IV- TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CƠNG TY: 1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
2. Chức năng và nhiệm vụ quyền hạn của các phịng ban: 1 Ban Giám Đốc:
2.1- Ban Giám Đốc:
Tổng Giám Đốc (TGĐ):
Là người điều hành mọi hoạt động của Cơng ty. Những vấn đề quan trọng liên quan đến sản xuất kinh doanh và tổ chức nhân sự, trên cơ sở cĩ sự bàn bạc thống nhất với các Phĩ Tổng Giám Đốc (PTGĐ), các Giám Đốc (GĐ), các Phĩ Giám Đốc (PGĐ) và các Trưởng Phịng, Phĩ Phịng. Tổng Giám Đốc là người cuối cùng quyết định phương thức thực hiện, lãnh đạo Cơng ty thực hiện và hồn thành nghị quyết, quyết định, chỉ thị của Hội Đồng Quản Trị (HĐQT).
TGĐ lãnh đạo trực tiếp đến các PTGĐ, các Giám Đốc và các Phĩ Giám Đốc, trưởng phịng và phĩ phịng, từng cán bộ cơng nhân viên trong Cơng ty.
TGĐ Cơng ty cĩ trách nhiệm xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh mang tính khả thi và hiệu quả kinh tế trên cơ sở gĩp ý, tham mưu của các PTGĐ, các Giám Đốc và Phĩ Giám Đốc, trưởng phịng ban và trình HĐQT phê duyệt. Đồng thời chịu trách nhiệm chính trong việc lãnh đạo Cơng ty hồn thành các kế hoạch đã được HĐQT thơng qua.
Được quyền ủy quyền cho cấp dưới ký các hợp đồng đầu tư và sản xuất kinh doanh với các đối tác.
Hàng quý, hàng năm chịu trách nhiệm báo cáo tồn diện hoạt động của Cơng ty cho HĐQT.
Phĩ Tổng Giám Đốc:
Trực tiếp chịu trách nhiệm quản lý các phịng ban theo chức năng nhiệm vụ của phịng ban đĩ và những nhiệm vụ do Tổng Giám Đốc giao phĩ hoặc ủy quyền.
Phối hợp với các phịng ban khác để hồn thành kế hoạch và đảm bảo tốt cho hoạt động của Cơng ty. Tổ chức và tham gia vào các dự án đầu tư của Cơng ty, cĩ trách nhiệm báo cáo kết quả cho HĐQT phê duyệt. Được quyền yêu cầu các phịng ban cung cấp thơng tin, sự hỗ trợ cần thiết để hồn thành nhiệm vụ của mình. Được quyền đề nghị Tổng Giám Đốc duyệt các chi phí, tạm ứng và quyết tốn các cơng việc dự án thuộc phạm vi phụ trách.
Gĩp ý kiến, tham mưu giúp cho Tổng Giám Đốc cĩ những cơ sở quyết định các cơng việc một cách chính xác và hiệu quả nhất trong đầu tư, sản xuất kinh doanh.
Thay mặt Tổng Giám Đốc khi Tổng Giám Đốc đi vắng, chịu trách nhiệm trước TGĐ và HĐQT về mọi hoạt động do mình phụ trách và được giao.
Quyền được tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật nhân viên dưới quyền.
Giám Đốc Kinh Doanh: Phụ trách hoạt động của phịng kinh doanh, chịu trách nhiệm điều hành việc kinh doanh, đẩy mạnh việc tiêu thụ sản phẩm, quản lý các thị trường tiêu thụ. Chịu trách nhiệm trước TGĐ.
Giám Đốc Trung Tâm Mẫu: Phụ trách hoạt động của phịng tạo mẫu và thiết kế mẫu. Bảo đảm thiết kế và nghiên cứu ra những mẫu mã mới đạt tiêu chuẩn. Chịu trách nhiệm trước TGĐ.
Giám Đốc Chất Lượng: Phụ trách hoạt động của phịng quản lý chất lượng sản phẩm. Bảo đảm sản phẩm sản xuất ra đạt tiêu chuẩn chất lượng và kỹ thuật. Chịu trách nhiệm trước TGĐ.
Giám Đốc Thu Mua: Phụ trách hoạt động của phịng thu mua, bảo đảm cung cấp đầy đủ và kịp thời vật tư cho sản xuất. Chịu trách nhiệm trước TGĐ.
Giám Đốc Sản Xuất: Phụ trách hoạt động của phịng sản xuất, bảo đảm tiến độ sản xuất kịp thời đúng thời gian giao hàng. Chịu trách nhiệm trước TGĐ.
Giám Đốc Nhân Sự: Phụ trách phịng nhân sự, bảo đảm việc bố trí điều phối lao động trong Cơng ty đáp ứng cho sản xuất. Chịu trách nhiệm trước TGĐ.
Giám Đốc Tài Chính: Phụ trách hoạt động của phịng tài chính, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của phịng tài chính. Chịu trách nhiệm trước TGĐ
2.2- Các phịng ban:
1. Phịng kinh doanh: a, Chức năng nhiệm vụ:
- Nghiên cứu thị trường, phân tích lợi thế cạnh tranh để xây dựng chiến lược kinh doanh dài hạn và kế hoạch kinh doanh hàng năm, hàng quý, hàng tháng để đảm bảo hồn thành kế hoạch.
- Trên cơ sở nghiên cứu thị trường trong và ngồi nước và các hợp đồng đã ký đưa ra các yêu cầu cho việc lập kế hoạch sản xuất các loại sản phẩm phù hợp.
- Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến cơng tác xuất nhập khẩu của Cơng ty.
- Tổ chức tìm kiếm thị trường mới, củng cố, phát triển thị trường hiện tại và tương lai của Cơng ty.
- Phối hợp với phịng tài chính kế tốn đề xuất với Giám Đốc chính sách giá cả, tỷ lệ huê hồng, chiết khấu cho từng thời kỳ.
b, Quyền hạn:
- Được yêu cầu các phịng ban cĩ liên quan cung cấp số liệu cần thiết như năng lực sản xuất, số lượng hàng tồn kho,… để phục vụ cơng tác kinh doanh và tiếp thị.
- Được quyền giao dịch với các đối tác trong và ngồi nước để thu thập thơng tin thị trường, thương thảo và xác lập các hợp đồng bán sản phẩm theo quy định của Cơng ty.
- Được quyền đề xuất giá cả cho từng sản phẩm nhằm phục vụ cơng tác bán hàng và kinh doanh.
2. Phịng tài chính kế tốn: a, Chức năng nhiệm vụ:
- Tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn theo đúng quy định của pháp lệnh kế tốn- thống kê và những nguyên tắc chế độ quy định trong điều lệ tổ chức kế tốn nhà nước.
- Trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh, lập kế hoạch tài chính và cĩ trách nhiệm cân đối thu chi để cung cấp đủ vốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty. - Thực hiện vai trị kiểm tra, kiểm sốt các hoạt động sản xuất kinh doanh của Cơng ty thơng qua đồng tiền nhằm mục tiêu sử dụng vốn cĩ hiệu quả, bảo tồn và phát triển vốn sản xuất kinh doanh.
- Tham mưu cho Giám Đốc trong cơng tác quản trị tài chính thơng qua các phân tích tài chính, hoạch định doanh lợi, dự đốn và kiểm sốt tài chính, quyết định đầu tư,… b, Quyền hạn:
- Được quyền yêu cầu các phịng ban và các cá nhân cĩ liên quan cung cấp số liệu, chứng từ cần thiết thực hiện cơng tác hạch tốn kế tốn, cơng tác kiểm tra, kiểm sốt về tài chính và cơng tác phân tích hoạt động kinh tế.
- Được quyền khước từ và bảo lưu ý kiến khơng thanh tốn các khoản thu, chi phí khơng đúng quy định hoặc sai chế độ do nhà nước ban hành.
- Được quyền liên hệ với các tổ chức kiểm tốn, tài chính thuế, tín dụng trong và ngồi nước để giải quyết các cơng việc cĩ liên quan về tín dụng, tài chính thanh tốn theo quy định của Cơng ty và nhà nước.
3. Phịng nhân sự: a, Chức năng nhiệm vụ:
- Xây dựng sơ đồ quản lý, sắp xếp cơ cấu tổ chức trong Cơng ty, quản lý CBCNV theo phân cấp quản lý.
- Tham mưu cho TGĐ tuyển dụng, đào tạo mới và đào tạo lại, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật CBCNV theo phân cấp quản lý.
- Tuyên truyền các chính sách của Đảng và nhà nước.
- Xây dựng các quy chế về làm việc thuộc cơ cấu tổ chức của Cơng ty.
- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm lập kế hoạch tuyển dụng và đào tạo.
-Thực hiện chính sách chế độ về tiền lương, tiền thưởng theo quy định của nhà nước. - Xây dựng và theo dõi thực hiện các định mức về lao động.
- Xây dựng quy chế trả lương cho các bộ phận trong cơ cấu tổ chức của Cơng ty.
- Tham mưu giúp Ban Lãnh Đạo Cơng ty theo dõi diễn biến tư tưởng của CBCNV và tham mưu giúp Ban Lãnh Đạo Cơng ty giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo,… - Xây dựng cơng tác bảo vệ an ninh, bảo vệ nội bộ, cơng tác PCCC trong Cơng ty. b, Quyền hạn:
- Được quyền xem xét và đề xuất cho Ban Giám Đốc về việc bố trí nhân sự các phịng ban, phân xưởng…
- Kiểm tra lại ngày cơng, giờ cơng của CBCNV trong Cơng ty.
- Tham gia đề xuất ý kiến về xét nâng lương, thi nâng bậc lương, tuyển dụng, đào tạo, an tồn lao động, thi đua, khen thưởng, kỷ luật.
- Thay mặt Giám Đốc giải quyết các mâu thuẫn phát sinh trong quan hệ giữa những người lao động trong quá trình lao động.
4. Phịng cơng nghệ (chất lượng): a, Chức năng nhiệm vụ:
- Nghiên cứu phát triển áp dụng tiến bộ kỹ thuật vào sản xuất, đổi mới cơng nghệ… - Đảm bảo chất lượng nguyên liệu đầu vào và chất lượng sản phẩm đầu ra.
- Đảm bảo kiểm sốt việc áp dụng các quy trình cơng nghệ, quy phạm kỹ thuật, chất lược sản phẩm theo đúng các tài liệu đã ban hành.
- Đề xuất các biện pháp nâng cao chất lượng sản phẩm, phối hợp với phịng kinh doanh giải quyết khiếu nại của khách hàng về chất lượng sản phẩm của Cơng ty. - Tham gia về mặt kỹ thuật cho các phân xưởng, xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm, định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng đơn vị sản phẩm.
- Tham gia đánh giá các sáng kiến về kỹ thuật.
- Tham gia với phịng thua mua đề xuất nhà cung ứng nguyên vật liệu đảm bảo chất lượng ổn định và tin cậy.
- Tham gia việc đào tạo và nâng cao tay nghề cho cơng nhân.
- Phối hợp với phịng nhân sự và các phân xưởng liên quan xây dựng tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật.
b, Quyền hạn:
- Được quyền kiểm tra việc thực hiện các quy trình cơng nghệ, quy phạm kỹ thuật. - Được quyền từ chối khơng nghiệm thu nguyên liệu, vật liệu, vật tư nhiên liệu, sản phẩm nhập kho khơng bảo đảm chất lượng quy định.
- Được quyền yêu cầu phịng thu mua cung cấp những số liệu, thơng tin cần thiết về các nhà cung ứng nguyên vật liệu để thẩm định lại (nếu cần).
- Được quyền tham gia đề xuất xét duyệt sáng kiến cải tiến kỹ thuật hàng năm. 5. Phịng sản xuất:
a, Chức năng nhiệm vụ:
- Xây dựng kế hoạch đầu tư ngắn hạn và dài hạn, kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản, kế hoạch sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn. Tổ chức triển khai thực hiện, đánh giá và báo cáo kết quả thực hiện kế hoạch hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
- Phối hợp với phịng thu mua lập kế hoạch cung cấp nguyên liệu, vật tư kịp thời cho sản xuất, đề ra biện pháp quản lý, theo dõi, giám sát việc sử dụng vật tư, nguyên liệu, cơng cụ, phụ tùng, … kể cả vật rẻ tiền mau hỏng trong sản xuất.
- Phối hợp cùng với phịng quản lý chất lượng và phân xưởng để xây dựng các định mức tiêu hao nguyên vật liệu, chịu trách nhiệm chính trong việc theo dõi sử dụng vật tư.
- Phối hợp với phịng kinh doanh để lập kế hoạch điều độ sản xuất hàng ngày, hàng tháng theo từng chủng loại mặt hàng.
- Phối hợp với phịng tài chính kế tốn và phịng kinh doanh để xác định giá thành và giá bán sản phẩm.
b, Quyền hạn:
- Được quyền yêu cầu các bộ phận cĩ liên quan xây dựng kế hoạch theo định kỳ, kiểm tra tổng hợp để lập kế hoạch sản xuất kinh doanh chung cho tồn Cơng ty.
- Điều độ sản xuất hàng ngày, tháng. Phối hợp các phân xưởng trong việc triển khai sản xuất theo kế hoạch và đơn hàng sản xuất đã cĩ hiệu lực.
- Được quyền tiếp nhận hoặc từ chối nhân lực của Cơng ty bổ sung nếu xét thấy cĩ yêu cầu hoặc khơng đủ năng lực.
6. Phịng nghiên cứu và phát triển mẫu: a, Chức năng nhiệm vụ:
- Nghiên cứu và thiết kế mẫu mã nhằm đáp ứng thị hiếu của người tiêu dùng và yêu cầu của khách hàng.
-Sản xuất mẫu chào hàng đến khách hàng.
- Phối hợp với các phịng ban cĩ liên quan trong việc kiểm tra sản phẩm cĩ đúng với thiết kế hay khơng.
- Hỗ trợ các phân xưởng trong quá trình sản xuất để sản phẩm đạt tiêu chuẩn thiết kế. - Tham gia đào tạo lao động khi tiến hành triển khai sản xuất mẫu mới.
- Được quyền kiểm tra việc sản xuất của các phân xưởng cĩ đúng với thiết kế tài liệu ban hành hay khơng.
- Được đề xuất mẫu thiết kế để sản xuất và chào hàng. 7. Phịng thu mua:
a, Chức năng nhiệm vụ:
- Tổ chức tìm kiếm và quan hệ với các nhà cung cấp nguyên phụ liệu để mua nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất.
- Kết hợp với các phịng ban liên quan để lập kế hoạch mua nguyên vật liệu phục vụ sản xuất.
- Quản lý, bảo quản và phân phối nguyên vật liệu đến các nhà máy tránh mất mát hư hỏng.
- Báo cáo tình hình mua và tồn kho nguyên vật liệu hàng ngày, tháng, quý. - Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu trước và sau khi mua.
b, Quyền hạn:
- Được yêu cầu các đơn vị cĩ liên quan cung cấp thơng tin liên quan đến việc sử dụng nguyên vật liêu.
- Đề xuất với Giám Đốc trong việc lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu đảm bảo và cĩ uy tín.
- Đề nghị xét duyệt các khoản chi mua nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất. 8. Phịng kiểm tốn:
a, Chức năng nhiệm vụ:
- Tổ chức và tiến hành kiểm tra sổ sách kế tốn theo định kỳ.
- Báo cáo tình hình cho Ban Giám Đốc, phối hợp với phịng kế tốn kiểm tra và sữa chữa khi cĩ sai sĩt.
b, Quyền hạn:
- Được quyền yêu cầu các phịng ban liên quan cung cấp chứng từ, sổ sách để kiểm tra đối chiếu.
- Được quyền quan hệ với các tổ chức kiểm tốn trong và ngồi nước để phục vụ cho hoạt động kiểm tốn của Cơng ty theo các quy định của Cơng ty và của nhà nước.