Nguồn cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty dệt 19/5 Hà Nội chủ yếu do mua ngoài. Vì vậy quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm xây lắp tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Vấn đề đầu tiên mà Công ty cần quan tâm tới trong công tác quản lý nguyên vật liệu là hệ thống kho tàng. Công ty đã xây dựng được hệ thống kho tàng kiên cố, hiện đại nhằm cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cho các nhà máy. Hiện nay công ty có 3 kho để dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu, bao gồm:
* Kho nguyên vật liệu chính.
* Kho phế liệu.
Tại công ty Dệt 19/5 Hà Nội, nguyên vật liệu được quản lý ngay từ khâu thu mua. Nguyên vật liêu mua về sẽ được quản lý về khối lượng, qui cách, chủng loại, giá mua, thuế GTGT phải nộp và chi phí thu mua.
Trước khi nhập kho nguyên vật liệu, phụ tùng... nhân viên tổ KCS sẽ tiến hành kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu, phụ tùng mua về. Với các loại nguyên vật liệu, phụ tùng mua về không thể xem xét chất lượng bằng mắt thì phải sử dụng các công cụ kiểm tra để thử hoặc cho vào máy chạy để đánh giá.
Ví dụ: Sợi được đánh giá dựa vào: độ dai, độ mịn, độ xoắn... Bông được đánh giá dựa vào: tỷ lệ sơ, màu sắc...
Phụ tùng được đánh giá dựa vào: khả năng chịu ma sát, độ chịu lực....
Bộ phận quản lý vật tư và phòng kế hoạch vật tư có trách nhiệm quản lý vật tư và làm theo lệnh của ban Giám đốc, tiến hành nhập xuất vật tư trong tháng, định kỳ kiểm kê để tham mưu cho Ban Giám đốc những chủng loại vật tư còn cần dùng, những loại vật tư kém phẩm chất, những loại vật tư còn tồn đọng nhiều để Ban Giám đốc có biện pháp giải quyết hợp lý, tránh tình trạng cung ứng vật tư không kịp thời làm giảm tiến độ sản xuất hay ứ đọng vốn do vật tư tồn đọng quá nhiều không sử dụng hết.
Bên cạnh đó cán bộ phòng kế hoạch vật tư, thủ kho là người trực thuộc sự quản lý của phòng kế hoạch vật tư có trách nhiệm nhập, xuất vật tư theo chứng từ nhập xuất. Hàng tháng, thủ kho lên thẻ kho đồng thời kết hợp với các cán bộ chuyên môn tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu kết hợp với phòng kế hoạch vật tư và thủ kho tiến hành kế toán, đối chiếu ghi bổ sung. Thủ kho phải vào sổ nhập xuất hàng ngày đầy đủ, ghi chép một cách cẩn thận, nắm chắc các con số để thông báo cho phòng vật tư, sắp xếp một cách khoa học, hợp lý.
Toàn bộ vật tư, phụ tùng phải có phiếu xuất kho do phòng vật tư viết, thủ kho mới được cấp phát cho người sử dụng. Đối với vật tư phụ tùng trực tiếp thay thế vào máy phục vụ sửa chữa thường xuyên, nhà máy căn cứ vào số lượng, chủng loại được thể hiện trên phiếu xuất để lấy dần theo ca sản xuất. Phòng vật tư thống nhất với nhà máy cách mở sổ theo dõi xuất hàng ngày, cuối tháng thủ kho ghi thực xuất vào phiếu vật tư.
Không chỉ quan tâm tới công tác thu mua, bảo quản nguyên vật liệu, công ty cũng rất chú trọng đến vấn đề sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hiệu quả bằng cách lập ra hệ
thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu chính. Phòng Kĩ thuật sản xuất có nhiệm vụ theo dõi việc thực hiện các định mức này. Hàng tháng, các nhà máy tiến hành lập báo cáo tiêu hao nguyên vật liệu, xác định chênh lệch để có hướng điều chỉnh kịp thời.
Để hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu, định kỳ 06 tháng một lần công ty tiến hành kiểm kê nguyên vật liệu nhằm xác định chính xác lượng nguyên vật liệu tồn kho.
Thực tế cho thấy, do có sự kết hợp chặt chẽ giữa kế toán và thủ kho nên ở công ty Dệt 19/5 Hà Nội hầu như không có chênh lệch lớn giữa sổ sách kế toán và sổ kiểm kê. Nếu có chênh lệch, hao hụt là do đặc điểm của nguyên vật liệu dễ bị tác động bởi môi trường như: Độ ẩm, nhiệt độ...Vì vậy lượng chênh lệch này là không đáng kể và đều nằm trong định mức. Bên cạnh đó, hệ thống kho tàng của công ty tương đối tốt, được đặt gần nơi sản xuất nên hạn chế được hao hụt, mất mát trong quá trình vận chuyển.