2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tai Công ty
Hiện nay bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến. - Kế toán trưởng Tổng Giám đốc Phó TGĐ Kinh doanh kiêm GĐ CN Hà Nam Phó GĐ Kỹ thuật và đầu tư Phó TGĐ TC-Nội chính P. Tài vụ P. vật tư P. Quản lí chất lượng P. Kỹ thuật sản xuất P. Hành chính tổng hợp P. tổ chức lao động
Khu vực liên doanh liên kết của Công ty
(*) P. kế hoạch thị trường NM. Sợi Hà Nội NM. Dệt Hà Nội NM. thêu Hà Nội Ngành hoàn thành NM. Liên hợp sợi dệt nhuộm và may Hà Nam Dệt Hà Nội NM. Dệt Hà Nam NM. Sợi Hà Nam
Kế toán trưởng là người điều hành trực tiếp các nhân viên kế toán không thông qua khâu trung gian nhận lệnh. Kế toán trưởng là người điều hành mọi công việc và chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc về điều hành công tác kế toán, kiểm toán toàn bộ quá trình lưu thông tiền tệ, đảm bảo đủ nguồn vốn phục vụ sản xuất kinh doanh, kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện trong phòng, giám sát hợp đồng mua bán trong công ty, kế toán kiểm soát kết quả kinh doanh của công ty. Ngoài ra còn có trách nhiệm lập các báo cáo tài chính. Với việc tổ chức này làm cho mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản. Phòng kế toán của công ty là bộ máy kế toán duy nhất của đơn vị thực hiện tất cả các giai đoạn kế toán ở mọi phần hành kế toán từ khâu thu nhận, ghi sổ đến khâu xử lí thông tin trên hệ thống báo cáo.
Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, theo dõi nguồn vốn, tài sản cố định, xây dựng cơ bản dở dang, kinh phí sự nghiệp.
- Kế toán tiền mặt, thành phẩm và các quỹ:
* Kế toán tiền mặt: có nhiệm vụ phản ánh kịp thời, chính xác số tiền hiện có và tình hình thu chi của các loại tiền, mở sổ chi tiết theo dõi từng loại ngoại tệ.
* Kế toán thành phẩm: có nhiệm vụ phản ánh giá trị hiện có, tình hình biến động của các loại thành phẩm nhập, xuất kho.
* Kế toán các quỹ: có nhiệm vụ phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến việc hình thành và sử dụng các loại quỹ như: quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, quỹ đầu tư phát triển, nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản, quỹ dự phòng tài chính và các quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu.
- Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tiền lương:
* Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: có nhiệm vụ ghi chép tổng hợp số liệu về tình hình biến động của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Tính toán, phân bổ chi phí nguyên vật liệu cho các đối tượng tập hợp chi phí để tính giá tính thành.
* Kế toán tiền lương: có nhiệm vụ tập hợp số liệu từ các nhà máy, các phòng ban gửi lên để phối hợp với các bộ phận khác tính toán lương và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên, trích bảo hiểm theo đúng chế độ.
* Kế toán ngân hàng: có nhiệm vụ theo dõi thu chi bằng tiền gửi ngân hàng, đi giao dịch với các ngân hàng, mở LC.
* Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ phản ánh các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, các khoản phải nộp, phản ánh tình hình thanh toán và còn phải thanh toán với các đối tượng (người mua, người bán, ngân sách, công nhân viên….)
* Kế toán thuế GTGT: có nhiệm vụ kê khai thuế GTGT phải nộp và thuế thu nhập phải nộp.
- Thủ quỹ kiêm các khoản phải thu, phải trả khác, chi phí trả trước phân bổ dần: cùng với kế toán thanh toán theo dõi các khoản thu chi, tồn quỹ tiền mặt tại công ty đồng thời theo dõi các khoản phải thu phải trả khác, chi phí trả trước phân bổ dần.
- Kế toán thành phẩm sản xuất, bán thành phẩm: có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành; Phản ánh chất lượng hoạt động sản xuất, kết quả sử dụng các loại tài sản, vật liệu, lao động, tiền vốn cũng như các giải pháp kinh tế, kĩ thuật nhằm tăng khối lượng sản phẩm cũng như hạ thấp giá thành sản xuất.
Sơ đồ 15: Sơ đồ bộ máy kế toán
( Nguồn: Phòng tài vụ ) Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt, thành phẩm, các quỹ Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tiền lương Kế toán ngân hàng, thanh toán, thuế GTGT Thủ quỹ kiêm các khoản phải thu, phải trả khác, Chi phí trả trước phân bổ dần Kế toán giá thành sản xuất, bán thành phẩm
2.1.4.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty
- Chế độ kế toán Công ty đang áp dụng hiện nay:
Hiện nay, Công ty đang áp dụng hệ thống chứng từ kế toán được ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
* Niên độ kế toán: Từ 1/1/N đến 31/12/N.
* Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép: Việt Nam đồng.
* Kỳ kế toán: do quá trình sản xuất kinh doanh của công ty với khối lượng lớn đòi hỏi cung cấp thông tin nhanh chóng và hiệu quả nên kế toán được xác định là tháng.
* Phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho: kê khai thường xuyên. * Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ.
* Phương pháp tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa xuất kho: phương pháp giá thực tế đích danh.
* Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định: là phương pháp theo đường thẳng hay phương pháp bình quân gia quyền.
* Hình thức sổ sử dụng: Nhật kí – chứng từ (NKCT).
2.2 Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
2.2.1. Đặc điểm nguyên vật liệu và quản lý nguyên vật liệu tại Công ty2.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty2.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty 2.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm đầu ra, đó không phải là vấn đề quá phức tạp song lại đòi hỏi phải cung ứng kịp thời, đủ, đúng chủng loại để đảm bảo cho chất lượng của vải thành phẩm.
Nguyên vật liệu của công ty chiếm tỷ trọng 16% đến 17% trong tổng tài sản lưu động, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm 70% đến 80% tổng chi phí sản xuất.
Sản xuất vải: * 70 – 80% sợi. * 10% tiền lương. * 10% khấu hao.
* 10% chi phí khác. Sản xuất sợi: * 95% bông. * 5% chi phí khác.
Sợi được dùng cho sản xuất ở đây chủ yếu là sợi cotton 100%. Ngoài ra còn dùng cả sợi Peco (bông pha polysete), sợi tổng hợp, sợi đay...trong đó: sợi cotton chiếm 70-75%, sợi các loại chiếm 25-30%.
Ngoài bông và sợi ra để vận hành máy dệt công ty còn phải sử dụng một số lượng lớn các vật tư phụ tùng với nhiều chủng loại, kích cỡ khác nhau như: Bánh răng, Bu lông, ốc, vít, gông...
Sở dĩ bông chiếm tỷ lệ cao như vậy là do từ năm 2001, Công ty đã đầu tư dây chuyền máy kéo sợi để đáp ứng nhu cầu của nhà máy dệt và cung cấp cho thị trường.
Nguồn bông mà công ty sử dụng chủ yếu là bông nhập ngoại như: bông Tây Phi, bông Úc, bông Nga, bông Mỹ... Bông được phân loại theo chất lượng gồm bông cấp 1 và bông cấp 2. Khi công ty mua bông về, trong mỗi kiện bông đã được xếp thành các lót khác nhau. Vì vậy bông nhập kho được xếp theo các lót, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc quản lý và đưa vào sản xuất sản phẩm. Hàng tháng căn cứ vào hoá đơn đặt hàng, phòng Kĩ thuật sản xuất sẽ lập phương án pha bông và trình giám đốc duyệt.
2.2.1.2. Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty
Nguồn cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty dệt 19/5 Hà Nội chủ yếu do mua ngoài. Vì vậy quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm xây lắp tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Vấn đề đầu tiên mà Công ty cần quan tâm tới trong công tác quản lý nguyên vật liệu là hệ thống kho tàng. Công ty đã xây dựng được hệ thống kho tàng kiên cố, hiện đại nhằm cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho các nhà máy. Hiện nay công ty có 3 kho để dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu, bao gồm:
* Kho nguyên vật liệu chính.
* Kho phế liệu.
Tại công ty Dệt 19/5 Hà Nội, nguyên vật liệu được quản lý ngay từ khâu thu mua. Nguyên vật liêu mua về sẽ được quản lý về khối lượng, qui cách, chủng loại, giá mua, thuế GTGT phải nộp và chi phí thu mua.
Trước khi nhập kho nguyên vật liệu, phụ tùng... nhân viên tổ KCS sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu, phụ tùng mua về. Với các loại nguyên vật liệu, phụ tùng mua về không thể xem xét chất lượng bằng mắt thì phải sử dụng các công cụ kiểm tra để thử hoặc cho vào máy chạy để đánh giá.
Ví dụ: Sợi được đánh giá dựa vào: độ dai, độ mịn, độ xoắn... Bông được đánh giá dựa vào: tỷ lệ sơ, màu sắc...
Phụ tùng được đánh giá dựa vào: khả năng chịu ma sát, độ chịu lực....
Bộ phận quản lý vật tư và phòng kế hoạch vật tư có trách nhiệm quản lý vật tư và làm theo lệnh của ban Giám đốc, tiến hành nhập xuất vật tư trong tháng, định kỳ kiểm kê để tham mưu cho Ban Giám đốc những chủng loại vật tư còn cần dùng, những loại vật tư kém phẩm chất, những loại vật tư còn tồn đọng nhiều để Ban Giám đốc có biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng vật tư không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất hay ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều không sử dụng hết.
Bên cạnh đó cán bộ phòng kế hoạch vật tư, thủ kho là người trực thuộc sự quản lý của phòng kế hoạch vật tư có trách nhiệm nhập, xuất vật tư theo chứng từ nhập xuất. Hàng tháng, thủ kho lên thẻ kho đồng thời kết hợp với các cán bộ chuyên môn tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu kết hợp với phòng kế hoạch vật tư và thủ kho tiến hành kế toán, đối chiếu ghi bổ sung. Thủ kho phải vào sổ nhập xuất hàng ngày đầy đủ, ghi chép một cách cẩn thận, nắm chắc các con số để thông báo cho phòng vật tư, sắp xếp một cách khoa học, hợp lý.
Toàn bộ vật tư, phụ tùng phải có phiếu xuất kho do phòng vật tư viết, thủ kho mới được cấp phát cho người sử dụng. Đối với vật tư phụ tùng trực tiếp thay thế vào máy phục vụ sửa chữa thường xuyên, nhà máy căn cứ vào số lượng, chủng loại được thể hiện trên phiếu xuất để lấy dần theo ca sản xuất. Phòng vật tư thống nhất với nhà máy cách mở sổ theo dõi xuất hàng ngày, cuối tháng thủ kho ghi thực xuất vào phiếu vật tư.
Không chỉ quan tâm tới công tác thu mua, bảo quản nguyên vật liệu, công ty cũng rất chú trọng đến vấn đề sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hiệu quả bằng cách lập ra hệ
thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu chính. Phòng Kĩ thuật sản xuất có nhiệm vụ theo dõi việc thực hiện các định mức này. Hàng tháng, các nhà máy tiến hành lập báo cáo tiêu hao nguyên vật liệu, xác định chênh lệch để có hướng điều chỉnh kịp thời.
Để hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu, định kỳ 06 tháng một lần công ty tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu nhằm xác định chính xác lượng nguyên vật liệu tồn kho.
Thực tế cho thấy, do có sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán và thủ kho nên ở công ty Dệt 19/5 Hà Nội hầu như không có chênh lệch lớn giữa sổ sách kế toán và sổ kiểm kê. Nếu có chênh lệch, hao hụt là do đặc điểm của nguyên vật liệu dễ bị tác động bởi môi trường như: Độ ẩm, nhiệt độ...Vì vậy lượng chênh lệch này là không đáng kể và đều nằm trong định mức. Bên cạnh đó, hệ thống kho tàng của công ty tương đối tốt, được đặt gần nơi sản xuất nên hạn chế được hao hụt, mất mát trong quá trình vận chuyển.
2.3.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu2.3.2.1. Phân loại nguyên vật liệu2.3.2.1. Phân loại nguyên vật liệu 2.3.2.1. Phân loại nguyên vật liệu
Tại công ty Dệt 19/5 Hà Nội, căn cứ vào vai trò và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chính cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm bao gồm bông và sợi các loại.
- Nguyên vật liệu phụ và vật tư phụ tùng: Do nguyên vật liệu phụ và vật tư phụ tùng có định mức sử dụng gần giống nhau nên công ty xếp chung thành một loại. Trong đó:
* Nguyên vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu có tác dụng phụ trợ trong sản xuất được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để tăng chất lượng và hình thức cho sản phẩm.
Ví dụ: Mỡ Iroflex, dầu Oil inpray _ molybkom, dầu MD40, sáp tạo độ bóng cho sợi – sợi chuốt sáp…
* Vật tư phụ tùng: Là những chi tiết phụ tùng, máy móc thiết bị dùng để thay thế hoặc sửa chữa máy móc như: bulông, êcu các loại, bóng đèn, móc sợi, chổi tóc, tay đập...
- Phế liệu thu hồi: Là các loại nguyên vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như: bông rối, sợi phế liệu, chải phế liệu, vải vụn...
Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo yêu cầu thực tiễn. Ở công ty Dệt 19/5 Hà Nội, do yêu cầu phản ánh chính xác giá trị nguyên vật liệu thực tế hiện có của công ty, đồng thời trong thực tế những năm gần đây giá nguyên vật liệu thường khá ổn định nên kế toán sử dụng giá thực tế của nguyên vật liệu để kế toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu.
- Giá thực tế nhập kho: Tại công ty Dệt 19/5 Hà Nội, nguyên vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, vì vậy giá thực tế nhập kho của nguyên vật liệu được đánh giá là khác nhau.
Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế nhập kho của nguyên vật liêu mua ngoài được xác định bằng công thức sau:
Tại công ty, nguyên vật liệu thu mua chủ yếu là hàng giao tại kho của công ty, chi phí vận chuyển, bốc dỡ công ty chịu.
Ví dụ: Theo hóa đơn số 013345, ngày 2/12 /2009, Công ty mua 37.838,76 kg bông thiên nhiên Mỹ cấp II của Công ty CPTM XNK Datex, hình thức thanh toán: trả sau. Số hàng trên được Công ty Dệt Nam Định vận chuyển đến kho nguyên vật liệu chính.
Tổng giá thanh toán: 811.736.301 đồng. Trong đó : Tiền hàng: 737.942.092 đồng
Thuế GTGT: 73.794.209 đồng
Vậy trị giá thực tế nhập kho của số bông trên là: 737.942.092 đồng
Đối với nguyên vật liệu gia công nhập kho:
Giá thực tế nvl nhập kho = Giá mua nvl (theo hóa đơn) + Thuế nhập khẩu (nếu có) - Các khoản giảm trừ, CKTM
Đối với phế liệu thu hồi nhập kho:
- Giá thực tế xuất kho.
Công ty Dệt 19/5 Hà Nội sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh để xác định giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong tháng.
Ví dụ : Ngày 4/12, căn cứ vào kế hoạch sản xuất tháng 12, Công ty xuất 36.000 Kg bông thiên nhiên Mỹ cấp II (lô bông nhập theo hóa đơn 013345 ngày 02/12) cho nhà máy sợi.
Giá thực tế nvl xuất kho là: 36.000 * (737.942.092 /37.838,76 ) = 702.082.800