II. Thực trạng cơ cấu tổ chức quản lý của NXBGD tại Hà Nội
2. Phân chia chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban trong
2.6. Bộ máy giúp việc
2.6.1. Phòng Kế toán- Tài vụ
Bảng 9: Cơ cấu lao động của phòng Kế toán- Tài vụ năm 2004
(Đơn vị: ngời)
STT Chức danh Số l-
ợng
Trình độ
chuyên môn Năm sinh
1 Kế toán trởng- Trởng phòng 1 ĐH 1962 2 Phó trởng phòng 1 ĐH 1960 3 Chuyên viên 9 ĐH 79,69,58,71,67,82,77 4 Nhân viên 1 THPT 80 Tổng 12
(Nguồn NXBGD- Phòng Tổ chức- Lao động - Tiền lơng)
- Nghiên cứu tham mu cho Tổng Giám đốc và tổ chức, triển khai, theo dõi thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực kế toán tài vụ của toàn NXBGD.
- Quản lý và giám sát các hoạt động tài chính của NXB. - Tổng hợp cân đối kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Phân tích số liệu về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của NXB. - Lập kế hoạch tài chính hàng quý, hàng năm của NXB.
- Quản lý quỹ tiền mặt của NXB.
- Báo cáo thống kê về kết quả kinh doanh của NXB với lãnh đạo NXB và các cơ quan chức năng theo định kỳ hoặc khi có yêu cầu.
* Nhận xét:
- Trong thời gian qua Phòng Kế toán - Tài vụ đã thực hiện tốt công tác kiểm tra tài chính các đơn vị thành viên, tổ chức kiểm toán độc lập các đơn vị. Đảm bảo đúng thời hạn quyết toán tài chính hàng quý, 6 tháng. Tổ chức tốt công tác kiểm kê. Xây dựng hoàn chỉnh kế hoạch sản xuất kinh doanh và đơn giá tiền lơng năm 2004 của NXBGD trình Bộ duyệt.
- Bên cạnh đó còn một số hạn chế:
+ Việc chi trả nhuận bút tác giả đã đợc cải tiến nhng vẫn còn để tác giả phàn nàn.
+ Nhiều cán bộ kế toán tài vụ của các đơn vị không theo kịp yêu cầu phát triển đã gặp lúng túng khi tiếp cận với cơ chế quản lý tài chính theo mô hình mới.
+ Công tác thu chi tài chính cần có ứng xử linh hoạt trong hoạt động tài chính
2.6.2. Phòng Tổng hợp - Th viện trờng học
Th ký cho Tổng Giám đốc và lãnh đạo NXBGD, nghiên cứu và t vấn cho Tổng Giám đốc chuẩn bị các văn bản có tính pháp quy phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của NXBGD, giúp Tổng Giám đốc quan hệ với các cơ quan chức năng, với thông tấn báo chí và thực hiện hợp tác với nớc ngoài.
Bảng 10: Cơ cấu lao động của phòng Tổng hợp - Th viện tr ờng học năm 2004
(Đơn vị: ngời)
STT Chức danh Số lợng Trình độ chuyên
môn Năm sinh
1 Trởng phòng 1 ĐH 1945
2 Chuyên viên chính 1 ĐH 1953
3 Chuyên viên cao cấp 1 ĐH 1945
4 Chuyên viên 5 ĐH 74,68,76,60,75
5 Th viện viên chính 1 Thạc sỹ 1961
6 Cán sự 1 Trung cấp 1954
Tổng 10
(Nguồn NXBGD - Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lơng)
Nhận xét:
Số lợng công nhân viên trong phòng nhiều so với yêu cầu công việc. NXB nên có kế hoạch bố trí sắp xếp lại sao cho mỗi nhiệm vụ đều có ngời đảm nhiệm đúng, thích hợp để tăng thời gian làm việc có hiệu quả, giảm chi phí quản lý. Đồng thời phải có kế hoạch đào tạo, bồi dỡng cán bộ về trình độ chuyên môn.
Nhìn chung, công tác th viện trờng học đã đợc các cấp quản lý giáo dục đào tạo quan tâm, nhng cha đáp ứng đợc yêu cầu. Cơ sở vật chất th viện trờng học còn nghèo nàn, không đồng bộ và lạc hậu so với yêu cầu phát triển giáo dục hiện nay và trong giai đoạn tới. Số lợng và chủng loại sách th viện còn ít, cha phù hợp với nhu cầu nâng cao kiến thức cho học sinh giáo viên.
2.6.3. Phòng Hành chính - Quản trị
- Nghiên cứu tham mu cho Tổng Giám đốc về tổ chức thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực hành chính, quản trị và vấn đề trật tự trị an, quản lý tài sản, trang thiết bị chung của cơ quan.
- Quản trị hành chính, quản lý nhà cửa, trang thiết bị, đồ dùng văn phòng - Quản lý và sử dụng xe ô tô con
Bảng 11: Cơ cấu lao động của phòng Hành chính - Quản trị năm 2004
(Đơn vị: ngời)
TT Chức danh Số l-
ợng Trình độ chuyên môn Năm sinh
1 Trởng phòng 1 ĐH 1962
2 Phó phòng 2 ĐH 60,65
3 Chuyên viên chính 1 ĐH 1949
4 Chuyên viên 6 ĐH 69,72,45,77,78,75
5 Chuyên viên cao cấp 1 ĐH 1949
6 Cán sự 9 Trung cấp, CĐ, ĐH 65,52,51,71,57,66,61
7 Lái xe 8 Lái xe 50,55,45,73,68,64,69,
Tổng 28
(Nguồn NXBGD - Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lơng)
Nhận xét:
Qua bảng trên ta thấy số lợng cán bộ công nhân viên trong phòng là quá nhiều so với công việc. Sự phân công chức năng nhiệm vụ cho từng nhân viên trong phòng là cha tận dụng hết khả năng, do đó hiệu quả công việc thấp. NXB nên có kế hoạch gộp những chức năng, nhiệm vụ có tính chất công việc gần giống nhau để tăng hiệu quả lao động nhàn rỗi, giảm chi phí quản lý.
2.6.4. Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lơng
Bảng 12: Cơ cấu lao động của Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền l - ơng năm 2004
(Đơn vị : ngời)
STT Chức danh Số l-
ợng
Trình độ chuyên
môn Năm sinh
1 Trởng phòng 1 ĐH 1949
2 Phó phòng 1 Thạc sỹ 1951
3 Chuyên viên 4 ĐH, Thạc sỹ 58,62,75,73
Tổng 6
( Nguồn NXBGD - Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lơng)
Nghiên cứu đề xuất với Tổng Giám đốc về tổ chức thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực tổ chức cán bộ, lao động, tiền lơng và bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội của NXBGD. Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lơng có nhiệm vụ cụ thể sau đây:
- Giúp Tổng Giám đốc sắp xếp tổ chức bộ máy NXBGD; xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, chức trách của các các nhân và đơn vị trong toàn NXBGD phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ đợc giao, xây dựng tiêu chuẩn chức danh cán bộ viên chức, định biên cho từng đơn vị và cho toàn NXBGD, xây dựng quy trình công nghệ, định mức lao động phù hợp với chức năng, nhiệm vụ đợc giao.
- Giúp Tổng Giám đốc xây dựng quy hoạch cán bộ, kế hoạch đào tạo bồi dỡng cán bộ dài hạn, ngắn hạn, theo dõi việc thực hiện ở các đơn vị; tổ chức các lớp học bồi dỡng về nghiệp vụ ngoại ngữ, chính trị cho cán bộ viên chức trong cơ quan; bố trí sắp xếp đội ngũ cán bộ viên chức; đánh giá nhận xét, đề bạt cán bộ, quản lý hồ sơ, phối hợp với các Sở Giáo dục đào tạo, các ngành tổ chức thi tuyển ngạch, thi tay nghề, nâng bậc tổ chức thi tuyển để bổ sung cán bộ. Thực hiện các thủ tục điều động, thuyên chuyển, thu nhận, bổ
- Phối hợp với công đoàn các cấp xây dựng và trình Tổng Giám đốc ban hành quy chế trả lơng, trả thởng; xây dựng phơng án phân bổ quỹ tiền lơng và các loại quỹ khác, theo dõi thực hiện các loại quỹ đó ở NXBGD và các đơn vị trực thuộc.
- Tổng hợp, đề xuất tổ chức thực hiện các chế độ chính sách về cán bộ, lao động tiền lơng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thân thể, các hình thức thi đua, khen thởng, kỷ luật; xây dựng quỹ khen thởng trong NXBGD, theo các quy định của Nhà nớc và theo dõi thực hiện ở các đơn vị
- Giúp Tổng Giám đốc theo dõi, giám sát về thực hiện quy chế phân cấp uỷ quyền đối với các đơn vị trực thuộc về tổ chức, cán bộ, biên chế, đề bạt, nâng lơng, kỷ luật lao động, thởng phạt...
* Nhận xét:
Qua bảng trên ta thấy cán bộ công nhân viên trong phòng đều có trình độ Đại học trở lên, nhng hiện nay thì trình độ tin học, ngoại ngữ, lý luận chính trị là cần thiết. Do đó NXBGD cần phải có kế hoạch đào tạo bồi dỡng. Đặc biệt là cán bộ lãnh đạo trong phòng đều ở độ tuổi khá cao, do đó việc xây dựng đội ngũ cán bộ kế cận là một yêu cầu khách quan của NXBGD.
Trong thời gian qua Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lơng còn có một số hạn chế: Việc tham mu đề xuất cán bộ quản lý của NXBGD và các đơn vị thành viên nhiều lúc còn lúng túng do cha xây dựng đợc đội ngũ cán bộ kế cận. Cha xây dựng đợc chiến lợc tuyển dụng và đào tạo cán bộ kế cận, đặc biệt là cán bộ quản lý. Do sự chuyển đổi quá nhanh của mô hình hoạt động nên trong công tác tổ chức cán bộ cha theo kịp.
2.6.5. Phòng Quản lý sản xuất
Nghiên cứu đề xuất với Tổng Giám đốc về tổ chức thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực quản lý in, vật t phục vụ hoặc xuất bản, phát hành cho toàn NXBGD và ở khu vực đợc phân công.
* Qua nghiên cứu tìm hiểu cho thấy: Do việc sản xuất và cung ứng giấy của Công ty giấy Bãi Bằng chậm chễ so với kế hoạch dự kiến, một số tên
sách phải chờ giấy gần một tháng, vì vậy việc in và hoàn thiện sách gặp khó khăn, thời gian thực hiện phải rút ngắn.
2.6.6. Phòng Quản lý xuất bản -Thông tin tuyên truyền
Bảng 13: Cơ cấu lao động của phòng Quản lý xuất bản - Thông tin tuyên truyền năm 2004
(Đơn vị: ngời)
STT Chức danh Số lợng Trình độ chuyên
môn Năm sinh
1 Trởng phòng 1 ĐH 1951
2 Phó phòng 1 ĐH 1952
3 Chuyên viên chính 1 ĐH 1954
4 Chuyên viên 6 ĐH 68,74,69,55,79
Tổng 9
(Nguồn NXBGD - Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lơng)
* Nhiệm vụ:
Nghiên cứu đề xuất với Tổng Giám đốc về tổ chức thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực quản lý xuất bản, phát hành cho toàn NXBGD và ở khu vực đợc phân công.
*Nhận xét:
Trong năm qua tiến độ làm sách tham khảo, nhất là sách tham khảo mới còn chậm nên cũng ảnh hởng đến tiến độ phát hành. Sự phối hợp giữa các khâu, các bộ phận tuy đã có nhiều cố gắng, những vẫn có lúc còn trục trặc, nên phần nào ảnh hởng đến tính đồng bộ và kịp thời trong việc phát hành sách giáo khoa.
Bảng 14: Cơ cấu lao động Phòng công nghệ thông tin năm 2004
(Đơn vị: Ngời)
STT Chức danh Số lợng Trình độ chuyên
môn Năm sinh
1 Trởng phòng 1 ĐH 1961
2 Phó phòng 1 ĐH 1968
3 Chuyên viên 7 ĐH 77,75,73,80,81
Tổng 9
(Nguồn NXBGD- Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lơng)
* Nhiệm vụ:
Nghiên cứu đề xuất với Tổng Giám đốc về việc tổ chức thực hiện các công việc thuộc lĩnh vực công nghệ thông tin cho toàn NXBGD và khu vực đợc phân công. Bên cạnh những mặt đã đạt đợc nh luôn đổi mới trang thiết bị máy móc: máy vi tính, máy in, máy photo.... và khi h hỏng có sự sữa chữa kịp thời, bảo đảm thông tin liên lạc giữa các bộ phận các đơn vị...
* Nhận xét:
Còn có một số mặt hạn chế nh: nội dung tuyên truyền quảng cáo về các mặt hoạt động của NXBGD trên các phơng trên đại chúng và trên mạng còn thiếu chủ động, nhiều nội dung quảng cáo còn nghèo nàn, cha có sức thuyết phục cao. Thông tin về NXBGD trên Website vẫn cha đáp ứng đợc yêu cầu, thông tin không đợc tải lên mạng thờng xuyên cập nhật để theo dõi, nội dung truyền tải còn ít.
Bảng 15: Cơ cấu lao động phòng Kho vận năm 2004
(Đơn vị: Ngời)
TT Chức danh Số l- ợng
Trình độ chuyên
môn Năm sinh
1 Trởng phòng 1 ĐH 1951
2 Phó phòng 1 ĐH 1966
3 Chuyên viên 6 ĐH 49,44,62,50,75
4 Cán sự 10 Trung cấp 62,58,57,56,70,75,72,52,83
5 Công nhân 1 Trung cấp 1962
Tổng 19
(Nguồn NXBGD- Phòng Tổ chức - Lao động Tiền lơng)
*Nhiệm vụ:
- Lập kế hoạch mua sắm vật t giấy, dụng cụ phụ tùng của NXBGD hàng tháng, hàng quý.
- Ký kết, thực hiện các hợp đồng mua nguyên vật liệu, thiết bị dụng cụ, phụ tùng.
- Quản lý sắp xếp kho bãi nguyên vật liệu
- Bảo quản kho và tổ chức vận chuyển sách, vật t giấy theo tiến độ và kế hoạch đợc giao.
* Nhận xét:
Việc tổ chức sắp xếp mặt bằng các kho một cách hợp lý tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà in sách thuận lợi, kiểm tra khâu chất lợng sách khẩn trơng, nhiều sai sót đợc phát hiện kịp thời và cùng nhà in có biện pháp sử lý nhanh.
Nhng phòng kho vận cha lập kế hoạch dự trữ, vì trong năm qua do việc sản xuất và cung ứng giấy của Công ty giấy Bãi Bằng chậm chễ so với kế
hoạch, vì vậy việc in và hoàn thiện sách gặp khó khăn, thời gian thực hiện phải rút ngắn.
2.6.9. Phòng Chế bản
- Xây dựng, chỉ đạo nhiệm vụ chế bản theo phơng hớng, kế hoạch xuất bản, đảm bảo hoàn thành các chỉ tiêu đợc duyệt hàng năm.
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý kỹ thuật.
- Nghiên cứu và đề xuất phơng án cải tiến quy trình công nghệ.
- Chịu trách nhiệm trong việc lu giữ các chế bản của NXBGD ở dạng đĩa, tạo điều kiện cần thiết cho việc chế bản.
2.6.10. Phòng Sửa bản in
Bảng 16: Cơ cấu lao động của Phòng Sửa bản in năm 2004
(Đơn vị: ngời)
TT Chức danh Số l-
ợng
Trình độ chuyên
môn Năm sinh
1 Trởng phòng 1 ĐH 1950 2 Phó phòng 1 ĐH 1964 3 BTV chính 2 ĐH 61,49 4 BTV 10 CĐ, ĐH, Thạc sỹ 48,72,54,78,60,52,80,60 5 Chuyên viên 1 CĐ 1960 6 Cán sự 2 Trung cấp 1954 7 Cán sự hành chính 1 Phổ thông 1954 Tổng 18
(Nguồn NXBGD- Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lơng)
*Nhiệm vụ:
- Thực hiện việc sửa bông bài và đọc đính chính bảo đảm chất lợng, độ chính xác của bông bài và bài in thử so với bản gốc (nội dung, trình bày,
minh họa, hình...), phối hợp với các Phòng, Ban có liên quan theo quy trình của NXBGD.
- Góp phần phát hiện những sai sót về nội dung bản thảo, về mỹ thuật và kỹ thuật trình bày. Phối hợp với các Phòng, Ban có liên quan để xử lý kịp thời nhằm nâng cao chất lợng sách của NXBGD.
- Phát hiện và phân biệt rõ những sai sót thuộc về bản thảo, nhà in, Phòng chế bản, ngời sửa bông bài.. đề xuất với lãnh đạo NXBGD biện pháp xử lý.
2.6.11. Phòng Phát hành Sách giáo khoa
Bảng 17: Cơ cấu lao động của Phòng Phát hành Sách giáo khoa năm 2004
(Đơn vị: ngời)
STT Chức danh Số lợng Trình độ chuyên môn Năm sinh
1 Trởng phòng 1 ĐH 1956
2 Phó phòng 2 ĐH 1961
3 Chuyên viên 6 ĐH 54,63,50,64,78,79
Tổng 9
(Nguồn NXBGD- Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lơng)
*Nhiệm vụ:
- Tổ chức thực hiện kế hoạch tiêu thụ sách giáo khoa và tổ chức thực hiện kế hoạch này.
- Tổ chức điều phối, cung ứng sách giáo khoa cả ba miền và với Công ty Sách - Thiết bị trờng học ở khu vực phía Bắc.
- Chịu trách nhiệm chỉ đạo việc soạn thảo các hợp đồng mua, bán sách giáo khoa; thực hiện thanh quyết toán, thanh lý hợp đồng kinh tế.
- Tham gia chỉ đạo việc tuyên truyền, giới thiệu sách trong dịp khai giảng, trong các ngày lễ lớn, các hội chợ, triển lãm.
- Tổng hợp đề xuất các vấn đề về chiết khấu, về chế độ chính sách trong việc cung ứng sách giáo khoa.
- Điều hành toàn bộ công việc trong phòng, phối hợp với các đơn vị có liên quan để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng.
* Nhận xét:
Trong thời gian qua phòng Phát hành Sách giáo khoa cha nắm sát đợc thực tế nhu cầu cung ứng sách giáo khoa của một số địa phơng, do đó một số trờng hợp cha có tác động kịp thời tới việc đặt sách của các công ty, nhất là sách giáo khoa mới.
2.6.12. Ban Tổng Biên tập
Bảng 18: Cơ cấu lao động của Ban Tổng Biên tập năm 2004
(Đơn vị: ngời)
STT Chức danh Số lợng Trình độ chuyên môn Năm sinh
1 Tổng Biên tập 1 PGS.TS 1945
2 Phó TBT 3 ĐH. Thạc sỹ 45,52
Tổng 4
(Nguồn NXBGD - Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lơng)
*nhiệm vụ:
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đề tài, làm sách thuộc lĩnh vực chuyên môn đợc phân công phụ trách.
Nghiên cứu tham mu cho Tổng Giám đốc xây dựng và tổ chức triển khai, theo dõi thực hiện kế hoạc đề tài, kế hoạch xuất bản sách liên kết trong toàn NXBGD, nghiên cứu đề xuất với Tổng Giám đốc các vấn đề điều hoà công việc, bố trí nhân lực thực hiện kế hoạch bản thảo, thực hiện các chế độ