Công ty dệt 19/5 Hà Nội là một doanh nghiệp nhà nước chuyên sản xuất các loại sợi, vải công nghiệp chất lượng cao. Sau hơn 50 năm hoạt động và phát triển, mặc dù đã trải qua nhiều bước thăng trầm nhưng Công ty dệt 19/5 Hà Nội vẫn đứng vững và ngày càng lớn mạnh. Có được thành công đó phải kể đến sự cố gắng, nỗ lực, quyết tâm của ban lãnh đạo cũng như toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty. Trong đó có sự đóng góp không nhỏ của bộ phận kế toán nói chung và của kế toán guyên vật liệu nói riêng. Có thể nói cùng với sự lớn mạnh của Công ty, công tác kế toán nguyên vật liệu đã không ngừng được cải tiến, hoàn thiện về mọi mặt góp phần thúc đẩy quá trình phát triển toàn Công ty.
3.1.1. Những ưu điểm trong công tác kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty- Về bộ máy kế toán:- Về bộ máy kế toán: - Về bộ máy kế toán:
Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức hợp lý, hoạt động có nguyên tắc, cán bộ kế toán tiếp cận kịp thời với chế độ kế toán mới và vận dụng một cách linh hoạt vào điều kiện thực tế tại Công ty. Chính vì vậy, công tác kế toán nguyên vật liệu được tiến hành có nề nếp, khoa học. Bên cạnh đó, nhờ sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, bộ phận với phòng kế toán đã giúp cho quá trình ghi chép, phản ánh số liệu được chính xác, kịp thời.
- Về công tác quản lý:
Là một doanh nghiệp sản xuất sợi, vải công nghiệp có uy tín trên thị trường với nhiều khách hàng lớn như: Công ty giầy Thụy Khuê, Công ty dệt 8/3, Công ty dệt Hà Nam… Cho nên Công ty dệt 19/5 Hà Nội rất quan tâm đến việc duy trì và nâng cao uy tín với khách hàng bằng việc sản xuất những sản phẩm chất lượng cao. Để làm được điều đó, Công ty đã áp dụng nhiều chính sách quản lý chặt chẽ. Trong đó, công tác quản lý guyên vật liệu ở tất cả các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ Nguyên vật liệu luôn được Công ty coi trọng.
Tại Công ty dệt 19/5 Hà Nội, guyên vật liệu được quản lý ngay từ khâu thu mua. Nguyên vật liệu mua về được kiểm tra về chất lượng, số lượng, giá cả, chủng loại… nhằm đảm bảo nguyên liệu mua vào có chất lượng tốt, giá cả phù hợp. Bên cạnh đó, trên cơ sở cân đối giữa kế hoạch sản xuất và nhu cầu trong tháng, bộ phận cung tiêu có kế hoạch thu mua Nguyên vật liệu kịp thời đảm bảo quá trình sản xuất liên tục.
+ Khâu bảo quản:
Các kho được tổ chức khoa học, đặt gần nơi sản xuất, thuận tiện cho việc vận chuyển, tránh hao hụt, mất mát. Hệ thống kho tàng rộng, thoáng, thuận tiện cho việc nhập, xuất, bảo quản và kiểm kê Nguyên vật liệu.
+ Khâu sử dụng:
Công ty đã xây dựng được định mức tiêu hao Nguyên vật liệu, từ đó góp phần sử dụng có hiệu quả và tiết kiệm các loại Nguyên vật liệu, là cơ sở để hạ giá thành sản phẩm.
+ Khâu dự trữ:
Công ty luôn dự trữ Nguyên vật liệu trong kho ở mức cần thiết, hợp lý, đảm bảo cung cấp kịp thời cho quá trình sản xuất, nhưng không để lượng Nguyên vật liệu tồn kho nhiều, gây ứ đọng vốn.
- Về công tác kế toán:
+ Việc áp dụng kế toán Nguyên vật liệu tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là phù hợp với tình hình thực tế, đáp ứng yêu cầu theo dõi thường xuyên, liên tục tình hình biến động Nguyên vật liệu.
+ Về hệ thống chứng từ: Việc sử dụng chứng từ, trình tự luân chuyển và trình tự ghi chép đảm bảo chứng từ lập ra là có cơ sở pháp lý, giúp cho công tác giám sát tình hình nhập – xuất – tồn kho Nguyên vật liệu được kịp thời, cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan.
3.1.2. Một số tồn tại trong công tác kế toán nguyên vật liệu
Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán nguyên vật liệu ở công ty dệt 19/5 Hà Nội còn một số tồn tại cần được hoàn thiện và khắc phục:
Hiện nay công ty đang phân loại nguyên vật liệu dựa vào vai trò và công dụng của chúng trong sản xuất. Cách phân loại như vậy là hoàn toàn hợp lý, tạo điều kiện cho công tác quản lý nguyên vật liệu được chặt chẽ song lại chưa chi tiết và cụ thể. Chính vì vậy, tại kho bảo quản vẫn có trường hợp nhầm lẫn giữa loại này với loại khác như: phụ tùng thay thế với vật liệu phụ, thậm chí có loại nguyên vật liệu công ty không phân loại theo công dụng mà xếp chung với vật liệu phụ như: xà phòng, mực, giấy …
Ví dụ: Theo phiếu xuất kho số 70/12 ngày 24/12 xuất cho Nhà máy dệt Hà Nội, nội dung như sau:
Kéo bấm : 230.400đ Kim bạt : 31.500đ Sào quét trần: 24.000đ Cộng : 285.900đ Kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 6211 : 285.900 Có TK 1522 : 285.900
Việc phân loại và kế toán như trên làm cho công tác kế toán không được chính xác, cung cấp thông tin không đúng, hạn chế chức năng quản lý của kế toán.
- Hai là: Về hệ thống tài khoản sử dụng trong Công ty
* Công ty chưa đăng kí sử dụng TK 151 “Hàng mua đang đi đường” do vậy trong kỳ kế toán, nếu Công ty đã nhận được hóa đơn mua hàng nhưng hàng còn đang trên đường vận chuyển thì kế toán ghi Nợ TK 152 là không chính xác. Vì thực tế nguyên vật liệu chưa về nhập kho.
* Đối với trường hợp nhập kho do phát hiện thừa khi kiểm kê, Công ty đang kế toán bằng cách ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) là chưa chính xác.
- Ba là: Về việc sử dụng phiếu tạm nhập – xuất trả
Công ty sử dụng phiếu tạm nhập để thể hiện số nguyên vật liệu nhập kho chưa có hoá đơn hoặc các chứng từ đi mua, khi nhận được hóa đơn kế toán sẽ viết phiếu xuất kho (xuất trả) để bù trừ với phiếu tạm nhập và viết một phiếu nhập chính thức. Điều này là sai
với nguyên tắc bởi vì trên thực tế nguyên vật liệu không được xuất ra khỏi kho nhưng kế toán lại viết phiếu xuất kho và định khoản ghi Có TK 152 (giảm nguyên vật liệu trong kỳ).
- Bốn là: Về đánh giá nguyên vật liệu
* Giá nguyên vật liệu nhập kho thể hiện trên phiếu nhập kho không bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ mà toàn bộ chi phí vận chuyển phát sinh được phân bổ hết cho số nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng. Như vậy, nếu trong tháng số chi phí vận chuyển tăng cao thì vô hình chung đã đẩy chi phí nguyên vật liệu trong giá thành sản phẩm tăng lên. Chính vì vậy, chi phí nguyên vật liệu xuất dùng trong tháng không được phản ánh đúng đắn, gây ảnh hưởng tới quá trình kế toán kế toán nguyên vật liệu. Từ đó dẫn đến việc xác định giá thành sản phẩm không chính xác.
* Giá nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp tính giá đích danh. Tuy công tác tính giá được thực hiện kịp thời, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quản của từng nguyên vật liệu. Nhưng tại công ty có nhiều chủng loại nguyên vật liệu và khó nhận diện được từng lô hàng nên gây khó khăn cho công tác kế toán.
- Năm là: Về sổ chi tiết TK 331 – Phải trả người bán
Trong quá trình sản xuất kinh doanh, Công ty có quan hệ mua bán với rất nhiều Công ty khác. Và trong quan hệ thanh toán với người bán, tất cả các đơn vị đều được ghi chung vào một sổ có thể sẽ xảy ra việc thiếu dòng trên một số trang sổ nhất định. Theo cách ghi này sẽ có thể xảy ra việc thiếu dòng khi mà số lượng nghiệp vụ mua bán phát sinh với một Công ty mua lớn. Sau đó kế toán lại ghi thêm vào dòng khác ở các trang sau làm cho việc tổng hợp, theo dõi rất khó khăn và không hệ thống. Điều này làm cho việc ghi NKCT số 5 mất thời gian, rất vất vả cho kế toán khi tra tìm, cộng dồn các chứng từ của từng người bán để có số tổng hợp.
- Sáu là: Về lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu.
Hiện nay, giá các loại nguyên vật liệu chính mà công ty sử dụng (chủ yếu là bông nhập ngoại) có biến động do phụ thuộc vào tình hình kinh tế thế giới. Chính vì vậy việc trích lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho đối với Công ty là cần thiết, nhằm phòng ngừa và giảm bớt thiệt hại có thể xảy ra gây ảnh hưởng xấu tới hoạt động sản xuất kinh doanh
- Bảy là: Công ty còn hạn chế trong việc vận dụng các phương tiện tính toán hiện đại vào việc kế toán kế toán
Hiện nay Công ty đang áp dụng phần mềm kế toán ESOFT nhưng mới chỉ sử dụng để kế toán cho phần hành kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Các phần hành kế toán khác vẫn thực hiện thủ công hoặc thực hiện trên Excel. Điều này làm cho khối lượng công việc kế toán phải giải quyết trong kỳ lớn, tốn nhiều thời gian và công sức, đòi hỏi phòng kế toán phải có một lượng lớn nhân viên kế toán. Đây cũng là bất lợi trong kinh doanh của Công ty nhất là khi phần lớn các Công ty trong nước đang áp dụng kế toán máy để thực hiện công việc kế toán của mình. Như vậy, Công ty vẫn chưa vận dụng được hết những lợi ích các phần mềm kế toán mang lại.