I. Thực trạng công tác lập hồ sơđịa chính qua các thời kỳ
1. Công tác lập hồ sơđịa chín hỏ Việt Nam trớc năm 1945
Nớc ta công tác đạc điền và quản lý điền địa có từ thế kỷ thứ 6 trở lại đây.
- Sổ “Địa Bạ” thời Gia Long: đợc lập cho từng xã phân biệt rõ đất công điền, đất t điền của mỗi xã, trong đó ghi rõ đất của ai, diện tích, tứ cận, đẳng hạng để tính thuế. Sổ địa bạ lập làm 3 bản: bản “giáp” nộp ở Bộ Hộ; bản “bính” nộp dinh Bố Chánh; bản “đinh” để lại xã.
Theo quy định hằng năm tiến hành tiểu tu và trong vòng 5 năm phải đại tu sổ một lần.
- Sổ “Địa Bộ” thời Minh Mạng:
Hệ thống này đợc lập đến từng làng xã và có nhiều tiến bộ so với sổ “Địa Bạ” thời Gia Long. Sổ địa bộ lập trên cơ sở đạc điền với sự chứng kiến đầy đủ các chức việc trong làng.
Chức việc trong làng lập sổ mô tả các thửa đất, ruộng kèm theo sổ địa bộ có ghi diện tích và loại đất, quan kinh phái và Viên Thơ Lại cùng kí tên vào sổ mô tả. Sổ địa bộ cũng lập thành 3 bộ: bản “giáp” nộp Bộ Hộ; bản “ất” nộp dinh Bố Chánh; bản “bính” để lại xã.
Theo quy định, hệ thống này cũng đợc tiểu tu và đại tu định kỳ nh thời Gia Long nhng quy định chặt chẽ hơn. Quan phủ phải căn cứ vào đơn thỉnh cầu của điền chủ khi cần thừa kế cho bán hoặc từ bỏ chủ quyền, phải xem xét ngay tại chỗ sau đó trình lên quan Bố Chánh phê chuẩn rồi ghi vào sổ địa bộ.
- Dới thời Pháp thuộc:
Do chính sách cai trị của thực dân Pháp trên lãnh thổ nớc ta đã tồn tại nhiều chế độ điền địa khác nhau:
+ Chế độ điền thổ tại Nam kỳ .
Từ năm 1925 Chính Phủ Pháp chủ trơng thiết lập một chế độ bảo thủ điền thổ thống nhất theo sắc lệnh năm 1925, thay thế chế độ địa bộ và chế độ để đơng
tồn tại song hành trớc đây. Sắc lệnh này đợc triển khai áp dụng tại Nam Kỳ. Nét nổi bật của chế độ này là: bản đồ giải thửa đợc đo chính xác; sổ điền thổ thể hiện mỗi trang sổ cho một lô đất của mỗi chủ trong đó ghi rõ: diện tích, nơi toạ lạc, biến động tăng, giảm của lô đất, tên chủ sở hữu điều liên quan đến chủ sở hữu cầm cố và để đơng.
+ Chế độ quản thủ địa chính tại Trung Kỳ.
Bắt đầu thực hiện từ năm 1930 theo Nghị định 1358 của toà Khâm sứ Trung kỳ(gọi tắt là bảo tồn điền trạch). Năm 1939 đổi thành quản thủ địa chánh.
Tài liệu theo chế độ này gồm: bản đồ giải thửa, sổ địa bộ, sổ điền chủ bộ và tài chủ bộ
+ Chế độ điền thổ và quản thủ địa chính tại Bắc Kỳ.
Nhà cầm quyền có chủ trơng đo đạc địa chính xác lập sổ địa bộ để thực hiênj quản thủ địa chính. Do đặc thù đất đai ở Bắc bộ manh mún nên bộ máy chính quyền lúc đó đã cho triển khai song song cùng một lúc hai hình thức: đo đạc chính xác, đo đạc lập bản đồ giản đơn 1/1000, lập sổ sách tạm thời để quản lý.
Đối với đo lợc đồ đơn giản hồ sơ gồm: bản lợc đồ giải thửa, sổ địa chính lập theo thứ tự thửa ghi diện tích, loại đất, tên chủ; sổ điền chủ ghi tên chủ và số liệu các thửa của mỗi chủ; sổ khai báo ghi chuyển dịch đất đai .
Đối với đo vẽ chi tiết bản đồ giải thửa, sổ địa chính, sổ điền chủ, mục lục các thửa và mục lục điền chủ, sổ khai báo để ghi các khai báo văn tự.