2.3.3.1. Chứng từ và thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
- Nguyên vật liệu mua ngoài
Hàng tháng phòng Kĩ thuật sản xuất tiến hành lập kế hoạch sản xuất sản phẩm trong tháng rồi trình duyệt giám đốc, khi được phê duyệt kế hoạch sản xuất sẽ được chuyển sang cho phòng vật tư. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và mức dự trữ nguyên vật liệu phòng vật tư lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu thích hợp.
Khi nguyên vật liệu được mua về, trước khi nhập kho sẽ được nhân viên tổ KCS kiểm tra về qui cách, phẩm chất. Việc nguyên vật liệu đó có được nhập kho hay không phụ thuộc vào yêu cầu về chất lượng nguyên vật liệu đã được thoả thuận giữa hai bên trong hợp đồng. Nếu đạt yêu cầu, thủ kho sẽ xác nhận số lượng thực nhập vào hoá đơn và tiến hành Giá thực tế nvl gia công nhập kho = Giá thực tế nvl xuất gia công
+ Các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển,
hao hụt trong định mức).
nhập kho. Lúc này, phòng vật tư sẽ căn cứ vào hoá đơn và biên bản kiểm tra chất lượng để viết phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho được lập thành hai liên có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan. Một liên lưu tại phòng vật tư, một liên giao cho thủ kho để vào thẻ kho sau đó thủ kho chuyển lên cho kế toán nguyên vật liệu để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 16: Qui trình luân chuyển chứng từ nhập kho nguyên vật liệu
Ví dụ: Ngày 2/12 công ty nhận được hoá đơn 013345 của Công ty CPTM XNK Datex về việc mua bông theo hợp đồng số 07/HN, 19/5 ngày 15/11/2009 (biểu số 1). Nguyên vật liệu về đến kho, nhân viên KCS tiến hành kiểm tra chất lượng và đồng ý cho thủ kho nhập số nguyên vật liệu trên. Lúc này phòng vật tư tiến hành viết phiếu nhập kho số 1/12 (biểu số 2). Phiếu nhập kho Hoá đơn GTGT Nhân viên tổ KCS Kế toán NVL Thủ kho Kế toán vật tư Trả lại hàng
Biểu số 1
Công ty CPTM HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKT-3LL
XNK Datex Liên 2: Giao khách hàng Số 013345
Ngày 02 tháng 12 năm 2009
Người bán hàng: Công ty CPTM XNK Datex
Địa chỉ: 356 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội Điện thoại: (043) 8551149
MST 07 0010126 1
0 7 0 0 1 0 1 2 6 8 1
Người mua hàng: Anh Liêm Đơn vị: Công ty Dệt 19/5 Hà Nội
Địa chỉ: 203 Nguyễn Huy Tưởng – Thanh xuân – Hà Nội MST 01 00100495 1
0 1 0 0 1 0 0 4 9 5 1
STT Tên hàng hóa Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2
1 Bông thiên nhiên Mỹ
cấp II Kg 37.838,76 19.502,28 737.942.092
……… Kiện
Cộng tiền hàng 737.942.092
Thuế suất GTGT 10% 73.794.209
Tổng cộng tiền thanh toán 811.736.301
Số tiền viết bằng chữ: Tám trăm mười một triệu bảy trăm ba sáu nghìn ba trăm linh một đồng.
Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu ghi rõ họ tên)
Biểu số 2
Công ty Dệt 19-5 Hà Nội Mẫu số: 01 - VT (QĐ số 15-TC/QĐ/CĐKT
Ngày 20-3-2006 của BTC) PHIẾU NHẬP KHO Số1/12
Ngày 02/12/2009 Nợ TK 1521, 1331 Có TK 331
Họ, tên người giao hàng: Nguyễn Hồng Minh
Theo hoá đơn số 013345 ngày 02 tháng 12 năm 2009 của Công ty CPTM XNK Datex MST 07 00101268 – 1
Nhập tại kho: Nguyên vật liệu chính (HĐ số 07/HN, 19-5 ngày 15/11/09)
S T T Tên nhãn hiệu, qui cách phẩm chất vật tư sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐV T Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4
1 Bông thiên nhiên
Mỹ cấp II Kg 37.838,76 37.838,76 19.502,28 737.942.092
Kiện 168
KCS: Huệ
Cộng 737.942.092
Cộng thành tiền (bằng chữ): Bảy trăm ba mươi bảy triệu chín trăm bốn hai nghìn chín mươi hai đồng.
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
Lưu ý: Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho trên không bao gồm chi phí vận chuyển bốc dỡ.
Trường hợp nguyên vật liệu thừa so với hoá đơn, nếu công ty nhận giữ hộ người bán, kế toán sẽ viết phiếu nhập kho (nhập gửi) phản ánh nghiệp vụ này.
Ví dụ: Ngày 03/12, theo hợp đồng đã ký với Công ty CPTM XNK Datex, số bông thiên nhiên Mỹ cấp I mua đã về nhập kho (Hoá đơn số 013369 ngày 03/12). Khi nhập kho phát hiện số bông thừa so với hoá đơn là 3593,76 Kg thành tiền là 70.050.289 đ (đơn giá thưc tế 19.492,2 đ/Kg). Thủ kho báo cho phòng vật tư. Phòng vật tư kiểm tra, xác nhận và viết phiếu nhập kho (nhập gửi) số 4 /5 .
Biểu số 3
Công ty Dệt 19-5 Hà Nội Mẫu số: 01 - VT (QĐ số 15- TC/QĐ/CĐKT
Ngày 20-03-2006 của BTC)
PHIẾU NHẬP KHO Số4/12
Ngày 03 tháng 12 năm 2009 Nợ TK 1521
Có TK 331
Họ, tên người giao hàng: Nhập gửi
Theo hoá đơn số 013369 ngày 03 tháng 12 năm 2009 của Công ty CPTM XNK Datex Nhập tại kho: Nguyên liệu chính
S T T
Tên nhãn hiệu, qui cáchphẩm chất vật tư(sản phẩm, hàng hoá) M ã số Đ VT Số lượng
Đơn giá Thành tiền Theo
chứng từ
Thực nhập
A B C D 1 2 3 4
1 Bông thiên nhiênMỹ cấp I Kg 3.593,76 3.593,76 19.492,2 70.050.289
Cộng 70.050.289
Cộng thành tiền (bằng chữ): Bảy mươi triệu năm mươi nghìn hai trăm tám chín đồng. Nhập, ngày 03 tháng 12 năm 2009 Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị
- Phế liệu thu hồi nhập kho
Trong quá trình sản xuất, khi phát sinh phế liệu, các bộ phận có liên quan cũng phải làm các thủ tục nhập kho (KCS kiểm tra - đạt yêu cầu – thủ kho làm thủ tục nhập kho – phòng vật tư viết phiếu nhập kho).
Ví dụ: Đối với số phế liệu thu hồi ngày 06/12, kế toán xác định giá thực tế nhập kho và viết phiếu nhập kho số 20/12.
Biểu số 4
Công ty Dệt 19-5 Hà Nội Mẫu số: 01 - VT (QĐ số 15-TC/QĐ/CĐKT
Ngày 20-03-2006 BTC)
PHIẾU NHẬP KHO Số20/12
Ngày 06/12/2009 Nợ TK1523
Có TK1541
Họ, tên người giao hàng: Hải – nhà máy Dệt Theo số… ngày 05 tháng 12 năm 2009 Nhập tại kho: Phế liệu
ST T
Tên nhãn hiệu, qui cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐV T Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4
1 Bóng đèn tuýp cháy Cái 52 52 100 5.200
2 Chải phế liệu Cái 20 20 2.000 40.000
3 Nhựa phế liệu Kg 0,1 0,1 3.000 300
4 Bóng đèn tròn Cái 6 6 100 600
KCS: Hảo
Cộng 46.100
Cộng thành tiền (bằng chữ): Bốn sáu nghìn một trăm đồng.
Ngày 06 tháng12 năm 2009
Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị - Nguyên vật liệu tạm nhập.
Trường hợp nguyên vật liệu mua về chưa có đủ điều kiện nhập kho chính thức (chưa có hoá đơn hoặc các chứng từ đi mua): Trong trường hợp này, người đi mua phải viết giấy đề nghị tạm nhập rồi chuyển cho tổ KCS để tiến hành kiểm tra. Các bước tiếp theo được thực hiện giống như trường hợp Nguyên vật liệu mua về đã có hoá đơn.
Đơn giá trong giấy đề nghị tạm nhập được lấy từ hợp đồng đã ký giữa hai bên hoặc từ giấy báo (đã được giám đốc duyệt) do nhà cung cấp chuyển đến.
Ví dụ: Ngày 3/12/09, Số phụ tùng mua của công ty Ánh Sao đã về đến kho nhưng công ty chưa nhận được hoá đơn. Lúc này người đi mua viết giấy đề nghị tạm nhập rồi làm các thủ tục nhập kho như bình thường.
Biểu số 5
GIẤY ĐỀ NGHỊ TẠM NHẬP
Phục vụ nhu cầu tháng 12 năm 2009
STT Tên nguyên vật liệu Số
lượng Đơn giá Nơi mua KCS
1 Vòng bi 1205K - SKF 6 81.500 Công ty ánh sao
2 Vòng bi 1209K - SKF 6 145.000 Công ty ánh sao
3 Vòng bi 1309K - SKF 3 26.500 Công ty ánh sao
4 Vòng bi 608 -2Z- SKF 30 16.500 Công ty ánh sao
5 Măng sông H207 - SKF 2 67.900 Công ty ánh sao
Ngày 3 tháng 12 năm 2009
Người đề nghị Thủ kho
Công ty Dệt 19-5 Hà Nội Mẫu số: 01 - VT (QĐ số 15- TC/QĐ/CĐKT Ngày 20-03-2006 BTC) PHIẾU NHẬP KHO (tạm nhập) Ngày 03/12/2009 Nợ TK 1522 Có TK 1388 Họ tên người giao hàng: Trần văn Quyết _ Công ty Ánh Sao
Theo số … ngày 02 tháng 12 năm 2009 Nhập tại kho: Phụ tùng
ST T
Tên, nhãn hiệu qui cách, phẩm chất vật tư M ã số ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thục nhập 1 Vòng bi 1205K - SKF V 6 6 81.500 489.000 2 Vòng bi 1209K - SKF V 6 6 145.000 870.000 3 Vòng bi 1309K - SKF V 3 3 26.500 79.500 4 Vòng bi 608 -2Z- SKF V 30 30 16.500 495.000 5 Măng song H207 - SKF Cái 2 2 67.900 135.800 KCS: Sơn Cộng 47 2.069.300
Cộng thành tiền (bằng chữ): Hai triệu sáu mươi chín nghìn ba trăm đồng. Nhập, ngày 03 tháng 12 năm 2009 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho
- Nguyên vật liệu nhập dôi
Do đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty đặc biệt là nguyên vật liệu chính (bông, sợi) thường hút ẩm rất cao. Vì vậy để phản ánh đúng trọng lượng thực tế của nguyên vật liệu
trong kho, kế toán sẽ lập phiếu nhập kho (nhập dôi) để thể hiện số lượng nguyên vật liệu tăng lên do hút ẩm.
Đơn giá ở phiếu nhập kho được tính dựa vào tỷ lệ hồi ẩm theo dõi qua các năm do phòng kỹ thuật sản xuất đưa ra.
Ví dụ: Trong tháng 12/2009 Công ty nhập 168 kiện bông thiên nhiên Mỹ cấp II với trọng lượng là 37.838,76 Kg. Cuối tháng 12, sau khi xuất hết 168 kiện bông này, kiểm tra sổ sách thủ kho phát hiện trọng lượng bông thực xuất là 37.964,58 Kg. Như vậy số dôi ra là 125,82 Kg sẽ là trọng lượng bông hồi ẩm. Cũng trong tháng 12, khi kiểm kê kho 6 tháng cuối năm, thủ kho phát hiện số sợi Ne 20/1 PC 83/17 hồi ẩm 92,2 Kg. Vì vậy khi nhận được báo cáo của thủ kho, kế toán tiến hành kiểm tra và viết phiếu nhập kho số 14/12 ngày 30/12 để phản ánh số bông và sợi hồi ẩm nói trên.
Biểu số 7
Công ty Dệt 19-5 Hà Nội Mẫu số: 01 - VT (QĐ số 15 - TC/QĐ/CĐKT
PHIẾU NHẬP KHO Số24/12
Ngày 30/12/2004 Nợ TK1521 Có TK642 Họ, tên người giao hàng: Nhập dôi (Hồi ẩm)
Theo GĐN số… ngày 30 tháng 12 năm 2009 của Nhập tại kho: Nguyên vật liệu chính
S T T
Tên nhãn hiệu, qui cáchphẩm chất vật tư(sản phẩm, hàng hoá) M ã số Đ VT Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Sợi Ne 20/1 PC 83/17 Kg 92,2 92,2 25.310 23.335.282 2 Bông thiên nhiên Mỹ cấp I Kg 128,82 125,82 19.502,28 2.453.777
Cộng 25.789.059
Cộng thành tiền (bằng chữ): Hai mươi lăm triệu bảy trăm tám mươi chín nghìn năm mươi chín đồng.
Nhập, ngày 30 tháng 12 năm 2009 Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho
2.3.3.2. Chứng từ và thủ tục xuất kho nguyên vật liệu
Tại công ty Dệt 19/5 Hà Nội, nguyên vật liệu được xuất dùng chủ yếu cho các mục đích sau: xuất kho phục vụ sản xuất sản phẩm, xuất kho để bán và xuất kho nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến.
- Xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh:
Hàng tháng căn cứ vào kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao nguyên vật liệu, nhu cầu sửa chữa trong tháng… đã được PGĐ kỹ thuật và GĐ duyệt, phòng vật tư viết phiếu xuất kho nguyên vật liệu. Phiếu xuất kho được viết làm ba liên:
Liên 1: Lưu tại phòng vật tư.
Liên 2: Thủ kho sử dụng để ghi vào thẻ kho, định kỳ chuyển cho kế toán nguyên vật liệu.
Liên 3: Giao cho người nhận nguyên vật liệu.
Ví dụ: Ngày 4/12, căn cứ vào kế hoạch sản xuất tháng 12, Công ty xuất 36.000 Kg bông thiên nhiên Mỹ cấp II (lô bông nhập theo hóa đơn 013345 ngày 02/12) và 20.000 Kg bông thiên nhiên Mỹ cấp I (lô bông nhập theo hóa đơn số 013369 ngày 03/12) cho nhà máy sợi Hà Nội, kế toán viết phiếu xuất kho số 4/12
Biểu số 8
Công ty Dệt 19-5 Hà Nội Mẫu số: 02- VT (QĐ số 15-TC/QĐ/CĐKT
PHIẾU XUẤT KHO số 4/12
Ngày 04 tháng 12 năm 2009 Nợ TK6213 Có TK1521 Họ, tên người nhận hàng: Chị Yến
Địa chỉ (bộ phận): Nhà máy sợi Hà Nội Lý do xuất kho: Kế hoạch sản xuất T12 /09 Xuất tại kho nguyên liệu chính
S T T
Tên nhãn hiệu, qui cách phẩm chất vật tư(sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐV T Số lượng
Đơn giá Thành Tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Bông thiên nhiên Mỹ cấp I Kg 20.000 20.000 19.492,20 389.844.000 2 Bông thiên nhiên Mỹ cấp II Kg 36.000 36.000 19.502,28 702.082.080 Cộng 1.091.926.800
Cộng thành tiền (bằng chữ): Một tỉ chín mươi mốt triệu chín trăm hai mươi sáu nghìn tám trăm đồng .
Ngày 04 tháng 12 năm 2009 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho
- Xuất kho bán nguyên vật liệu, phế liệu.
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua hàng đã ký với khách hàng, phòng kế hoạch thị trường sẽ viết lệnh xuất rồi chuyển cho thủ kho để lấy xác nhận về số lượng nguyên vật liệu tồn. Bằng việc sử dụng lệnh xuất, Công ty
đã hạn chế được những sai sót khi viết hoá đơn, giảm số hoá đơn bị huỷ, từ đó góp phần làm cho công tác quản lý hoá đơn chặt chẽ và có hiệu quả hơn. Sau đó lệnh xuất được chuyển cho phòng vật tư để viết hoá đơn GTGT, gồm 3 liên:
Liên 1: Lưu tại quyển.
Liên 2: Giao cho khách hàng.
Liên 3: Nội bộ (dùng để thanh toán).
Ví dụ: Ngày 25/12, phòng kế hoạch thị trường viết lệnh xuất kho bán sợi Ne 20/1 Cotton cho anh Hà - Công ty Dệt 8/3.
Biểu số 9
LỆNH XUẤT
Ngày 25 tháng 12 năm 2009
STT Tên đơn vị mua hang Tên vật tư
Số lượng Yêu
cầu Thực xuất
Anh Hà- Công ty dệt 8/3 Sợi Ne 20/1 Cot 10.500 10.600
MST 01 00100086 – 1 (vét hết)
Giao hàng 10h 25/12/09
Căn cứ vào lệnh xuất đã được các bộ phận có liên quan kiểm tra, phòng vật tư viết phiếu xuất kho (giá trên phiếu xuất kho là giá thành sản xuất của Sợi Ne 20/1 cot, bằng giá nhập kho của lô hàng này), hoá đơn GTGT (giá trên hoá đơn GTGT là giá xuất kho (giá thành sản xuất) cộng thêm phần lợi nhuận khi bán mà Công ty đặt ra để có lãi.
Biểu số 10
Công ty Dệt 19-5 Hà Nội Mẫu số: 02- VT (QĐ số 1141- TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1-11-1995 của BTC) PHIẾU XUẤT KHO số 34/12
Ngày26 tháng12 năm 2009 Nợ TK632 Có TK1521 Họ, tên người nhận hàng: Anh Hà
Địa chỉ (bộ phậnb): Công ty Dệt 8/3 Lý do xuất kho: Xuất bán
Xuất tại kho: Kho nguyên vật liệu chính
S T T
Tên nhãn hiệu, qui cáchphẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số ĐV T Số lượng
Đơn giá Thành Tiền Yêu cầu Thực xuất 1 Sợi Ne 20/1 Cotton Kg 10.500 10.600 25.540 270.724.000 Cộng 270.724.000
Cộng thành tiền (bằng chữ): Hai trăm bảy mươi triệu bảy trăm hai mươi bốn nghìn đồng. Ngày 24 tháng 12 năm 2004 Thủ trưởng đơn vị kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người nhận Thủ kho
Biểu số 11
HATEXCO HOÁ ĐƠN GTGT Mẫu số: 01 GTKT- 3LL
HANOI MAY19TEXTILE Liên 2: Giao khách hàng
COMPANY Ngày 25 tháng 12 năm 2009 Số 002010 Người bán hàng: Công ty Dệt 19/5 Hà Nội
Địa chỉ: 203 Nguyễn Huy Tưởng, Thanh Xuân, Hà Nội Điện thoại: ( 04) 8584616 – 8585375 Fax: ( 04) 8585392 TK 0021 000 000 738 MST 0 1 0 0 1 0 0 4 9 5 1
Người mua hàng: Anh Hà Đơn vị: Công ty dệt 8/3
Địa chỉ: 460 Minh Khai, Hai Bà trưng, Hà Nội MST