Để thi công hoàn thành được công trình, ngoài các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí máy thi công, công ty cũng phải chịu các khoản chi phí sản xuất có tính chất chung liên quan tới nhiều công trình khác nhau. Chi phí này gọi là chi phí sản xuất chung.
Tại công ty chi phí sản xuất chung bao gồm:
- Chi phí vật liệu gồm vật liệu cho quản lý đội xây dựng như vật liệu dùng để sửa chữa, bảo dưỡng tài sản cố định, công cụ dụng cụ thuộc đội xây dựng quản lí và sử dụng, chi phí lán tại tạm thời.
- Chi phí dụng cụ sản xuất xây lắp và cho quản lý đội: bao gồm các chi phí về dụng cụ cho thi công như quốc xẻng, dụng cụ cầm tay, xe đẩy, đà giáo, ván kỡ và các loại cụng cụ dụng cụ khác dùng cho sản xuất và quản lí đội.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý đội.
- Chi phí bằng tiền khác như chi phí tiền điện nước điện thoại dùng trong sản xuất, lệ phí mua vé cầu đường…
- Chi phí cho một số hoạt động đặc thù của doanh nghiệp xây dựng như chi phí vận chuyển vật liệu ngoài cự ly thi công do mặt bằng thi công chật hẹp, chi phí vật liệu cho công việc tát nước hoặc gặp mạch nước ngầm, chi phí thí nghiệm vật liệu…
- Chi phí tiền lương nhân viên gián tiếp đội. Các khoản trích theo lương như BHXH,BHYT , KPCĐ của công nhân trực sản xuất và nhân viên toàn công ty.
- Ngoài ra. chi phí sản xuất chung còn có các chi phí về thuê máy móc thiết bị thi công, thuê dịch vụ ngoài để sửa chữa và vận chuyển thiết bị.
* Kiểm soát tình hình sử dụng chi phí sản xuất chung:
- Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ trong chi phí sản xuất chung:
+ Chi phí về vật liệu tại Công ty chủ yếu là các chi phí cho các dụng cụ bảo hộ lao động, phụ tùng thay thế như má phanh, bầu nhiên liệu...Chi phí này liên quan đến công trình nào thì tập hợp trực tiếp cho công trình đó.
+ Những chi phí về công cụ dụng cụ như quốc, xẻng, giàn giáo, ván khuôn, các loại dụng cụ khác như tủ, bàn làm việc...tuỳ thuộc vào giá trị lớn hay nhỏ mà Công ty tiến hành phân bổ một hoặc nhiều lần vào chi phí sản xuất chung.
Việc hạch toán các chi phí khác phát sinh phục vụ cho công tác quản lí các công trình, phân xưởng, tổ, đội sản xuất không hạch toán cho từng đối tượng được sẽ tập hợp chung cuối kì phân bổ cho các đối tượng sử dụng có liên quan theo chi phí nhân công trực tiếp của từng công trình, hạng mục công trình.
+ Việc hạch toán chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ sẽ căn cứ vào phiếu xuất kho công cụ dụng cụ cho từng công trình, hạng mục công trình. Kế toán lập bảng kê xuất vật tư dùng cho quản lí. Từ các phiếu xuất kho, bảng kê, kế toán lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, từ đó làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lí đội:
+ Chi phí này là chi phí khấu hao phát sinh trong kì của nhà xưởng và tài sản cố định sử dụng cho quản lý tại các tổ đội sản xuất, tại các công trình, hạng mục công trình nhưng không trực tiếp thi công tại các công trình, hạng mục công trình. Ví dụ máy photo, máy vi tính...
+ Căn cứ vào sổ chi tiết tài sản cố định, kế toán lập bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định cho từng công trình, hạng mục công trình.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền.
Các chi phí dịch vụ mua ngoài của công ty bao gồm chi phí sửa chữa, chi phí thuê máy móc, thiết bị, chi phí thí nghiệm vật liệu…Bên cạnh đó, trong khoản mục chi phí sản xuất chung còn có các chi bằng tiền khác như chi phí tiền điện, nước, điện thoại, chi phí lệ phí cầu ,đường …
Ta đã biết, chi phí sản xuất chung là chi phí rất khó kiểm soát tại công ty chưa xây dựng được biện pháp kiểm soát chi phí chung.
Công ty không phân chi phí sản xuất chung thành biến phí và định phí nên sự biến động của khoản mục chi phí này chưa được đánh giá và điều chỉnh hiệu quả.
Công ty chưa đi sâu vào đánh giá, so sánh và phân tích chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh so với dự toán nên chưa phát hiện ra các nhân tố ảnh hưởng làm tăng chi phí này và có biện pháp kiếm soát thích hợp.
=> Như vậy, để kiểm soát toàn bộ chi phí sản xuất tại đơn vị xây lắp, hàng tháng Công ty yêu cầu đơn vị lập bảng tổng hợp chi phí. Bảng này được lập với các khoản mục giống trong bảng kế hoạch chi phí toàn bộ. Tại đây toàn bộ chi phí xây dựng công trình được tập hợp từ ngày khởi công công trình đến ngày lập.
Ngoài bảng tổng hợp chi phí hạng mục công trình, các đơn vị phải lập sổ chi phí hạng mục công trình. Tổng cộng chi phí cộng dồn của các hạng mục công trình phải đúng bằng báo cáo tổng hợp chi phí ở thời điểm lập báo cáo.
Tại sổ chi phí hạng mục công trình đơn vị tiến hành lập cho từng hạng mục công trình, mỗi hạng mục công trình là một tờ riêng. Thông qua đó Công ty kiểm soát được các loại chi phí đã chi dùng cho từng hạng mục, từng công việc.
Căn cứ vào những vào kế hoạch chi phí toàn bộ, báo cáo tổng hợp chi phí công trình hàng tháng do đơn vị gửi lên Công ty sẽ kiểm soát hoạt động chi tiêu cho sản xuất của đơn vị. So sánh giữa kế hoạch và thực tế, nếu nhận thấy số thực tế doanh nghiệp đã chi vượt quá mức cho phép tại thời điểm lập báo cáo Công ty phải nhanh chóng yêu cầu đơn vị giải thích về sự chênh lệch đó. Tránh để tình trạng đơn vị đã chi vượt mức cho phép quá lớn ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.