d. Các xí nghiệp, các chi nhánh văn phòng, các đội sản xuất: Các chi nhánh và văn phòng đại diện.
3.2.1.Hoàn thiện về công tác phân loại Hợp đồng xây dựng
- Hiện nay, hầu hết các HĐXD của Công ty được ký kết là HĐXD với chi phí cố định theo phương thức chỉ định thầu hoặc thông qua đấu thầu. Các HĐXD loại này tương đối phù hợp với Công ty trong điều kiện hiện tại, song nó sẽ gây rủi ro tương đối lớn cho công ty nếu Công ty không có những dự tính phù hợp đối với những sự kiện có thể ảnh hưởng bất lợi đến HĐXD trong tương lai. Do vậy, trong một số trường hợp (đối với những HĐXD quy mô lớn, thời gian thi công dài, bao gồm nhiều hạng mục công trình, có thiết kế kỹ thuật phức tạp, chứa đựng nhiều yếu tố chưa chắc chắn...) nếu chủ đầu tư chấp nhận Công ty có thể đàm phán để ký kết các HĐXD với chi phí phụ thêm, HĐXD loại này sẽ hạn chế được rủi ro cho công ty.
Trong một số trường hợp cụ thể thì Công ty có thể xem xét đàm phán với chủ đầu tư để có thể ký kết loại hợp đồng vừa mang đặc điểm của hợp đồng với giá cố định vừa mang đặc điểm của hợp đồng với chi phí phụ thêm để có thể dung hòa lợi ích của cả chủ đầu tư và Công ty. Chẳng hạn như: HĐXD với chi phí phụ thêm nhưng có thỏa thuận mức giá tối đa.
- Về nội dung các điều khoản được ký kết trong hợp đồng:
Để hạn chế tối đa các tranh chấp có thể có trong quá trình triển khai thực hiện hợp đồng thì khi ký kết hợp đồng thì ngoài những điều khoản mà Công ty đã thường thỏa thuận Công ty phải chú ý thỏa thuận và thể hiện cụ thể trong hợp đồng các điều khoản sau:
+ Trách nhiệm pháp lý của mỗi bên đối với tài sản được xây dựng. + Trách nhiệm của mỗi bên đối với những điều khoản ghi trong hợp đồng. + Các điều kiện để thay đổi giá trị hợp đồng.
+ Phương thức và thời hạn thanh toán.
Việc quy định chi tiết các điều kiện để thay đổi giá trị của hợp đồng trong thời gian thực hiện hợp đồng có ý nghĩa quan trọng đối với các bên trong quá trình thực hiện hợp đồng. Cho phép hạn chế tối đa các tranh chấp có thể có trong quá trình triển khai thực hiện hợp đồng. Mặt khác nó còn là cơ sở để Công ty tiến hành điều chỉnh dự toán chi phí và doanh thu của HĐXD một cách phù hợp, tạo điều kiện để thực hiện các ước tính về chi phí và doanh thu của khối lượng xây dựng hoàn thành cuối mỗi kỳ kế toán và xác định kết quả kinh doanh trong kỳ phù hợp với các yêu cầu của các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành.
Việc quy định rõ thời hạn, phương thức thanh toán và trách nhiệm giữa các bên là một trong những điều khoản hết sức quan trọng của HĐXD. Đây chính là cơ sở để đảm bảo cho HĐXD được thực hiện theo đúng tiến độ kế hoạch đã đề ra và là căn cứ để đưa ra hình thức khen thưởng và xử phạt với mỗi bên khi vi phạm hợp đồng. Nó cũng là căn cứ hết sức quan trọng để kế toán có thể thực hiện các ước tính về doanh thu từng kỳ của HĐXD. ở Công ty hiện nay phần phương thức thanh toán trong hợp đồng chỉ nói chung chung là bằng tiền mặt hay chuyển khoản mà không nói rõ thời gian và thủ tục thanh toán. Điều này rất dễ gây ra những tranh chấp, và chậm thanh toán của các chủ đầu tư, gây thiệt hại cho Công ty.
Như vậy, trong các HĐXD ngoài việc quy định các khoản mà chủ đầu tư sẽ thanh toán cho công ty ban đầu để đảm bảo thực hiện hợp đồng, các khoản mà chủ đầu tư sẽ giữ lại sau khi hợp đồng được thực hiện song để bảo đảm cho việc bảo hành công trình như hiện nay, trong các HĐXD cần quy định rõ phương thức, thời gian mà chủ đầu tư sẽ thanh toán cho công ty trong thời gian thực hiện hợp đồng. Do đó, Công ty cần nghiên cứu đầy đủ các căn cứ để ký kết HĐXD theo quy định
của Thông tư 04/2005/TT-BXD. Thông tư này là căn cứ pháp lý quan trọng quy định rõ phương thức thanh toán giữa chủ đầu tư và nhà thầu.
Bên cạnh đó Công ty nên đẩy mạnh ký kết HĐXD với phương thức thanh toán theo tiến độ kế hoạch, tức là trong hợp đồng phải chỉ rõ kế hoạch thanh toán từng thời kỳ trên cơ sở tiến độ thi công công trình. áp dụng phương thức thanh toán này giúp cho Công ty chủ động nhiều về vốn trong quá trình thi công, tránh tình trạng chủ đầu tư chỉ thanh toán cho phần khối lượng hoàn thành trong kỳ, còn phần dở dang hay chưa hoàn thành sẽ không được thanh toán trong kỳ đó.