4. Lò gia nhiệt công
2.3.2.3 Tổ chức thực hiện hoạt động nhập khẩu
Sau khi xây dựng kế hoạch nhập khẩu, đồng thời tiến hành đàm phán với đối tác cung ứng, doanh nghiệp tổ chức hoạt động nhập khẩu thông qua các nghiệp vụ ngoại thương để thực hiện các hợp đồng đã kí: nghiệp vụ mua hàng, nghiệp vụ giao nhận vận chuyển, bảo hiểm hàng hóa, thông quan cho hàng hóa xuất nhập khẩu… PLC thực hiện theo các bước như sau:
Thứ nhất, xin giấy phép nhập khẩu
Phối hợp với ngân hàng trong hoạt động thanh toán Nhận hàng tại cảng Thanh toán bộ chứng từ Làm thủ tục hải quan Thúc giục người giao hàng Mua bảo hiểm
cho hàng hóa Thuê phương
tiện vận tải
Làm thủ tục ban đầu thanh toán quốc tế Giám định số lượng, chất lượng Khiếu nại bồi thường khi có tổn thất Xin giấy phép hợp đồng nhập khẩu
Giấy phép nhập khẩu là một biện pháp quan trọng để Nhà nước quản lý nhập khẩu. Vì thế sau khi ký hợp đồng nhập khẩu doanh nghiệp phải xin giấy phép xuất nhập khẩu để thực hiện hợp đồng đó. Do nhựa đường không thuộc mặt hàng có hạn ngạch nên hoạt động xin giấy phép nhập khẩu của PLC tương đối đơn giản và nhanh chóng.
Thông thường bộ hồ sơ xin giấy phép bao gồm: - Hợp đồng ngoại thương
- Hồ sơ pháp lý doanh nghiệp ( gồm giấy phép kinh doanh, bản sao công chứng, giấy chứng nhận mã số thuế, mã số nhập khẩu ).
- Đơn xin giấy phép,
- Các chứng từ liên quan ( báo cáo tình hình nhập khẩu…)
Thứ hai, PLC thực hiện những khâu đầu tiên trong khâu thanh toán
Tùy theo thỏa thuận của hai bên trong hợp đồng về phương thức thanh toán mà PLC phải tiến hành các công việc thanh toán theo quy định ghi trong hợp đồng. Nếu trong hợp đồng, hai bên thỏa thuận thanh toán bằng phương thức chuyển tiền và người mua phải trả trước một phần tiền hàng theo quy định thì doanh nghiệp phải thực hiện theo đúng hợp đồng. Do PLC có hệ thống các tài khoản thanh toán mở tại các ngân hàng như VCB, ANZ, nên hoạt động thanh toán được diễn ra nhanh chóng và thuận tiện.
Đối với PLC thông thường phương thức thanh toán các hợp đồng nhập khẩu theo L/C, khi đó doanh nghiệp phải mở L/C tại ngân hàng. Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ là một sự thỏa thuận trong đó ngân hàng mở tín dụng theo yêu cầu của PLC xin mở tín dụng sẽ trả tiền cho bên cung cấp hoặc chấp nhận hối phiếu do bên cung ứng này ký phát trong phạm vi số tiền đó, khi bên cung ứng xuất trình cho ngân hàng bộ chứng từ thanh toán phù hợp với quy định đề ra thì hoạt động thanh toán được diễn ra.
Như vậy, L/C là một phương tiện rất quan trọng trong phương thức thanh toán tín dụng chứng từ. Không mở được L/C thì phương thức thanh toán không được xác lập và bên cung ứng sẽ không giao hàng cho PLC.
Sau khi ký hợp đồng nhập khẩu, trong vòng 30 ngày PLC sẽ mở L/C tại ngân hàng ngoại thương Việt Nam ( Vietcombank ). Khi muốn mở L/C công ty phải làm đơn xin mở L/C theo mẫu quy định của ngân hàng đồng thời gửi kèm một số chứng từ có liên quan như: giấy phép nhập khẩu, hợp đồng nhập khẩu ( bản sao)… Sau khi nhận đơn mở L/C, VCB xem xét mở L/C theo yêu cầu của PLC và thông báo cho bên cung cấp biết về L/C đó. Sau khi bên cung cấp nhận được bản gốc L/C sẽ tiến hành kiểm tra, nếu phù hợp thì sẽ tiền hành giao hàng cho PLC, nếu không phù hợp sẽ được sửa lại. Mọi sửa đổi phải do VCB xác nhận mới có hiệu lực, văn bản sửa đổi sẽ trở thành bộ phận cấu thành không thể tách rời của L/C cũ và hủy bỏ nội dung cũ.
Thứ ba, hoạt động thuê phương tiện vận tải và bảo hiểm vận tải
Tùy theo quy định của từng hợp đồng nhập khẩu đã ký kết thì nghĩa vụ vận tải sẽ do người mua hoặc người bán thực hiện. Đối với nghiệp vụ này, cũng tùy từng phương thức giao nhận, điều kiện vận tải quy định trong hợp đồng mà điều kiện này sẽ do bên xuất khẩu hoặc bên nhập khẩu thực hiện. Khi lựa chọn điều kiện bảo hiểm thì phải căn cứ vào: điều khoản hợp đồng; tính chất hàng hóa; tính chất bao bì và phương thức xếp hàng và loại tàu chuyên chở để lựa chọn bảo hiểm cho phù hợp. Với PLC hoạt động nhập khẩu theo hình thức trực tiếp nên đảm nhiệm nghĩa vụ thuê tàu tuân theo đúng điều kiện nhóm E, F theo Incoterm 2000, sau khi nhận vận đơn B/L ( Bill of Lading ) từ nhà cung cấp PLC tiền hành mua bảo hiểm cho hàng hóa. Đối với các hợp đồng nhập khẩu theo giá CIF thì PLC không phải thuê tàu cũng không phải mua bảo hiểm hàng hóa mà do bên cung ứng thực hiện hoạt động
này. Với mối quan hệ lâu năm với Bảo hiểm Bảo Việt nên mọi hợp đồng bảo hiểm của PLC đều do Bảo Việt cung cấp.
Thứ tư, làm thủ tục hải quan
Khi xuất nhập khẩu doanh nghiệp bắt buộc phải làm thủ tục hải quan cho hàng hóa. Đây là biện pháp mà Nhà nước có thể kiểm soát các luồng hàng hóa được nhập khẩu vào nước ta. Việc làm thủ tục hải quan, doanh nghiệp nhập khẩu phải thực hiện qua 3 bước như sau:
Đầu tiên, doanh nghiệp phải khai báo hải quan, doanh nghiệp phải khai báo và nộp hồ sơ hải quan gồm tờ khai nhập khẩu; hóa đơn thương mại; bản sao vận đơn đường biển; hợp đồng nhập khẩu; giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa… Sau đó, doanh nghiệp phải đưa hàng đến địa điểm quy định để kiểm tra, chủ hàng sẽ là người chịu chi phí cho việc kiểm tra này. Cuối cùng sau khi kiểm tra xong, nếu giấy tờ hàng hóa hợp pháp thì doanh nghiệp tiền hành nộp thuế nhập khẩu, nếu không thì phải điều chỉnh lại cho phù hợp.
Hồ sơ thủ tục hải quan thường bao gồm: • Tờ khai hải quan: 2 bản chính
• Hợp đồng mua bán ngoại thương đã dịch: 1 bản sao • Hóa đơn thương mại: 1 bản chính, 1 bản sao
• Vận đơn: 1 bản sao • Chứng từ nộp thêm
• Bản kê khai chi tiết hàng hóa: 1 bản chính, 1 bản sao • Tờ khai trị giá hàng nhập: 2 bản chính
• Giấy phép nhập khẩu: 1 bản chính • Giấy chứng nhận xuất xứ…
Quy trình làm thủ tục hải quan của PLC cũng tuân theo các bước trên, tuy nhiên quá trình này thường kéo dài do công tác chuẩn bị các thủ tục, cũng
như việc kê khai hàng hóa thường gặp rất nhiều khó khăn. Trong vòng 30 ngày kể từ ngày làm thủ tục hải quan, PLC sẽ phải thực hiện các nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước.
Thứ năm, các hoạt động giao nhận, xếp dỡ, và lưu kho
Các cơ quan vận tải ở cảng có trách nhiệm tiếp nhận hàng nhập khẩu từ nước ngoài vào, bảo quản hàng hóa đó trong quá trình xếp dỡ, lưu kho, giao cho các đơn vị đặt hàng theo lệnh của công ty đã nhập hàng. Do đó, doanh nghiệp nhập khẩu phải trực tiếp ký kết các hợp đồng vận tải về việc giao nhận hàng từ tàu nước ngoài về; cung cấp các tài liệu cho việc giao nhận ( vận đơn, lệnh giao hàng…); thông báo hoặc tiếp tục thực hiện việc vận chuyển hàng hóa về kho chứa của công ty đặt hàng; theo dõi và đôn đốc cơ quan vận tải lập những biên bản cần thiết cho việc giao nhận hàng; thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản phí giao nhận, bốc dỡ, và vận chuyển hàng. Đối với hoạt động giao nhận hàng của PLC, trước đi tàu đến địa điểm giao nhận hàng, hãng vận tải sẽ thông báo cho PLC biết và đến nhận lệnh giao hàng ( D/O ). Sau khi làm thủ tục hải quan xong, công ty mang bộ chứng từ nhận hàng cùng với D/O đến văn phòng quản lý tàu tại cảng để tiến hành đăng ký nhận hàng. Khi nhận được D/O của hãng vận tải do PLC xuất trình, cảng sẽ lưu D/O này và cấp cho công ty phiếu xuất kho. Sau đó công ty đưa container về kho bãi hoặc chuyển hàng đến địa điểm khách hàng yêu cầu.
Khi nhận hàng, PLC tiến hành kiểm tra hàng nếu thấy có sai khác so với hợp đồng về số lượng, phẩm cấp hàng hóa… thì sẽ cùng với hải quan và cơ quan giám định lập biên bản và gửi ngay cho người bán khiếu nại theo quy định của pháp luật.
Thứ sáu, thanh toán hợp đồng
Sau khi tiếp nhận xong hàng hóa và xử lý các sai sót phát sinh, doanh nghiệp nhập khẩu sẽ tiến hành thanh toán nốt số tiền còn lại trong hợp đồng.
Tùy theo các phương thức thanh toán quy định trong hợp đồng mà doanh nghiệp nhập khẩu tiến hành các bước thanh toán khác nhau. Hiện nay, các hợp đồng ngoại thương được thanh toán chủ yếu theo các phương thức: trả tiền mặt ( cash payment ); phương thức chuyển tiền ( transfer ); ghi sổ ( open account ); phương thức nhờ thu; thanh toán tín dụng chứng từ ( L/C ).
Các thủ tục thanh toán giữa PLC với nhà cung cấp chủ yếu theo hình thức thư tín dụng ( L/C ). Ưu điểm của phương thức này là độ an toàn cao nên với những đơn hàng lớn thì PLC dùng L/C để thanh toán. Trình tự thanh toán như sau:
• Sau khi hoàn thành việc giao hàng, nhà cung cấp lập bộ chứng từ thanh toán đưa đến ngân hàng đại diện trong thời gian hiệu lực của L/C
• Ngân hàng đại diện chuyển bộ chứng từ thanh toán cho ngân hàng VCB mà PLC mở L/C để ngân hàng này trả tiền cho bên cung cấp
• Ngân hàng VCB sẽ chuyển bộ chứng từ hàng hóa cho bên PLC để đi nhận hàng.