I. SƠ LƯỢC VỀ CễNG TY CỔ PHẦN TIẾN BỘ QUỐC TẾ (AIC).
2. Cơ cấu tổ chức bộ mỏy cụng ty và chức năng nhiệm vụ của cỏc phũng ban.
2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của cụng ty.
(Nguồn: Quy chế về bộ mỏy tổ chức, chức năng nhiệm vụ và chế độ làm việc của cụng ty Cổ phần Tiến Bộ Quốc Tế)
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel: 0918.775.368
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐễNG CỔ ĐễNG
BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN TỔNG GIÁM ĐỐC
BAN TRỢ Lí BAN THƯ Kí
Cỏc phũng ban trực thuộc
Cỏc văn phũng Đại diện nước
ngoài
Cỏc văn phũng Đại diện trong
nước Cỏc Trung tõm đào tạo, dự ỏn Phũng Việc làm Phũng Thụng Phũng Tổng Cỏc phũng nghiệp Phũng Đầu tư Tài Đội xe Phũng Kế hoạch – Phũng Kế toỏn Phũng Phỏp Phũng Dự ỏn
2.2. Chức năng, nhiệm vụ của một số phũng ban của cụng ty.
- Nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Giỏm đốc(TGĐ):
Tổng Giỏm đốc là người đại diện theo phỏp luật của cụng ty, cú cỏc nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau:
+ Tổ chức thực hiện cỏc quyết định của Hội đồng quản trị
+ Tổ chức và chỉ đạo việc thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương ỏn đầu tư của cụng ty;
+ Điều hành mọi hoạt động hàng ngày của cụng ty;…
Cỏc quyền và nghĩa vụ khỏc theo quy định của điều lệ cụng ty và phỏp luật.
- Nhiệm vụ, quyền hạn của cỏc phú Tổng Giỏm đốc.
Cỏc Phú Tổng Giỏm đốc cụng ty là người giỳp việc cho Tổng Giỏm đốc, được Tổng Giỏm đốc uỷ nhiệm hay uỷ quyền thực hiện một số vấn đề thuộc quyền hạn của Tổng Giỏm đốc. Mỗi Phú Tổng Giỏm đốc thực hiện cỏc cụng việc cụ thể sau:
Phú Tổng Giỏm đốc thứ nhất
+ Chịu trỏch nhiệm chỉ đạo trực tiếp hoạt động của cỏc phũng chức năng được phõn cụng phụ trỏch;
+ Quản lý cụng tỏc phỏt triển thị trường trong nước;
+ Quản lý về vấn đề thanh lý hợp đồng và giải quyết cỏc vấn đề phỏt sinh đối với người lao động...
Phú Tổng Giỏm đốc thứ hai:
+ Chịu trỏch nhiệm chỉ đạo trực tiếp hoạt động của cỏc phũng chức năng được phõn cụng phụ trỏch;
+ Thay mặt Tổng Giỏm đốc giải quyết cỏc cụng việc, ký cỏc văn bản khi Tổng Giỏm đốc đi vắng trong phạm vi quyền hạn đó được Tổng Giỏm đốc uỷ quyền;
+ Hỗ trợ Tổng Giỏm đốc xử lý cỏc vấn đề phỏp lý phỏt sinh; xử lý cỏc tài liệu, văn bản theo chỉ đạo của Tổng Giỏm đốc...
- Nhiệm vụ, quyền hạn của ban thư ký TGĐ.
Thư ký là người giỳp việc cho Tổng Giỏm đốc, thực hiện cỏc nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau:
+ Giỳp Tổng Giỏm đốc tiếp nhận điện thoại, hẹn cỏc cuộc hẹn, tiếp khỏch cho Tổng Giỏm đốc khi Tổng Giỏm đốc đi vắng hoặc cú uỷ quyền;
+ Phụ trỏch việc đối ngoại theo yờu cầu của cụng việc;
+ Tiếp nhận, tổng hợp cỏc ý kiến, kiến nghị, đề xuất cần giải quyết của cỏc phũng ban bỏo cỏo Tổng Giỏm đốc;..
- Nhiệm vụ, quyền hạn của Ban Trợ lý Tổng Giỏm đốc.
Cỏc Trợ lý là những người tham mưu, giỳp việc cho Tổng Giỏm đốc, mỗi Trợ lý thực hiện cỏc cụng việc cụ thể sau:
Trợ lý thứ nhất:
+ Thỏp tựng, giỳp việc, soạn thảo cỏc hợp đồng, thoả thuận ký với cỏc đối tỏc khi Tổng Giỏm đốc yờu cầu; Dịch cỏc thư tớn của Tổng Giỏm đốc với đối tỏc nước ngoài; Đún tiếp đối tỏc, phiờn dịch cho cỏc đối tỏc trong cỏc chương trỡnh cụ thể;
+ Xõy dựng đề ỏn, làm việc cho cỏc dự ỏn theo chỉ đạo của Tổng Giỏm đốc; + Tiếp khỏch đối ngoại theo yờu cầu của Tổng Giỏm đốc;...
Trợ lý thứ hai:
+ Tổng hợp cỏc số liệu tài chớnh, lập bỏo cỏo tài chớnh theo yờu cầu cụ thể của Tổng Giỏm đốc;
+ Quản lý thu chi tài chớnh của cỏc Chi nhỏnh, Văn phũng đại diện nước ngoài; giỏm sỏt việc quản lý tài chớnh của phũng Kế toỏn đối với cỏc Chi nhỏnh, Văn phũng đại diện trong nước;
+ Đào tạo cỏn bộ, nhõn viờn làm cụng tỏc kế toỏn trong toàn Cụng ty; xõy dựng cỏc văn bản quy định về việc thực hiện chế độ tài chớnh kế toỏn trong nội bộ Cụng ty trỡnh Tổng Giỏm đốc ban hành;...
Trợ lý thứ ba:
+ Kiểm tra, đỏnh giỏ việc thực hiện chế độ tài chớnh của phũng Kế toỏn và cỏc phũng ban trong Cụng ty;
+ Kiểm soỏt việc thực hiện chế độ tài chớnh của phũng Kế toỏn thực hiện đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài thụng qua Cụng ty; tập hợp, đối chiếu số liệu lao động xuất cảnh với cỏc phũng nghiệp vụ xuất khẩu lao động;
+ Quản lý, theo dừi cỏc khoản tiền thu, chi hộ người lao động, cỏc khoản tiền thanh toỏn trả đối tỏc nước ngoài….
- Nhiệm vụ, quyền hạn của cỏc phũng nghiệp vụ xuất khẩu lao động.
mỡnh, dịch cỏc văn bản và cỏc cỏc tài liệu cú liờn quan, bỏo cỏo lại Tổng Giỏm đốc để nhận cỏc ý kiến chỉ đạo. Đảm bảo cỏc thụng tin tiếp nhận từ đối tỏc và cỏc bản dịch phải chớnh xỏc, trung thực;
+ Trả lời cỏc thụng tin cho cỏc đối tỏc theo sự phờ duyệt của Tổng Giỏm đốc;
+ Soạn thảo cỏc hợp đồng, cỏc văn bản, tài liệu giao dịch với cỏc đối tỏc theo cỏc yờu cầu của Tổng Giỏm đốc;
+ Tỡm kiếm thị trường trong và ngoài nước ...
- Nhiệm vụ quyền hạn của Phũng Dự Án.
+ Tỡm kiếm và triển khai cỏc dự ỏn bất động sản, đầu tư, xõy dựng cỏc cụng trỡnh dõn dụng, cụng nghiệp, khu đụ thị, hạ tầng kỹ thuật, khu cụng nghiệp; khu chế xuất, khu cụng nghệ cao, cụng trỡnh giao thụng, hầm mỏ, điện, thủy điện và khu dõn cư;
+ Triển khai cỏc dự ỏn san lấp mặt bằng, đầu tư xõy dựng và tư vấn chiến lược phỏt triển, cung cấp dịch vụ hỗ trợ chiến lược phỏt triển cỏc khu cụng nghiệp, khu đụ thị, khỏch sạn, cao ốc, văn phũng, chung cư;
+ Chủ trỡ, phối hợp với cỏc phũng ban, bộ phận liờn quan lập, quản lý và triển khai thực hiện cỏc dự ỏn đầu tư kinh doanh mới của cụng ty; quản lý cỏc dự ỏn đầu tư kinh doanh của cụng ty đang thực hiện...
- Nhiệm vụ, quyền hạn của Phũng Đầu tư Tài chớnh.
Triển khai dịch vụ nghiờn cứu phõn tớch thị trường;Tư vấn việc sỏp nhập và mua lại doanh nghiệp;Nhận ủy thỏc đầu tư trong nước và nước ngoài; Tư vấn đầu tư trong nước và ngoài nước; Khai thỏc khoỏng sản và mua bỏn cỏc mặt hàng khoỏng sản; Tư vấn hỗ trợ doanh nghiệp;Tư vấn cung cấp, giải phỏp thương mại điện tử và thụng tin thị trường;…
- Nhiệm vụ, quyền hạn của Phũng Kế hoạch – Nhõn sự
+ Tiếp nhận cỏc kế hoạch từ Tổng Giỏm đốc để triển khai tới cỏc phũng ban, đơn vị thực hiện; theo dừi, đụn đốc cỏc phũng ban thực hiện cỏc kế hoạch cụng việc để bỏo cỏo Tổng Giỏm đốc;
+ Thường xuyờn rà soỏt, nghiờn cứu, đề xuất sửa đổi bổ sung cỏc nội quy, quy định của cụng ty cho phự hợp với những thay đổi của phỏp luật và thực tế tỡnh hỡnh hoạt động của cụng ty;
+ Xõy dựng cỏc quy định, chớnh sỏch về nhõn sự; giỳp Tổng Giỏm đốc thực hiện cỏc cụng việc tuyển dụng và đào tạo nhõn viờn mới, đào tạo lại hoặc đào tạo nõng cao nhõn viờn cũ; giải quyết cỏc khõu cụng việc liờn quan đến nhõn sự; thực hiện việc nõng bậc lương và
cỏc chế độ chớnh sỏch cho người lao động;
+ Phụ trỏch cỏc cụng việc liờn quan đến việc phỏt triển thị trường xuất khẩu lao động đi làm việc tại cỏc thị trường Trung Đụng, Bungaria…
- Nhiệm vụ, quyền hạn của Phũng Kế toỏn..
+ Tổ chức hạch toỏn kế toỏn về hoạt động sản xuất kinh doanh của cụng ty theo đỳng quy định của nhà nước;
+ Tổng hợp kết quả kinh doanh, lập bỏo cỏo kế toỏn thống kờ, phõn tớch hoạt động sản xuất - kinh doanh để phục vụ cho việc kiểm tra thực hiện kế hoạch của cụng ty;
+ Thu cỏc khoản tiền của người lao động theo đỳng quy định của phỏp luật, của cụng ty và đỳng tiến độ yờu cầu; giỏm sỏt việc thu cỏc khoản tiền mà người lao động cú cam kết thanh toỏn trả cho cụng ty trong quỏ trỡnh người lao động làm việc tại nước ngoài và cỏc khoản tiền người lao động vay của cụng ty trước khi xuất cảnh nhưng khụng thanh toỏn trả cụng ty đỳng hạn;…
- Nhiệm vụ, quyền hạn của Phũng Việc làm trong nước
+ Tư vấn về việc làm, học nghề, cỏc quy định của phỏp luật và cỏc chớnh sỏch cú liờn quan đến quan hệ lao động theo quy định của phỏp luật lao động;
+ Giới thiệu việc làm cho người lao động; cung ứng hoặc tuyển lao động theo yờu cầu của người sử dụng lao động;
+ Thu thập, phõn tớch và cung ứng thụng tin về thị trường lao động;...
- Nhiệm vụ, quyền hạn của cỏc Văn phũng Đại diện tại Nước ngoài
+ Chịu trỏch nhiệm tỡm kiếm, khai thỏc cỏc thị trường tiếp nhận lao động ở nước ngoài;
+ Maketing, tỡm kiếm đối tỏc, mở rộng quy mụ và lĩnh vực hợp tỏc giữa Cụng ty với cỏc đối tỏc nước ngoài khỏc;
+ Thiết lập và quản lý hồ sơ đối tỏc nước ngoài; tỡm hiểu cỏc thụng tin về đối tỏc để bỏo cỏo Tổng Giỏm đốc trước khi đàm phỏn, ký kết hợp đồng, thoả thuận với đối tỏc… Ngoài ra, cụng ty cũn cú cỏc phũng ban khỏc như phũng kinh doanh, phũng tổng hợp, phũng thương mại, …