4. Lò gia nhiệt công
3.2.5 Nâng cao chất lượng công tác giao dịch đàm phán
Nghiệp vụ giao dịch đàm phán được coi là hoạt động rất quan trọng của công ty. Công ty có ký được hợp đồng và giành được nhiều lợi thế cho mình hơn hay không là phụ thuộc vào nghiệp vụ này. Hiện nay, tuy các đối tác làm ăn không nhiều và phần nhiều là các đối tác cũ, công ty đã có sự hiểu biết nhất định về họ nên quá trình giao dịch cũng có nhiều thuận lợi hơn. Nhưng nhìn một cách khách quan, việc đàm phán của công ty chưa đạt hiệu quả cao. Công ty vẫn phải thực hiện theo một số điều khoản không được thuận lợi do các đối tác đưa ra: điều kiện về thời gian, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng ( phần lớn các hợp đồng đều thực hiện theo điều kiện giao hàng CIF hoặc CIR)... nên công ty không có sự chủ động trong việc giao nhận
hàng. Để khắc phục được điều này, công ty cần tìm được các đối tác mới, tránh bị phụ thuộc vào nhà cung cấp. Công ty phải tìm hiểu các thông tin kỹ về đối tác, thị trường tạo thế chủ động trong đàm phán. Nếu là đàm phán trực tiếp thì phải chuẩn bị kỹ các nội dung của đàm phán và cần chú ý đến các yếu tố: bối cảnh đàm phán, thời gian đàm phán, quyền lực trong đàm phán... Đặc biệt phải lựa chọn kỹ cán bộ tham gia đàm phán, đó phải là những người có năng lực tham gia đàm phán, hiểu rõ các yếu tố trong đàm phán để vận dụng một cách có hiệu quả. Lựa chọn được trưởng đoàn đàm phán có kinh nghiệm, tự tin, thái độ dứt khoát, có khả năng lãnh đạo cả đoàn đàm phán, tạo được sự gắn kết cao, sự hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên trong cả đoàn. Làm được điều này không chỉ đem lại lợi ích trong các điều kiện của hợp đồng trên bàn đàm phán mà còn tạo ra sự khâm phục và ấn tượng tốt với đối tác, sẽ thuận lợi cho công ty không chỉ với các hợp đồng đang ký mà cả các hợp đồng sau.
Ngoài ra, một yếu tố cũng hết sức quan trọng mà công ty cần phải chú ý khi đàm phán đó là ngôn ngữ đàm phán. Các cán bộ cần phải thành thạo ngôn ngữ tham gia cuộc đàm phán. Hiện nay công ty có đội ngũ cán bộ tham gia đàm phán mà không cần phải có bên phiên dịch nhưng số lượng không nhiều. Do vậy công ty cần có chính sách đào tạo về ngoại ngữ cho các cán bộ nhân viên của mình đặc biệt là tuyển dụng những cán bộ có trình độ ngoại ngữ cao.
Bên cạnh đó, trong quá trình soạn thảo hợp đồng ngoại thương cần quy định rõ ràng, chặt chẽ các điều khoản để tránh tình trạng tranh chấp, gây tổn hao công sức, tiền bạc, và ảnh hưởng đến mối quan hệ kinh doanh lâu dài với các đối tác. Soạn thảo hợp đồng cũng cần phải chú ý đến yếu tố tỷ giá hối đoái. Do thời gian từ khi soạn thảo hợp đồng đến khi thực hiện hợp đồng khá dài nên sự thay đổi về tỷ giá có thể làm ảnh hưởng đến lợi ích của công ty. Vì vậy, có thể có điều khoản về việc phân chia phần thiệt hại hoặc chênh lệch do
sự biến động tỷ giá hối đoái cho cả hai bên tham gia hợp đồng theo tỷ lệ thỏa thuận. Điều khoản này phải quy định rõ ràng trong hợp đồng tránh tình trạng tranh chấp sau này.