- Tại phòng kế toán: Kế toán phải mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết Nguyên vật liệu cho từng danh điểm Nguyên vật liệu tơng ứng với thẻ kho mở ở kho.
1 Kẽm Nhật Bản
2.2. Hạch toán thu mua và nhập kho Nguyên vật liệu:
Phòng kế toán đảm nhiệm việc mua Nguyên vật liệu. Khi Nguyên vật liệu mua về ngời mua sẽ mang hoá đơn GTGT, hoá đơn cớc phí vận chuyển, phiếu chi lên phòng kế toán. Sau đó thủ kho, kế toán sẽ kiểm tra số liệu, số lợng, quy cách Nguyên vật liệu so với hoá đơn, nếu đúng mới nhập kho và kế toán viết phiếu nhập kho.Trờng hợp Nguyên vật liệu mua về với khối lợng lớn, giá trị cao thì công ty kiểm nghiệm vật t. Thủ kho sẽ căn cứ
vào số lợng Nguyên vật liệu thực nhập để ghi vào thẻ kho cho từng loại Nguyên vật liệu.
- Sự luân chuyển của chứng từ:
Căn cứ vào giấy báo nhận hàng khi hàng về đến nơi, doanh nghiệp lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm vật t cả về số lợng, chất lợng và chủng loại. Ban kiểm nghiệm sẽ căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm thực tế để ghi vào biên bản kiểm nghiệm, sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập phiếu nhập kho vật t, hàng hoá trên cơ sởhoá đơn, biên bản rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi vào sổ thực tế nhập kho rồi chuyển cho kế toán làm căn cứ để ghi sổ.
- Tài khoản sử dụng:
+ Tài khoản 152 “ Nguyên liệu, vật liệu”: dùng để phản ánh số liệu hiện có và tình hình biến động của Nguyên vật liệu, có thể mở cho từng loại, từng nhóm, từng thứ... tuỳ theo yêu cấu quản lý và phơng tiện kế toán.
Tài khoản 152 có thể mở theo dõi chi tiết các tài khoản cấp 2 theo từng loại Nguyên vật liệu phù hợp với phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm:
. TK 1521: Nguyên vật liệu chính. . TK 1522: Nguyên vật liệu phụ. . TK 1523: Nhiên liệu.
. TK 1524: Phụ tùng thay thế.
. TK 1525: Thiết bị xây dựng cơ bản. . TK 1528: Vật liệu khác.
+ Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi đờng”: TK này dùng để phản ánh Nguyên vật liệu mua đã có hoá đơn cuối tháng nhng cha về nhập kho hoặc đã về nhng doanh nghiệp cha làm thủ tục kiểm nghiệm để nhập kho.
+ Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác nh: 133, 331, 111, 112....
Kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc nh hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho, phiếu chi, giấy thanh toán tạm ứng, giấy báo có... để ghi sổ.
Ví dụ 2: Có tài liệu về giấy Cutchet 100g/m2 khổ 65x86 cm:
Ngày 03/02/2005 Anh Nguyễn Văn Nam phòng kế hoạch vật t mua giấy Cutchet 100g/m2 (65 x86) nhập kho theo hoá đơn số 4302 của công ty Tân Mai số lợng là 1500 kg với đơn giá 11818 đ/kg, thuế xuất thuế GTGT 10%.
Hoá đơn ( GTGT )
Liên 2: Giao cho khách hàng. Ngày: 03/02/2005.
No: 4320
Đơn vị bán hàng : Công ty giấy Tân Mai.
Địa chỉ : 20 – Hàng chiếu – Hà Nội.
Họ tên ngời mua hàng:Ông Nguyễn Văn Nam.
Đơn vị : Công ty In Hàng không.
Địa chỉ : Sân bay Gia Lâm – Hà Nội.
Số tài khoản : 71A – 00032 NHCT Chơng Dơng.
Hình thức thanh toán : Chuyển khoản.
STT Tên hàng hoá, vật t ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Giấy Cutchet 100g/m2 ( 65 x 86)
Kg 1500 11818 17.727.000
Cộng tiền hàng: 17.727.000
Tiền thuế GTGT 10%: 1.772.700
Tổng số tiền thanh toán: 19.499.700
Số tiền viết bằng chữ: Mời chín triệu bốn trăm chín mơi chín nghìn bảy trăm đồng chẵn.
Ngời mua Ngời thu tiền Ngời viết hoá đơn Kế toán trởng
( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)
Công ty In Hàng không Sân bay Gia Lâm HN– Sân bay Gia Lâm HN–