d. Các xí nghiệp, các chi nhánh văn phòng, các đội sản xuất: Các chi nhánh và văn phòng đại diện.
2.2.2.2. Thực trạng kế toán chi phí Hợp đồng xây dựng tại Công ty cổ phần Xây dựng số
phần Xây dựng số 2
* Thực trạng về cách phân loại và xác định nội dung chi phí HĐXD
Hiện nay tại Công ty cổ phần Xây dựng số 2 thường hạch toán chi phí HĐXD theo các khoản mục chi phí, cụ thể:
- Chi phí NL, VL: Bao gồm các chi phí vật liệu chính như sắt, thép, xi măng, cát, đá, sỏi, gạch… các vật liệu phụ, các bộ phận kết cấu công trình, chi phí vận chuyển, bốc dỡ vật liệu. Hầu hết các khoản chi phí NL, VL này Công ty đều tập hợp đầy đủ chi tiết theo từng công trình.
- Chi phí nhân công trực tiếp: Bao gồm tiền lương, tiền công phải trả của công nhân trực tiếp sản xuất và các khoản có tính chất tiền lương của công nhân trực tiếp tham gia thi công công trình, của công nhân điều khiển máy thi công, tiền công của lao động thuê ngoài theo từng công việc.
- Chi phí sử dụng máy thi công: Bao gồm các chi phí phát sinh liên quan đến việc sử dụng máy thi công phục vụ trực tiếp cho việc thi công công trình, như:
+ Chi phí nhân công lái máy: Bao gồm chi phí về tiền lương bộ phận lái máy, tiền làm thêm giờ, tiền công phải trả của công nhân lái máy.
+ Chi phí nhiên liệu, vật liệu tiêu hao cho máy: Gồm các loại nhiên liệu (như: dầu diezen, xăng, dầu mỡ phụ,…). Đây là nhiên liệu chính quan trọng đảm bảo máy vận hành tốt.
+ Chi phí dụng cụ thay thế, sửa chữa máy thi công: Các chi phí sửa chữa nhỏ cho xe, máy thi công đang sử dụng cho công trình nào thì hạch toán vào chi phí máy thi công cho công trình đó. Trường hợp chi phí sửa chữa máy thi công phát sinh một lần với giá trị lớn nhưng không đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá máy thi công. Kế toán tập hợp chi phí sửa chữa, thay thế cho xe, máy thi công vào bên Nợ TK 142 hoặc 242 sau đó phân bổ dần vào bên Nợ TK 623 cho các công trình, hạng mục công trình theo thời gian sử dụng hữu ích.
+ Chi phí khấu hao máy thi công: Bao gồm chi phí khấu hao máy thi công trong quá trình thực hiện hợp đồng. Chi phí khấu hao máy móc thiết bị cho thuê tạm thời trong thời gian sử dụng không tính vào chi phí HĐXD.
+ Chi phí mua ngoài như: Chi phí mua ngoài phục vụ cho các máy huy động cho hợp đồng, như: chi phí bảo dưỡng, chi phí trông coi máy…
+ Chi phí khác bằng tiền như: Chi phí liên quan đến máy thi công mà không nhóm chúng vào các khoản mục chi phí trên.
Chi phí sản xuất chung: Gồm các chi phí dùng cho quản lý và phục vụ chung cho công trường. Chi phí sản xuất chung bao gồm:
+ Chi phí nhân viên phân xưởng: Bao gồm chi phí về tiền lương, các khoản trích theo lương của bộ phận quản lý thi công tại công trường, của nhân viên sử dụng máy thi công.
+ Chi phí vật liệu quản lý: Gồm các chi phí về vật liệu sử dụng chung cho mục đích quản lý tại công trường, phục vụ sản xuất tại hiện trường như chi phí làm lán trại, chi phí văn phòng phẩm…
+ Chi phí dụng cụ sản xuất: Gồm những chi phí như cốt pha, giàn giáo, máy phát điện, máy mài, máy cắt gạch… các dụng cụ khác mà không đủ điều kiện làm TSCĐ phục vụ cho công trường.
+ Chi phí khấu hao TSCĐ: Gồm những khoản chi phí khấu hao TSCĐ sử dụng ở các bộ phận không trực tiếp tham gia vào quá trình thi công như máy vi tính, máy in,…
+ Chi phí dịch vụ mua ngoài: Gồm các chi phí mua ngoài phục vụ cho quá trình sản xuất như chi phí điện, nước, điện thoại, thuê lán, thuê vận chuyển thiết bị…
+ Chi phí khác bằng tiền: Gồm các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất của công ty nhưng không nhóm vào các khoản mục chi phí trên như chi phí tiếp khách, chi phí bảo hiểm, chi phí huy động và giải thể, chi phí bảo hành công trình.
- Chi phí thầu phụ: Bao gồm toàn bộ chi phí mà Công ty phải trả cho nhà thầu phụ về việc thuê ngoài thực hiện trọn gói một hạng mục nào đó của công trình trong HĐXD.
Như vậy, tại Công ty hầu hết các chi phí phát sinh trực tiếp liên quan đến HĐXD đều được phản ánh vào chi phí của các HĐXD, tuy nhiên vẫn còn một số khoản chi phí về bản chất vẫn thuộc về HĐXD nhưng lại không được ghi nhận vào chi phí của HĐXD, cụ thể như sau:
- Chi phí lãi vay cho các khoản vay phục vụ cho việc thi công HĐXD: Hiện nay tất cả các khoản chi phí lãi vay được Công ty hạch toán vào chi phí tài chính (TK 635) mà không được tính vào chi phí của HĐXD, việc hạch toán như vậy là không phù hợp. Theo chuẩn mực kế toán về chi phí lãi vay thì các khoản chi phí lãi vay đủ điều kiện được vốn hóa phải phản ánh vào chi phí của HĐXD.
- Đối với các khoản thu được từ việc bán nguyên vật liệu thừa, thu thanh lý máy móc thiết bị thi công khi công trình xây dựng hoàn thành bàn giao, Công ty coi đó
là một khoản thu nhập khác và được phản ánh vào TK 711 mà không ghi giảm chi phí cho HĐXD.
- Đối với các khoản tiền phạt bị trừ vào doanh thu do sự chậm tiến độ hay vi phạm vào các điều khoản khác trong hợp đồng hiện nay công ty hạch toán các khoản này vào chi phí khác (TK 811) mà không ghi giảm doanh thu. Mặc dù khoản chi phí này rất ít khi xảy ra, tuy nhiên việc hạch toán như vậy là không đúng theo quy định của Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 15, theo quy định thì các khoản như vậy được ghi giảm doanh thu của HĐXD.
- Các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc bảo hành công trình thường được Công ty hạch toán ghi giảm doanh thu của kỳ tiếp theo vì thông thường các khoản chi phí này phát sinh khi công trình đã hoàn thành, công ty đã kết chuyển chi phí, doanh thu và xác định kết quả lỗ lãi của công trình mà công ty lại không trích trước chi phí bảo hành. Việc hạch toán như vậy cũng chưa phù hợp vì bản chất chi phí bảo hành là một khoản chi phí của HĐXD phát sinh sẽ làm tăng chi phí của HĐXD từ đó làm giảm lợi nhuận thu được từ HĐXD chứ không phải là một khoản làm giảm doanh thu.
- Hiện nay Công ty chưa phát sinh những khoản chi phí khác có thể thu lại từ khách hàng như: Chi phí giải phóng mặt bằng, chi phí triển khai mà khách hàng phải trả lại cho nhà thầu, do hầu hết các hợp đồng của công ty sau khi được ký kết đều được chủ đầu tư giao mặt bằng thi công.
- Đối với những chi phí phát sinh trong quá trình đàm phán ký kết hợp đồng
được Công ty hạch toán ngay vào chi phí sản xuất trong kỳ phát sinh chi phí mà
không ghi nhận vào chi phí của HĐXD.
* Thực trạng phương pháp tập hợp chi phí tại Công ty cổ phần Xây dựng số 2
+ Xác định đối tượng tập hợp chi phí: Đối tượng tập hợp chi phí HĐXD của Công ty là từng công trình hoặc hạng mục công trình phù hợp với HĐXD đã ký
kết. Khi bắt đầu phát sinh chi phí của HĐXD kế toán tiến hành mở sổ chi tiết theo dõi và tập hợp chi phí phát sinh theo từng khoản mục đã trình bày trên của từng hợp đồng cụ thể.
+ Phương pháp tập hợp chi phí của HĐXD
Khi HĐXD được ký kết, căn cứ vào năng lực thi công của từng đội, Công ty sẽ tiến hành giao cho từng đội thi công thực hiện. Mỗi một đội thi công đều có một nhân viên kế toán làm nhiệm vụ tập hợp chứng từ về những chi phí phát sinh liên quan đến từng công trình, hạng mục công trình. Căn cứ vào các chứng từ phát sinh do kế toán đội chuyển lên, kế toán sẽ phản ánh vào các sổ kế toán chi tiết của từng HĐXD.
- Đối với những chi phí phát sinh liên quan đến nhiều HĐXD công ty sẽ tập hợp trên đối tượng tập hợp chi phí riêng tương ứng theo từng khoản mục chi phí gọi là chi phí chung, cuối kỳ sẽ tiến hành phân bổ chi phí phát sinh chung cho từng công trình, hạng mục công trình của HĐXD theo tiền lương của công nhân trực tiếp sản xuất.
Cuối kỳ trên cơ sở các chi phí đã tập hợp được trên các sổ chi tiết tài khoản kế toán sẽ tiến hành kết chuyển sang TK 154 để tập hợp chi phí cho toàn bộ công trình, và cũng làm cơ sở để xác định chi phí liên quan đến khối lượng công trình, hạng mục công trình hoàn thành trong kỳ. Sổ kế toán để tập hợp chi phí cho TK 154 cũng được mở chi tiết cho từng công trình cụ thể.
- Đối với các khoản chi phí trả cho nhà thầu phụ: Công ty chủ yếu đi thuê ngoài, (trường hợp này coi như Công ty làm chủ đầu tư), Công ty cũng tiến hành nghiệm thu khối lượng công việc nhà thầu phụ thực hiện, căn cứ vào biên bản nghiệm thu, bên nhận thầu lập phiếu giá, căn cứ vào phiếu giá và hóa đơn GTGT Công ty hạch toán thẳng vào sổ chi tiết TK 154 của công trình, hạng mục công trình đó.
- ở Công ty có giao khoán nội bộ cho các tổ đội thi công nhưng không tiến hành khoán gọn mà chỉ giao khoán nội bộ cho đội tiền lương và chi phí vật liệu phụ thông qua việc tạm ứng và thanh toán tạm ứng.
Việc tổ chức hạch toán như vậy là tương đối phù hợp với đặc điểm, điều kiện và yêu cầu quản lý tại Công ty hiện nay. Tuy nhiên việc Công ty không tiến hành khoán gọn mà chỉ tạm ứng cho phụ trách đội một số tiền để thanh toán một số khoản chi phí phát sinh trong đội trong quá trình thi công sẽ gây khó khăn cho Công ty trong việc quản lý và giám sát chi phí, mặt khác phòng kế toán của công ty chỉ quản lý chi phí phát sinh trên chứng từ do kế toán đội tập hợp và chuyển lên, và chứng từ thanh toán tạm ứng chi phí giao khoán nội bộ của phụ trách đội. Với cách quản lý hóa đơn, chứng từ như hiện nay của Công ty sẽ khó có thể kiểm soát được chi phí thực tế phát sinh của HĐXD.
+ Phương pháp kế toán chi phí HĐXD theo các khoản mục chi phí - Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Trường hợp xuất kho nguyên liệu vật liệu: Thông thường đối với các loại vật liệu chủ yếu theo phân cấp quản lý của công ty, việc mua vật tư do phòng vật tư các xí nghiệp mua dự trữ. Khi có nhu cầu sử dụng, các đội thi công lập phiếu đề nghị cấp vật tư, phiếu này được giám đốc xí nghiệp phê duyệt làm cơ sở lĩnh vật tư tại kho. Thủ kho lập phiếu xuất kho vật tư. Định kì các chứng từ xuất kho vật tư được chuyển về phòng kế toán làm căn cứ tính giá và ghi sổ kế toán. Ví dụ, trong quý IV năm 2008, căn cứ Giấy đề nghị lĩnh vật tư và các Phiếu xuất kho vật tư cho đội thi công công trình "Ngân hàng ngoại thương tỉnh Hải Dương" kế toán lập bảng tổng hợp vật tư xuất kho sử dụng cho công trình và ghi sổ chi tiết và các sổ tổng hợp theo định khoản:
Nợ TK 621 474.098.480 Có TK 152 474.098.480
Trường hợp NL, VL do các đội tự mua ngoài: Đối với các công trường ở xa và toàn bộ các chi phí về NL, VL phụ, công ty tạm ứng tiền và khoán cho các đội thi công tự mua (trên cơ sở các định mức tiêu hao đối với từng loại NL,VL cho từng hạng mục công trình). Sau đó các đội tập hợp các chứng từ mua hàng như hóa đơn mua hàng, biên bản giao nhận hàng hóa và được lập vào 01 bảng kê chứng từ và gửi về phòng kế toán công ty vào cuối mỗi tháng để thực hiện việc hoàn tạm ứng và hạch toán chi phí và kê khai thuế GTGT. (TK1413 - Phải thu tạm ứng các đội thi công). Ví dụ: Quý IV năm 2008, kế toán đội thi công thực hiện tạm ứng tiền mua vật tư thi công công trình " Ngân hàng ngoại thương tỉnh Hải Dương" số tiền theo phiếu chi 0025 - XN1: 550.000.000 đ. Khi tạm ứng cho đội kế toán ghi:
Nợ TK 141 (1413) 550.000.000 đ Có TK 111 (1111) 550.000.000đ
Cuối tháng căn cứ bảng kê chứng từ của đội gửi về quyết toán chi phí NVL mua ngoài sử dụng ngay cho công trình, kế toán lập bảng kê chi phí NVL mua ngoài chi bằng tiền tạm ứng, kế toán ghi:
Nợ TK 621 635.000.000đ Nợ TK 133 31.750.000đ
Có TK 141 (1413) 550.000.000đ
Có TK 331 (Chi tiết theo đối tượng) 116.775.000đ
Cuối quý, căn cứ bảng tổng hợp chi phí NVL từng công trình và tổng hợp các công trình toàn doanh nghiệp, kế toán thực hiện kết chuyển Chi phí NVLTT trên các sổ chi tiết và tổng hợp về chi phí NVL trực tiếp.
Chi tiết xem Phụ lục số 3 sổ tổng hợp tài khoản 621 - Công trình xây dựng Trụ sở chi nhánh Ngân hàng NT Hải Dương.
Quy trình tập hợp chi phí nhân công trực tiếp được thực hiện tại các đội thi công và tại phòng kế toán công ty như sau:
Căn cứ vào kế hoạch thi công hàng tháng và ước tính khối lương thực hiện, đội thi công thực hiện tạm ứng tiền lương của người lao động. Quy trình kế toán tạm ứng tiền lương được thực hiện tương tự như tạm ứng chi phí mua nguyên vật liệu của các đội đã trình bày ở trên.
Tại các đội thi công, việc tính lương được thực hiện theo phương thức tiền lương thời gian hoặc lương sản phẩm đối với từng loại lao động. Căn cứ vào các chứng từ nhân công như: Phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành, Bảng theo dõi công nhật, Bảng thanh toán tiền lương, tiền công để lập bảng tổng hợp tiền lương cho công trình hàng tháng. Định kì hàng quý, kế toán đội gửi toàn bộ chứng từ thanh toán lương nêu trên để thực hiện quyết toán tạm ứng lương.
Tại phòng kế toán công ty, căn cứ vào bảng tổng hợp quyết toán lương quý của từng công trình để lập bảng tổng hợp lương toàn công ty. Căn cứ vào bảng quyết toán lương từng công trình để ghi các sổ chi tiết; đồng thời căn cứ bảng tổng hợp lương toàn doanh nghiệp để ghi các sổ tổng hợp (Nhật kí chung và Sổ Cái tài khoản 622, 334). Ví dụ, theo bảng quyết toán lương Quý IV năm 2008 của đội thi công công trình Ngân hàng ngoại thương Hải Dương, kế toán công ty ghi:
Nợ TK 622 (Chi tiết công trình NHNT HD) 732.165.600
Có TK 334 732.165.600
Đồng thời ghi nhận số tạm ứng tiền lương đội đã quyết toán trong quý: Nợ TK 334 732.165.600
Có TK 141 (Chi tiết đội thi công công trình) 732.165.600 Cuối quý, căn cứ Bảng tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp từng công trình và tổng hợp các công trình toàn doanh nghiệp, kế toán thực hiện kết chuyển Chi phí nhân công trên các sổ chi tiết và tổng hợp về chi phí nhân công trực tiếp.
Chi tiết xem Phụ lục số 4 Sổ tổng hợp tài khoản 622 - Công trình xây dựng Trụ sở chi nhánh Ngân hàng NT Hải Dương.
- Kế toán Chi phí sử dụng máy thi công
Là những khoản chi phí liên quan đến việc sử dụng máy thi công phục vụ trực tiếp cho việc thi công công trình như: Chi phí nhiên liệu cho máy hoạt động, chi phí khấu hao máy móc thiết bị, chi phí bảo dưỡng, sửa chữa máy thi công...
Đối với chi phí khấu hao máy thi công: Theo khảo sát tài liệu năm 2008, Đơn vị áp dụng phương pháp khấu hao tuyến tính, thời gian trích khấu hao tuân thủ theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Chi phí khấu hao được theo dõi và hạch toán riêng cho từng đối tượng sử
