II. Sự cần thiết phải xây dựng hồ sơđịa chính trong công tác quản lý Nhà
4. Nội dung hồ sơđịa chính
4.2) Sổ địa chính
Sổ địa chính là một trong những tài liệu quan trọng của hồ sơ địa chính. Sổ địa chính lập ra với mục đích nhằm tập hợp toàn bộ thông tin cần thiết về toàn bộ diện tích đất đai đợc Nhà nớc giao quyền sử dụng cho các tổ chức, hộ gia đình, cá nhân và diện tích các loại đất cha giao, cha cho thuê sử dụng; làm cơ sở để Nhà nớc thực hiện chức năng quản lý đất đai theo đúng pháp luật. Nh vậy, dựa vào sổ
địa chính ta biết đợc diện tích đất Nhà nớc đã giao, biết tên chủ sử dụng đất, mục đích sử dụng đất… từ đó nắm bắt đợc chi tiết tình hình sử dụng đất. Sổ địa chính là căn cứ để quản lý đất đai một cách chặt chẽ từ cấp cơ sở.
Khi thành lập sổ địa chính phải tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Sổ đợc lập theo đơn vị hành chính cấp xã, phờng, thị trấn do cán bộ địa chính xã thành lập. Sổ phải đợc UBND xã xác nhận và Sở địa chính duyệt mới có giá trị pháp lý.
- Thông tin cập nhật vào trong sổ địa chính phải dựa vào các thông tin pháp lý do ngời xin đăng kí cung cấp.
- Khi lập sổ địa chính ở nông thôn khác với sổ địa chính ở đô thị
Cũng nh bản đồ địa chính, sổ địa chính cũng phải thực hiện chỉnh lý. Việc chỉnh lý chỉ đợc thực hiện khi đã làm đúng các thủ tục đăng ký biến động đất đai và đợc cơ quan Nhà nớc có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc chứng nhận biến động trên giấy đã cấp.
4.3)Sổ mục kê
Sổ mục kê đợc lập ra nhằm mục đích liệt kê từng thửa đất trong phạm vi địa giới hành chính xã, phờng, thị trấn về các nội dung: tên chủ sử dụng đất, diện tích, loại đất đáp ứng yêu cầu tổng hợp thống kê diện tích đất đai, lập và tra cứu sử dụng các tài liệu hồ sơ địa chính một cách đầy đủ, thuận tiện, chính xác … Nh vậy, nhìn vào sổ mục kê ta biết đợc diện tích từng loại đất từ đó có biện pháp khuyến khích, điều chỉnh kế hoạch sử dụng đất phục vụ nhu cầu phát triển kinh tế –xã hội ở từng địa phơng.
Rõ ràng sổ mục kê nằm trong hệ thống hồ sơ địa chính sẽ cho phép ta tra cứu thông tin một cách dễ dàng đồng thời giúp cho hoạt động thống kê đất đai đ- ợc thực hiện một cách thuận lợi và từ số liệu thống kê này nó là cơ sở cần thiết cho việc phân bổ hợp lý các nguồn lực sản xuất, là cơ sở phân vùng và quy hoạch phân bổ sử dụng đất và xây dng kế hoạch sử dụng đất. Đồng thời số liệu thống kê còn là căn cứ cho việc tính thuế sử dụng đất. Do đó, ta thấy rằng thiết lập sổ mục kê là cần thiết trong công tác quản lý Nhà nớc về đất đai.
Nguyên tắc chung trong việc lập sổ mục kê nh sau:
- Sổ đợc lập từ bản đồ địa chính và các tài liệu điều tra đo đạc đã đợc hoàn chỉnh sau khi xét duyệt cấp giấy chứng nhận và xử lý các trờng hợp vi phạm chính sách đất đai.
- Sổ đợc lập theo thứ tự từng tờ bản đồ địa chính, từng thửa đất của mỗi tờ bản đồ.
- Sổ lập cho từng xã, phờng theo địa giới đã xác định, do cán bộ địa chính xã chụi trách nhiệm lập. Sổ phải đợc UBND xã xác nhận và Sở địa chính duyệt mới có giá trị pháp lý.
- Sổ đợc lập làm ba bộ, bộ gốc lu tại Sở địa chính, một bộ lu tại phòng địa chính cấp huyện, một bộ lu tại trụ sở UBND xã do cán bộ địa chính xã trực tiếp quản lý .
Còn về chỉnh lý sổ, sổ mục kê chỉ đợc chỉnh lý sau khi đã đã làm các thủ tục đăng ký biến động đất đai và chỉnh lý trên bản đồ địa chính.