Tuỳ vào đặc điểm cụ thể của doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức sản xuất mà doanh nghiệp lựa chọn hình thức kế toán cùng hệ thống sổ kế toán tương ứng thích hợp. Song quy lại có năm hình thức sổ sách kế toán sau:
-Hình thức Nhật ký chung. -Hình thức Nhật ký - Sổ Cái. -Hình thức Chứng từ ghi sổ. -Hình thức Nhật ký - Chứng từ. -Hình thức Kế toán máy. 1.6.1. Hình thức Nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và định khoản kế toán của nghiệp vụ đó, sau đó lấy số liệu trên Nhật ký để ghi vào sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Các loại sổ chủ yếu theo hình thức này bao gồm: - Nhật ký chung.
TK159 TK632
Trích lập dự phòng giảm giá nvl tồn kho (Nếu số phải lập cuối kỳ kế toán năm nay > số đã lập
ckỳ kế toán năm trước)
Hoàn nhập dự phòng giảm giá nvltồn kho (Nếu số phải lập cuối kỳ kế toán năm nay < số đã lập
- Sổ Cái TK152.
- Các sổ, thẻ chi tiết nguyên vật liệu .
Hình thức Nhật ký chung có ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán, nhưng có nhược điểm là ghi chép trùng lắp (Sổ nhật ký thu tiền, Sổ nhật ký chi tiền - Sổ Cái tiền mặt; Sổ nhật ký mua hàng – Sổ Cái tài khoản mua hàng).
Sơ đồ 8: Trình tự ghi sổ nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chung
Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối kỳ 1.6.2. Hình thức Nhật ký - Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết N - X - T Sổ nhật ký chung Sổ Cái TK 152 Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết TK 152 Chứng từ gốc ( phiếu nhập, phiếu xuất, bảng kê, bảng phân bổ )
Đặc trưng của hình thức này: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất đó là Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc.
Các loại sổ kế toán theo hình thức này là: - Nhật ký - Sổ Cái.
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết Nguyên vật liệu kết hợp với sổ kho Nguyên vật liệu (nếu Nguyên vật liệu lưu chuyển qua kho).
Hình thức Nhật ký - Sổ Cái có ưu điểm là: Mẫu sổ đơn giản dễ ghi chép, dễ đối chiếu kiểm tra, nhưng có nhược điểm là khó phân công lao động kế toán tổng hợp (chỉ có một sổ kế toán tổng hợp), đối với đơn vị có quy mô vừa và lớn, sử dụng nhiều tài khoản tổng hợp, có nhiều hoạt động kinh tế tài chính thì việc ghi sổ kế toán tổng hợp trở nên không thuận tiện vì mẫu sổ sẽ cồng kềnh.
Sơ đồ 9: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký - Sổ Cái
1.6.3.Hình thức chứng từ - ghi sổ Chứng từ gốc PNK, PXK, BBKN VL Sổ Nhật ký – Sổ cái TK 152 Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi
tiết
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ - ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ - ghi sổ”.
Các loại sổ kế toán chủ yếu theo hình thức này bao gồm: - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Sổ Cái TK152.
- Các sổ chi tiết Nguyên vật liệu …
Hình thức chứng từ ghi sổ có ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho phân công lao động kế toán, nhưng có nhược điểm lớn là công việc bị trùng lắp, khối lượng công việc ghi chép kế toán nhiều, việc kiểm tra đối chiếu số liệu dồn vào cuối tháng nên việc cung cấp số liệu báo cáo thường chậm.
Hình thức sổ kế toán Chứng từ - ghi sổ thường áp dụng ở đơn vị quy vừa, quy mô lớn, có nhiều cán bộ, nhân viên kế toán.
Ghi chú
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
1.6.4. Hình thức sổ kế toán Nhật ký - chứng từ.Sổ đăng ký chứng từ Sổ đăng ký chứng từ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc: phiếu nhập, xuất... Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ Cái TK152 Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết
- Nguyên tắc cơ bản của hình sổ kế toán Nhật ký - chứng từ là:
Tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ.
Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán).
Kết hợp việc kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép.
Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập Báo cáo tài chính.
- Các loại sổ kế toán chủ yếu: Nhật ký - chứng từ.
Bảng kê. Sổ Cái.
Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
Hình thức Nhật ký - chứng từ có ưu điểm lớn là: Giảm nhẹ khối lượng công việc ghi sổ kế toán do việc ghi theo quan hệ đối ứng ngay trên tờ sổ và kết hợp kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết ngay trên cùng một trang sổ, việc kiểm tra đối chiếu số liệu được tiến hành thường xuyên ngay trên trang sổ, kịp thời cung cấp số liệu cho việc tổng hợp tài liệu theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính. Tuy nhiên, hình thức này có nhược điểm là: Mẫu sổ kế toán phức tạp nên không thuận tiện cho việc cơ giới hoá kế toán, công việc ghi sổ kế toán đòi hỏi cán bộ, nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn vững vàng.
Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ được áp dụng trong các đơn vị có quy mô lớn, đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao, không thích hợp với những đơn vị đã ứng dụng rộng rãi tin học trong kế toán.
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu
1.6.5. Hình thức kế toán máy Chứng từ nhập xuất Chứng từ nhập xuất Chứng từ nhập xuất nvl Bảng kê số 3 Sổ chi tiết TK331
Sổ chi tiết nguyên vật liệu Bảng phân bổ số 2 Bảng kê số 4,5,6 NK- CT số 5,6 Nhật ký liên quan quququa n
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn NK- CT số 7
Doanh nghiệp phải căn cứ vào các tiêu chuẩn của phần mềm kế toán do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT – BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của doanh nghiệp.
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán đó. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải đầy đủ
sổ kế toán vào Báo cáo tài chính.
Sơ đồ 12: Trình tự kế toán nguyên vật liệu theo hình thức trên máy vi tính
CHƯƠNG 2: Chứng từ nhập xuất nvl Bảng tổng hợp chi tiết về nvl Sổ kế toán Sổ chi tiết TK 152 Sổ Cái TK 152
Báo cáo tài chính
Phần mềm kế toán
Máy vi tính
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ,báo cáo cuối tháng,cuối năm Đối chiếu kiểm tra
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH NHÀ NƯỚC MỘT THÀNH VIÊN DỆT 19/5 HÀ NỘI 2.1. Khái quát chung về Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Dệt 19-5 Hà Nội 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển Công ty
Công ty TNHH Nhà nước 1 thành viên Dệt 19/5 Hà Nội là một doanh nghiệp Nhà Nước trực thuộc sở Công nghiệp Hà Nội, do Nhà nước đầu tư vốn, thành lập và tổ chức quản lí, hoạt động kinh doanh nhằm mục tiêu kinh tế xã hội do Nhà Nước giao.
Tên giao dịch Tiếng Việt: Công ty Dệt 19/5 Hà Nội.
Tên giao dịch quốc tế: HANOI MAY 19 TEXTILE COMPANY. Tên viết tắt: HATEXCO.
Trụ sở chính: 203 Nguyễn Huy Tưởng – Thanh Xuân – Hà Nội. Tổng số vốn pháp định: 3,2 tỷ đồng.
Công ty Dệt 19-5 thành lập từ cuối năm 1959 trải qua nhiều thăng trầm và bây giờ đã khẳng định thương hiệu HATEXCO qua 4 giai đoạn:
- Giai đoạn từ 1959-1973:
Tiền thân của Công ty TNHH Nhà nước 1 thành viên Dệt 19/5 Hà Nội là một đơn vị được hợp nhất từ một số cơ sở tư nhân như: Việt Thắng, Hòa Bình, Tây Hồ. Ngày đầu thành lập, công ty được Thành phố công nhận là Xí nghiệp quốc doanh và mang tên xí nghiệp Dệt 8-5, trụ sở đặt tại số 4 ngõ 1 Hàng Chuối Hà Nội. Trong thời kì này nhiệm vụ sản xuất của Xí nghiệp chủ yếu là dệt gia công theo chỉ tiêu của Nhà Nước, phục vụ thời kì xây dựng Chủ nghĩa xã hội của đất nước. Sản phẩm chính là bít tất và các loại vải như: kaki, phin kẻ, pôpolin, khăn mặt, vải bạt… phục vụ cho nhu cần của Bộ quốc phòng.
Năm 1964 trong thời kì chiến đấu, một bộ phận của xí nghiệp chuyển về thôn Văn - xã Thanh Liệt - Thanh Trì để se sợi và dệt vải. Năm 1967, xí nghiệp tách bộ phận dệt bít tất, khăn mặt, thành lập Xí nghiệp Dệt kim Hà Nội
- Giai đoạn từ 1974-1988:
Vào năm 1980, Xí nghiệp được phê duyệt luận chứng kinh tế kỹ thuật, xây dựng cơ sở mới ở Nhân Chính – Thanh Xuân – Hà Nội và là cơ sở chính hiện nay với tổng diện tích
mặt bằng 4,5 ha. Cũng trong thời gian này, Xí nghiệp đã đầu tư 100 máy dệt UTAS của Tiệp.
Năm 1983 do nhu cầu giới thiệu về tính nghành sản xuất, doanh nghiệp đã đổi tên thành “xí nghiệp Dệt bạt 19/5”.
- Giai đoạn 1989 đến 2004:
Tháng 7/1993 UBND thành phố Hà Nội ra quyết định số 2555/QĐ-UB ngày 08/07/1993 quyết định đổi tên xí nghiệp thành “Công ty Dệt 19/5 Hà Nội”. Đây là một thuận lợi cho sự phát triển của Công ty, tạo điều kiện để Công ty mở rộng quan hệ đối ngoại, tiếp xúc với thị trường trong nước và quốc tế.
Tháng 6/2000, tổ chức quốc tế chứng nhận QMS (ÚC) đã đánh giá và cấp chứng chỉ ISO 9002: 1994 cho Công ty.
Năm 2001, Công ty áp dụng đồng thời hệ thống quản lý chất lượng ISO 9002 và TQM làm hOàn thiện và nâng cao chất lượng quản lý.
Vào đầu năm 2003, nhà máy may của công ty được thành lập. Bước đầu nhà máy này sẽ thực hiện gia công cho bên liên doanh Việt – Sin, sau đó sẽ tiến tới xuất khẩu trực tiếp. Đây là một bước đi chắc chắn, mở ra hướng phát triển mới cho Công ty.
- Giai đoạn từ 2005 đến nay
Theo quyết định số 2903/QĐ-UB ngày 13/5/2005 của UBND Thành phố Hà Nội về việc cho phép công ty Dệt 19/5 Hà Nội thuộc Sở Công nghiệp triển khai chuyển đổi sang Công ty TNHH Nhà nước một thành viên và mang tên “Công ty TNHH Nhà nước một thành viên dệt 19/5 Hà Nội”.
Tháng 8/2005 thành lập xưởng Dệt ở khu công nghiệp Hà nam, công suất lên tới 2 triệu m/năm.
Như vậy sau hơn 50 năm hoạt động và phát triển, mặc dù đã trải qua nhiều bước thăng trầm nhưng công ty Dệt 19/5 Hà Nội vẫn đứng vững và ngày càng lớn mạnh, với tốc độ phát triển nhanh và ổn định, đóng góp không nhỏ cho ngân sách Nhà nước cũng như cho nền kinh tế quốc dân.
2.1.2. Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất của Công ty
Là một doanh nghiệp công nghiệp, sản xuất có tính chất hàng loạt với khối lượng lớn, dây chuyền công nghệ sản xuất ở công ty được tổ chức theo kiểu nước chảy, sản xuất làm ra của khâu trước là nguyên liệu đầu vào của khâu sau:
Sơ đồ 13: Quy trình công nghệ sản xuất của Công ty - Nhà máy sợi:
- Nhà máy dệt:
- Nhà máy may:
TP sợi đơn Máy kéo sợi OE
Cung bông Chải Ghép Thô Sợi con Đánh ống
Dệt Sợi ngang – suốt tự động
Đánh ống Mắc sợi dọc
Se sợi (dọc, ngang) Đậu sợi( dọc, ngang)
Sợi đơn
Chải vải Giáp mẫu Cắt May
- Ngành hoàn thành:
( Nguồn: Phòng tài vụ )
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Công ty TNHH Nhà nước một thành viên Dệt 19/5 Hà Nội được tổ chức và quản lí theo chế độ một thủ trưởng (cơ cấu trực tuyến chức năng).
Cơ cấu bộ máy quản lí gồm có: - Bộ phận hoạch định quản lí gồm:
* Giám đốc công ty: Là người đứng đầu bộ máy lãmh đạo của công ty, chịu trách nhiệm trước các cơ quan chủ quản cấp trên. Ngoài việc ủy quyền cho các Phó giám đốc điều hành công việc của công ty, Giám đốc trực tiếp điều hành các phòng: phòng kiểm toán, phòng tài vụ, phòng lao động tiền lương, phòng vật tư và phòng kế hoạch thị trường.
* Phó giám đốc phụ trách sản xuất kinh doanh: là người phụ trách hoạt động sản xuất kinh doanh trong công ty, phối hợp cùng phòng kế hoạch thị trường lên kế hoạch sản xuất hàng tháng để cùng phòng vật tư có kế hoạch tính toán nhu cầu về vật tư phù hợp với yêu cầu sản xuất.
* Phó giám đốc tài chính – nội chính: là người phụ trách về mặt quản lý TSCĐ, lên kế hoạch và thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản. Quản lý về mặt tài chính của công ty. Quản lý phòng y tế và phòng bảo vệ.
* Phó giám đốc kỹ thuật - đầu tư: là người có nhiệm vụ lên kế hoạch và thực hiện đầu tư xây dưng cơ bản (đầu tư mới và cải tạo lại) để đưa vào sản xuất. Phụ trách phòng kỹ thuật cơ điện.
* Kế toán trưởng: Là sự chỉ đạo trực tiếp của TGĐ, có nhiệm vụ theo dõi, đánh giá kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán lãi lỗ và phân phối thu nhập đầy đủ, chính xác, thực hiện đầy đủ các chế độ và nghĩa vụ với Nhà nước.
Soạn hàng KCS Đo gấp Đóng kiện Nhập kho
- Hệ thống các phòng ban:
* Phòng tài vụ: kế toán chi phí sản xuất kinh doanh, chuẩn bị vốn cho sản xuất kinh doanh, thu chi tài chính kế toán.
* Phòng kế hoạch thị trường: lập kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm.
* Phòng kĩ thuật sản xuất: quản lí công tác kĩ thuật, đầu tư và điều độ sản xuất cho công ty.
* Phòng tổ chức lao động: tuyển dụng, đào tạo nhân lực, bố trí lao động, giải quyết chế độ tiền lương, bảo hiểm xã hội, kỷ luật lao động.
* Phòng quản lí chất lượng: quản lí chất lượng sản phẩm, hàng hóa mua về và hàng hóa sản xuất của công ty.
* Phòng vật tư: quản lí và cung ứng vật tư cho sản xuất kinh doanh, bảo quản kho tàng, vận chuyển hàng hóa.
* Phòng hành chính tổng hợp: đảm bảo an ninh, an toàn trong công ty; chuẩn bị giấy