2.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty
Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm đầu ra, đó không phải là vấn đề quá phức tạp song lại đòi hỏi phải cung ứng kịp thời, đủ, đúng chủng loại để đảm bảo cho chất lượng của vải thành phẩm.
Nguyên vật liệu của công ty chiếm tỷ trọng 16% đến 17% trong tổng tài sản lưu động, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm 70% đến 80% tổng chi phí sản xuất.
Sản xuất vải: * 70 – 80% sợi. * 10% tiền lương. * 10% khấu hao.
* 10% chi phí khác. Sản xuất sợi: * 95% bông. * 5% chi phí khác.
Sợi được dùng cho sản xuất ở đây chủ yếu là sợi cotton 100%. Ngoài ra còn dùng cả sợi Peco (bông pha polysete), sợi tổng hợp, sợi đay...trong đó: sợi cotton chiếm 70-75%, sợi các loại chiếm 25-30%.
Ngoài bông và sợi ra để vận hành máy dệt công ty còn phải sử dụng một số lượng lớn các vật tư phụ tùng với nhiều chủng loại, kích cỡ khác nhau như: Bánh răng, Bu lông, ốc, vít, gông...
Sở dĩ bông chiếm tỷ lệ cao như vậy là do từ năm 2001, Công ty đã đầu tư dây chuyền máy kéo sợi để đáp ứng nhu cầu của nhà máy dệt và cung cấp cho thị trường.
Nguồn bông mà công ty sử dụng chủ yếu là bông nhập ngoại như: bông Tây Phi, bông Úc, bông Nga, bông Mỹ... Bông được phân loại theo chất lượng gồm bông cấp 1 và bông cấp 2. Khi công ty mua bông về, trong mỗi kiện bông đã được xếp thành các lót khác nhau. Vì vậy bông nhập kho được xếp theo các lót, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho công ty trong việc quản lý và đưa vào sản xuất sản phẩm. Hàng tháng căn cứ vào hoá đơn đặt hàng, phòng Kĩ thuật sản xuất sẽ lập phương án pha bông và trình giám đốc duyệt.
2.2.1.2. Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty
Nguồn cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty dệt 19/5 Hà Nội chủ yếu do mua ngoài. Vì vậy quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm xây lắp tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Vấn đề đầu tiên mà Công ty cần quan tâm tới trong công tác quản lý nguyên vật liệu là hệ thống kho tàng. Công ty đã xây dựng được hệ thống kho tàng kiên cố, hiện đại nhằm cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho các nhà máy. Hiện nay công ty có 3 kho để dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu, bao gồm:
* Kho nguyên vật liệu chính.
* Kho phế liệu.
Tại công ty Dệt 19/5 Hà Nội, nguyên vật liệu được quản lý ngay từ khâu thu mua. Nguyên vật liêu mua về sẽ được quản lý về khối lượng, qui cách, chủng loại, giá mua, thuế GTGT phải nộp và chi phí thu mua.
Trước khi nhập kho nguyên vật liệu, phụ tùng... nhân viên tổ KCS sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu, phụ tùng mua về. Với các loại nguyên vật liệu, phụ tùng mua về không thể xem xét chất lượng bằng mắt thì phải sử dụng các công cụ kiểm tra để thử hoặc cho vào máy chạy để đánh giá.
Ví dụ: Sợi được đánh giá dựa vào: độ dai, độ mịn, độ xoắn... Bông được đánh giá dựa vào: tỷ lệ sơ, màu sắc...
Phụ tùng được đánh giá dựa vào: khả năng chịu ma sát, độ chịu lực....
Bộ phận quản lý vật tư và phòng kế hoạch vật tư có trách nhiệm quản lý vật tư và làm theo lệnh của ban Giám đốc, tiến hành nhập xuất vật tư trong tháng, định kỳ kiểm kê để tham mưu cho Ban Giám đốc những chủng loại vật tư còn cần dùng, những loại vật tư kém phẩm chất, những loại vật tư còn tồn đọng nhiều để Ban Giám đốc có biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng vật tư không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất hay ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều không sử dụng hết.
Bên cạnh đó cán bộ phòng kế hoạch vật tư, thủ kho là người trực thuộc sự quản lý của phòng kế hoạch vật tư có trách nhiệm nhập, xuất vật tư theo chứng từ nhập xuất. Hàng tháng, thủ kho lên thẻ kho đồng thời kết hợp với các cán bộ chuyên môn tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu kết hợp với phòng kế hoạch vật tư và thủ kho tiến hành kế toán, đối chiếu ghi bổ sung. Thủ kho phải vào sổ nhập xuất hàng ngày đầy đủ, ghi chép một cách cẩn thận, nắm chắc các con số để thông báo cho phòng vật tư, sắp xếp một cách khoa học, hợp lý.
Toàn bộ vật tư, phụ tùng phải có phiếu xuất kho do phòng vật tư viết, thủ kho mới được cấp phát cho người sử dụng. Đối với vật tư phụ tùng trực tiếp thay thế vào máy phục vụ sửa chữa thường xuyên, nhà máy căn cứ vào số lượng, chủng loại được thể hiện trên phiếu xuất để lấy dần theo ca sản xuất. Phòng vật tư thống nhất với nhà máy cách mở sổ theo dõi xuất hàng ngày, cuối tháng thủ kho ghi thực xuất vào phiếu vật tư.
Không chỉ quan tâm tới công tác thu mua, bảo quản nguyên vật liệu, công ty cũng rất chú trọng đến vấn đề sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hiệu quả bằng cách lập ra hệ
thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu chính. Phòng Kĩ thuật sản xuất có nhiệm vụ theo dõi việc thực hiện các định mức này. Hàng tháng, các nhà máy tiến hành lập báo cáo tiêu hao nguyên vật liệu, xác định chênh lệch để có hướng điều chỉnh kịp thời.
Để hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu, định kỳ 06 tháng một lần công ty tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu nhằm xác định chính xác lượng nguyên vật liệu tồn kho.
Thực tế cho thấy, do có sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán và thủ kho nên ở công ty Dệt 19/5 Hà Nội hầu như không có chênh lệch lớn giữa sổ sách kế toán và sổ kiểm kê. Nếu có chênh lệch, hao hụt là do đặc điểm của nguyên vật liệu dễ bị tác động bởi môi trường như: Độ ẩm, nhiệt độ...Vì vậy lượng chênh lệch này là không đáng kể và đều nằm trong định mức. Bên cạnh đó, hệ thống kho tàng của công ty tương đối tốt, được đặt gần nơi sản xuất nên hạn chế được hao hụt, mất mát trong quá trình vận chuyển.
2.3.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu2.3.2.1. Phân loại nguyên vật liệu2.3.2.1. Phân loại nguyên vật liệu 2.3.2.1. Phân loại nguyên vật liệu
Tại công ty Dệt 19/5 Hà Nội, căn cứ vào vai trò và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chính cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm bao gồm bông và sợi các loại.
- Nguyên vật liệu phụ và vật tư phụ tùng: Do nguyên vật liệu phụ và vật tư phụ tùng có định mức sử dụng gần giống nhau nên công ty xếp chung thành một loại. Trong đó:
* Nguyên vật liệu phụ: Là những nguyên vật liệu có tác dụng phụ trợ trong sản xuất được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để tăng chất lượng và hình thức cho sản phẩm.
Ví dụ: Mỡ Iroflex, dầu Oil inpray _ molybkom, dầu MD40, sáp tạo độ bóng cho sợi – sợi chuốt sáp…
* Vật tư phụ tùng: Là những chi tiết phụ tùng, máy móc thiết bị dùng để thay thế hoặc sửa chữa máy móc như: bulông, êcu các loại, bóng đèn, móc sợi, chổi tóc, tay đập...
- Phế liệu thu hồi: Là các loại nguyên vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như: bông rối, sợi phế liệu, chải phế liệu, vải vụn...
Đánh giá nguyên vật liệu là việc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc nhất định trên cơ sở đảm bảo yêu cầu thực tiễn. Ở công ty Dệt 19/5 Hà Nội, do yêu cầu phản ánh chính xác giá trị nguyên vật liệu thực tế hiện có của công ty, đồng thời trong thực tế những năm gần đây giá nguyên vật liệu thường khá ổn định nên kế toán sử dụng giá thực tế của nguyên vật liệu để kế toán chi tiết hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho nguyên vật liệu.
- Giá thực tế nhập kho: Tại công ty Dệt 19/5 Hà Nội, nguyên vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, vì vậy giá thực tế nhập kho của nguyên vật liệu được đánh giá là khác nhau.
Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế nhập kho của nguyên vật liêu mua ngoài được xác định bằng công thức sau:
Tại công ty, nguyên vật liệu thu mua chủ yếu là hàng giao tại kho của công ty, chi phí vận chuyển, bốc dỡ công ty chịu.
Ví dụ: Theo hóa đơn số 013345, ngày 2/12 /2009, Công ty mua 37.838,76 kg bông thiên nhiên Mỹ cấp II của Công ty CPTM XNK Datex, hình thức thanh toán: trả sau. Số hàng trên được Công ty Dệt Nam Định vận chuyển đến kho nguyên vật liệu chính.
Tổng giá thanh toán: 811.736.301 đồng. Trong đó : Tiền hàng: 737.942.092 đồng
Thuế GTGT: 73.794.209 đồng
Vậy trị giá thực tế nhập kho của số bông trên là: 737.942.092 đồng
Đối với nguyên vật liệu gia công nhập kho:
Giá thực tế nvl nhập kho = Giá mua nvl (theo hóa đơn) + Thuế nhập khẩu (nếu có) - Các khoản giảm trừ, CKTM
Đối với phế liệu thu hồi nhập kho:
- Giá thực tế xuất kho.
Công ty Dệt 19/5 Hà Nội sử dụng phương pháp giá thực tế đích danh để xác định giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho trong tháng.
Ví dụ : Ngày 4/12, căn cứ vào kế hoạch sản xuất tháng 12, Công ty xuất 36.000 Kg bông thiên nhiên Mỹ cấp II (lô bông nhập theo hóa đơn 013345 ngày 02/12) cho nhà máy sợi.
Giá thực tế nvl xuất kho là: 36.000 * (737.942.092 /37.838,76 ) = 702.082.800
2.3.3. Chứng từ và thủ tục nhập, xuất kho nguyên vật liệu2.3.3.1. Chứng từ và thủ tục nhập kho nguyên vật liệu 2.3.3.1. Chứng từ và thủ tục nhập kho nguyên vật liệu 2.3.3.1. Chứng từ và thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
- Nguyên vật liệu mua ngoài
Hàng tháng phòng Kĩ thuật sản xuất tiến hành lập kế hoạch sản xuất sản phẩm trong tháng rồi trình duyệt giám đốc, khi được phê duyệt kế hoạch sản xuất sẽ được chuyển sang cho phòng vật tư. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và mức dự trữ nguyên vật liệu phòng vật tư lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu thích hợp.
Khi nguyên vật liệu được mua về, trước khi nhập kho sẽ được nhân viên tổ KCS kiểm tra về qui cách, phẩm chất. Việc nguyên vật liệu đó có được nhập kho hay không phụ thuộc vào yêu cầu về chất lượng nguyên vật liệu đã được thoả thuận giữa hai bên trong hợp đồng. Nếu đạt yêu cầu, thủ kho sẽ xác nhận số lượng thực nhập vào hoá đơn và tiến hành Giá thực tế nvl gia công nhập kho = Giá thực tế nvl xuất gia công
+ Các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển,
hao hụt trong định mức).
nhập kho. Lúc này, phòng vật tư sẽ căn cứ vào hoá đơn và biên bản kiểm tra chất lượng để viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành hai liên có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan. Một liên lưu tại phòng vật tư, một liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho sau đó thủ kho chuyển lên cho kế toán nguyên vật liệu để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 16: Qui trình luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu
Ví dụ: Ngày 2/12 công ty nhận được hoá đơn 013345 của Công ty CPTM XNK Datex về việc mua bông theo hợp đồng số 07/HN, 19/5 ngày 15/11/2009 (biểu số 1). Nguyên vật liệu về đến kho, nhân viên KCS tiến hành kiểm tra chất lượng và đồng ý cho thủ kho nhập số nguyên vật liệu trên. Lúc này phòng vật tư tiến hành viết phiếu nhập kho số 1/12 (biểu số 2). Phiếu nhập kho Hoá đơn GTGT Nhân viên tổ KCS Kế toán NVL Thủ kho Kế toán vật tư Trả lại hàng
Biểu số 1
Công ty CPTM HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKT-3LL
XNK Datex Liên 2: Giao khách hàng Số 013345
Ngày 02 tháng 12 năm 2009
Người bán hàng: Công ty CPTM XNK Datex
Địa chỉ: 356 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội Điện thoại: (043) 8551149
MST 07 0010126 1
0 7 0 0 1 0 1 2 6 8 1
Người mua hàng: Anh Liêm Đơn vị: Công ty Dệt 19/5 Hà Nội
Địa chỉ: 203 Nguyễn Huy Tưởng – Thanh xuân – Hà Nội MST 01 00100495 1
0 1 0 0 1 0 0 4 9 5 1
STT Tên hàng hóa Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Bông thiên nhiên Mỹ
cấp II Kg 37.838,76 19.502,28 737.942.092
……… Kiện
Cộng tiền hàng 737.942.092
Thuế suất GTGT 10% 73.794.209
Tổng cộng tiền thanh toán 811.736.301
Số tiền viết bằng chữ: Tám trăm mười một triệu bảy trăm ba sáu nghìn ba trăm linh một đồng.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên)
Biểu số 2
Công ty Dệt 19-5 Hà Nội Mẫu số: 01 - VT (QĐ số 15-TC/QĐ/CĐKT
Ngày 20-3-2006 của BTC) PHIẾU NHẬP KHO Số1/12
Ngày 02/12/2009 Nợ TK 1521, 1331 Có TK 331
Họ, tên người giao hàng: Nguyễn Hồng Minh
Theo hoá đơn số 013345 ngày 02 tháng 12 năm 2009 của Công ty CPTM XNK Datex MST 07 00101268 – 1
Nhập tại kho: Nguyên vật liệu chính (HĐ số 07/HN, 19-5 ngày 15/11/09)
S T T Tên nhãn hiệu, qui cách phẩm chất vật tư sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐV T Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4
1 Bông thiên nhiên
Mỹ cấp II Kg 37.838,76 37.838,76 19.502,28 737.942.092
Kiện 168
KCS: Huệ
Cộng 737.942.092
Cộng thành tiền (bằng chữ): Bảy trăm ba mươi bảy triệu chín trăm bốn hai nghìn chín mươi hai đồng.
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Lưu ý: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho trên không bao gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ.
Trường hợp nguyên vật liệu thừa so với hoá đơn, nếu công ty nhận giữ hộ người bán, kế toán sẽ viết phiếu nhập kho (nhập gửi) phản ánh nghiệp vụ này.
Ví dụ: Ngày 03/12, theo hợp đồng đã ký với Công ty CPTM XNK Datex, số bông thiên nhiên Mỹ cấp I mua đã về nhập kho (Hoá đơn số 013369 ngày 03/12). Khi nhập kho phát hiện số bông thừa so với hoá đơn là 3593,76 Kg thành tiền là 70.050.289 đ (đơn giá thưc tế 19.492,2 đ/Kg). Thủ kho báo cho phòng vật tư. Phòng vật tư kiểm tra, xác nhận và viết phiếu nhập kho (nhập gửi) số 4 /5 .
Biểu số 3
Công ty Dệt 19-5 Hà Nội Mẫu số: 01 - VT (QĐ số 15- TC/QĐ/CĐKT
Ngày 20-03-2006 của BTC)
PHIẾU NHẬP KHO Số4/12
Ngày 03 tháng 12 năm 2009 Nợ TK 1521
Có TK 331
Họ, tên người giao hàng: Nhập gửi
Theo hoá đơn số 013369 ngày 03 tháng 12 năm 2009 của Công ty CPTM XNK Datex Nhập tại kho: Nguyên liệu chính
S T T
Tên nhãn hiệu, qui cáchphẩm chất vật tư(sản phẩm, hàng hoá) M ã số Đ VT Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo
chứng từ
Thực nhập
A B C D 1 2 3 4
1 Bông thiên nhiênMỹ cấp I Kg 3.593,76 3.593,76 19.492,2 70.050.289
Cộng 70.050.289
Cộng thành tiền (bằng chữ): Bảy mươi triệu năm mươi nghìn hai trăm tám chín đồng. Nhập, ngày 03 tháng 12 năm 2009 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
- Phế liệu thu hồi nhập kho
Trong quá trình sản xuất, khi phát sinh phế liệu, các bộ phận có liên quan cũng phải làm các thủ tục nhập kho (KCS kiểm tra - đạt yêu cầu – thủ kho làm thủ tục nhập kho –