nhân viên đào tạo trong văn phòng bởi công ty luôn có sự thay đổi nhân sự lao động mới vào nhiều cần phải có bộ phận đào tạo riêng để tập huấn nội quy quy định của công ty cũng nh nắm bắt công việc mới khi vào làm việc trong công ty.
Bảng 3.1 Tiêu chuẩn thực hiện công việc của bộ phận đào tạo.
1 Đảm bảo thực hiện tốt các chính sách của nhà nớc và những nội quy quy định công ty về quyền lợi trong đào tạo
2 đảm bảo cho 100% lao động sản suất trực tiếp đã qua đào tạo
3 Đảm bảo trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho lao động quản lý. Phù hợp với yêu cầu công việc
4 Lu chữ và sử lý tốt hồ sơ đào tạo
5 Lập và xây dựng các chơng trình đào tạo cho phù hợp hiệu quả 6 Cập nhật thờng xuyên và xử lý kịp thời đối với nhu cầu đào tạo của
7. Hiệu quả đào tạo đảm bảo 100% công nhân làm việc trong công ty qua đào tạo.
8 Kết quả dào tạo:đánh giá chính xác và khách quan kết quả đào tạo và hoạch định đợc các kế hoạch đào tạo cho các năm sau.
9 Tìm kiếm và thu thập thông tin về đào tạo các khoá học phù hợp với yêu cầu của công ty.
10 Tinh thần trách nhiệm cao luôn học hỏi,gơng mẫu trong việc tự đào tạo và năng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ.
3.3. Đo lờng sự thực hiện công việc.
* Lựa chọn phơng pháp đánh giá
Đo lờng sự thực hiện công việc là một khâu quan trọng trong công tác đánh giá thực hiện công việc.Để đo lờng thực hiện công việc của ngời lao động thì cần phải chọn phơng pháp đánh giá cho phù hợp với mục đích sử dụng kết quả đánh giá đặc điểm nghề nghiệp của công ty phj thuộc vào mục tiêu ngắn hạn hay dài hạn. Đối với công ty cổ phần đay và kinh doanh tổng hợp thái bình nên lựa chọn 2 phơng pháp đánh giá khác nhau phơng pháp thang đo đánh giá đồ hoạ đối với công nhân sản xuất và phơng pháp quản lý bằng mục tiêu đối với lao động quản lý bên cạnh đó nên kết hợp với các phơng pháp khác nh phơng pháp ghi chép các sự kiện quan trọng và phơng pháp so sánh.
- Phơng pháp đánh giá thực hiện công việc cho lao động quản lý.
Do đây là công ty cổ phần do vậy khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên không khoảng cách vì thế nên thảo luận trớc với nhân viên các bộ phận khi đa ra các mục tiêu để đánh giá cũng nh cách thức thực hiện các mục tiêu đó sao cho có hiệu quả nhất sau đây là các bớc tiến hành đánh giá lao động quản lý bằng phơng pháp quản lý bằng mục tiêu.
Bớc 1: Xác định công việc nhiệm vụ cho từng ngời. Bớc2: Xác định các mục tiêu.
Bớc 4: xem xét quá trình thực hiện công việc có thể điều chỉnh kế hoạch. Bớc 5: Đánh giá thực hiện công việc.
Sau đây là mẫu phiếu đánh giá bằng phơng pháp quản lý bằng mục tiêu MBO
Bảng 3.2 Phơng pháp đánh giá bằng mục tiêu.
Họ tên ngời đợc đánh giá Bộ phận:
Kỳ đánh giá: Ngời đánh giá. Ngày đánh giá.
Các mục tiêu Kế hoạch thực hiện Kết quả đánh giá ý kiến đánh giá
Để thực hiện phơng pháp này ngời lao động thờng đề ra các mục tiêu sau đó yêu cầu nhân viên các bộ phận phòng ban thực hiện mục tiêu.Trong quá trình thực hiện mục tiêu ngời lao động cần phải có bản báo cáo lê cán bộ lãnh đạo trực tiếp của mình về tiến độ thực hiện mục tiêu. Cuối kỳ ngời đánh giá so sánh giữa kết quả thực hiện và mục tiêu đặt ra. Phơng pháp này nếu thực hiện tốt thì tạo động lực cho ngời lao động đồng thời giúp cho ngời lao động thấy rõ đợc mục tiêu mà mình cần đạt đợc.Tuy nhiên khi thực hiện phơng pháp này thì khâu quan trọng phải xác định đựơc các mục tiêu trong thời gian tới và việc kiểm tra thực hiện mục tiêu trong kỳ để thúc dục nhân viên trong các phòng ban thực hiện đồng thời có thể sửa chữa những mục tiêu không thể đạt đợc.
- Phơng pháp thang đo đánh giá đồ hoạ cho công nhân sản xuất.
Đối với công nhân sản xuất nên sử dụng phơng pháp thang đo đánh giá đồ hoạ để đánh sau đây là mẫu phiếu đánh giá bằng phơng pháp thang đo đánh giá đồ hoạ.
Bảng 3.3: Mẫu phiếu đánh giá bằng phơng pháp thang đo đánh giá đồ hoạ
Họ tên ngời đợc đánh giá Bộ phận:
Ngời đánh giá: Thời gian đánh giá:
Chỉ tiêu Điểm tối
đa Ngời đợc đánh giá Ngời ĐG thứ 1 Ngời ĐG thứ 2 A - Công việc 1.Đúng hạn
- Hoàn thành công việc trớc thời gian quy định - Hoàn thành công việc đúng thời gian quy định.
- Hoàn thành công việc sau thời gian quy định.
2..Khối lợng công việc
- Hoàn thành vuợt khối lợng công việc - Hoàn thành công việc đợc giao. - Không hoàn thành công việc
3.Chất lợng công việc
- Chất luợng công việc vợt tiêu chuẩn. - Chất lợng công việc theo tiêu chuẩn. - Chất lợng công việc kém so với tiêu chẩn
4.Khả năng làm việc theo nhóm
- Làm việc theo nhóm tốt. - phối hợp công việc kém
5.Hiểu biết công việc
- mắn vững chuyên môn biết vận dụng vào công việc.
- Cha biết vận dụng vào chuyên môn.
B Năng lực– 1.Trách nhiệm 50 10 10 8 5 10 10 8 5 10 10 8 5 10 8 5 10 10 5 50
- Luôn có trách nhiệm trong công việc. -Có ý thức hoàn thành công việc - Thiều trách nhiệm trong công việc.
2.Khả năng phát triển
- Có khả năng phát triênt công việc tốt chủ động tìm tòi.
- Không chủ động sáng tạo trong công việc. - Năng lực hạn chế cha phấn đáu trong công việc.
3.Giải quyết vấn đề
- Có khả năng giải quyết vấn đề tốt, chủ động giải quyết các vấn đề xảy ra trong công việc. - Giải quyết đợc vấn đề.
- Giải quyết vấn đề kém
4.Kế hoạch và sáng tạo
- Lập kế hoạch tốt có ý kiến sáng tạo trong giải quyết vấn đề và phơng pháp làm việc.
- Lập kế hoạch cha sáng tạo. - Lập kế hoạch kém.
5.Sự hợp tác
Sự phối hợp tốt giao tiếp tốt. - Có sự phối hợp với đồng nghiệp. - Cha phối hợp với đồng nghiệp.
C- Khen thởng
- Có thành tích suất sắc trong công ty. - Có thành tích suất sắc trong phòng. 10 8 5 3 10 10 8 5 10 8 8 5 10 8 5 3 10 10 8 5 30 20 10
D Điểm trừ nội quy lao động.–
Đi muộn về sớm,nghỉ không lý do
E - Điểm trừ vi phạm kỷ luật lao động
Cảnh cáo bằng miệng. 50 50 Lần 1 Lần 1 Lần 2 Lần 2 Lần3 Lần 3
Cảnh cáo bằng văn bản.
Tổng hợp: Tổng điểm =A+B+C-D-E
Thang điểm Xếp Loại
130 -100 Xuất sắc
99 – 80 Gỏi
79 – 60 Khá
59 – 50 Trung bình
< 49 Yếu
- Tổng kết xếp loại đánh giá. Sau khi có bảng đánh giá thì ngời đánh giá tổng kết bảng đánhg giá lại sau đó xếp loại đánh giá theo bảng trên bao nhiêu lao động loại A bao nhiêu lao động loại B bao nhiêu loại C sau đó xếp theo mức lơng Lao động loại A đợc hởng thêm phụ cấp 0.2 lao động loại B đợc hởng thêm phụ cấp 0.1 Lao động loại C không đợc hởng thêm mà còn bị hạ xuống bậc dới.
*Lựa chọn ngời đánh giá.
- Đối với lao động quản lý nên để trởng các phòng ban tự đánh giá cho nhân viên của mình sau đó tham khảo thêm ý kiến đánh giá của nhân viên trong phòng của khách hàng và của nhân viên cấp dới sau đó chuyển kết quả đánh giá cho lãnh đạo duyệt.
- Đối với lao động gián tiếp để các tổ trởng, trởng ca đánh giá sau đó tham khảo thêm ý kiến của những công nhân làm cùng và có thể lãnh đạo cấp trên xem xét góp ý kiến.
* Xác định chu kỳ đánh giá.
Căn cứ vào mục tiêu của đánh giá có thể lựa chọn chu kỳ đánh giá cho phù hợp. Đối với mục tiêu đánh giá là xét nâng bậc lơng bằng thi tay nghề nên đánh
giá 3 tháng 1 lần để công nhân phấn đấu.Đối với trả lơng hàng tháng thì đánh giá tháng một lần để làm căn cứ trả lơng cho lao động vừa đánh giá thực tế thực hiện công việc của ngời lao động vừa có căn cứ khách quan.
đối với lao động quản lý nên đánh giá 6 tháng một lần bởi lao động quản lý phức tạp hơn lao động sản xuất trực tiếp tiêu chuẩn đánh giá khó xác định đồng thời khó dựa theo tiêu chuẩn đặt ra.
* Đào tạo ngời đánh giá.
- Đối tợng đào tạo: Ngời đánh giá trực tiếp là các tổ trởng trởng ca các bộ phận phòng ban chức năng.
- Mục đích của đào tạo để ngời đánh giá hiểu đợc bản chất của việc đánh giá để đánh giá có hiệu quả cao, tránh các lỗi thờng xảy ra trong quá trình đánh giá đồng thời hiểu rõ các thông tin phản hồi, hiểu mục đích đánh một cách chính xác hơn.
Khi lựa chọn ngời đánh giá cần phải lựa chọn ngời có phẩm chất đạo đức tốt năng lực không e ngại nể nang trớc sự dèm pha của đối tợng đánh giá
Khi đào tạo ngời đánh giá nên lựa chọn cả 2 phơng pháp đào tạo vừa gửi bằng văn bản đến từng bộ phận phòng ban để họ nghiên cứu trớc sau đó có mở lớp huấn luyện cho ngời đánh giá để họ hiểu sâu hơn về công tác đánh giá đồng thời có thể thảo luận để đa ra phơng pháp đánh giá phù hợp hay rút kinh nghiệm của các lần đánh giá trớc.
* Phỏng vấn đánh giá.
Phỏng vấn đánh giá là khâu quan trọng trong công tác đánh giá nhằm xác minh lại quá trình đánh giá giúp ngời lao động biết đợc hành vi đánh giá quá trình làm việc của họ các tiềm năng của bản thân và đa ra các kinh nghiệm cải tiến các kỳ tiếp theo.
Thông tin mà ngời đành giá biết đợc những vớng mắc ngời lao động mắc phảivà đa ra các quyết định phù hợp.
Thành phân tham gia phỏng vấn.
Trởng bộ phận phòng ban đại diện bộ phận nhân sự và bản thân ngời đành giá. Sự có mặt của bộ phận nhân sự nhằm vai trò khách quan trong phỏng vấn họ có thể hoà giải nếu hai bên có sự mâu thuẫn đồng thời ho có thể kiểm tra ngay trong quá trình đánh giá có chính xác không thông qua hỏi trực tiếp ngời đợc đánh giá.Nhng trong khi phỏng vấn thì đại diện của bộ phận nhan sự không nên hỏi nhiều mà chỉ nên lắng nghe ý kiến của ngời đánh giá và ngời đợc đánh giá.
Chuẩn bị phỏng vấn Phải thông báo thời gian địa điểm phỏng vấn cho ngời đánh giá và ngời đợc đánh giá biết để họ có sự chuẩn bị.Nên chọn địa điểm phỏng vấn phù hợp phòng không nên rộng quá hay hẹp quá mà đồng thời phải yên tĩnh không bị ảnh hởng trong khi phỏng vấn tuy nhiên cũng không nên nghiêm trọng quá trong cuộc phỏng vấn nếu quá nghiêm túc trong phỏng vấn thì ngời lao động họ sợ sệt lo lắng không thoả mái trong khi phỏng vấn không trình bày hết tâm t nguyện vọng của họ.
Trớc khi phỏng vấn ngòi quản lý nên xem lại tài liệu có liên quan đến cuộc phỏng vấn nh quá trình đánh giá thực hiện công việc xem có vấn đề gì vớng mắc hay không có thể đa ra nhận xét quá trình đánh giá nếu nghi ngờ phần nào có thể hỏi trực tiếp ngời đánh giá và ngời đợc đánh giá.
Khi phỏng vấn nên lựa chọn phơng pháp phỏng vấn nh nói thuyết phục và giải quyết vấn đề.
Ngời quản lý trực tiếp nhận xét đánh giá về việc hoàn thành công việc của nhân viên, có thể tạo sự thoả mái cho ngời lao động bằng các lời mở đàu và kết thúc nh mở đầu có thể khen ngợi sau đó nhận xét về quá trình làm việc của nhân viên những gì đã làm đợc và những gì cha làm đợc của ngời lao động.
Ngời lao động lắng nghe các ý kiến của ngời quản lý và bổ xung thêm các biện pháp khắc phục.
ra các biện pháp khắc phục cho phù hợp.
Ngời quản lý có thể lắng nghe các ý kiến của ngời lao động từ các biện pháp làm việc tốt đến các phơng pháp không tốt và các ý kiến đa ra các biện pháp khắc phục phù hợp.
Cụ thể tôi xin đa ra mẫu phỏng vấn đánh giá để phát cho lao động sau khi kết thúc quá trình đánh giá (mẫu phiếu phần phụ lục)
*Kết thúc quá trình đánh giá.
Sau khi phỏng ván kết thúc đại diện bộ phận nhân sự sẽ tập hợp kết quả phỏng vấn đánh giá của các bộ phận trong công ty sau đó tập hợp thành các văn bản xắp xếp phân loại nhân viên loại A,B,C sau đó gỉ lên giám đốc chờ phê chuẩn khi giám đốc phê chuẩn song kết quả đánh giá nên giữ ý không nên công khai hết bởi có những bộ phận không nên công khai trớc công ty có những bộ phận nh công nhân sản xuất nên công khai trớc công ty để họ biết kết quả đánh giá của mình tốt hay không tốt để họ phấn đấu.
Cuối cùng phòng nhân sự có nhiệm nhìn nhận lại kết quả đánh giá các mặt đợc và mặt cha đợc của quá trình đánh giá sau đó rút ra các kinh nghiệm cho các kỳ đánh giá tiếp theo đồng thời phải sử dụng các kết quả đánh giá cho phù hợp với mục đích của yêu cầu đánh giá.
Nhìn chung phơng pháp đánh giá thang đo đánh giá đồ hoạ khắc phục các nhợc điểm của thực trạng công tác đánh giá thực hiện công việc tại công ty cổ phần đay và kinh doanh tổng hợp Thái bình.
Tuy nhiên bất kỳ phơng pháp đánh giá nào cũng có hạn chế nhất định chúng ta chỉ có thể hạn chế những nhợc điểm đó chứ không thể loại bỏ toàn bộ những hạn chế đó.Đây cũng chính là nhợc điểm của phơng pháp này do đó khi đánh giá thì ngời đánh giá cần phải linh hoạt để vận dụng sao cho đạt đợc kết quả tốt nhất.