Chi phí nguyên vật liệu của công ty CP đầu tư phát triển và xây dựng giao thông 208 chiếm một tỉ trọng lớn. Do vậy công tác kiểm soát chi phí vật tư là hoạt động quan trọng, ảnh hưởng quyết định tới kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí của những loại nguyên vật liệu cấu thành thực thể của sản phẩm, có giá trị lớn và có thể xác định một cách tách biệt rõ ràng cụ thể cho từng sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm chi phí về nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, các cấu kiện hoặc các bộ phận rời, vật liệu luân chuyển tham gia cấu thành nên thực thể sản phẩm xây dựng. Chi phí nguyên vật liệu được tính theo
giá thực tế khi xuất dùng, còn có cả chi phí thu mua, vận chuyển từ nơi mua về nơi nhập kho hoặc xuất thẳng đến chân công trình.
+ Nguyên vật liệu chính : Cát, đá, sỏi, xi măng, sắt thép… + Nguyên vật liệu phụ : sơn, vôi, các loại phụ gia…
Khi trúng thầu một công trình xây dựng căn cứ vào Hợp đồng giao nhận thầu Phòng kế hoạch kinh doanh căn cứ vào dự toán công trình, tiến độ thi công, thời hạn thi công tiến hành bóc tách các khoản mục chi phí trong dự toán để lập kế hoạch sản xuất thi công công trình theo tháng, quý, năm đồng thời giao nhiệm vụ sản xuất thi công cho các đội xây dựng và đôn đốc việc thực hiện kế hoạch của các đội. Phòng vật tư thiết bị lập kế hoạch cung cấp vật tư cho thi công công trình.
Ở dưới các đội, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, nhiệm vụ sản xuất, xuất phát từ nhu cầu thực tế về nguyên vật liệu sử dụng cho duy tu sửa chữa công trình, hạng mục công trình để tính toán lượng vật liệu cần thiết cho thi công công trình, hạng mục công trình thì đội trưởng sẽ viết giấy yêu cầu cấp nguyên vật liệu sau đó gửi lên Phòng vật tư thiết bị xác nhận. Việc mua nguyên vật liệu có thể do cán bộ vật tư công ty trực tiếp mua hoặc có thể giao cho các đội tự mua. Tuy nhiên giá mua nguyên vật liệu đều phải thông qua phòng vật tư thiết bị. Đối với vật tư mua ở trong nước, cung ứng vật tư thuộc bộ phận vật tư có quyền lựa chọn nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, viết giấy đề nghị tạm ứng mua vật tư sau đó mới chuyển sang phòng kinh doanh và giám đốc xét duyệt. Vì vậy, có thể xảy ra sai phạm nếu cung ứng vật tư thông đồng với nhà cung cấp hưởng chênh lệch giá hoặc chiếm khoản chiết khấu thương mại.
Vật tư mua về có thể được nhập kho công ty hoặc được chuyển thẳng tới chân công trình và sử dụng ngay cho thi công công trình không qua kho. Tuy nhiên, tại các công trường, thủ kho công trường vẫn đồng thời lập Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho. Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho được xác định căn cứ vào giá mua nguyên vật liệu (không bao gồm thuế
GTGT) trên Hoá đơn GTGT. Trị giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho áp dụng theo phương pháp đích danh. Nghĩa là số nguyên vật liệu đó được mua với giá bao nhiêu thì khi xuất dùng cũng xuất với giá đó để tính vào giá thành sản phẩm (trị giá nguyên vật liệu xuất dùng không có chi phí vận chuyển bốc dỡ nguyên vật liệu, chi phí này được hạch toán vào chi phí sản xuất chung). Vì vậy, công ty kiểm soát được cả giá trị và số lượng vật tư xuất dùng.
Vật tư mua về sau khi được cán bộ kỹ thuật kiểm tra chất lượng, số lượng thủ kho căn cứ vào Hoá đơn GTGT tiến hành lập Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập làm 3 liên: một liên do thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, một liên giao cho người lĩnh vật tư, một liên kẹp cùng Hoá đơn GTGT chuyển lên Phòng kế toán tài chính công ty do đó có thể quy trách nhiệm cho từng cá nhân cụ thể. Tuy nhiên khi xuất kho nguyên vật liệu chỉ có sự chuyển giao về số lượng nguyên vật liệu giữa cung ứng vật tư và người nhận vật liệu (đội trưởng) nên có thể xảy ra sai phạm nếu có sự thông đồng giữa hai bên.
Công ty thực hiện mô hình khoán gọn cho các đội công trình xây dựng. Công ty sẽ cung cấp một số nguyên vật liệu cho các đội thi công còn lại các khoản khác đội sẽ tự mua. Như vậy sẽ giúp đội chủ động trong quá trình cung ứng nguyên vật liệu rút ngắn thời gian thi công. Tuy nhiên, vật liệu sau khi xuất kho hay đội tự mua về được sử dụng ngay chỉ chịu sự quản lý của đội trưởng mà chưa có sự giám sát chặt chẽ của các cá nhân hay tổ chức nào khác vì vậy sẽ dễ dẫn đến sự tùy tiện trong quá trình sử dụng về số lượng cũng như giá cả nguyên vật liệu.
Công ty đã áp dụng mô hình khoán gọn cho các đội tổ (có kèm theo hợp đồng khoán) với hình thức này công ty đã phần nào quan tâm đến việc kiểm soát chi phí thông qua việc gắn trách nhiệm cho từng đối tượng cụ thể, đưa ra định mức chi phí hợp lý về việc sử dụng nguyên vật liệu để giao nhiệm vụ cho các tổ, đội trong công ty, hơn nữa việc khoán cho các đội các
nguyên vật liệu đội tự mua sẽ không thông qua phòng vật tư phần nào hạn chế những tiêu cực mặt khác giúp đội chủ động hơn trong quá trình sản xuất đẩy nhanh tiến độ thi công công trình được khoán.