II. Thực trạng cơ cấu tổ chức quản lý của NXBGD tại Hà Nội
A.Thực trạng cơ cấu tổ chức quản lý
1. Cơ cấu tổ chức quản lý của NXBGD tại Tp. Hà Nội
Cơ cấu tổ chức quản lý của NXBGD Hà Nội là Công ty mẹ Nhà nớc trong mô hình "Công ty mẹ - Công ty con" đợc xây dựng theo kiểu trực tuyến chức năng.
* Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty mẹ - NXBGD tại Tp. Hà Nội bao gồm:
- Hội đồng quản trị - Ban kiểm soát - Tổng Giám đốc
- Các Phó Tổng Giám đốc - Kế toán trởng
- Bộ máy giúp việc - là các phòng ban chức năng
Sơ đồ 8: Cơ cấu tổ chức quản lý của toàn NXBGD và NXBGD tại Tp. Hà Nội
Từ sơ đồ trên ta rút ra một vài u, nhợc điểm của phơng thức quản lý của NXBGD nh sau:
*Ưu điểm:
- Hoạt động quản lý trong NXB đợc thống nhất từ trên xuống dới: Tổng Giám đốc điều hành hoạt động của toàn NXB thông qua các văn bản, các bộ phận, phòng ban chức năng có trách nhiệm thi hành thực hiện các văn bản đó. Do đó đã tạo ra sự thống nhất trong lãnh đạo điều hành quản lý.
- Đứng đầu mỗi phòng ban chức năng là trởng phòng. Công việc của toàn NXB đợc tiến hành thuận lợi nhanh chóng do Tổng Giám đốc đã chia công việc ra thành nhiều phần. Trởng phòng sẽ thay mặt cho đơn vị mình nhận phần việc đợc giao và xếp việc cho nhân viên trong phòng, và phó phòng, đồng thời phải nắm bắt đợc kết quả hoạt động của công việc đợc giao. Kết quả hoạt động của mỗi đơn vị phải báo cáo cho Tổng Giám đốc sau mỗi kỳ hoạt động.
* Nh ợc điểm:
- Cơ chế quản lý còn mang tính tập quyền quá cao. Mặc dù dới Tổng Giám đốc có bộ máy tham mu giúp việc. Tổng Giám đốc là ngời ra quyết định và thông qua Hội đồng quản trị, nhng Tổng Giám đốc lại kiêm Chủ tịch Hội đồng quản trị - điều này một mặt tạo thuận lợi cho quá trình điều hành và quản lý công việc, mặt khác tạo ra tính tập quyền cao hơn. Điều đó có thể dẫn tới quan liêu, cứng nhắc, không năng động.
- Cơ sở sản xuất hoạt động của NXB phân tán, địa bàn các cơ sở cách xa nhau. Trong khi đó toàn bộ bộ máy quản lý của NXBGD lại đặt tại 81- Trần Hng Đạo - Hà Nội nên bị hạn chế trong công tác chỉ đạo sản xuất, khó hỗ trợ nhau khi gặp khó khăn.
- Tầm quản lý của cán bộ quản lý còn quá hẹp: do đó ngời quản lý có xu hớng kiểm soát chặt chẽ nhân viên nên ít nhiều cũng có thể làm giảm tính tự chủ và sáng tạo của nhân viên trong NXB. Mặt khác nếu một ngời quản lý có tầm quản lý hẹp thì số cấp quản lý trong NXB sẽ tăng lên làm cho cơ cấu tổ chức quản lý cồng kềnh dẫn đến cả chi phí quản lý cũng tăng lên cùng.
Từ những nhợc điểm đó, em thấy rằng NXBGD còn nhiều vấn đề cần phải hoàn thiện hơn nữa trong cơ cấu tổ chức quản lý nhằm giảm thiểu chi phí làm cho bộ máy linh hoạt, năng động phát huy đợc những u điểm và khắc phục dần những nhợc điểm để tạo ra thế mạnh trong giai đoạn phát triển tới.
2. Phân chia chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận, phòng ban trong NXBGD tại Tp. Hà Nội NXBGD tại Tp. Hà Nội
2.1. Hội đồng quản trị
Bảng 6: Cơ cấu trình độ của Hội đồng quản trị năm 2004
(Đơn vị tính: ngời) TT Chức vụ Trình độ Năm sinh Chuyên môn Quản lý Ngoại ngữ Chính trị 1 Chủ tịch HĐQT ĐH A Cao cấp 1951 2 Phó Chủ tịch HĐQT ĐH A Cao cấp 1952 3 UV HĐQT PGS.TS 1945 4 UV HĐQT ĐH 1950 5 UV HĐQT ĐH 1953 6 UV HĐQT ĐH 1951 7 UV HĐQT ĐH 1954
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý, thực hiện chức năng chủ sở hữu Nhà nớc, có toàn quyền nhân danh NXBGD để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của NXBGD chịu trách nhiệm trớc Bộ Giáo dục và Đào tạo, trớc pháp luật về mọi hoạt động, về định hớng và mục tiêu phát triển của NXBGD do Bộ Giáo dục và Đào tạo đề ra, thực hiện các quyền hạn và nhiệm vụ theo quy định tại nhà, tại Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty.
* Nhiệm vụ quyền hạn của Hội đồng quản trị:
- Nhận, quản lý và sử dụng có hiệu quả vốn, đất đai, tài nguyên và các nguồn lực khác do chủ sở hữu Nhà nớc đầu t và giao cho Nhà xuất bản Giáo dục.
- Quyết định các vấn đề sau:
+ Chiến lợc phát triển, kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm, ngành nghề kinh doanh của NXBGD và của các Công ty con.
+ Quyết định hoặc phân cấp cho Tổng Giám đốc quyết định các dự án đầu t, góp vốn, mua cổ phần của các công ty khác, bán tài sản của NXBGD có giá trị đến 50% tổng giá trị tài sản còn lại trên sổ sách kế toán của NXBGD, các hợp đồng vay, cho vay, thuê, cho thuê và ký hợp đồng kinh tế không quá mức vốn điều lệ của NXBGD
+ Phơng án tổ chức quản lý, tổ chức thực hiện nhiệm vụ chính trị, sản xuất kinh doanh; biên chế, sử dụng bộ máy quản lý, quy chế quản lý NXBGD; quy hoạch đào tạo lao động và quyết định mức lơng đối với chức vụ sau:
. Tổng Giám đốc sau khi đợc Bộ Giáo dục và Đào tạo chấp nhận.
. Phó Tổng Giám đốc, Kế toán trởng NXBGD theo đề nghị của Tổng Giám đốc.
+ Đầu t và điều chỉnh vốn và các nguồn lực khác do mình đầu t giữa các doanh nghiệp thành viên do NXBGD sở hữu toàn bộ vốn điều lệ theo Điều lệ của Công ty đó.
+ Quyết định phơng án huy động vốn để thực hiện nhiệm vụ chính trị và hoạt động sản xuất kinh doanh nhng không làm thay đổi hình thức sở hữu. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Thông qua báo cáo tài chính hàng năm của NXBGD, phơng án sử dụng lợi nhuận sau thuế hoặc sử lý các khoản lỗ trong quá trình hoạt động do Tổng Giám đốc đề nghị; thông qua báo cáo tài chính hàng năm của Công ty con thực hiện việc công bố công khai các báo cáo tài chính theo quy định của Chính phủ.
+ Kiểm tra, giám sát Tổng Giám đốc trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ theo quy định của Điều lệ tổ chức và hoạt động của Công ty.
+ Phê duyệt Điều lệ tổ chức và hoạt động của các doanh nghiệp thành viên, duyệt phơng án thành lập, tổ chức lại, giải thể các đơn vị trực thuộc Công ty con và doanh nghiệp thành viên.
- Kiến nghị Bộ trởng Bộ Giáo dục và Đào tạo:
+ Trình Bộ trởng Bộ Giáo dục và Đào tạo phê duyệt, sửa đổi, bổ sung Điều lệ tổ chức và hoạt động của NXBGD cho phù hợp với các văn bản, quy định của Nhà nớc.
+ Bổ sung, thay thế, miễn nhiệm, khen thởng, kỷ luật các thành viên của Hội đồng quản trị.
+ Quyết định dự án đầu t vợt quá mức phân cấp cho Hội đồng quản trị và phơng án huy động vốn dẫn đến thay đổi sở hữu NXBGD....
* Chủ tịch Hội đồng quản trị có quyền hạn và nhiệm vụ sau đây:
- Thay mặt Hội đồng quản trị ký nhận vốn, tài nguyên và các nguồn lực khác do chủ sở hữu nhà nớc đầu t cho NXBGD quản lý NXBGD theo quyết định của Hội đồng quản trị.
- Tổ chức nghiên cứu chiến lợc phát triển, kế hoạch dài hạn, dự án đầu t quy mô lớn, phơng án đổi mới tổ chức, nhân sự chủ chốt của NXBGD để trình Hội đồng quản trị.
- Lập chơng trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng quản trị, quyết định chơng trình, nội dung họp và tài liệu phục vụ cuộc họp, triệu tập và chủ trì các cuộc họp của Hội đồng quản trị.
- Thay mặt Hội đồng quản trị ký các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị.
- Tổ chức theo dõi và giám sát việc thực hiện các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, có quyền đình chỉ các quyết định của Tổng Giám đốc trái với nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị.
Nhận xét:
Qua bảng trên ta thấy Chủ tịch HĐQT và các thành viên đều có trình độ Đại học trở lên, song trong môi trờng hiện nay thì cán bộ lãnh đạo cần phải đợc trang bị những kiến thức tổng hợp sâu về chuyên môn, kiến thức quản lý, tin học ngoại ngữ, lý luận chính trị.
Đồng thời, ta cũng thấy độ tuổi của các cán bộ lãnh đạo trong NXBGD đã cao. Do vậy việc năng nổ hoạt động sẽ bị hạn chế. Do đó NXB cần có kế hoạch đào tạo cán bộ lãnh đạo kế cận để khi thay thế NXB không bị xáo trộn trong quá trình quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh.
2.2. Ban kiểm soát
Bảng 7: Cơ cấu trình độ của Ban Kiểm soát năm 2004
(Đơn vị: ngời)
STT Chức danh Trình độ chuyên môn Năm sinh
1 Trởng BKS ĐH 1951
2 phó trởng BKS ĐH 1962
3 Uỷ viên BKS ĐH 1959
Hội đồng quản trị thành lập Ban kiểm soát để giúp Hội đồng quản trị kiểm tra, giám sát tính hợp pháp, chính xác và trung thực trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong ghi chép sổ sách, báo cáo tài chính và việc chấp hành Điều lệ công ty, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị.
Ban kiểm soát thực hiện nhiệm vụ do Hội đồng quản trị giao, báo cáo và chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị.
Ban kiểm soát có 3 thành viên, trong đó Trởng ban là thành viên chuyên trách của Hội đồng quản trị và 2 thành viên khác do Hội đồng quản trị bầu.
* Nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của Ban kiểm soát:
- Ban kiểm soát có chức năng giúp Hội đồng quản trị kiểm tra, giám sát thực hiện các nghị quyết của Hội đồng quản trị, kiểm tra giám sát NXBGD và các Công ty con nhằm bảo toàn vốn đầu t của Nhà nớc và các nhà đầu t khác, bảo đảm tính công minh, hợp pháp, hợp lệ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của NXBGD.
- Báo cáo cho Hội đồng quản trị theo định kỳ hàng quý, hàng năm và theo vụ việc về kết quả kiểm tra, giám sát của mình; kịp thời phát hiện và báo cáo ngay Hội đồng quản trị về những hoạt động không bình thờng có liên quan đến NXBGD và có dấu hiệu phạm pháp luật.
- Phải giữ bí mật trong quá trình kiểm tra và kết quả kiểm tra, giám sát khi cha đợc Hội đồng quản trị cho phép; phải chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị và pháp luật nếu cố ý bỏ qua hoặc bao che những hành vi phạm pháp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.3. Tổng Giám đốc
Tổng Giám đốc là ngời đại diện theo pháp luật, điều hành hoạt động hàng ngày của NXBGD theo mục tiêu kế hoạch phù hợp với Điều lệ, các
Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng quản trị và trớc pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ đợc giao.
* Nhiệm vụ, quyền hạn của Tổng Giám đốc:
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm của NXBGD, phơng án huy động vốn, dự án đầu t, đề án tổ chức quản lý, quy chế quản lý nội bộ của NXBGD, quy hoạch, đào tạo lao động trình Hội đồng quản trị phê duyệt.
- Xây dựng để trình Hội đồng quản trị phê duyệt và tổ chức thực hiện các định mức kinh tế - kỹ thuật, tiêu chuẩn sản phẩm, đơn giá tiền lơng và định mức lao động phù hợp với các quy định chung của ngành và Nhà nớc. Tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện các định mức, tiêu chuẩn, đơn giá này.
- Đề nghị Hội đồng quản trị bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng, khen thởng, kỷ luật, quyết định mức lơng của Phó Tổng Giám đốc, Kế toán trởng NXBGD, quyết định cử ngời đại diện phần vốn góp của NXBGD ở doanh nghiệp khác.
- Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng, kỷ luật Giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trởng các đơn vị thành viên, Trởng, Phó các Phòng, Ban, Chánh, Phó văn phòng, sau khi có sự phê duyệt của Hội đồng quản trị.
- Quyết định biên chế bộ máy quản lý, điều hành sản xuất kinh doanh của toàn Công ty và điều chỉnh thay đổi khi cần thiết; thành lập và trực tiếp chỉ đạo bộ máy giúp việc; kiểm tra việc thực hiện biên chế bộ máy quản lý và kinh doanh của các đơn vị thành viên.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện các Quy chề về tiền lơng, khen thởng, kỷ luật áp dụng trong toàn NXBGD trình Hội đồng quản trị thông qua.
- Báo cáo trớc Hội đồng quản trị kết quả hoạt động kinh doanh của NXBGD, bao gồm báo cáo hàng quý, 6 tháng và hàng năm, báo cáo tài chính tổng hợp, bảng cân đối tài sản.
- Chịu sự kiểm tra, giám sát của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, các cơ quan quản lý Nhà nớc có thẩm quyền đối với việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ.
* Trách nhiệm của Tổng Giám đốc:
Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị, Bộ Giáo dục và Đào tạo và trớc pháp luật về thực hiện các quyền và nhiệm vụ đợc giao, về kết quả và mức độ hoàn thành nhiệm vụ, về hiệu quả hoạt động của NXBGD.
2.4. Phó Tổng Giám đốc
Bảng 8: Cơ cấu trình độ của các Phó Tổng Giám đốc năm 2004
(Đơn vị: ngời)
STT Chức danh Trình độ chuyên môn Năm sinh
1 Phó TGĐ PGS.TS 1945
2 Phó TGĐ TS 1946
3 Phó TGĐ ĐH 1954
4 Phó TGĐ ĐH 1953
(Nguồn NXBGD - Phòng Tổ chức - Lao động - Tiền lơng)
Phó Tổng Giám đốc là ngời giúp Tổng Giám đốc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của Công ty theo sự phân công của Tổng Giám đốc và chịu trách nhiệm trớc Tổng Giám đốc và nhiệm vụ đợc phân công hoặc uỷ quyền.
- Giúp Tổng Giám đốc chỉ đạo một số mặt công tác nhất định của NXBGD đợc Tổng Giám đốc phân công.
- Đợc uỷ quyền thay mặt Tổng Giám đốc điều hành mọi hoạt động của NXBGD khi Tổng Giám đốc vắng mặt và có nhiệm vụ báo cáo lại Tổng Giám đốc về việc thực hiện nhiệm vụ đợc uỷ quyền.
- Đợc Tổng Giám đốc NXBGD uỷ quyền ký các Hợp đồng kinh tế hoặc hợp đồng dân sự với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nớc.
- Đợc Tổng Giám đốc uỷ quyền thay chủ tài khoản NXBGD ký duyệt cho chi tiêu, mua sắm theo quy định của Tổng Giám đốc.
- Chịu trách nhiệm về các hoạt động do Tổng Giám đốc uỷ quyền hoặc phân công.
* Trong đó: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Phó Tổng Giám đốc - Kiêm Tổng Biên tập: Phụ trách toàn bộ và chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động biên tập của NXBGD.
- Phó Tổng Giám đốc - phụ trách phát hành: Phục trách và chịu trách nhiệm về việc phát hành của NXBGD.
- Phó Tổng Giám đốc - phụ trách in: phụ trách toàn bộ việc in ấn, kiểm tra và chịu trách nhiệm toàn bộ quy trình in.
- Phó Tổng Giám Đốc - phụ trách tài chính : Phụ trách và chịu trách nhiệm toàn bộ về hoạt động tài chính NXB Giáo dục.
Nhận xét:
Qua bảng trên ta thấy các Phó Giám đốc đều có trình độ từ Đại học trở lên. Nhng về tuổi thì các lãnh đạo này cũng khá cao do đó việc năng nổ trong hoạt động cũng là một điều không thể tránh khỏi. Do đó NXBGD cũng cần
phải có kế hoạch đào tạo, tuyển dụng để thay thế đội ngũ cán bộ này cho hợp lý, để không gây xáo trộn trong hoạt động của NXBGD.
2.5. Kế toán trởng
Là viên chức quản lý của NXBGD, giúp Tổng Giám đốc chỉ đạo, tổ chức thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế của NXBGD
* Nhiệm vụ cụ thể:
- Tổ chức công tác kế toán, thống kê và bộ máy kế toán, thống kê phù hợp với tổ chức sản xuất, kinh doanh của NXBGD.